档案和档案工作概述范文第1篇
一、抓硬件投入
为改善档案工作条件和工作环境, 使之能够与档案收集、保管、利用的任务相适应, 发挥学校档案应有的作用, 近两年我们在校领导的高度重视和大力支持下, 狠抓了档案基础设施建设。现在, 我校设置了60平方米的档案库房, 改变了过去随处堆放档案的落后状况。
二、抓制度管理
为了使档案工作做到有章可循, 切实将档案工作纳入规范化轨道, 进一步提高档案管理水平, 校领导高度重视, 一方面大力开展《档案法》等有关法律法规的学习培训活动, 增强广大干部职工的档案意识。另一方面, 我们及时对档案管理规章制度进行了修改和完善。落实分管领导岗位职责、档案员工作职责, 制定档案保管期限表、归档材料范围和不归档材料范围等, 对档案的收集、整理、移交、保管、借阅、统计、鉴定、销毁等各个环节都作了明确的规定, 强化了档案管理的基础性工作, 促进了档案管理工作的制度化和规范化。
三、抓开发利用
档案工作的目的是开发利用档案资源, 我们在不断改进档案管理工作的同时, 注重开发档案信息资源, 使档案更好地为领导决策、总结经验和调查研究提供可靠的依据和有效的服务。在档案编研方面, 我们对原有的《年鉴》、《大事记》等进行了进一步核实和修正, 对《基础数据汇编》中的数字进行了重新整理。根据工作需要, 我们还编写出了多个专题介绍, 对领导具有较高的利用价值。我们还对重大科研项目档案进行专门归类, 使其丰富的、有价值的情报信息成为科研工作重要的信息资源, 并对今后科研工作的可持续发展起到了重大的推动作用。
四、面对新形势加强了电子文件的管理工作
随着科学技术的迅速发展, 计算机在各个领域的普及和因特网 (Internet) 的出现, 使人类社会进入了信息社会和电子时代。人们的社会活动和科技生产活动的记录 (图、文、声、像) 大都产生于电子工作环境, 相互交流的手段和信息的传递也将从纸质走向电子载体, 大多数纸质文件将被电子文件所替代。因此, 我们从以下四个方面加强了对电子文件收集的管理工作:
1、注意了电子文件收集的及时性。
2、注意了电子文件收集的完整性。
3、注意了电子文件收集的真实性。
4、注意了电子文件收集的安全性。
总之, 电子文件的收集是一项长期的、复杂的、系统的工作, 作为新时期的档案工作应加强电子文件的收集管理, 在实践工作中不断研究创新, 更好地为档案事业发展多作贡献。
回顾近年来的档案工作, 我深深体会到:
一、做好档案工作, 离不开领导的高度重视
近几年, 我们在致力于做好科技管理业务工作的同时, 非常重视、关心、支持档案工作。领导经常过问档案工作情况, 为档案工作的正常开展在人力、物力、财力予以充分保证。
二、做好档案工作, 需要各科室的配合支持
档案涉及方方面面, 仅靠档案管理人去收集整理是不够的, 必须调动各方的积极性。这几年, 我们在对文书、会计档案、学籍档案实行集中分类统一管理后, 建立健全了以办公室为中心的单位档案管理网络, 除办公室专职档案员外, 各科室都积极配合, 档案管理工作实现以“分管领导办公室主任专职档案员兼职档案员”为网络的分级管理责任制, 将管理目标落实到人, 层层负责。
三、做好档案工作, 需要有强烈的档案意识
做好档案工作, 必须从思想上重视档案工作, 进一步强化档案意识。我们任何工作都有基础性工作和前沿工作之分, 基础工作是为前沿工作服务的, 没有基础性工作, 前沿工作就成了空中楼阁。所以, 这几年, 我们加大了档案工作宣传力度。不仅注重提高档案专职、兼职人员对档案的认识, 而且注重增强全校干部职工的档案意识, 通过提高大家的档案意识, 使档案工作有了广泛的群众基础。
四、做好档案工作, 必须要有高素质的档案人员
档案工作就其性质来说, 既是一项政治性很强的工作, 又是一项业务性较强的服务性工作, 档案工作者既要有强烈的政治责任心, 又要有甘于寂寞、甘当人梯、甘于清贫的奉献精神。随着科技创新工作的不断发展, 档案工作内容更广泛, 任务更繁重。同时, 我们档案工作的手段也在不断地改进、提高。对档案工作人员来说, 工作技术、技能要求更强, 要求具备的知识面更宽。因此, 要想发挥好档案的作用, 档案工作人员必须要做到无私奉献, 具备过硬的业务知识和业务技能, 尤其提倡干一行、爱一行、钻一行, 主动培养自己的敬业爱岗精神, 坚持不懈地做好那些看似容易、平凡、琐碎的收、管、用工作, 牢固树立为大局服务的思想。
档案和档案工作概述范文第2篇
一、档案甄别收集和整理工作的难点
在单位或部门不断发展的过程中, 其活动范围、活动种类不断地增多, 由此一来, 资料多元化的趋势越来越明显, 这给档案的甄别、收集和整体工作带来比较大的困难。
