办公室环境管理规定范文第1篇
一、何为办公自动化
所谓办公自动化, 主要指借助与计算机相关的各种技术设备, 以互联网为载体进行的办公室信息化管理工作。在办公自动化的应用下, 档案信息可以实现自动传输, 不同部门之间可以随意发送、接受信息, 并将其储存在自己科室的计算机中, 从而实现了信息的快速流通与多部门共享。可以说, 办公自动化的应用, 使得档案管理不再是传统的手工归档模式, 而是实现了“纸质档案”向“电子档案”的转化, 档案管理更加智能化, 管理工作更有效率, 甚至档案也在管理中实现了完整性和可靠性的要求。
二、办公自动化在实行中出现的问题
(一) 软硬件支持不足。
医疗体制改革及信息管理技术的发展使得许多医院开始采用电子自动化技术进行档案管理, 但是这种管理尚处于初始阶段, 相关基础设施不够完善, 在软硬件方面缺少相应的配备。比如, 医院若要实现高级的自动化办公, 必须要有相应的技术人员进行局域网的设置, 网络线路的铺设以及服务器的建立, 否则将无法创建数字化档案管理站, 档案文件难以借助数字化技术实现局域网内的在线接收, 高效率的档案管理工作也就难以实现。
(二) 人员素质普遍不高。
无论是传统的手工归档还是现阶段的信息化管理, 档案管理工作都具有非常明显的复杂性, 是一项系统性的工程。从事档案管理的人员, 除了要有丰厚的知识储备, 还要具备可靠的管理才能。可以说, 专业技术能力对于档案管理人员的工作能力是非常重要的, 无论是信息的编排还是网络安全的维护, 都需要扎实的专业知识来支撑。而当前医院在管理工作中所欠缺的正是这样的人才。
(三) 管理不规范、检索效率低。
档案文书在管理上不够规范是许多医院存在的问题, 诸如档案号乱用、卷宗分类混乱、案卷名称与实际不符等现象, 比比皆是。其中更有许多档案在编撰和归档时没有总结出相应的卷内目录, 一些卷宗即使进行了组卷管理, 却没有按照相关的管理标准实施, 这些又加剧了档案管理的不规范程度。
由于档案管理的混乱, 许多医院在文献档案的检索方面缺少应有的效率。首先, 对于实行人工检索方法的大多数基层医院而言, 前文所提及的档案管理不规范使得人工很难在短时间内实现档案的有效检出, 虽然这些管理人员立足于自身多年工作经验, 自行研制了可用于检索的工具, 但是他们通常存在着“检索工具运用越频繁则档案管理质量越高”的错误认知, 反而使得他们无法精益求精。其次, 对于实行电子检索方法的一些大中型医院而言, 虽然电子检索方式可以在一定程度上提高检索效率, 但是纸质档案的管理混乱使得电子化的档案多多少少也存在着相应的问题, 限制了电子检索的准确性和迅速性。
三、解决措施
(一) 建立健全档案管理制度。
针对办公自动化给档案管理带来的便捷, 医院应针对档案管理建立全面系统的管理制度, 将档案管理与文件管理糅合在一起, 使其呈现出统一的管理模式, 如此可避免越权问题的发生。除此之外, 还要针对档案管理的技术操作与业务流程制定统一的标准, 以此来确保各种类型的档案都可以被统一归档、统一管理。
(二) 加强素质培训、实施奖惩机制。
即使办公自动化的程度再高, 人力在其中也是必不可少的, 数字化的档案管理依然要依托人工操作来实现, 因此人员素质的高低依然对档案管理工作具有重要的意义。为了使档案管理能够与时俱进, 医院需要培养素质全面的人才, 通过交流学习和定期培训来提高其专业技能水平, 以便可以更好地应用办公自动化技术, 提高档案管理效率。除了技能培训, 医院还应该建立相应的奖惩制度与激励制度, 将管理人员的业绩与其自身的职称挂钩, 以此来调动其工作积极性, 更好地推行办公自动化, 确保档案管理的顺利进行。
(三) 领导给予重视, 加快档案的信息化速度。
对于档案管理及档案信息化, 领导应给予相应的重视, 以此使医院的档案管理可以迎合时代要求。简单地说, 首先要转变传统管理模式, 使档案实现资源的有效共享;其次便是将档案尽可能地信息化, 适当引进先进的软硬件设施, 将纸质档案导入到相应的信息管理平台之中, 实现档案的自动化管理。当然, 由于档案的数据化转化是一个不断积累的过程, 所以需要档案管理人员长期地坚持。
四、结语
面对信息化时代医院的发展需求, 其档案管理必须结合办公自动化发展方向进行档案的自动化管理, 本文对医院档案管理中出现的问题进行了阐述并总结了相应的解决策略, 仅供参考。
摘要：本文论述了办公自动化环境下医院档案管理的相关问题。提出办公自动化在档案管理过程中出现的难点以及解决措施。
关键词：办公自动化,医院,档案管理
参考文献
[1] 李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘, 2015 (78) .
