保密局档案管理员工作计划范文第1篇
科研档案中有包含着涉及国家安全和利益、经济数据等内容，保密工作至关重要。科研档案保密工作的任务是科研档案管理工作人员的神圣职责，也是工作中重视的内容。我们要在工作中不断地积累经验，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使科研档案得到充分合理的利用。
科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术研究活动的真实记录。也是科学技术储备的重要形式。随着“科技兴国”战略的实施，承担更多国家重点科研任务和经济建设的重大项目是科研工作的重要方向。近年来，在国家科技攻关项目、重大基础性研究规划和高新技术计划的推动下取得了一批重大科技成果，获得了海量的基础数据。部分科研档案涉及国家经济、军事、国防、科技等方面的内容，一旦泄露将直接危及国家的根本利益。因此，涉密科研档案具有保密性和利用限制性，这就涉及科研档案的保密和利用工作。如何实现涉密科研档案信息资源的合理利用，既充分发挥涉密科研档案的价值，又保证涉密科研档案信息的安全，是科研档案管理工作人员的一项非常重要的工作。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是科研档案管理人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，使科研档案得到充分合理的利用。
一、 科研档案保密工作面临的问题
关于科研档案保密方面的法律法规体系还不健全，虽然保密部门建立了保密规定，档案管理部门也建立了一系列科研档案管理的相关制度，包括涉密科研档案的管理规定，但由于监督机制不完善，因此，执行起来力度不够，给科研档案管理人员依法办事带来一定的困难，也对科研档案的保密工作十分不利。
保密意识淡薄，长期的和平环境使科研档案管理人员和科研人员的保密意识淡薄，特别是科研业务人员忙于业务，使用涉密资料时往往放松了对安全隐患的警惕，忽略了保密意识，在互联网计算机工作使用过程中很容易失密。
硬件设施投入不足，由于受科研档案库房条件限制，将涉密科研档案和普通科研档案混同存放，未采取任何专门的保管措施，从而存在失密的隐患。
一方面由于受传统的保密观念影响，日常管理上存在 “重保管轻利用”，造成大量有价值的涉密科研档案难以实现价值。另一方面对其保管的注有密级的科研档案没有定期解密制度，有的科研档案即使有保密期限，到了解密期后也不能及时做好解密工作，而一直作為秘密或机密科研档案保存着，影响了涉密科研档案的利用。
二、如何做好科研档案的保密利用工作
加强制度建设与管理措施。科研档案既要保密又要利用，科研档案保密的法制建设是必不可少的一项政策性和规范性的工作。只有建立完善的科研档案保密法治制度，才能实现科研档案保密工作法制化、规范化。同时还必须要加大监督执行力度，要有严格的管理制度和与之相配套的措施作为保障。有制度没措施，执行起来就不会落到实处。反之，有措施没制度，则难以长期坚持执行。建立科研档案保密制度，完善保密防护措施，建立科研档案阅览制度、外借制度、复印等制度。并根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在大力开展科研档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。此外，为保证各项制度和各项措施的落实，还需建立由主要领导和职能部门组成的保密工作领导小组，定期监督检查指导。由于有多项制度和措施保证，科研档案保密与利用有章可循、有条不紊，收到较好的实效。
加强密级科研档案的管理。涉密科研项目档案管理对科研档案管理人员素质提出更高的要求，涉密科研档案它关系到国家的安全，关系到军事活动和经济发展的成败。涉密科研项目档案管理不同于一般科研项目档案的管理，为确保保密科研材料的安全，必须管理好涉密科研档案。首先涉及国家秘密的科研档案应单独存放。要设带锁的移动密集架、带密码锁的保险柜，从保管条件上确保涉密科研档案的安全。二是提高科研档案管理人员的素质。科研档案管理人员不仅具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，还要有严谨的工作作风和有业务素质，熟悉所保管的科研档案内容，熟悉档案法规。对所保管的科研档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。三是加强涉密科研档案的日常管理。涉密科研档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定程序办理，必须经指定领导人、保密部门审批，认真履行登记、签字手续。否则，任何人无权擅自调阅。涉密科研档案使用完毕后应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