对于具体的某项活动来说, 在其活动周期内, 涉及的人和事物都比较多, 这就会产生大量的资料, 或文字形式, 或音频形式, 这些资料中, 并不是所有的资料都有保存价值, 如果不顾保存价值而将所有的资料都保存起来, 那么将会浪费大量的档案管理资源, 而且为日后档案资料的使用带来比较大的影响。
文件在形成时, 主导的主体是不相同的, 这样一来, 文件形成过程所具备的侧重点也不相同, 在进行文件收集时, 如果按照统一的标准开展, 就会导致管理效果比较差, 而不按照统一的标准进行收集, 又会产生管理规范不统一的问题, 这使得档案管理工作的难度增加。综上所述, 如何有效地进行甄别的管理是档案工作中的难点。
二、做好档案甄别收集和整理的措施
(一) 提升工作人员的档案意识。对于档案的价值和作用, 很多工作人员都缺乏正确的认识, 由此一来, 工作人员的档案意识就会比较差, 对于如何开展档案甄别收集和整理工作比较盲目。此外, 有些工作人员出于方便自己使用的考虑, 未及时将收集到的档案资料移交给档案室, 从而导致大量的档案积压, 甚至有些档案直接丢失, 对档案的利用造成非常大的影响。对此, 必须要加强工作人员的档案意识, 通过宣传、培训等措施让工作人员明确档案归档的意义, 从而有效地提升工作人员的归档意识。同时, 还需要培养工作人员甄别收集档案的意识, 在众多的文件资料中发现具有保存价值的资料, 从而对其进行收集和整理, 并及时移交给档案室。
(二) 加强领导对档案甄别收集和整理的重视。档案收集和整理工作的开展只有工作人员的重视是不够的, 还需要领导充分的重视, 从而在领导正确的引导下, 有效地开展档案甄别收集和整理。单位中各个部门都需要选择出一名档案负责人, 主要的职责就是甄别和收集本部门的档案资料, 并及时移交到档案室中。档案工作的开展需要一定的经费支持, 领导的重视程度上升之后, 就会自觉地开展档案工作, 并在经费上适当地支持档案工作的开展。这样一来, 工作人员的工作积极性就会被充分地调动起来, 促进档案工作的发展。
(三) 提升工作人员的业务素质。从某种程度上来说, 档案甄别收集和整理均属于工作人员的业务素质, 因此, 甄别收集和整理工作的有效性取决于工作人员业务素质的高低。在部门或单位的档案管理部门中, 多数工作人员是非专业档案管理人员, 相关的档案管理专业知识匮乏, 甄别、收集、整理档案的能力也比较差, 在很大程度上影响了档案工作的开展。基于此, 单位或部门应该加强对档案工作人员的培训, 帮助工作人员掌握专业的档案管理知识, 并学会日常文件的分类管理, 为档案的归档工作提供便利条件。通过工作人员业务素质的提升, 增强了工作人员甄别、收集和整理档案的能力, 这样一来, 工作人员就可以准确地筛选出有保存价值的文件资料, 并分类整理之后移交档案室, 以备日后使用。
(四) 建立完善的激励制度。对于档案收集和管理工作来说, 工作人员的积极性有着十分重要的作用, 因此, 在开展档案工作的过程中, 要注重工作人员积极性的调动。完善的激励制度的建立是有效地调动工作人员积极性的方法, 根据奖惩原则, 对各个部门每个阶段档案工作的成果进行检查和评比, 并将检查的结果公布, 给予档案工作做得最好的部门相应的奖励, 并惩罚档案工作做得最差的部门。通过激励制度, 引导工作人员树立正确的工作态度, 同时积极地开展档案工作, 促使档案甄别收集和整理工作做得更好。
(五) 严格把关, 以身作则。档案工作所具备的严肃性是非常强的, 要求工作人员必须要具备专业的档案管理知识, 同时还需要具备一定的工作经验, 而且工作作风也需要非常地严谨、细致。在实际的档案工作中, 资料收集不全、年度文件区分不清楚等都会对案卷的质量产生严重的影响, 基于此, 工作人员在移交档案之前, 需要进行认真的检查, 保证每个细节都没有问题之后再进行移交。同时, 档案室也需要对接收的档案进行检查, 对于不符合标准的档案资料予以返回。只有工作人员以身作则, 严把案卷质量关, 才能提升档案工作的质量, 并形成良性循环。
三、结论
通过档案甄别收集和整理工作的开展, 有效地提升了档案工作的质量, 实现有效保存有价值的档案资料, 从而在单位或部门发展的过程中, 充分发挥档案的重要作用。
摘要：当前, 有些单位或部门的档案工作还存在收集和整理比较差的问题, 影响了档案工作的开展。基于此, 本文在阐述档案甄别收集和整理工作难点的基础上, 提出了做好档案工作的措施。
关键词：档案,收集,整理
参考文献
[1] 亓志红.如何做好卫生事业单位重大活动档案的收集整理[J].山东档案, 2010 (02) :56-57.
