电子档案办法范文第1篇
一、建立电子档案信息安全评价指标体系的必要性
信息技术在档案管理中的广泛应用，一方面提高了档案工作的效率，扩大了档案的社会影响力；另一方面也对档案工作提出了新的要求，例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。
在2002年国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》和近期各省市的“十一五档案信息化建设纲要”中都提出了“档案信息安全保障体系建设”，但仍缺乏深入、系统的探讨。电子档案信息的安全管理是一个过程，而不是一个产品，我们不能期望通过一个安全产品就能把所有的安全问题都解决。对各档案管理系统来说，解决电子档案信息安全的首要问题就是要识别自身信息系统所面临的风险，包括这些风险可能带来的安全威胁与影响的程度，然后进行最充分的分析与评价。只有采用科学有效的模型和方法进行全面的安全评价，才能真正掌握内部信息系统的整体安全状况，分析各种存在的威胁，以便针对高风险的威胁采取有效的安全措施，提高整体安全水平，逐步建成坚固的电子档案信息安全管理体系。
二、电子档案信息安全评价指标体系的组成
电子档案信息系统是一个复杂的系统工程，既有硬件，又有软件，既有外部影响，又有内部因素，而且许多方面是相互制约的。因此，必须有一个规范的、统一的、客观的标准。根据国内外的电子档案信息安全评估标准，国家对电子档案信息和网络信息系统安全性的基本要求，结合电子档案管理和网络管理经验，综合考虑影响电子档案信息安全的各种因素，建立电子档案信息安全评价指标体系。该体系主要包括五个大项二十个小项的评价指标。
1、物理安全评价指标
物理安全是指存储档案信息的库房、计算机设备及管理人员工作场所内外的环境条件必须满足档案信息安全、计算机设备和管理人员的要求。对于各种灾害、故障要采取充分的预防措施，万一发生灾害或故障，应能采取应急措施，将损失降到最低。物理安全包括环境安全、设备安全和载体安全三个方面。
(1)环境安全：主要指存储档案信息的库房、计算机机房周围环境是否符合管理要求和是否具备抵抗自然灾害的能力，如库房是否建在电力、水源充足，自然环境清洁，通讯、交通运输方便的地方；有无防火、防水措施；有无监控系统；有无防雷措施等。
(2)设备安全：主要是指对电子档案信息系统设备的安全保护，包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等。
(3)载体安全：保证设备安全的同时，也要保证载体安全，要对载体采取物理上的防盗、防毁、防霉等措施。
2、管理安全评价指标
安全管理在电子档案信息安全保障中起着规范和制约的作用，科学的管理理念加上严格的管理制度才能最终保证电子档案信息的安全。电子档案信息的管理安全评价指标具体包括：
(1)专门的档案信息安全组织机构和专职的档案信息安全管理人员：档案信息安全组织机构的成立与档案信息安全管理人员的任命必须有相关单位的正式文件。
(2)规章制度：包括有无健全的电子档案信息安全管理规章制度；档案信息安全人员的配备、调离是否有严格的管理制度；设备与数据管理制度是否完备；是否有登记建档制度；是否有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度；各类人员的安全职责是否明确，能否保障电子档案信息的安全管理。
(3)是否有紧急事故处理预案：为减少电子档案信息系统故障的影响，尽快恢复系统，应制定故障的应急措施和恢复规程以及自然灾害发生时的应急预案，制成手册，以备及时恢复系统运行。
3、网络安全评价指标
越来越多的电子档案在网络上传输，而网络作为一种构建在开放性技术协议基础上的信息流通渠道，它的防卫能力和抗攻击能力较弱，可能会遭受到病毒、黑客的袭击。为了保证电子档案的安全必须保证其传输的媒介——网络的安全，网络安全评价指标包括以下几个方面：
(1)是否有计算机病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵设施：主要是设置防火墙和入侵检测等设施。
(3)是否有访问控制措施：访问控制是指控制访问网络信息系统的用户，当用户之间建立链接时，为了防止非法链接或被欺骗，就可实施身份确认，以确保只有合法身份的用户才能与之建立链接。