加强电子科研档案的管理。随着档案信息化建设的发展，电子档案已经成为科研档案的重要组成部分。做好电子科研档案的保密和开发利用工作，不仅要做好防消磁防损坏工作，还应根据电子科研档案内容的秘密等级进行有效管理。同时，要创造必要条件，提高科研档案工作者科学技术水平，特别是计算机网络保密知识。加强对计算机信息系统的保密管理，做好内外网分离工作，定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网，做到专机专用。内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等，使科研档案的保密利用工作取得较好的收效。
加强科研档案库房科学管理。档案库房的科学管理是做好科研档案保密、维护科研档案安全工作的重点。按照国家有关规定档案库房应单独兴建。但不具备单独修建条件的单位，也要注意档案库房的设置。尽量做到档案库房与办公室分开，库房与阅览室分开，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控等防盗设施，配置去湿机、粉碎机和防磁柜等专用设备。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，避免客观条件为科研档案保密增加风险。这是做好科研档案保密、维护科研档案安全的基本保障。
正确处理科研档案保密与利用的关系。科研档案的保密与利用是辩证统一的关系，应正确处理两者之间的关系。重大科研项目档案涉及国家秘密，这就要求科研档案管理部门在努力开发科研档案信息、提供利用的同时，加强对科研档案的保密工作。因此，科研档案利用过程中必须严格遵守科技保密原则，在保守秘密的情况下合理利用涉密科研档案。此外，正确的划分保密范围是利用涉密科研档案的前提，科研档案的价值具有时效性，如果定密不科学，只标密级不标保密期限，由于保密时间太长，造成大量涉密科研档案在解密之前已失去使用价值。所以，规范涉密科研档案资料和科学定密，可以实现涉密科研档案的合理利用。
总之，涉密科研档案的保密与利用是科研档案管理工作中遇到的实际问题，如何做好涉密科研档案信息资源的合理利用，是科研档案管理人员的重要内容。在做好涉密科研档案保密的基础上，划定正确的保密范围，科学定密，及时调整密级，科学管理，是实现涉密科研档案的利用价值所在。与此同时， 要大力开展科研档案保密利用宣传教育，加强科研档案保密法制教育，增强广大科研人员的保密法制观念。特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行科研档案保密和利用教育。必须切实加强科研档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，确保涉密科研档案在利用过程中的安全。
（作者单位：国家海洋环境监测中心）
保密局档案管理员工作计划范文第2篇
摘 要：本文围绕档案利用过程中的保密工作，探讨在新时代中如何做好档案保密工作，使用何种方式去实践档案保密性，旨在寻找人工和电子相结合的合理档案利用的保密措施。
关键词：档案利用 档案保密 电子设备 档案工作人员
档案保密是档案利用开展的一项重要工作。做好档案利用中的保密工作，应结合时代，在电子设备和人员配置上共同探讨相应的方式，真正让档案利用服务大众。
档案实际作用的发挥，在于让档案用户获得所需的档案信息，即档案利用。做好档案利用工作不仅是档案工作中的重中之重，而且也是档案工作的价值所在。然而在档案利用过程中也应严密注意因档案时限、特殊材质或机密材料等所要求的保密工作，即档案保密工作。在档案保密工作中除妥善运用好档案保密工作的机制，也需要适时吸收新的档案技术和先进经验。良好的保密工作能够最大限度发挥档案的价值，提升档案保密工作的质量，由此更好地助力档案利用工作，为档案利用工作服务。
档案保密工作属于档案管理工作的分支，是在档案的记录、保存、留档等过程中，根据档案文件的性质和时限的不同，被规定实行不同的保密措施并实行的工作。在之前的档案利用过程中，保密工作更多地体现在被动型的需求中，需求人员需要利用档案，由此在被动的需求产生之后，才开始进行档案保密工作。在被动档案保密工作中设立的查询档案人员登记制度、档案保管员制度以及要害岗位保密安全责任制等都是常见的档案保密机制，但仅适用于过去信息技术落后的情况，这些制度能够从档案室的大范围上做好档案保密工作。
随着社会快速发展，档案文献种类繁杂，发文速度加快，社会对于档案利用工作也提出了新的和更细致的要求。与此同时，档案保密工作也必须顺应时代的发展，不断探索新的发展趋势和工作方式。