[2] 董红霞.如何做好高校重大活动档案的收集归档工作[J].陕西档案, 2014 (05) :36-37.
档案和档案工作概述范文第3篇
一、实物档案的特点
传统的档案管理主要以文书档案为主, 同时还存在非文书类的信息记载物, 其作为纸质档案的一部分, 发挥着佐证和补充作用, 从而确保档案系统的完整性。这些非文书类的信息记载物既作为档案的一部分, 某些也有文物的特征, 为了区分, 档案管理者将其称为“实物档案”。实物档案具有以下四个特点。
一是全宗性, 实物档案跟全宗文书和声像档案来源相同。比如奖杯奖状、印章、上级领导知名人士的题词字画等, 这些都是实物档案全宗中的组成部分。二是原始记录性, 这也是档案的本质特性, 实物档案反映了历史事实的原始记录, 比如重大活动中的纪念品, 比赛中刻着赛事名称的奖杯等。三是可实用性, 实际上, 实物档案最初并不是作为档案产生, 而是各类社会活动的直接用品, 后期通过人为搜集转换为档案, 因此, 实物档案能更加鲜明地反映当时的使用情况、用途等, 这些都是极具价值的信息。四是多样性, 由于用途不同, 实物档案在体积、材质上也各有不同, 部分实物档案还具有文物的特征, 这给档案的存放和管理都带来了较大难度。
二、实物档案的管理现状
目前, 实物档案管理仍然是根据传统文书档案的管理流程和分工进行的, 虽然各相关单位正逐步完善实物档案的管理制度, 但随着实物的数量越来越多, 在实物档案管理的各个环节还是暴露出收集不科学、移交太随意、保护不到位等众多问题, 如何科学合理的收集、保管实物仍处于起步阶段。
一是对实物档案的重视程度不如文书档案, 虽然实物档案的搜集整理保存已经成为档案保管部门的常规工作, 但是档案管理者却并未将其与文书档案的放在同等地位上。二是缺乏科学的实物档案管理操作规程。实际上, 我国绝大多数档案馆在实物档案管理上没有规范的操作流程, 很大程度上依附于现有的文书档案管理方式, 少数有的, 也是根据自身具体情况制定, 没有统一标准, 导致实物档案在登记、移交等方面都较为不严谨, 使一些珍贵的实物档案得不到及时收集和妥善保管。三是保管技术和方法还有待完善, 实物档案的载体在形式和材料上并不相同, 比如活动纪念品, 材质有玻璃、塑料、金属等, 不同材质对保管技术的要求也不相同, 就目前来说, 具有相应保存技术和科学保管方法的档案馆并不多。
三、提升实物档案的管理水平
实物档案是重要的历史见证, 有特殊的使用价值和研究价值, 在历史撰编和艺术创造中有着不可替代的服务作用。各级档案行政管理机关和档案从业人员应充分认识到此项工作的长远意义, 将实物档案与文书档案放在同等位置, 强化实物档案的管理, 确保档案收集及时、全面, 档案保存科学、规范。
一是强化宣传。就实物档案的重要意义、保护实物档案的技术知识等方面进行专业宣传, 通过业务指导、专项督查、培训讲座、工作交流等多种途径, 重点对档案从业人员进行专业技能培训, 提升其档案管理业务能力。同时, 就实物档案在保护历史和传承历史中所起到的重要意义, 对干部群众进行广泛宣传, 做好知识普及。二是制定和完善实物档案归档管理制度。坚持遵循保持实物与实物、实物与档案的有机联系、便于保管和利用的原则, 做到规范整理、统一标准, 制定实物档案整理归档方面的管理制度。例如, 在整理归档实物档案时, 需明确类别和范围, 按流程做好全宗号、类别号、件号等编号工作, 依照分类方案和档号的顺序做好实物目录编制, 在不破坏档案载体制成材料的前提下标识编号标识牌。三是明确责任, 强化实物档案保存、维护。各类档案管理机构作为档案管理的责任单位对保护实物档案的完整性具有不可推卸的责任, 要根据档案载体的不同情况, 采取个性化的保护措施。全面做好防潮、防紫外光、防震、防火、防盗、防鼠、防酸等防护工作, 以及日常清洁、修复等维护工作。例如, 针对纸张、木制品、布料等, 要重点做好消毒、防霉、防虫;针对金属物品, 要视情况定期擦油保养。四是增加投入, 实物档案归档、保存较文书档案更耗费人力、物力、财力, 必要的经费投入才能确保实物得到长期保存。五是逐步推进实物档案管理、使用的信息化、网络化, 实现“互联网+档案管理”。充分的利用数字化平台, 建立实物的准确化维护和现代化管理, 提升管理、使用效率。
四、结束语
我们要积极探索实物档案的管理方法, 利用现代化的管理手段, 是实物档案管理工作真正步入正常化、规范化和标准化的轨道。充分发挥实物档案的作用, 增强单位凝聚力, 真正体现出实物档案的管理价值。
摘要：实物档案作为一种不可或缺的、特殊的档案形式, 是档案管理分类的重要门类。实物档案的记录方式, 具有形象性、多样性、直观性等独有特点, 是其他门类档案所无法取代的。不及时解决实物档案管理工作中存在的问题, 将直接影响实物档案的科学管理分配。本文从分析实物档案的特点入手, 就如何加强和重视实物档案管理谈谈自己的看法。
关键词：加强,实物档案,管理
参考文献
[1] 刘绕冬.企业实物档案管理浅析[J].经营管理者, 2017, 13 (02) :282-283.