(4)是否有审计与监控：审计与监控是指应使用网络监控设备或实时入侵检测设备，以便对进出各级局域网的常见操作进行实时检查、监控、报警和阻断，从而防止针对网络的攻击与犯罪行为。
4、信息安全评价指标
在网络能够正常运行的基础上，我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的，不被截取、篡改或盗用。
(1)是否采取加密措施：档案的本质属性是原始记录性，而计算机和网络的不稳定性使得电子档案信息的这一特性难以保证，而且有些电子档案信息有密级限制，不能公开在网络上传输，所以电子档案信息在网络传输时必须通过加密来保证其安全。
(2)是否有数据完整性鉴别技术：网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证，黑客的攻击可以改变信息包内部的内容，所以应采取有效的措施来进行完整性控制，这对于电子档案信息来说至关重要。
(3)是否确保信息数据库的安全：一个组织最核心的信息通常以数据库的形式保存和使用，保证数据库安全对于电子档案信息来说有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息审计系统和密级控制两方面。信息审计系统能实时对进出内部网络的信息进行内容审计，以防止或追查可能的泄密行为；另外，可以根据信息保密级别的高低划分公开范围，并对用户划分访问权限，进行分组管理。
(5)是否有防抵赖技术：防抵赖技术确保用户不能否认自己所做的行为，同时提供公证的手段来解决可能出现的争议，它包括对数据源和目的地双方的证明，常用方法是数字签名。
5、系统安全评价指标
这里的系统安全是指计算机整个运行体系的安全。在计算机上处理信息时，硬件、软件出现故障或误操作、突然断电等都会使正在处理的信息丢失，造成无法弥补的损失。所以我们需要采取一系列措施保证系统的稳定，确保信息的安全。计算机系统安全评价指标有：
(1)是否有系统操作日志：系统操作日志详细记录了系统的操作状况，以便事后分析和追查系统损坏的原因，为系统提供进一步的安全保障。
(2)是否进行系统安全检测：运用系统安全检测工具对计算机和网络进行安全检测，可及时发现系统中存在的漏洞或恶意的攻击，进而采取有效的补救措施和安全策略，达到增强网络安全性的目的。
(3)是否有操作系统防破坏措施：操作系统集中管理系统的资源，是计算机系统赖以正常运转的中枢，它的安全性将直接影响到整个计算机系统的安全。操作系统应当建立某些相对的鉴别标准，保护操作系统本身在内的各个用户，阻止有害功能的运行。
(4)是否进行系统信息备份：日常备份制度是系统备份方案的具体实施细则，应严格按照制度进行日常备份，否则将无法达到备份方案的目标。
(5)是否有灾难恢复系统：当系统因人为或自然因素受到破坏时，我们应保证能够尽快地恢复正常工作，把损失控制在最小范围内。
三、电子档案信息安全评价指标体系权重确定方法
用若干个指标进行综合评价时，其对评价对象的作用，从评价目的来看，并不是同等重要的。指标越重要，权的数值就越大；反之，数值小则可以说明其重要程度相对较低。
合理地确定和适当地调整指标权重，体现了系统评价指标中各因素之间的轻重有度、主次有别，更能增加评价因素的可比性。在安全评价中，具体确定权重的方法很多，如德尔菲法、主成分分析法、层次分析法、环比法等。其中，层次分析法比较适用于电子档案信息安全的评价。
层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择，并对它们进行优劣排序，从而为决策者提供定量形式的决策依据。它充分利用人的分析、判断和综合能力，适用于结构较为复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题。它将定性分析和定量分析相结合，具有高度的简明性、有效性、可靠性和广泛的适用性。而电子档案信息安全指标体系因素多、主观性强且决策结果难以直接准确计量，因而可以用层次分析法来确定指标体系的权重。层次分析法的基本步骤是：
1、将复杂问题概念化，找出研究对象所涉及的主要因素；2、分析各因素的关联、隶属关系，构建有序的阶梯层次结构模型；3、对同一层次的各因素根据上一层次中某一准则的相对重要性进行两两比较，建立判断矩阵；4、由判断矩阵计算被比较因素对上一层准则的相对权重，并进行一致性检验；5、计算各层次相对于系统总目标的合成权重，进行层次总排序。
四、电子档案信息安全评价指标体系综合评价方法