[2] 杨永丽.刍议办公自动化环境下医院档案管理工作[J].才智, 2015 (32) .
办公室环境管理规定范文第2篇
一、电子档案是医院办公自动化的发展趋势
电子文件最早出现在欧美等发达国家, 是西方国家互联网技术的优势催生的必然性。不但可以提高办公效率, 而且使办公信息的处理显现出高效率、高速度和低费用的优势, 办公自动化是提高管理效率的重要手段, 以通讯和协同操作、协调运行为技术基础, 解决日常行政事务, 如会议管理、日程安排、手机短信通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现, 收发文也从传统的方式向自动化方式进行。科室间传递信息的重要工具, 及时了解医院发展动态的主要平台, 对文件进行系统性地管理, 快速、准确地为领导提供数据, 为领导作重要决策提供依据。办公自动化系统所产生的电子档案, 对医院的发展有着举足轻重的地位, 只有充分认识到电子档案的价值, 才能对医院档案管理工作的开展起到推动作用。
二、办公自动化环境下电子档案管理的优点
办公自动化环境下, 电子文件与纸质文件相结合, 充分发挥两者的优点, 办公文本同步整理和归档, 令医院办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化的转变, 最明显的效果是提高了工作效率, 节约办公成本, 最大化的利用医院资源。
(一) 提高工作效率。传统的档案管理运用手工操作管理档案, 既费时又费力, 还存在一定的差错, 以至于档案工作烦琐。办公自动化运用计算机技术和网络技术的信息处理能力, 更好地收集文件, 储存, 统计数据和查阅信息, 使档案工作变得简单, 井然有序, 有效地提高了工作人员的办事效率。由传统的集中立卷改变为随时立卷, 使文档不积存, 及时归档。
(二) 资源共享便利。传统的文件查找会有一定的局限性, 造成资源浪费。通过办公自动化平台可随时随地进行信息的交流和共享, 使档案的利用变得更加方便和高效, 可及时、同时了解各部门的工作动态, 以便做出及时准确的决策。档案利用过程中对文档做出及时的响应和处理, 保证了档案的查全率和查准率。
(三) 信息传递及时。文件以往通过人工传递、邮政传递, 受到了距离、时间上的阻碍, 影响了信息无法及时传达, 也有因为工作人员疏忽导致文件滞留、传递丢失等现象以致此项工作无法正常运行。通过办公自动化后, 电子档案通过网络可进行传递信息, 提高了文件传递的时效性, 使医院及时完成工作。
(四) 利用方便快捷。以往查阅档案都是手工调卷, 办公自动化可提供多渠道、多路径的网络环境下的在线服务, 可通过部门查询、关键字查询、日期查询等多种方式, 向利用者提供在线目录查询和全文浏览服务。
三、办公自动化环境下电子档案管理的存在问题及对策
(一) 电子档案的统一标准, 规范管理
1.文书管理与档案管理基本上是不同部门管理的, 文书部门处理文件的前期工作, 档案部门负责接收, 整理, 归档工作。在管理上要规范体制, 实行文书管理与档案管理统一领导, 统一规划, 同步发展。档案部门与文书部门要相互配合共同处理, 确保各工作环节都能顺利进行。
2.制定业务流程标准, 必须实行电子档案与纸质档案统一、规范管理, 电子文件以档号命名, 在纸质档案整理编目过程中使用相同的档号进行归档, 档案系统中以同一存址, 同一文件按档号对该文件进行挂接, 这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用, 又可以解决档案的提供利用和资源共享问题, 达到互补的目的, 使档案更好的发挥其作用。