[2] 邵鹏.浅议如何做好实物档案的收集与管理[J].民营科技, 2017, 06 (08) ) :75-76.
档案和档案工作概述范文第4篇
随着信息时代的到来, 企业档案管理工作面临新的形势, 传统档案管理方式暴露出许多不足, 如何做好企业档案管理的创新与完善, 成为企业关注的重点。
一、企业档案管理工作的概述
(一) 企业档案管理工作的重要意义。从狭义上来说, 档案管理工作是指以档案室、档案馆为中心开展的一系列工作, 通过运用科学管理原则和方法来完成企业档案的保存、调阅和使用, 为企业提供相关服务。
档案记录着企业生产运营的所有相关资料, 是企业发展过程的重要体现, 通过对档案的管理, 企业可以对历史生产运营的情况进行回顾分析, 发现其中存在的问题并总结经验, 为发展战略制定提供依据, 对企业长远发展起着重要作用。
此外, 专利档案也是企业档案的重要组成部分, 是企业创新研发的重要数据支持, 可以有效保护企业的知识产权, 维护企业的经济效益, 并未企业品牌的建立提供有力保障。
随着市场竞争的日益激烈, 企业档案管理工作越来越重要, 尤其是在我国加入世贸组织之后, 市场竞争范围更为广泛, 对企业生存带来更大压力。在近些年来, 反补贴、反倾销等事件时有发生, 给企业造成了巨大经济损失, 要想成功应对, 必须借助完整的档案资料, 提供准确、全面的资料, 才能有效提高企业整体竞争能力, 在国际贸易中站稳脚跟, 维持企业的健康发展。
(二) 企业档案管理工作存在的问题。1.重视程度不足。在许多企业当中, 企业领导层存在着不重视档案管理的情况, 没有充分认识到档案管理工作的重要意义, 过于关注降低成本、追求经济效益, 认为档案管理部门没有必要存在, 重组甚至是撤销档案管理机构, 档案管理人员被精简或裁员, 档案管理工作得不到良好发展。此外, 在领导不重视的情况下, 档案管理人员也会受到影响, 缺乏良好的工作责任心, 工作积极性差, 敷衍了事、人浮于事的情况十分常见, 档案管理工作自然难以起到应有的作用。2.管理方法落后。在企业档案管理工作当中, 有许多采取的还是传统人工登记、分类和保存的管理方式, 不仅造成大量的人力、物力浪费, 而且档案查询、使用的效率会受到影响, 档案丢失的情况也不鲜见, 档案管理方法十分落后, 并不符合现代信息化社会的需求, 不利于企业档案管理工作的进步。3.资源严重匮乏。在企业档案管理工作中, 由于企业领导层的不重视等因素影响, 在档案管理方面投入的经费、精力相对较少, 档案管理工作资源严重匮乏, 档案保管室、办公室设备老旧, 档案管理工作没有相应的工作条件, 阻碍了档案管理工作的良好开展。4.管理制度问题。企业档案管理工作涉及到企业的方方面面, 与企业生产、销售和财务等部门都有密切联系, 这就需要一个良好的管理制度, 规范管理工作流程, 明确各个部门之间的职责, 保证档案管理工作的有序开展。但是, 在大多企业当中, 对档案管理工作并没有完善、科学的管理制度, 各个部门的档案管理工作独立运行, 没有统一的档案管理机构, 各个部门之间档案关系混乱, 档案重复或者疏漏问题经常发生, 档案资料的完善性得不到保障。此外, “重管理, 轻使用”也是企业档案管理中的常见问题, 许多档案建立很少或者基本没有被利用, 其对企业决策、研究的重要功能没有被发挥, 失去了档案管理工作应有的价值。5.人员素质较低。在企业档案管理工作人员中, 有相当一部分并不具有专业理论知识, 是由行政、文秘等职业转职而来, 并不了解档案管理工作的流程、方法和特点, 人员素质较低, 并不满足档案管理工作的要求, 导致档案的归类、保存和使用等环节都会出现问题, 降低档案管理工作的效果。
二、企业档案管理工作的完善措施
(一) 重视档案管理工作。首先, 在现代市场情况下, 企业领导应当加强对档案管理工作的了解, 认识到档案管理对企业生产、运营的重要作用, 加强重视, 将档案管理工作当成日常管理中的重要事项, 并由专门领导人负责, 提高档案管理工作在企业中的地位。其次, 对于档案管理人员, 要通过绩效考核和奖惩机制, 来提高管理人员的工作责任心, 使其以认真、负责的态度对待档案管理工作, 预防档案管理工作中存在的不良现象, 提高档案管理工作整体水平, 才能使档案管理的功能有效发挥出来。