综合评价是指对被评价对象进行客观、公正、合理的全局性、整体性评价。可以用作综合评价的数学方法很多，但是每种方法考虑问题的侧重点各有不同。鉴于所选择的方法不同，有可能导致评价结果的不同，因而在进行多目标综合评价时，应具体问题具体分析。根据被评价对象本身的特性，在遵循客观性、可操作性和有效性原则的基础上选择合适的评价方法。在信息安全领域，目前存在的综合评价方法有信息系统安全风险的属性评估方法、模糊综合评价方法、基于灰色理论的评价方法、基于粗糙集理论的评价方法等。对于这些方法，目前还没有评论认为哪一种方法更适用于信息安全领域的综合评价。鉴于此种情况，本指标体系采用模糊综合评价方法。
模糊综合评价就是以模糊数学为基础，应用模糊关系合成的原理，将一些边界不清、不易定量的因素定量化，进行综合评价的一种方法。从评价对象来看，用模糊综合评价方法来评价信息安全系统是可行的。首先，对于信息的安全管理而言，“安全”与“危险”之间没有明显的分界线，即安全与危险之间存在着一种中间过渡的状态，这种中间状态具有亦此亦彼的性质，也就是通常所说的模糊性。因此在安全的刻画与描述上大多采用自然语言来表达，而自然语言最大的特点是它的模糊性。另外，电子档案信息安全评价中，对一些评价要素的评价是具有模糊性的。如组织管理中的评价很难量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等级概念来描述，具有较强的模糊性。而且一些评价要素受外界环境的影响较大，具有不确定性，如网络攻击、安全设施失效、人为失误等偶然性较大，难以准确评价。对于这些模糊的、不确定性的问题通常采用模糊数学来研究。模糊综合评价方法就是在对多种因素影响的事物或现象进行总的评价过程中涉及到模糊因素或模糊概念的一种评估方式，它通过运用模糊集合中隶属度和隶属度函数的理论来刻画这种模糊性，以达到定量精确的目的。
总之，模糊综合评价方法是一种适用于在信息安全管理方面进行系统评价的可行方法，其基本步骤为⑦：
1、确定评价集。评价集是以评判者对被评价对象可能做出的各种总的评判结果为元素组成的集合，例如我们可以对电子档案信息安全评价采用五个等级的评语集合(很好，好，较好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影响评判对象的各种因素为元素组成的集合，在本文的电子档案信息安全评价体系中，主因素层的因素集有物理安全、管理安全、网络安全、信息安全和系统安全五个指标，其下层又有各自的影响因素集，由各自的具体影响指标组成。
3、建立权重集。由于各评价要素在评价中的重要程度不同，因而必须对各要素按其重要程度给出不同的权重，权重集通过层次分析法确定。
4、进行单因素评价，建立单因素模糊评价矩阵。即确定评价因素集中每一个因素指标在评语集中的隶属度。
5、模糊矩阵的复合运算。当评价集、因素集、权重集和单因素评价矩阵确定后，便可按照一定的模糊运算规则进行模糊综合评价，以求得各层次中各因素的评价结果和最终的综合评价结果。
电子档案办法范文第2篇
第一节 声像档案概述
一、声像档案(Audio-visual Archives)的定义
亦被称为视听档案，是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等以视听符号为主，并辅之以文字说明的历史记录。 基本含义有以下三个方面：
1、形成于一定的专业单位、部门或个人;
2、声像档案的形式、功能有明显的特色;
3、辅以文字说明。
二、声像档案的特点
1、形意结合，形象逼真;
2、时间感、空间感强烈;
3、易复制、好转移，原、复制件难区分。
三、声像档案的作用
1、为宣传报道服务
2、广泛交流信息
3、深入科学研究
4、艺术欣赏价值
第二节 城建声像档案
一、城建声像档案的定义
城建声像档案，是指在城市规划、建设、管理过程中形成的有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等以视听符号为主，并辅之以文字说明的历史记录，它是城建档案的重要组成部分。
二、城建声像档案的作用
1、它为城市发展和城市建设的编史研究提供依据材料;
2、为继承城市的传统特色和提高城市建设水平提供可靠的参考资料;
3、为城市的宣传服务。
三、城建声像档案的分类
一般情况下分为三类：
(一)城建录像档案(录像带、光盘等);