3.统一技术操作标准。在进行流程设计时, 采用兼容性强、应用性能好的系统, 并对关键技术参数、技术标准进行统一处理, 包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等, 确保不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。
(二) 电子档案的安全因素
1.电子档案给用户带来利用便利和快捷的同时, 其信息安全也面临着威胁。电子档案共享是通过网络来实现的, 然而当前网络安全问题日益突出, 增加了文件的安全隐患。医院应积极应用计算机、网络等信息化手段, 建立档案安全预警预报信息网络, 建立健全应急指挥和保障体系。
2.办公自动化下的电子档案虽然有很多优点, 但纸质档案同样重要, 网络环境下电脑容易感染病毒, 破坏文件内容, 导致文件无法打开, 给医院造成损失。由于电子档案信息记录的原理和纸质文件不同, 对载体的选择和保护仅仅是保护电子文件的基础, 还需采取多种先进的信息安全技术和措施进行保护, 考虑到计算机、网络等信息技术以及电子文件的特性, 还应采取信息安全防范、信息加密技术、信息认证技术、防治计算机病毒、信息备份、网络安全等手段来防护。
3.与纸质档案不同, 电子档案可以不留痕迹地进行修改, 将文件通过网络同时发送给多位用户, 造成文件信息泄密。工作人员在处理文件时应该将文档转化成PDF格式, 添加防伪水印, 加盖电子公章, 采取电子签名, 对需要加密文件进行加密保存。采用访问控制、权限控制、防写等技术手段和严格的管理措施, 加强对电子文件的全程监管。以限制用户只能读取信息, 无法对电子文件进行修改、复制等操作, 以确保电子档案的真实性, 安全性。
(三) 对工作人员的要求。办公自动化环境下, 档案工作发生了变化, 档案部门不再是独立的, 需要与各部门沟通, 与其他工作人员配合, 才能更好地做好档案工作。要提升档案工作人员的综合素质, 帮助提高对电子档案的意识, 加强档案专业知识、档案软件、办公自动化软件的学习, 提高对文字的处理能力, 熟练办公自动化操作流程, 从而增强业务能力和管理水平。使工作人员既具备全面的档案专业素质, 又具有较强的计算机信息系统操作能力。
(四) 电子文件的归档工作中的措施。明确归档范围, 严格执行归档制度。按照归档时间要求, 做到及时归档。只要电子文件已经完成处理程序, 构成其证据价值的信息便已齐备, 就可以实施归档。归档应分两步进行, 对实时进行的归档先做逻辑归档, 然后定期完成物理归档。在归档工作过程中, 要充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素, 确保归档电子文件的真实、完整、规范、有效。
四、结束语
办公自动化环境下, 医院电子档案实行资源共享, 提高了工作效率, 保证了档案的真实、完整性, 提升了文档管理水平。工作人员应该不断更新知识, 从而提高自身素质和业务能力, 更好地利用办公自动化的平台, 把档案管理工作推向更高的阶层。
摘要：随着科学技术的发展和医疗水平的提高, 医院电子档案应用办公自动化管理, 提高了工作人员的办事效率, 及时地传递文件信息, 随时随地可共享、交流信息, 对工作的进展及时掌握, 顺利完成任务, 体现了办公自动化对电子档案管理具有重要而现实的意义。
关键词：电子档案,办公自动化,医院管理
参考文献
[1] 宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案, 2010 (2) :59-60.
[2] 胡桂周, 鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案, 2013 (2) :33-34.
[3] 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (1) :26.