一、合理利用信息技术和电子设备
如今，随着网络技术的普及，档案工作及档案保密工作也有了新的发展。档案利用工作越来越向主动服务靠拢，即在做好档案保密工作的同时，及时开放快到期限的档案，主动地供需求人员查询。同样新研发的档案软件的运用简化了档案登记制度和档案阅读的步骤，减少了档案工作员的工作量，也便利了用户使用档案，档案的原件得以最大化的保存。档案利用制度一般有借阅制度、外借制度、复制制度等，由于利用人员利用档案的性质不同，相应的审批手续也不相同。
在做好档案利用工作的前提下，电子档案保密工作事项应注意以下三项内容。
一是阅前，合理运用电子技术，重要档案文献应第一时间备份留档，保存完善文献原件。在人员查询前，应明确档案利用的各项规章制度，提醒利用人员遵守。
二是阅中，电子产品的应用应局限在档案室内的办公器具，查阅时尽量不使用，档案室内应安装摄像头或其他装置，留存影像资料，及时获知利用人员的利用情况，保证档案不泄密，不外流。
三是阅后，修正电脑，方便下一位人员的查询，同时查阅电脑记录，确保档案的保密性。
二、合理配置档案工作人员
电子设备的运用也应配置合理的人员管理，档案工作人员是规章制度的实践者，应具有较高的业务能力、工作能力、文化素质和思想素质。所以，档案工作人员在工作中也应注意三项内容。
一是事前在档案期限到期前及时关注并审批保密时限档案，遵守档案审批程序，档案审批步骤应连同领导分级审批，第一时间把快到时限的档案进行利用，避免出现因逾期使保密档案无用武之地的情况。建立配套档案年鉴或档案资料库的档案馆，可设立相应的专职人员来负责，定期更新档案文献，提前做好档案的审批工作。
二是事中观察揣摩利用人员的心理，由于利用人员的利用情况不同，档案工作人员应具备相应的洞察能力。对于违规人员的行为，应及时提醒，避免文献的损坏。同时防止利用人员对档案文献的私自更改、涂抹或撕毁，要注意保护档案。
三是事后阅后审查，对于档案文献损毁严重的违法行为应主动及时报告相应领导，请领导及时制定措施和补救办法，最大限度挽回损失。
三、合理制定档案保密制度
俗话说：没有规矩不成方圆。对于要求严谨细致的档案保密工作更是如此。档案保密工作制度和档案利用工作是相辅相成的，良好的档案保密工作制度对于提升档案利用工作的效率效果明显。当今的档案保密工作制度涉及三个方面。
一是分区负责制。档案工作人员制度除了日常的考勤制度之外，可采取分区责任制，即将档案馆根据空间、条目或保密轻重程度划分为各个区域，相应的档案工作人员负责相关区域。分区责任制简化了档案工作保密工作的难度，同时档案如果发生泄密情况，可最快找到相关区域的负责档案工作人员，明确责任，有利于快速采取有效措施，从细节提升档案保密工作的质量。
二是档案工作人员的奖惩制度。档案是为人利用、为人服务的，所以档案工作人员在档案保密的前提下不仅要提升档案利用工作的质量，而且要加强档案利用的服务工作。采用档案工作人员奖惩制，对于工作优秀、用户满意度高的档案工作人员给予奖励；对于工作散漫、用户满意度低的档案工作人员给予适当批评；对于档案文献严重破坏和泄密的档案工作人员给予处罚。奖励有利于提升档案工作人员的积极性，小的惩罚则有利于转化档案工作人员对档案工作的态度，从档案工作人员工作的主动性和被动性两方面加强档案保密工作的保密性。
三是采用搜索条目管理制度。从档案工作的发展来看，网络技术的应用已成为档案工作的方向。当代档案工作管理大多采用了网络检索、条目检索等新的工作方式，严守档案的保密性、加速档案文献的更替已成大势所趋。确立搜索条目管理制度，把档案检索这一档案工作方式划入日常档案工作制度中，将极大减轻档案工作人员的工作负担，同时也将档案检索推向专业化的方向。在把关档案条目、严守档案保密性的前提下，档案利用工作中的档案保密工作将得到大幅提升。设置专人维护，可从开放档案、定期维护和阅后查询这三个方面同时提升档案保密工作的水平和质量，也成为档案新保密工作的开始。
四、探索和思考档案保密工作的发展方向
除关注外部技术因素之外，同时应注重今后档案保密工作发展的内部因素。我国档案工作以“统一领导，分级管理”为基本原则，现今档案工作上下级之间学习沟通缺乏，统筹机制力度不够，工作交流方式单一，依旧是目前档案工作存在的问题，如何在今后的工作中发挥档案利用工作的价值，使档案工作与时俱进，将会是未来档案保密工作的一大要点。
档案保密工作是一项持久的工作，唯有保护好档案的内容的完整，才能更好地为档案的利用工作服务。
参考文献：
[1]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.
[2]王新才.档案学研究进展[M].湖北：武汉大学出版社，2010.
[3]袁新华.如何做好档案利用过程中的保密工作[J].档案管理，2008（4）.