1.城建录像档案的特点
(1)真实性;(2)准确性;(3)系统性。 2.城建录像档案的主要内容
(1)即将消失的事物;(2)城市建设的重要工程;(3)名胜古迹;
(4)各种突发事件; (5)对城市面貌的航拍。
(二)城建录音档案;
1.城建录音档案的特点：(1)真实性;(2)准确性。
(三)城建照片档案。
1.城建照片档案的构成
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定可以让大家观赏起来非常舒服。所以拍摄者要尤其重视拍摄的时候不能乱动、乱抖。前期拍摄的稳定做得好，后期编辑整理就容易。 3.用好几种主要拍摄形式 (1)固定镜头
拍摄时使用固定镜头，可增加画面的稳定性，一个画面一个画面的拍摄，以大小不同的画面衔接，避免让画面忽大忽小的变焦拍摄。可以通过用双手把持摄影机或利用身边可支撑的物品或准备摄影机脚架。 (2)运动镜头——推
推是指使画面由大范围景别连续过渡的拍摄方法。推镜头一方面把主体从环境中分离出来，另一方面提醒观者对主体或主体的某个细节特别注意。 (3)运动镜头——拉
拉与推正好相反，它把被摄主体在画面由近至远由局部到全体地展示出来，使得主体或主体的细节渐渐变小。拉镜头强调是主体与环境的关系。 (4)运动镜头——摇
摇是指摄像机的位置不动，只作角度的变化，其方向可以是左右摇或上下摇，也可以是斜摇或旋转摇。其目的是对被摄主体的各部位逐一展示，或展示规模，或巡视环境等。其中最常见的摇是左右摇，在电视节目中经常使用。 4.其他事项
(1)有关重要会议、庆典等活动应有活动名称的横幅;
(2)建设施工现场的各个专业施工管理操作人员应佩戴安全帽，不能有光背、卷裤腿、赤脚、抽烟等镜头或照片。
(二)工程照片 1.注意构图
(1)注意拍摄主体、陪体之间的搭配，避免陪体过于突出; (2)画面整洁、流畅，避免杂乱的背景。 2.图板使用要求
使用图板应标明工程名称、部位、地段、时间等信息。 3. 其他事项
(1)有关重要会议、庆典等活动应有活动名称的横幅;
(2)建设施工现场的各个专业施工管理操作人员应佩戴安全帽，不能有光背、卷裤腿、赤脚、抽烟等镜头或照片。
三、城建声像档案质量和数量要求
(一)质量要求 1.工程录像
要求主题明确、结构完整、画面清晰、图像稳定且色彩还原准确，有字幕和解说。解说与画面、字幕要同步准确，语音要清楚，要使用普通话。编制合成的声像资料要刻录成光盘，或者制成录像带(录像带规格应为广播级专业带)。 2.工程照片
要求图像清晰，对同一拍摄对象应有不同角度(阶段)的照片。照片规格为5寸光面照片，同时附底片和文字说明(内容包括照片题名、拍摄时间、拍摄地点部位、摄影者和较为具体说明)。使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工，分辨率不得小于500万有效像数。 3. 录音、录像载体
应材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。
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4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
三、城建电子档案的定义
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
第二节 建设工程电子档案归档内容和要求
一、建设工程电子档案归档形式
1、纸质档案的扫描文件
2、电子著录文件
二、建设工程电子档案扫描文件归档内容
1、工程准备阶段文件
2、竣工验收文件
3、竣工图
三、建设工程电子档案扫描文件归档要求
1、档案封面、红头文件、加盖公章的重要文件及其他重要文件，要求采用32位彩色ISO 10918-1(JPEG)压缩格式存储。
2、其他文件采用1位Tagged Image File Format(TIF)黑白二值图存储。
3、成图像素不得低于300dpi，JPEG文件不得低于中质量压缩，TIF文件采用CCITT Group4方式压缩。
四、建设工程电子档案扫描文件的存储路径及命名方式要符合下列规则
(一)扫描文件命名方式
扫描文件命名：首字母+4位页码+5位备用码+文件扩展名;
封面首字母：F;
目录首字母：M;
正文首字母：N; 备考表首字母：Z;
备用码：00000.