办公室环境管理规定范文第3篇
幼儿园班级环境、区域布置评价标准
1、整体环境适合本班幼儿的年龄特点。
2、大环境色彩鲜艳、和谐、富有美感。
3、环境中主题墙布置教学特色明显，教育性强，气氛浓厚。20分
4、环境能体现孩子的主体性。
5、环境能结合季节课程要求，内容丰富。
6、游戏区域布置别致，并有操作性。(3个以上)
7、游戏材料丰富，孩子收放方便。
8、自然角布置有意义。 一.主题墙饰
班级的墙饰以主题墙饰为主。
1.墙饰选择的主题应适合本班儿童的年龄特点，具有教育性、趣味性、儿童化、可操作的特点。
2.主题墙饰是为主题教学服务的场所，应充分体现幼儿在主题学习过程中的认识变化过程，可以是幼儿的问题、采访、解答，也可以是主题相关的知识点画面，还可以是幼儿学习过程中的实录(照片、观察记录、个人作品、语言表达等)。
(1)教师在主题墙饰中所起的作用应保证知识点先期引发、幼儿后期经验及时交流，并合理规划、美化装饰主题墙饰的画面，使其具有教育与装饰功能。
(2)主题墙饰的保留时间一般为1-3周，随着新的主题的生成，过去的主题墙饰自然被替换，但须做好旧主题墙饰收集(以照片的形式，要求格式为gpj结构。
二.活动区
班级活动区域以3--5个为宜。
1.区域之间有合理的隔断和距离，利于幼儿的行为和操作，不相互干扰。 2.每个区域有明显的图文标记，能激发幼儿参与活动的兴趣，暗示幼儿可以进入的人数与规则要求。
3.配合主题，区域里的操作材料应不断变换，区域环境中应有合适的画面解释，暗示新出现的操作材料的使用方法。
4.区域中有合适的空间摆放、展示幼儿的作品。 三.自然角评分项目的说明
1.科学性
所陈列的内容，是根据科学教育的要求和内容、各年龄班幼儿的认识水平等，从周围环境里，广泛的自然物中，有选择地、集中地、分层次地展示在自然角中，有助于幼儿进行自由的、随时的、细致的观察与探索、形成感性经验。
2.教育性
摆放在自然角的物品根据幼儿年龄特点有明确的观察目的。小班在自然角种养的动植物，能根据气候、季节特点以及幼儿的能力与兴趣，有明确的种养目标;中班分组种植植物，幼儿可以分类对比观察。大班种植的植物幼儿可以通过对自然角的观察，能了解动植物生长发育的某一过程或全过程，以及动植物的生长、生活的习性等。例如：能观察到蚕生长的全过程(卵、幼虫、蛹、成虫四个不同生长时期);想了解种子发芽，就要等种子发芽，长出真正的叶子。
3.参与性
幼儿熟悉、喜欢班级的自然角，每天能自发地去观察并及时发现自然角动植物的变化，报告新发现，提出新疑问。
4.丰富性
自然角包括了观赏区、种植区及实验区的设置。每个区域陈列的物品不少于4-5种，每种数量足够幼儿观察。
5.美观性
能利用自然物不同的颜色、形状，进行合理搭配，营造美的氛围，并适当、合理地利用废旧材料作种植、饲养的器皿，衬托出自然物朴实的美。
6.创造性
用与众不同的创设手法，更大程度地发挥自然角的教育效益。
7.安全性
办公室环境管理规定范文第4篇
幼儿园班级环境、区域布置评价标准
1、整体环境适合本班幼儿的年龄特点。
2、大环境色彩鲜艳、和谐、富有美感。
3、环境中主题墙布置教学特色明显，教育性强，气氛浓厚。20分
4、环境能体现孩子的主体性。
5、环境能结合季节课程要求，内容丰富。
6、游戏区域布置别致，并有操作性。(3个以上)
7、游戏材料丰富，孩子收放方便。
8、自然角布置有意义。 一.主题墙饰
班级的墙饰以主题墙饰为主。
1.墙饰选择的主题应适合本班儿童的年龄特点，具有教育性、趣味性、儿童化、可操作的特点。
2.主题墙饰是为主题教学服务的场所，应充分体现幼儿在主题学习过程中的认识变化过程，可以是幼儿的问题、采访、解答，也可以是主题相关的知识点画面，还可以是幼儿学习过程中的实录(照片、观察记录、个人作品、语言表达等)。
(1)教师在主题墙饰中所起的作用应保证知识点先期引发、幼儿后期经验及时交流，并合理规划、美化装饰主题墙饰的画面，使其具有教育与装饰功能。