(二) 改进档案管理方式。在现代企业档案管理工作中, 应改变传统档案管理方式, 加强对信息技术的运用, 提高信息化建设水平, 建立统一的档案管理平台, 实现档案信息的共享, 从而有效保证档案信息收录的完整, 提高档案管理效率, 为企业提供相应帮助。
(三) 加大档案管理投入。企业在加强对档案管理工作的重视后, 还需要给予足够的支持, 加大经费、人力等方面的投入, 购买相应的档案办公所需要的设备, 设置专门的档案管理数据库, 开发专门的档案管理软件, 为档案管理工作创造良好条件。
(四) 完善档案管理制度。良好的档案管理制度对档案管理工作有着十分重要的意义, 在完善档案管理制度中, 需要先对档案管理机构和人员的设置进行明确规定, 确保企业各部门间的良好沟通和协调。其次, 制定相应的责任机制, 明确各部门的责任, 为档案管理提供有效依据, 实现档案管理各个环节之间的流畅, 保证企业档案工作的良好开展。
(五) 培训档案管理人员。打造一支高素质的管理队伍是提高档案管理效益的重要保证。首先, 通过社会招聘、竞争上岗等方式, 提升管理队伍的专业化水平, 保证档案管理的规范化。其次, 对工作队伍进行档案管理技能和职业道德培训, 并引进绩效机制, 来提高管理队伍的工作能力与责任心, 加强管理人员的实际工作执行能力, 提高档案管理的质量。
三、企业档案管理工作的创新途径
(一) 重视档案管理的利用。企业档案管理工作并不只是简单的档案建设、归纳, 还包括档案的利用, 针对企业对档案利用效率低的情况, 企业应当重视档案资源的重要价值, 提高档案资源利用效率, 发挥档案的经济价值与借鉴作用。
首先, 加强档案管理人员方面的培训, 使其重视档案管理工作, 并设置相应的奖励基金, 激发档案管理人员工作积极性, 在档案收入、归纳等过程中, 从档案信息中发现相应问题或提出有关建议, 并做好与其他部门的配合, 更好地服务企业发展需求, 实现档案资源价值的充分发挥。
其次, 建立企业档案资源内部公共网站, 将企业的历史动态、发展经历等资料发布在内网上, 方便企业人员查询与使用, 实现档案资源的内部共享, 为企业员工自身发展、对企业认同感提升以及提出企业发展的积极建议等创造良好条件, 集思广益, 促进企业健康长久发展。
(二) 重视档案管理的安全。安全是档案管理工作的一个重要要求, 在当前档案管理当中, 对档案安全的认识并不充分, 许多有价值的档案资料管理并不够严谨, 资料外泄等情况时有发生, 却得不到企业的相关重视, 导致企业发展规划、项目计划等泄露, 降低企业的市场竞争力, 对企业发展造成严重不良影响。
在档案管理的安全工作中, 首先要做好相应的安全防备措施, 根据国家档案管理的相关要求, 对火灾、潮湿、盗窃、虫鼠以及有害气体等指定相应的防护措施, 合理进行管理室布置, 配置相应的安全防护装置, 比如烟感器、温湿度测试器等, 预防相应灾害, 保证档案安全。
其次, 要提高管理人员安全意识。人为因素是档案资料安全的重要影响因素, 在企业档案管理工作中, 需加强对档案管理人员培训, 树立其良好的安全意识, 不仅要从日常管理中做好相应的防护措施, 还要充分认识到企业档案的价值, 尽量避免档案的丢失。同时, 还要对档案管理的具体流程进行规定, 保证档案在各个环节按照有关的规定来进行管理, 避免档案处理不当造成流失, 对档案资料价值起到有效保护。
最后, 还要对管理人员权限进行设定, 重要程度不同的资料要分别由不同权限的人员管理, 进一步预防档案资料的泄露, 保护档案资料价值。
四、结语
综上所述, 在现代企业当中, 档案管理工作的重要性越来越加显著, 做好档案管理工作, 对企业的长远、健康发展有着重要意义。在当前企业档案管理工作中, 还存在诸多不足, 针对这些问题, 采取有效措施来进行完善, 并做好档案管理安全与档案资料价值发挥方面的创新, 是企业应当重视的内容。
摘要：本文在企业档案管理工作概述基础上, 针对企业档案管理工作存在的问题提出相应的完善措施和创新途径, 以为企业档案管理工作发展提供参考。
关键词：企业档案管理工作,完善,创新
参考文献
[1] 刘红远.如何在创新中完善企业档案管理工作[J].价值工程, 2011 (11) :125-126.