（作者单位：驻马店国资委档案中心）
保密局档案管理员工作计划范文第3篇
一、建立健全完善的党建档案管理制度
要做好基层党建档案保密工作, 必须制定完善的基层党建档案管理制度, 使基层党建档案管理工作有章可循。
(一) 基层党建档案管理规章制度包括移交接收、分类、立卷归档、保管利用等等规章制度。这些制度的建设能起到保护党建档案信息安全的作用, 特别是党建档案的利用制度, 更是为确保党建档案信息安全提供了有力保证。
(二) 在党建档案资料的收集过程中, 应该按照国家综合档案管理的要求。形成自己独有的《党建档案分类及档号编制》《党建文件材料的形成收集整理和保管》《党建照片档案及数码照片档案管理》《党建全宗卷的编写》《党建档案管理》以及《党建归档文件整理规则》和《党建档案管理办法》等一系列独有的党建档案管理。
(三) 党建档案利用制度一般是查阅、调卷工作制度。1.根据当地组织部门的实际工作情况和要求, 对不同级别党员、干部, 组织部门要制定相应的查阅、调卷制度。在大力开展基层党建档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄露及确保党建资料文件的完好无损。
2.基层党建档案要制定相应的规章制度, 规章制度的条文应严谨而简单明了, 便于档案工作人员执行, 并在实践中认真加以完善、充实、总结。
二、重视基层党建档案保管环境及过程
基层党建档案资料的收集与保管工作, 重点在基本党建档案的存放及档案管理工作, 它包含在这两个环节中, 档案工作人员必须做到基层党建档案的完整性和安全性。
(一) 设立专门的基层党建资料库房, 从而保证党建档案资料的安全。党建资料库房应按照国家有关规定设立, 在组织部门的指导下, 应单独兴建。档案库房应该与办公室分开, 与查阅室分开。出于对党建档案保密工作的需要, 指定专人负责管理, 制定严格的进出、保密制度, 无关人员严禁入内。防止党建资料的丢失、泄密等严重事件的发生。
(二) 党建资料档案保管工作坚持按照档案“八防”要求进行。档案“八防”即:防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防污染。
(三) 对党建资料要做到收集不断, 从而保证档案的连续性。完好无损, 保证党建档案不断档、档案不损坏, 对有损坏的档案要及时进行修补、充实;不能因工作人员的失误, 造成档案被窃、丢失而对档案的安全、保密造成无法弥补的损失。
(四) 党建档案作为一个单独的档案体系。要求档案保管也应做到工作有条有理, 档案摆放整齐, 一目了然、工作方便。
三、做好档案利用的监督
基层党建档案应该保密, 但保密的目的是为了利用, 但党建的资料利用, 是有严格的要求和规定的, 不然就失去了档案的价值。在党建档案利用过程中, 做好保密工作。每位利用者严禁将档案带出档案室及随意摘抄其档案内容, 并做好档案利用时的监督, 确保党建档案内容不泄密, 切实做到党建档案在利用中的安全性和利用的有效性。做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 即有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为。加强重点监控, 档案室最好能安装摄像头, 并对某些有不良习惯查阅者进行监督。档案机要部门要加大对党建档案保密的宣传, 工作人员要做到对档案保管勤检查、勤添加。
四、提高党建档案工作人员的素质
党建档案工作人员是档案管理人员, 因其具有特殊性, 所以在工作中有独特的地位和特点。作为党档案工作人员, 对个人素质有相当高的要求, 对党的忠诚是首选条件;二是严格的保密要求;第三是个人的修养。要具有档案管理专业知识与技能, 必备的现代化业务技能管理和计算机操作知识等。
在具体的党建档案保密中, 档案工作人员要切记, 在任何情况, 不能把党的机密、党的建设、党的决议、党员个人信息等带到公开场合, 说三道四并对基层的领导干部个人信息进行评价, 泄露党的机密。党建档案管理人员应该随时随地把党的各种信息安全作为自己必须要保密的工作。
五、加强党建档案保密的宣传
党的干部和党员依法履行对党的秘密信息的保密是作为一名共产党员的基本义务和职责, 要对党员进行《保密法》《档案法》学习、宣传和教育, 加强对党建档案保密工作的宣传就显得相当必要。要不断地向广大党员宣传党建档案的知识, 使每位党员了解党的建设工作和党建档案工作保密工作的重要性, 使党在思想建设、组织建设、纪律建设、作风建设等方面的活动所形成的档案更具有准确性、完整性、充分体现党的建设成果。在适当的时机对党员举办档案知识讲座等形式的宣传工作, 使全体党员了解党的建设和党建档案保密工作的重要性, 从而提高全体党员个人的素质和修养。