(2)主题墙饰的保留时间一般为1-3周，随着新的主题的生成，过去的主题墙饰自然被替换，但须做好旧主题墙饰收集(以照片的形式，要求格式为gpj结构。
二.活动区
班级活动区域以3--5个为宜。
1.区域之间有合理的隔断和距离，利于幼儿的行为和操作，不相互干扰。 2.每个区域有明显的图文标记，能激发幼儿参与活动的兴趣，暗示幼儿可以进入的人数与规则要求。
3.配合主题，区域里的操作材料应不断变换，区域环境中应有合适的画面解释，暗示新出现的操作材料的使用方法。
4.区域中有合适的空间摆放、展示幼儿的作品。 三.自然角评分项目的说明
1.科学性
所陈列的内容，是根据科学教育的要求和内容、各年龄班幼儿的认识水平等，从周围环境里，广泛的自然物中，有选择地、集中地、分层次地展示在自然角中，有助于幼儿进行自由的、随时的、细致的观察与探索、形成感性经验。
2.教育性
摆放在自然角的物品根据幼儿年龄特点有明确的观察目的。小班在自然角种养的动植物，能根据气候、季节特点以及幼儿的能力与兴趣，有明确的种养目标;中班分组种植植物，幼儿可以分类对比观察。大班种植的植物幼儿可以通过对自然角的观察，能了解动植物生长发育的某一过程或全过程，以及动植物的生长、生活的习性等。例如：能观察到蚕生长的全过程(卵、幼虫、蛹、成虫四个不同生长时期);想了解种子发芽，就要等种子发芽，长出真正的叶子。
3.参与性
幼儿熟悉、喜欢班级的自然角，每天能自发地去观察并及时发现自然角动植物的变化，报告新发现，提出新疑问。
4.丰富性
自然角包括了观赏区、种植区及实验区的设置。每个区域陈列的物品不少于4-5种，每种数量足够幼儿观察。
5.美观性
能利用自然物不同的颜色、形状，进行合理搭配，营造美的氛围，并适当、合理地利用废旧材料作种植、饲养的器皿，衬托出自然物朴实的美。
6.创造性
用与众不同的创设手法，更大程度地发挥自然角的教育效益。
7.安全性
办公室环境管理规定范文第5篇
环境卫生整治工作
2011年春节即将来临，为进一步改善全区城乡环境卫生面貌，让广大城乡居民群众在干净、整洁、和谐、优美的环境中欢度佳节。近期，要求各乡镇、各街道、各部门紧急行动起来，精心安排，紧急动员，全力开展环境卫生整治工作。当前，全区城乡环境卫生脏、乱、差的现象依然严重，特别是农村道路沿线、集镇区、集贸市场、居民巷道随意堆放垃圾的现象十分严重，居民房前屋后“四堆”(土堆、粪堆、草堆、垃圾堆)现象依然存在，集镇区和集贸市场车辆乱停乱放、商户占道经营的情况比较普遍，城区背街小巷和农村集镇区乱涂乱画、乱张乱贴现象随处可见。以上问题的存在，严重影响着城乡居民的健康和生产生活质量的提高，影响着全区社会经济发展和城乡文明形象，影响着社会主义新农村建设和良好的节日氛围营造。因此，各乡镇、各街道、各部门一定要把城乡环境卫生整治作为当前各项工作的头等大事来抓，通过近期的集中整治活动，使全区的环境卫生面貌有一个根本的好转。
一、加强领导，精心部署。开展春节期间环境卫生集中整治活动室当前全区上下非常紧迫而重要的一项政治任务，也是全面改善城乡环境卫生面貌，建设社会主义新农村的实际需要。各乡镇、各街道、各单位要进一步提高认识，转变观念，把春节期间开展环境卫生整治活动作为全区“创先争
优”和精神文明建设的一项重要内容狠抓落实，要切实加强领导，精心安排，周密部署，强化措施，落实责任，各乡镇、各街道主要领导要亲临一线，坐阵指挥，及时解决辖区内环境卫生整治中的难点、重点问题，分管领导要把主要精力投入到环境卫生整治当中，认真落实环境卫生整治的各项任务。要制定具体的工作措施，层层分解任务，责任到人，扎实开展整治工作，迅速掀起整治高潮，确保整治活动取得实效。
二、广泛宣传，全民动员。各乡镇、各街道、各部门要充分利用黑板报、专栏、横幅、传单等方式，大力宣传当前环境卫生整治活动的重要意义和具体要求，营造良好的环境卫生整治氛围。要通过形式多样、内容丰富、群众喜闻乐见的健康教育宣传活动，增强广大居民群众的卫生健康意识，引导城乡居民形成良好的卫生习惯，自觉地同不卫生、不健康的行为作斗争。要广泛动员广大居民群众立即行动起来，积极参加环境卫生整治活动，形成全民动员、人人参与城乡环境卫生整治工作的强大合力，促进环境卫生整治工作的有序开展。