[2] 杨晓英.浅议新时期如何做好企业档案管理与利用工作[J].东方企业文化, 2015 (13) :62.
档案和档案工作概述范文第5篇
(一) 档案利用服务工作的创新是信息社会发展的客观要求。近年来, 社会在不断地发展和进步, 科学技术也日新月异。随着时间的推移, 我国各行各业的服务已经趋于信息化服务。而信息化的进程又推动了文件档案的生成, 推动了档案的运用和管理方式的发展。
(二) 档案利用服务工作的创新, 是推动档案事业和档案信息化建设的必然要求。新时代的中国已经完全进入了信息时代。档案工作是用来存储信息的, 并且需要在必要时调取档案来对其进行利用, 那么档案利用服务就显得尤为重要, 需要得到强化。
(三) 档案利用服务工作的创新, 是提高档案部门社会影响的重要手段。我国改革开放以来, 虽然时代在不停地进步, 但是很多人的观念还没有得到转变。人们受到传统意识的影响, 具有比较陈旧的文化观念, 所以很多公民认为档案是非常神秘的。绝大多数的公民对于档案的概念没有清楚的认识, 对档案的意识也相当薄弱, 把档案部门当成一个非常神秘的部门。造成这一现状的原因比较多。
二、档案利用服务工作中的漏洞
(一) 档案部门比较封闭。自从档案开始使用, 档案部门对档案的管理工作就比较严密, 使得档案部门直到目前还处于封闭状态, 并没有主动上门为公民服务的意识。在一部分档案部门中, 还保持比较传统的工作方法, 其工作比较固定, 主要有四个方面, 分别为接收档案、编目立卷、入库上架和查阅调卷等。换言之, 档案部门目前只是一个保管档案的部门, 类似于图书馆管理图书;而在利用服务方式方面, 档案管理部门的服务也很被动, 保持在问和查两个方面。虽然目前我国已经强调档案的利用工作, 但是大多数档案部门还没有做好对档案的利用工作, 档案成为不能够利用的资源, 自然就体现不出档案的价值。
(二) 馆藏结构单一。在我国大多数的档案部门中, 比较重视对文书方面、科技方面和专业方面的档案, 但是却对名人方面、专利方面、实物方面和声像方面的档案收集不到位, 甚至有一些档案部门对后者的存储量为零, 这就体现出我国档案部门的馆藏量非常少的现状, 自然在利用档案时, 就会受到局限。
(三) 档案管理的技术手段比较落后。目前而言, 我国大多数的档案管理部门对档案的接收仍然还停留在纸质档案, 却缺乏对一些新型载体中档案的接收, 比如光盘或是磁盘中存储的档案。然而目前我国各个服务部门都趋于信息化, 如果还停留在纸质档案的管理, 将大大降低档案部门对档案的管理效率。目前而言, 我国的档案管理工作还停留在传统的操作方式中, 主要依靠手工操作, 所以其管理效率比较低。然而当今信息技术在飞速发展, 这一操作方法与目前信息技术的发展背道而驰。这一技术上的差距导致档案工作的发展受到制约。
三、新时期档案利用服务工作创新的对策
(一) 档案工作人员服务理念的更新。档案管理部门工作人员的工作理念不能够停留在陈旧的状态中, 还应该不断地更新自己的服务理念。档案管理部门的工作人员应该主要从两个方面入手。其一, 要转变自身的服务意识, 重视起上门服务。在管理档案的实际工作中, 需要加强服务意识, 不仅仅要对自己所服务的部门提供服务, 还需要关注整个社会的服务意识, 培养自己对社会各方面的服务能力。其二, 档案工作人员需要适当地对档案中的资料进行开放, 使得档案不仅仅是被收藏的纸张, 而是作为一种资料被广泛传播。同时, 工作人员不能仅仅等着利用者主动对档案进行查询, 还需要将资料在社会上开放传递, 使得档案成为公民的资料库。
(二) 档案利用工作模式的创新。我国的很多档案管理部门还使用传统的管理模式对档案进行管理, 但是传统的管理方式只是停留在对档案的查询、借阅, 使得档案利用的发展受到极大的制约。所以档案部门的工作人员可以从以下方面入手, 在档案利用工作模式上进行创新。