摘要：党建档案是党的信息载体, 党建档案的保密工作涉及国家、各级党组织和党员的信息安全, 一旦泄露, 将会造成巨大的甚至无法弥补的损失, 所以本文从制度、保管环境、监督、人员素质和宣传方面简述了如何做好基层单位党建档案保密工作。
保密局档案管理员工作计划范文第4篇
一、新形势下油田档案保密安全工作的重要性
新时期以来, 油田企业面临着新的历史机遇与新的发展问题, 在全球化市场化竞争及油田企业内部深化的背景下, 档案管理作为油田企业的重要组织形式, 成为油田企业发展中的重要支点。其不仅为油田企业的规划与建设提供有效的决策数据支撑, 而且是企业管理人员了解油田发展整体经营状况的有效途径。同时, 油田档案也是社会对油田企业效能的成果认定的基础。油田新技术应用的不断升级的背景下, 相对应的档案资料业已成为油田企业在市场竞争中的核心载体, 在这一进程中, 油田企业的档案保密安全工作越发重要, 其不仅关系到油田企业的当前建设, 也将对企业的未来发展产生影响。若油田重要档案泄露, 将给油田企业的发展带来无法预计的后果, 甚至影响到国家的能源安全战略。
二、新形势下油田档案保密安全工作中常见的问题
我国油田企业的档案管理经历了从无到有、从纸质档案管理到数字信息管理的演变, 而在这一进程中, 受到档案管理传统思维的影响, 油田企业的档案管理队伍也未能得到较好提升。大多数的档案管理人员未接受过定期、有效的档案管理培训, 尤其是保密培训, 因此对档案的价值认识不深、责任意识和保密意识不足, 导致油田档案保密管理的实际成效不高。同时, 在管理层面而言, 因对油田档案管理的重视不够和对档案的综合利用不足, 未能建立系统的管理制度、并取有效的管理措施, 忽视了油田工程技术服务类企业在建立核心竞争力机中优化档案管理的重要性。
三、提升油田档案保密安全工作能力的有效策略
(一) 提高管理意识, 增进档案保密安全能力
油田企业可通过培训多施并举提高保密意识, 通过组织档案涉案涉密人员自学档案保密知识、参加保密培训讲座、观看案例警示视频等方式, 使其牢固树立责任保密意识, 执行相关规定, 了解掌握保密知识和防护技能, 提高个人岗位能力, 而且要不断强化档案管理人员的安全意识进行, 充分地理解油田档案管理的长期性、复杂性和艰巨性, 构造思想保密的警戒线。
(二) 落实岗位责任, 加强档案保密安全监督
油田企业的档案保密安全工作负责部门, 要对档案保密安全工作落实责任, 建立档案的分管和汇总机制, 落实档案保密安全人员主体责任。做到对油田技术管理及设备的维护等层面的公平、翔实记录。在这一过程中, 油田企业要加强对档案保密安全工作的检查力度, 以不定时抽查的方式, 在警醒档案管理人员规范工作行为的同时, 及时发现和纠正档案安全管理中的漏洞。
(三) 推行制度化建设, 依法依规实施记录
根据国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《油田企业档案管理办法》, 确定符合油田企业发展进程的、分层档案管理要求和岗位制度。优化档案管理途径, 按相关要求对归档数据进行明确的分级管理, 尤其要对涉及的商业机密和核心技术等保密资料进行细致标注, 充分利用信息设备等手段多样化、技术化地实施档案保密安全工作, 确保档案的储存和应用安全, 实现档案保密安全的法制化、制度化, 增进档案的法律效应。从制度上严格遵循企业档案的保密范围和保密等级, 通过管防结合, 严控环节泄密行为。并在这一进程中加大对档案信息管理系统的安全管理, 通过内部的防火墙及信息安全等级设置, 避免信息入侵所导致的档案安全管理事故, 充分发挥档案保密工作的“拳头”和“利剑”作用。
综上所述, 油田企业的发展进程中, 应重视油田企业档案保密安全的规范化、制度化建设, 使档案管理真正成为新形势下深化产业改革及助推企业技术革新的载体, 发挥出档案管理工作的应有价值。同时, 在对油田档案保密安全工作管理中可通过落实岗位责任、提高管理意识及推行制度化建设等策略, 助推油田企业档案保密安全能力的上档升级, 推动油田企业的平稳快速发展。
摘要：随着油田企业管理改革的不断深入和新技术应用的不断升级, 其相应的档案资料成为油田企业在市场竞争中核心载体。油田档案保密安全工作的成效将成为助推油田企业科学发展的内在动力。本文在油田企业档案管理实际调研的基础上, 对新形势下油田档案保密安全工作的重要性进行了阐述, 对油田档案保密安全工作中常见的问题展开分析, 并提出了提升油田档案保密安全工作能力的有效策略, 将为油田企业的档案管理的保密安全提供多维度的参考。
关键词：档案,保密,策略
参考文献
[1] 邓凤.试论如何做好档案保密工作[J].办公室业务, 2015 (10) .