(二)存储路径
盘符:工程名称 案卷题名电子文件名
五、电子著录文件归档内容
电子档案办法范文第3篇
一、两者各自存在的优势和不足
(一) 电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展, 带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在, 人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来, 中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。
许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上, 但拥有很大的存储量, 而且不占用实际的空间, 也保护环境, 在日常的档案管理过程中, 将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案, 发挥共享他人的资源的优势;电子档案可以长时间的保存信息, 可以快速的查阅自己想看的信息, 十分的方便也十分的快捷。但是, 电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证, 光和暗都是一起出现的, 网络的发展创造了许多黑客, 这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案;其次, 电子档案几乎全部依赖设备来运行, 没有独立性;最后, 电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证, 这牵扯到大部分人自身利益问题, 没有可靠性。
(二) 纸质档案的优势和不足。自古开始, 中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来, 供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱, 这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪, 纸质档案收到了极大地冲击, 电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台, 之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词, 但是却也看出纸质档案重要性的下降。
纸质档案优势大家显而易见, 和电子档案相比, 直观性和简明性十分突出, 另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性, 还有对事情记录方面的稳定性等等, 这些都是电子档案无法超越的优势;印章和签字, 这是纸质档案独立于电子档案的优势, 没有当事人签名的电子档案不具备法律效率, 这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是, 纸质档案的缺点也是显而易见的, 与电子档案想法, 纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。
二、两者之间的整合利用和共同发展
(一) 必要性。发展是相互的, 电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限, 创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费, 简化了纸质档案管理;信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化, 可以更有效的保存纸质档案, 另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时, 将电子档案和纸质档案整合利用, 建立双向联系, 当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心, 只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字, 便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中, 例如图书馆, 效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。
(二) 共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确, 所以在进行档案管理的工作过程中, 要形成扬长避短的心理, 优势必须做到整合利用, 缺点也要尽力的去除, 成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案, 保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证;对于电子档案, 也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势, 将两者优势进行结合, 是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。
电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充;纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明, 两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点, 或者非得揪住一件错误不再放手, 其实, 有时候换个角度去思考问题, 往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子, 其前景是值得期待和发掘的。
2.“双套制”的原则。“双套制”, 即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天, 只有接受并实施“双套制”的原则, 双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里, 技术方面的挑战是人类必须克服的, 将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高, 作为档案人员, 必须快速掌握现代技术, 做好档案管理工作。具体问题具体分析, “双套制”有自己适用范围, 技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案, 不要造成不必要的浪费。
三、结语
电子档案和纸质档案的整合利用与共同发展, 在21世纪的今天, 改变着人们的档案管理工作, 理论上说仿佛是十分容易的事情, 但是需要投入大量的人力、物力、财力, 档案人员需要做大量的工作保证这个项目稳定的运行, 对人类发展具有十分重要的意义。
摘要：电子档案和纸质档案都属于档案管理的一部分, 两者各有各的优势, 它们在许多方面表现出了不同之处。本文将这两种档案进行了几方面的比较, 例如在优势这一方面的比较、在缺点方面的比较等, 在进行比较之后学会将两者优势互补, 学会让两者共同发展。
关键词：电子档案,纸质档案,整合,利用,共同发展
参考文献
[1] 路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技, 2009 (10) .
电子档案办法范文第4篇
摘要：在现阶段的电子档案管理中，由于一些现实问题的存在，使电子档案管理工作的质量和效率难以提升，给档案管理工作的科学化发展带来了严重的不利影响。本文对档案管理中电子档案管理的意义进行分析，提出现阶段电子档案管理存在的问题，并提出优化建议。
关键词：档案管理;电子档案管理;建议
在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。
一、电子档案管理的意义和发展现状
档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。
随着新时期数字信息技术的发展，档案管理工作中电子档案管理逐渐实现了对传统纸质档案管理模式的替代，并且受到了业界人士的广泛认可。在现代档案管理工作中，电子档案管理功能愈加完善，除了基础的档案管理外，逐渐衍生出档案分类、汇总等功能，并且在现代大数据平台的建设应用中，还实现了平台中档案的分析，为行业档案管理工作开展提供了现代技术支持。并且电子档案管理中檔案的传递也更加便捷，通过网络数据传输能够将档案快速传递给另一方，大大提升了档案传输速度。
二、电子档案管理中存在的问题
虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：
（一）电子档案管理人员的综合能力有待强化。电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
（二）电子档案管理设备有待更新。电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
（三）电子档案管理中大数据平台建设不足。电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
（四）电子档案管理中安全防护机制有待完善。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、电子档案管理工作的优化建议
针对现阶段电子档案管理中存在的上述问题，笔者立足在电子档案管理工作优化的基础上，对现阶段行业的电子档案管理工作提出了如下建议，以推动我国档案管理工作现代化发展与进步，提升档案管理工作的效率和质量。
（一）落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力。管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。
（二）更新电子设备，保证硬件系统的质量。在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保證电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
（三）建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥。大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
（四）落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏。大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
四、结束语
在数字信息技术高度发展的时代背景下，电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径，在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，强化管理人员的综合能力，为电子档案管理工作的高效开展提供保障，推动档案管理工作的开展。
参考文献：
[1] 李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23（16）：10-11.