三、明确责任，全力整治。各乡镇、各街道、各部门要按照区委、区政府办公室《关于开展冬春季城乡环境卫生集中整治活动的通知》要求，明确工作任务，突出整治重点，强化工作措施，落实工作责任。区住建、卫生、商务、工商、公安、环保、农牧、水务等各有关部门要按照各自的工作职责和工作任务认真开展相应的工作。各乡镇、城区各街道办
事处要安排辖区各机关、学校、企事业单位开展大规模的卫生清洁活动，清洁办公楼、单位院内外、室内外环境卫生，清理门房、收发室、单位死角积存的垃圾，擦洗房屋门窗玻璃，清洁单位公共厕所，清理清扫卫生死角，全面落实环境卫生整治任务。
四、加强督查，务求实效。开展春节期间城乡环境卫生整治工作是一项难度大、任务重的群众性工作。各乡镇、城区各街道办事处要在做好清理整治的基础上，强化督促检查，全面落实责任制，切实做到对环境卫生整治工作有安排、有行动、有检查、有落实。在环境卫生集中整治活动期间，区上将成立环境卫生督查组，由四大班子领导带队深入各乡镇、各街道对环境卫生集中整治活动情况进行督查。对领导重视、安排具体、工作扎实、效果显著的乡镇和街道要进行通报表扬，对整治活动重视不够、措施不得力、行动迟缓、效果不明显的乡镇和街道要在新闻媒体上进行曝光，并追究主要领导的责任。同时对没有完成环境卫生整治任务的乡镇、街道领导和干部不得放假，直至完成整治任务之后才能放假过节。
办公室环境管理规定范文第6篇
一、学院办公室工作体系与人-机-环境系统相似性分析
(一) 人-机-环境系统简介。所谓人-机-环境系统, 是指由人、机和环境三要素所构成的一种复合系统。人-机-环境系统主要强调要正确合理地处理人、机、环境三大要素的关系, 并且深入研究三大要素之间关系最优的一门科学。人-机-环境系统的研究对象是人、机、环境, 研究目的是把人、机、环境三者有机结合, 充分地发挥人的作用, 最大限度地为人提供他所需的机和环境, 并且使人的工作效率达到最高。人-机-环境系统中的人是指活动的主体, 是指作为工作主体的人, 人应该始终有意识、有目的地操纵物 (机器、物质) 和控制环境, 同时又接受其反作用;人-机-环境系统中的机, 是广义的机, 是指人所控制的一切对象的总称, 它包括劳动工具、劳动手段、机器 (设备) 等所有与人相关的物质因素;人-机-环境系统中的环境是指人、机共处的特定工作条件, 包括自然环境、人造环境和社会环境等。
(二) 办公室工作体系中的“人-机-环境”系统简介。在学院办公室工作中, 也包括有人、办公设备和办公环境。这一系统中的人是指学院领导、办公室工作人员、学院教师及学校其他相关部门人员等;办公设备泛指一切与办公室工作相关的设备, 比如电脑、打印机、复印机、传真机、电话及一切相关办公用品等。办公设备是办公室工作能够顺利进行的前提和保障;办公环境是指一切作用和影响办公室工作的各种因素的综合, 主要包括人文环境和自然环境, 具体来说, 是指办公室工作体系中所有办公室工作人员所处的环境。这里的人文环境包括教育、教学及学校人机关系等;自然环境包括办公室所在位置、办公室布局、办公室内部的装修设计及室内光线空气等。办公环境是整个办公室工作系统不可缺少的因素, 该系统的最终目的是使整个学院的办公、教学有序地发展, 从根本上提高学院整体的影响力和凝聚力。
二、人-机-环境系统理论与学院办公室工作体系耦合模式分析
通过该论文第一部分相似性的分析可知, 学院办公室工作体系可以作为一个人-机-环境系统。办公室工作体系中各因素相互联系、相互制约, 共同构成一个复杂的人机环境系统。为使该系统的综合效能发挥至最佳, 为使该系统能够正常有序地发展, 需要对系统中的人、机和环境进行功能分配, 并充分发挥其各自作用。