[2] 高菱.油田档案保密安全工作的研究[J].东方油田企业文化, 2015 (7) .
[3] 盖景伟.对油田科技档案保密工作的认识与思考[J].卷宗, 2017 (28) .
[4] 张莉.新形势下做好油田企业保密工作的几点思考[J].油田企业文化 (下旬刊) , 2018 (10) .
保密局档案管理员工作计划范文第5篇
近年来, 随着我国国际国内形势显著变化, 特别是社会主义市场经济的深入发展和信息化建设的快速推进, 国家保密工作出现了许多新情况、新问题, 急需加以规范和调整, 并先后于2010年4月修订出台了《中华人民共和国保守国家秘密法》 (以下简称《保密法》) 、2014年1月修订出台了《中华人民共和国保守国家保密法实施条例》 (以下简称《保密法实施条例》) , 新的保密法律法规的颁布, 对维护国家安全和利益具有重大深远的意义, 同时对档案工作也产生了重要的影响。各级档案管理部门和保密管理部门应遵照国家最新的保密和档案法律法规要求, 共同携手审视档案保密工作中存在的各种问题, 规避法律法规体系性风险, 探索提出相对合理的解决方法和措施。
一、法律法规层面上存在的主要问题
(一) 个别概念定义未明确、理解上存在偏差
《档案法》第十四条规定:“保密档案的管理和利用, 密级和变更和解密, 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”但“保密档案”这一用词在《档案法》和《档案法实施办法》中均未给予明确直接的司法解释, 《保密法》第十七条也仅对国家秘密载体概念简单进行了解释, 但《档案法实施办法》第十六条规定:“《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密, 依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。”因为《保密法》只针对国家秘密载体进行管控和保护, 显然从侧面可以理解《档案法》中的所述“保密档案”仅包括涉及国家秘密的文档资料。
根据以往经验和现实共识判定, 显然“保密档案”应包含涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密 (内部事项) 的档案, 同时包括部分经过专业界定或权益人要求确实不宜公开的个人隐私档案, 现行《档案法》未将现实工作中大量涉及商业秘密、技术秘密、知识产权的档案列入保护范围, 存在相应档案工作法律漏洞。
(二) 个别监管方式方法缺乏可操作性和不确定性
《档案法》第十六条规定:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, ……对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时, 可以收购或者征购。”加强对重要档案 (含保密档案) 管理的初衷是好的, 但实际工作中国家档案管理部门是很难发现企事业单位、集体特别是个人保管档案存在严重问题, 也不可能投入大量人力、物力去追查各类档案管理使用情况, 即使国家档案管理部门在例行检查中或者通过他人举报的方式发现此类安全隐患, 也要经过权利人同意或者通过相应主管部门、保密管理部门审批同意后, 方可收购或者征购, 如果执行过程中发生矛盾或者抵触情况, 收购或者征购也有发生搁浅的可能性, 存在诸多不确定因素。
(三) 个别规定要求与现行其他相关法律法规存在矛盾
《档案法》第十九条规定:“国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限, 可以少于三十年, 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于三十年, 具体期限由国家档案行政管理部门制订, 报国务院批准施行。”
涉及国家安全或者重大利益的档案 (应视同保密档案或者参照保密档案管理) , 根据《保密法》第十五条规定:“国家秘密的保密期限, 除另有规定外, 绝密级不超过三十年, 机密级不超过二十年, 秘密级不超过十年。”除绝密级国家秘密外, 机密级和秘密级的开放期限都存在了不同程度的延长, 即使考虑到涉密信息达到保密期限年限可能变成工作秘密 (内部事项) 而不是非密事项 (公开信息) 的情况, 相应档案是否继续封闭十年至二十年也须要由经验丰富的档案管理部门专家和对应权限的定密责任人共同进一步判定, 而不能“一刀切”定为三十年或者超过三十年。