[2] 苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）：125.
[3] 张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（5）：72-73.
电子档案办法范文第5篇
摘 要：计算机技术与经济水平的提升，使得我国交通事业逐渐向智能化、信息化方向发展，在档案管理上，已由纸质档案逐步转为电子档案。基于此，本文对高速公路电子档案的管理策略进行研究。首先阐述电子档案，然后分析高速公路档案实现电子化的重要作用，最后提出电子档案的有效管理策略，进而促进交通事业更好的发展。
关键词：高速公路;电子档案;档案管理
当前信息技术的不断更新，使得我国各个领域已逐渐实现智能化、信息化发展。在交通领域，随着交通线路与车辆的增多，高速公路档案管理人员的工作负担加重，因而发展高速公路电子档案可有效减轻档案人员的工作压力，提升档案管理质量。为了充分发挥电子档案的作用，管理者应当加强对电子档案的管理。
一、电子档案阐述
电子档案就是具备参考价值保存价值的一种归档电子文件，其需要相应元数据与信息软件的支持。而且电子档案是将电子文件归档的结果，改变了原有档案管理工作形式。另外，并非所有电子文件都可以转化为电子档案，只有电子文件符合以下条件，才可将其转化成电子档案。
第一，在日常工作过程中，自动化办公系统中会存有大量事务性文件，而此些文件中只有具备参考价值的文件才可转化成电子档案。同时还要根据国家相关规定，对文件的价值予以鉴定，明确其保管期限。第二，当电子文件生成后，要依照纸质文件处理流程对其进行处理。比如：在发文上，需要先编制好发文号，并经过领导签署确认后才可将其发出，同时电子文件要完成全部流转程序，再转化成电子档案并归档。在传统档案管理工作中，归档环节十分重要，因而对于电子档案而言，也要做好归档工作，从而实现集中、有效的保存，使其发挥出自身带有的价值作用与凭证作用。
二、高速公路档案实现电子化的重要作用
电子化管理不但是智能化管理与信息化管理的基础，同时还是第四次科技革命的重要特征。不论是十三五规划，又或是中国制造2025，都要明确信息化建设方向与要求。不管是纸质档案管理，或是纸质、电子方案并存管理，还是未来的云档案管理等，都要围绕电子化进行。
首先，高速公路进行电子档案管理是公路管理发展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年发展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高达5344公里，并且全省的84县市区都实现了15分钟上高速，路面密度为4.1km/100km2，位居全国第二位，已与发达国家持平。另外三纵六横的高速公路主结构已基本建设，可以与周边省市实现全面对接。由此可见，高速公路的管理行为得到了创新升级，这对于信息的组成、处理及存储等工作而言也产生了较大的影响，纸质档案已升级为电子档案，档案管理模式亟需转变。
其次，高速公路进行电子档案管理是服务提升所需。随着经济发展水平的提升，我国高速公路的服务体系愈发完善，在原有窗口服务、信息咨询以及清障救援等功能上增加了收费站、指挥中心以及路政科、12122平台，交通服务功能越来越丰富、立体，这也使得高速公路档案数量不断增多。而传统的纸质档案无法满足此种快节奏、多线程及高效率的服务需要，只有建立起电子档案、加大电子档案管理力度，才可支撑住众多档案信息。
最后，高速公路进行电子档案管理是行业监管所需，高速公路建设里程不断增多，工程档案资料也逐步增多，将传统纸质档案转变为电子档案，利用档案软件平台进行数字档案室建设，有利于提升监管单位管理效率。
三、高速公路电子档案的具体管理策略
1.高速公路电子档案的管理现状
首先，档案管理意识较弱。电子档案大多是由兼职人员进行管理，由于此些人员有其他工作，所以对于档案管理工作带有轻视态度。其次，档案管理基础设施建设不健全，无法满足现代工作所需。随着高速公路方案档案數量的增多，原有办公条件已无法适应现在管理工作量;加之缺少专用档案室与管理者，档案被分散在不同科室中，无法对其进行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路档案的数字化建设中，由于其进程较为缓慢，使得多数档案依旧为纸质档案，并且在电子档案建立少缺少相应资金、技术与人才的支持。在管理中，电子档案的格式与标准尚未统一，规范性差。最后，电子档案信息存在安全性较低。现阶段，信息传输业务逐渐发展为社会化与市场化，对于面向社会的多种信息服务而言，受到政务公开制度的影响，高速公路的信息数据已由全封闭变为半封闭，在未来可能会发展为全开放模式，这对于档案信息而言，信息安全问题逐渐凸显。加之网络具有开放性特征，电子档案信息易受到不法分子的使用，不利于电子档案管理工作的进一步开展。
2.建立健全相关档案管理制度