(一) “人”的功能。在学院办公室工作体系下的人-机-环境系统中, “人”所起的作用, 主要是沟通、协调、传达。学院办公室作为一个学院党政行政综合部门, 人所起的作用主要是信息接收传达、沟通协调及做好服务等, 具体来说, 就是要为学院党政领导、学院老师及学校相关职能部门做好各项服务工作。而所有这些就必须要求办公室工作人员把“服务大局、服务集体、一切以集体利益为重”作为一个学院办公室工作的出发点和落脚点, 做好沟通、协调、传达。
(二) “机”的功能。在学院办公室工作体系下的人-机-环境系统中, “机”所起的作用是为办公室工作人员提供知识, 提供各类信息, “机”的好坏直接影响到办公室工作人员的工作效果。结合学院办公实际应用的背景环境, 机 (各类办公设备) 应是实施和保障学院办公教学活动的所有硬件、软件的统称, 是学校建设的物质基础, 是实施办公教学活动的基本手段。信息化时代, 办公装备的水平已经成为学校现代化的重要标志, 以信息技术装备为支撑的现代办公教学, 不仅需要办公室工作人员角色、办公模式等的转变, 更需要学院领导、教师的实践参与, 与教师互动, 与知识信息互动, 与承载办公信息的办公装备互动。
(三) “环境”的功能。环境是办公室工作的客观因素及外部条件, 环境是构成办公室工作完整体系的重要组成部分, 并对整个学院的办公与教学产生重要影响, 办公室工作体系中环境因素影响到人与机各自功能的发挥, 它的作用贯穿与整个办公教学过程。办公室工作环境作为办公人-机-环境系统中环境的因素, 其对人的发展起着潜移默化的作用。以系统论的观点来看, 办公环境是一种相对于办公中人的外部条件因素, 首先, 办公环境是指围绕人周围的一切情况、条件和事务, 这些情况、条件和事物能够作用于人, 并对人造成一定的影响。其次, 办公环境是指办公中人-机-环境系统赖以存在和发展的全部外部条件的总和, 包括校园物质环境如学校建筑、办公室设施等, 以及社会心理环境, 如人际关系、校风院风等。
三、结语
综上分析可知, 学院办公室工作体系就是一个简单的人-机-环境系统, 对于学院办公室工作体系来说, 要使学院办公室工作效果达到最佳, 既要充分发挥人-机-环境各个要素的功能, 尤其是“人”的协调、沟通、传达功能, 又要注重整个系统的功能。所以要想把学院办公室工作干好, 要想成为一名合格的办公室工作人员, 办公室工作体系中“人”的作用是至关重要的, 这里的“人”必须是一个负责内务的管理员, 是一个上情下达、下情上报的信息员, 是一个会出主意、出好主意的参谋员, 是一个学院和队伍形象的通讯员。办公室工作体系中的“人”要做好会撰写党政文件的文书角色, 要做好联系内外, 沟通上下, 协调左右的中介角色, 要做好领导及单位的代言角色, 要做好学院外联络的外交角色。
总之, 要想把办公室工作做好做得有特色, 并且能够取得一定显著成效, 就需要在以后的工作中继续努力学习, 勇于创新、勇于开拓、不断总结经验教训;就必须要充分发挥办公室工作体系中“人”的作用。既然决定从事这份工作, 就要热爱这份工作, 就一定要保持一种宁静淡泊的心境, 就要充满激情并且有耐心, 就要勇敢面对办公室繁杂工作的挑战, 快乐地生活, 愉悦地工作, 努力开创学院办公室工作的新局面。
摘要：针对学院办公室管理的特点, 引入人-机-环境系统, 构建了基于人-机-环境系统视角的办公室工作体系。从人-机-环境系统的角度分析了学院办公室工作中“人”“机”“环境”各自的作用, 最后得出结论, 要使学院办公室工作良性发展并且富有成效, 不仅要发挥人、机、环境各要素本身的性能, 尤其是办公室工作中“人”的作用, 更要注意这三大要素之间的相互关系、相互作用、相互影响。
关键词：办公室工作,人-机-环境系统,工作体系
参考文献
[1] 王晓春.浅谈办公室人际关系的协调[J].办公室业务, 2011 (2) :43.
[2] 孙雪花等.从人-机-环境系统理论的角度浅析外语教育体系[J].广西教育学院学报, 2011 (2) :177-181.