依据《保密法》制定的《中华人民共和国政府信息公开条例》 (2008年5月施行) 第十八条规定“属于主动公开范围的政府信息, 应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。”现实工作中以文书档案为例, 如红头文件属于应公开的内容, 履行相关审批手续在20个工作日就应予以对外公开, 不必也不应再等待三十年。
二、存在问题的解决对策及修改建议
(一) 准确描述相关概念定义, 使法律法规更精准严谨
在今后颁布的相关档案管理规定中要进一步明确“保密档案”定义, 以免引起不必要的误读或误解, 应将国家秘密、商业秘密、工作秘密等有保存和保护价值的信息资料统一作为保密档案, 依据《保密法》、《反不正当竞争法》、《知识产权法》等国家相关法律法规, 并就不同属性的保密档案提出分类化管理要求。
(二) 建立档案和保密工作联动机制, 使法律法规更宜于落地
在今后颁布的相关档案管理规定中要进一步细化各级档案管理部门工作职责, 逐级理顺档案管理部门和保密管理部门协作关系, 逐步建立档案工作业务检查和保密检查的联动机制, 及时沟通凭借多方力量共同解决、处理档案工作中存在的各类安全保密隐患, 确保国家有关档案和保密法律法规的有效贯彻执行。
(三) 正确审视档案保密与信息公开的关系, 使法律法规更符合实际情况
适时修改现行执行的相关档案管理规定中不合理或与2000年以后国家颁发的法律法规相违背的条款要求, 特别是在现行各级政府机关政务信息公开的时代, 档案管理部门要主动迎接和适应新形势发展潮流, 会同保密管理部门和其他业务主管部门成立鉴定小组做好档案鉴定工作。
在进行档案鉴定的基础上, 履行档案信息公开保密审查流程, 确保不发生涉密信息外露的前提下, 档案管理部门应放宽档案对社会开放利用的时间限制, 逐步缩短档案的封闭期限, 准确界定档案的保管期限, 主动满足国内广大人民民众、国外友好人士对公开档案信息正常、合理的利用和使用要求。
三、结语
《档案法》、《档案法实施办法》作为国家基础的法律法规, 是一部非常好的法律, 在相当长的一段时间内为国家档案工作指明了方向, 提供了前进的动力。毫不夸张的说, 没有《档案法》和《档案法实施办法》的正确指引, 我国档案事业就不会生机勃勃的发展到今天如此的规模和体量、就不会蒸蒸日上的达到今天如此的水平和高度。当前, 随着信息技术的迅猛发展, 高新技术造成我们所处的时代发生了重大变革, 任何法律法规都要适应新的社会发展而进行相应的调整变化, 我们要充分肯定过去年代制定的法律法规的历史地位, 不应过分苛求其完全符合现代社会发展的要求。
2015年, 国家已经将修订《档案法》提上议事日程, 我们殷切希望《档案法》能像《保密法》一样早日修订完成并颁发实施, 档案保密工作是档案事业发展的重要基础和保障, 也是利用档案信息资源的根本前提和依托, 档案工作和保密工作就某种意义上就是“唇亡齿寒”的关系, 及时修改和增补档案工作法律规定中一些“不合时宜”的保密规定要求, 可以使各级档案管理部门和保密管理部门在行使权利时能获得更为坚实的法律依据, 也可以为我国档案事业和保密事业持续健康的发展提供强有力的法律保障。
摘要：本文列举分析了现行《档案法》的有关涉及保密工作内容, 结合《保密法》的相关条款, 重点剖析了《档案法》存在的主要问题, 并初步提出了相应的解决对策及修改建议。
关键词：档案法,保密法,解决对策,修改建议
参考文献
[1] 陈忠海, 刘东斌.从政府信息公开看<档案法>的修改[J].档案学研究, 2010 (3) :30-32.
保密局档案管理员工作计划范文第6篇
一、强化依法治档观念, 确保安全保密工作有序合规
档案数字化工作是我国数字化档案馆 (室) 建设的基础性工作, 必须纳入到依法治档的框架和体系中, 才能确保各项工作的顺利展开。首先, 按照规定确定数字化外包服务的内容。为了提高政府部门行政工作效率, 发挥档案中介服务机构的集约化服务优势, 近年来多数档案工作部门将档案数字化通过外包服务来完成扫描、图处及格式转化等基础性工作。根据国家档案局有关规定, 涉密档案严谨外包中介机构进行数字化。该项规定在一定程度上, 加强了对涉密档案数字化的管理工作, 同时也明确了外包服务的“红线”。档案工作部门要克服畏难情绪, 主动协调, 组织本部门力量对涉密档案进行数字化。其次, 要做好分工明确职责。档案工作部门指定项目代表, 指定项目监理, 负责档案数字化加工项目的协调管理和质量监管, 日常负责库藏所有档案与案卷目录的核对和整理, 明确档案的录入、拆卷、扫描、处理、存储、质检、装订、清点、验收、上架、备份等各环节的工作要求, 实施全过程的项目进度与质量控制。信息化部门对数字化数据的系统存储与数据库建设技术予以保障, 以确保扫描录入后的电子文件与我局现有专网数据库应用的衔接。档案中介服务机构委派项目代表, 常驻工作现场, 负责项目实施;项目工作人员对加工的档案进行接收、整理、拆卷、扫描、纠偏、去污、质检, 录入和完善所有目录信息, 在质检合格后移交图像文件和实体档案。此外, 在招投标阶段要重点考察档案中介服务机构的保密资格等信息, 筑牢档案数字化中保密工作的基础。