当前，信息技术和档案管理的结合使得档案管理呈现出多样化特征，若是缺少制度的规范，电子档案管理工作质量会受到影响。因此相关部门要结合国家有关法律规定及高速公路发展情况，建立电子档案管理标准，完善相关管理系统建设。第一，对于高速公路的电子档案而言，要建立健全档案利用审批制度，确保使用者在查阅并使用电子档案信息时符合法律规定，通过建立查阅、使用权限，可有效避免高速公路电子档案被滥用或乱传。第二，要建立健全电子档案信息管理体系，提升档案信息存储与利用的有效性。以信息共享方式，将各部门的高速公路档案汇集在一起，实现统一管理与存储;并对档案信息进行分析整理，以便满足不同部门及人员的使用需要。同时在进行电子档案管理时，做好纸质档案管理工作，实现电子、纸质档案并存，提高档案信息的真实性与可靠性，第三，要明确高速公路电子档案信息的文档格式，在记录档案信息时可保持档案整体格式统一，实现高速公路电子档案规范化管理。第四，要建立相适应的激励约束机制，加强电子档案建设力度与执行力度，促使电子档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。
3.加强高速公路电子档案的保存、维护力度
在电子档案管理中，要确保电子档案信息具有真实性、原始性特征。由于电子档案属于存在与磁光介质之中的一种档案信息，存储于电脑硬盘、U盘等载体中，在对此些档案载体进行保存时，要避免其接触到阳光、灰尘、强磁场以及有害气体等，以免损坏电子档案。在有条件下可配备防磁柜等，以此加强电子档案管理保护力度。与此同时，要定期对电子档案进行检查，由于电子档案会受到环境因素等影响，对于非外借的高速公路电子档案而言，要定期对电子档案本身及相关存储设备进行检测与维护;并且要将检测及维护记过记录在册，从而当出现问题时可以及时解决。除此之外，需要对高速公路电子档案进行等级划分，在借阅、使用档案时，不可跨级查阅，以此提升电子档案的安全性。而且需要对档案借阅、使用全过程进行实时跟踪监控，并生成录像保存，以便后期查证。
4.提高档案管理者的管理意识
在进行高速公路电子档案管理工作时，随着电子档案推广力度的增强，档案管理者要转变传统档案管理思想，深入理解电子档案管理对于经济社会发展的有效作用，进而提升其对电子档案管理工作的重视程度。另外，在信息化时代背景下，电子档案管理需要高素质管理人才的支持，所以在此时代下，档案管理者需要学习并具备更多的专业技能。有关部门要依照高速公路电子档案的实际管理状况，定期对管理者进行培训教育，从而使档案管理者了解并掌握先进的电子档案管理理念与知识技能，提高其责任意识，重视电子档案管理工作，在日常工作中规范自身管理行为。在培养高素质档案管理人才时，不仅需要其掌握管理知识，还需要其了解有关法律规定，可以熟练使用电脑进行管理。由上述内容可知，在高速公路电子档案管理问题上，其缺少专业管理人员，因而有关部门要扩宽人才引入渠道，进而吸引更多具备高技术水平的复合型管理人才，改善现有电子档案管理现状。同时要对在职管理者宣传新管理模式与办法，优化现有管理人员结构，以此使档案管理者适应电子档案管理需求。
5.确保电子档案处于安全网络环境之中
当前，许多领域已实现全网络办公，而病毒对于网络而言是强大的破坏者，会阻碍工作人员正常办公。对于高速公路电子档案管理工作而言，电子档案是依托于网络存在的，所以档案管理者要加强网络安全管理，以此确保电子档案不受病毒侵害。在抵御病毒问题上，市面上存在多种杀毒软件，360安全卫士、金山毒霸以及电脑管家等，在使用此些软件进行网络管理时，要从正规网址或应用商店中下载，避免下载到盗版软件;并且在使用过程中要及时升级软件，避免新型病毒侵入电子档案之中。另外，档案管理者要使用铭文密钥等方式保护电子档案安全;对于电子档案数据库而言，要定期更换用户密码，以此增加黑客解密难度，保证高速公路电子档案处于安全环境之中，不会被他人盗取使用。由此可见，有关管理者要提升自身技术操作能力，进而提高电子档案管理效率与质量。
结束语
综上所述，在对高速公路电子档案进行管理时，档案管理部门要建立健全相关管理制度;加强高速公路电子档案的保存、维护力度;提升管理人员档案管理意识;确保电子档案处于安全的环境之中，定期对档案存储设备进行检测与维护，从而提高高速公路电子档案管理效率与质量，推动我国交通事业可持续发展。
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电子档案办法范文第6篇
摘要：信息技术目前已在多个行业得到应用，电子档案的产生为高校档案管理工作带来极大飞跃。本文通过对电子档案含义、特点以及使用途径进行分析，结合其应用现状提出相应对策。
关键词：电子档案 高校档案管理 电子档案应用
校园信息化建设的快速发展使高校档案管理也随之进入信息化管理模式，这为高校档案管理带来极大便利，大幅度提高了档案管理的效率。然而，这既是机遇，也是挑战，电子档案管理模式的运用在享受成果的同时也面临着许多问题。
1 电子档案的含义与特点
随着信息技术的广泛普及，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
电子档案主要包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等，其具有区别于纸质档案的特点：实时共享性，电子档案摆脱了时间和距离的限制，能够随时随地进行共享;需借助计算机进行阅览与利用;传递速度较快;电子档案具有小体积、大容量和易保存携带特点。
2 电子档案使用的途径