其一, 档案部门的工作人员需要加强对档案作用的宣传工作, 利用自身的特点, 将一些重大展览等重要信息传播出去, 让社会各界的人员都能够参与其中, 从而加深对档案的了解, 使得档案在公民们心中不再是神秘的资料, 而是可以随时利用的资源。同时, 有助于大家对信息进行有效的收集。另外, 工作人员还可以利用好其他载体对档案进行宣传, 比如通过电视或者网络、报纸、广播等, 让社会各界的人士都可以增加对档案的利用。
其二, 在档案部门中, 供人们查阅的资料大多是档案的原件。如果使用的时间较长, 查阅的人数较多, 就会使得档案材料受到损坏。而档案管理部门要做到完好保存材料, 所以工作人员需要具有较强的编纂能力, 将档案材料中的文献材料进行准确的编纂, 这样既保证档案材料完好, 又不影响人们查阅资料。工作人员需要保证编纂材料的准确性, 保证材料的结构严谨, 内容充分。同时, 档案管理部门也可以发展技术手段, 将材料通过网络发送给利用者。
摘要：随着我国社会主义市场经济的不断发展, 各个单位对档案的利用也越来越多, 越来越规范。在新时期, 要求档案工作者能够树立起创新的意识, 与时俱进, 对档案信息资源进行开发和利用, 在服务方式上进行改善, 使得服务机制不断创新发展, 促进经济的建设。同时, 档案工作者还需要提升自己的服务能力, 改变以往简单的服务方法, 向更加现代化的方向前进, 使得档案能够发挥其自身的社会效益。
档案和档案工作概述范文第6篇
一、加强城建档案工作者队伍建设
随着城建档案事业的发展, 城建档案管理与服务在城市建设管理过程中的重要作用日益凸显, 越来越多的人开始利用城建档案资源, 而作为管理者与服务者, 城建档案工作者的队伍建设水平也成为了决定城建档案管理工作质量及城建档案服务利用水平的重要因素。
(一) 强化城建档案管理机构的组建与完善。要成立专门的城建档案管理机构, 目前县 (市) 一级基本都成立了城建档案馆 (室) , 但是乡镇一级建设档案管理机构发展相对薄弱。在实际的工作中, 由于受到体制、机制等各方面原因的制约, 有的地方没有成立乡镇一级的建设档案管理机构, 档案管理处于分散管理的落后局面。就泰州地区来看, 88个乡镇中87个建有村镇建设档案室, 但其中不乏为应付上级检查而设立的“空壳档案室”, 档案管理处于杂乱无章的状态, 百姓无从查找档案, 村镇建设档案的利用价值没有得到充分体现。各地要根据城建档案形成的多少, 服务利用的多少, 组建适当规模的专门的管理机构, 按照实际工作需要, 选派责任心强、爱岗敬业、同时具备相关专业资格的人员任职于适合的岗位。
(二) 提升城建档案工作者的综合素质。城建档案管理工作涉及到档案管理、声像技术、计算机管理、学术编研等诸多专业领域, 这些专业领域的工作, 如计算机、声像技术等, 大多依赖具备相应专业技术水平的工作人员。一是要加强自身学习。不断学习专业技术知识, 将理论与实践相结合, 将传统的工作方法与现代科学管理技术相结合, 积累工作经验, 这样才能不断提高自身素质, 投身于城建档案事业建设。二是要加强教育培训。针对各专业技术岗位, 对城建档案工作者进行专业知识技能及综合业务培训, 减少工作中的盲目性和片面性, 加强单位内部团结与协作, 提升城建档案管理工作的质量与效率。
(三) 提升城建档案工作者的稳定性。目前, 档案管理机构的人才与其他部门相比, 无论在数量上还是质量上, 都有着较大的差距, 尤其是乡镇一级档案管理机构, 真正具备专业管理专业知识的工作人员更是凤毛麟角。
据不完全统计, 泰州地区87个村镇建设档案室共有工作人员83人, 其中专职人员17人, 占20.5%, 兼职人员66人, 占79.5%, 还有4个档案室没有档案管理人员, 严重制约了村镇建设档案事业的健康发展。
各地城建档案管理机构要多向上级主管部门汇报情况, 积极争取办公用房、设备资金、人员编制等方面的支持, 为城建档案工作者提供各种学习提升、教育进修的机会, 逐渐培养起高度的责任感及使命感。在人员的福利待遇、职称评定、晋升提拔等方面加强重视, 提供渠道, 建立健全奖惩制度, 使城建档案管理部门具有吸引力, 有效防止城建档案管理队伍中高素质人才的流失, 促进新人才新成果的不断涌现, 提高城建档案工作者乃至于整个档案管理队伍的稳定性。