二、强化项目全程管理, 确保安全保密工作全程严密
在档案数字化项目开展过程中, 应当按照外包服务合同签订的《保密协议》与承诺, 严格项目全过程的安全与保密管理。首先, 在人员管理上, 要求所有扫描工作人员由档案中介服务机构进行初次政审, 并向档案工作部门提交加盖公司印章的本人身份证、家庭成员户口本、当地派出所证明、无犯罪记录等四证的复印件以及个人简历, 由档案工作部门进行二次政审并全部收集管理;向中介服务机构派遣的工作人员发放《中华人民共和国保守国家秘密法》和《项目保密措施及办法》, 项目组对全体工作人员进行了专题的安全保密培训, 牢固树立安全保密意识。在现场管理上, 有条件的单位应当尽量在工作部门内设置扫描录入工作场地, 数字化加工的重要制度和规定上墙明示, 配备专门的保险橱柜, 使用同一门禁卡, 安装监控摄像系统, 全方位全过程监督数字化加工工作;进出扫描现场严格管理, 手机和非工作用品不得带入加工现场, 非项目工作人员进入工作现场必须在“来客登记表”上登记。在设备管理上, 为保证档案信息安全, 中介服务机构配备数字化工作所需的扫描仪、计算机等扫描录入服务工作设备, 由档案工作部门配置统一编号和管理的内置硬盘、移动硬盘、光盘等数据存储介质;通过软件并根据工作岗位和工作批次, 为项目不同人员操作设备设置不同权限, 工作人员无权随意添加或修改权限管理;对加工现场设备的网络工作平台进行了专门的安全设置, 开展用户管理监测, 防止非法入网和病毒入侵;对应工作岗位和工作人员, 登记电脑编号、硬盘编号、硬盘安装拆除日期以及硬盘所做实体档案清单, 全面记录硬盘内部信息, 建立完整的硬盘台账;项目过程中产生的纸质废品、光盘废品等在双方监督下交接或销毁;有关工作人员撤场前, 与现场管理人员进行一对一交接, 将本人所有加工数据进行备份和移交;计算机撤场前, 由我局信息中心专业人员在场, 监督主机中内置硬盘的拆除和交还;扫描仪撤场前, 进行增量扫描以清理驻留内存, 并将有计数器的扫描仪回零, 由双方确认签字后方可撤离。
三、强化数字化信息管理, 确保档案资源使用安全
要建立良好的安全保障机制, 有计划、有步骤地进行档案网络化、数字化服务, 严格做好对涉密档案的安全保密工作, 以保护档案数据的原始性、真实性、完整性和有效性。档案数字化信息内容的安全:从数字化信息的形成、收集、运转、处理到集中归档等过程均通过登录身份鉴别、权限利用限制等措施加以控制, 完整保存相应的元数据和背景信息, 防止文件失真。数据库系统的安全:数据库的设计和运行要遵循保密原则, 根据网络密级规定, 分别完善相应数据库;定期进行可靠性检测, 通过技术鉴定评估软硬件环境对数据正常使用的支持度;明确规定电子档案安全管理的职责要求和措施方法, 采取计算机病毒防治、系统漏洞扫描防护、防火墙加载、访问控制等手段阻止非法入侵, 从而提高数据库网络平台的安全性。数据存储备份的安全:数据存储主要可采用磁盘阵列等计算机数据系统进行, 这是系统安全保障最重要的辅助措施, 可为受损系统提供有效的恢复手段。在系统存储的基础上, 做好移动硬盘、光盘等不同载体中数字化信息的存储工作, 关注防光、防湿、防尘、防磁的防护, 妥善保管电子档案的备份载体。电子档案利用的安全。严格设定网络系统内档案数据的利用控制标准, 针对不同利用者的职责分配不同审批流程和使用权限, 确保档案数据的有效保管和系统的安全运行。
摘要：档案工作作为重要的文化事业部门, 在日益强调信息开放和政府信息公开的同时, 也要牢牢把握保密工作, 确保国家信息安全。笔者结合实际工作经验提出通过强化依法治档观念、强化项目全程管理、强化数字化信息管理等措施来提升档案数字化中保密工作, 确保档案信息安全。
关键词：档案,数字化,保密
参考文献
[1] 吴雁平.内包, 还是外包?——对档案数字化工作的思考[J].档案管理, 2012 (05) :20-23.