电子档案比纸质档案快捷方便，并且其查准率与查全率也是传统纸质档案所无法相提并论的。但是，电子档案的利用必须建立在信息技术基础上，通过进行管理软件操作才能够充分展示其优越性。目前对电子档案的利用途径大致分为以下三大类。
2.1 对电子档案的直接利用。直接利用指通过利用档案检索部门的计算机与网络授权来实现直接查询档案的功能，这能使多位用户同时调取同一份档案。
2.2 提供复制。可复制是电子档案使用的第一途径，其目的是向使用者提供档案的原始状态，以确保其权威性。提供复制过程中，档案部门需要将电子文件转换为通用标准的文档存储格式，使用者可以通过软件及硬件平台进行显示。
2.3 通信传输。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。能够快捷有效地解决用户因地域性限制而无法及时到达档案所在地问题，因此通信传输是目前电子档案使用的重要方式之一。
3 电子档案在使用过程中的缺点与优势分析
近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。
3.1 电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：
第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及外围输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。
第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。
第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁;由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想;电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。
第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。
3.2 电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。
首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。
其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高;电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。
再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。電子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅助性，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。
4 加强电子档案管理的意义
加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。
4.1 能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。
4.2 加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。
4.3 加强电子档案管理能有效提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，电子档案将实物资料进行信息化，使海量原始档案能够通过计算机存储介质进行集中并利用互联网来进行传播，这就十分便于用户对信息的迅速筛选与查阅。通过加强电子档案管理能够为用户提供高品质的服务，通过拓宽知识面、及时沟通并学习新技术来增长电子档案管理技能，进而使档案管理工作能够将其社会效益和经济效益发挥到极致。
5 加强电子档案管理与应用的对策
加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。
5.1 通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子檔案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。
5.2 规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。
5.3 进行高校档案管理人员职业培训，加强其安全意识。定期进行必要的职业培训，使档案管理人员真正从思想上认识到此工作的重要性，提高其职业责任心的同时还应从技术上不断更新，以保证档案管理工作的安全性，使档案资料能够安全可靠，并最大程度上做好服务工作。
参考文献：
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作者简介：白敏（1982-），女，陕西宝鸡人，档案系列助理馆员，研究方向：档案管理。