二、拓宽城建档案服务利用的方式与途径
城建档案的根本目的与最终出发点是服务与利用, 这也是实现城建档案自身价值的重要手段。当今社会, 城市建设、科技发展等各方面日新月异, 人们对城建档案的使用频率、范围和要求都越来越高, 传统的档案管理模式已然不能满足快速增长的档案利用需求, 这就要求我们要想办法拓宽城建档案服务利用的方式与途径, 提供更快捷、更高效、更优质的服务。
(一) 大力夯实档案基础业务工作。档案工作简单说就是“收、管、用”。城建档案工作者要加强档案基础业务建设, 把好“三关”, 这是做好城建档案管理工作的根本。一是把好档案“入口关”。城建档案资料的形成大多是在工程建设、施工、监理等单位形成, 形成时间较长, 涉及单位多, 归档范围广, 城建档案管理机构要加强业务指导, 定期组织培训, 保证城建档案资料在形成阶段的规范、完整、准确, 从而把好“入口关”。二是把好“安全关”。城建档案是不可再生资源, 遭到的损毁是永久的。城建档案工作者要将安全意识深深地根植在内心深处, 严格落实各项安全管理制度, 加强档案库房日常巡查, 最大限度保证安全。三是把好“利用关”。要设置专门的查阅窗口和专业的接待人员, 为社会各界提供优质的查阅服务, 积极开发城建档案资源, 开展城建档案编研工作, 使珍贵档案从库房中“走出来”, 深入挖掘出城建档案的内涵与价值, 为现代城市规划与建设提供参考。
(二) 努力提高城建档案数字化水平。加快城建档案数字化建设, 实现最广泛、更便利的服务是档案社会化的必然趋势。国家档案局2010年发布了《数字化档案馆建设指南》, 对国内的数字档案馆建设提出了总体性的指导意见, 这将是今后档案信息化的发展方向。各地城建档案管理机构应当将档案数字化作为工作重点, 争取人员、资金、技术等各方面的保障, 加快数字化进程。
在实际操作中, 可以采取服务外包的方式, 将数字化业务外包给专业处理公司, 对形成的电子档案要做好异地备份, 最大程度保证数据安全, 通过馆际合作的方式, 不同地区的城建档案资源整合互通, 形成大数据平台, 使有限的资源能为更多的受众提供利用, 为城市建设规划提供强有力的决策支持, 促进各地区间城建档案事业的均衡发展。
(三) 做好城建声像档案管理工作。声像档案记录的是社会发展的声音和图像, 因此反映的客观事物直观形象, 活灵活现, 给人以强烈的时空感和真实客观的感受, 这是纸质载体档案所不能解决和替代的, 可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。声像档案工作的开展依赖于专业拍摄设备。俗话说“巧妇难为无米之炊”, 各地城建档案管理机构要积极向上级主管部门争取资金, 及时添置设备并更新换代。大胆聘用年轻一代声像专业技术人员, 定期开展业务培训, 积极参加各类声像竞赛、评比活动, 不断提高声像专业技术水平。通过电视媒体、网络、画报等方式扩大宣传, 提高人民群众对城建档案, 尤其是城建声像档案的认识水平, 增加利用率, 最大化发挥出城建档案的利用价值。
(四) 提升城建档案编研质量。城建档案真正起到服务社会的作用, 总是需要对档案信息进行有机的组合和科学的加工, 这就离不开档案编研。档案是“死”的, 人是“活”的, 昨天的档案并不会自己说出城市建设与管理的规律。因此, 分析、研究、提炼、概括出城市建设规律这个光荣的使命就成为了城建档案编研人员的职责。城建档案工作者要重视档案编研工作, 以尊重档案为基础, 站在利用者的角度开展档案编研工作, 兼顾全面性、科学性、可读性, 这样出来的成果才是利用者所需要的, 才能真正使城建档案走下高阁, 走进千家万户。
摘要：本文立足于快速发展的新时期下城建档案的总体要求, 提出城建档案工作者加强工作技能、提升服务水平的做法与举措, 希望能对城建档案工作者提供帮助。
关键词：城建档案工作者,城建档案,服务与利用
参考文献
[1] 秦霞.浅议城建档案工作人员的素质[J].城建档案, 2013 (10) .