档案工作对于高校来说虽然不像教学科研工作那样提到议事日程, 但也是一项不可忽略的工作。作为保存原始记录、记载学校历史的档案来说, 其作用不可低估。所以, 我们一定要重视档案工作。
一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性
档案指得是高校在其教学、教研、管理以及其他活动中逐渐积累而成的, 对于学校未来的发展具有较大价值的, 各类文字、图表、影像等文件记录。高校档案一般是在学校建立之初就已经形成, 在学校发展过程中得以逐渐丰富和完善, 属于学校发展历程的客观真实记录, 也是学校未来发展的重要参考资料。另外, 档案材料还能够作为高校升格评估的有力材料, 教育主管部门的评估委员会要对高校的具体情况有深入的掌控, 对高校的教学水平以及办学能力作出客观公正的评价, 就需要对高校的档案予以系统化、全面化的查阅。现阶段进行评估工作是国家对高校实施宏观管理的有效途径, 评估的最终结果必然会对高校的地位与社会声誉造成影响。档案材料作为学校评估升级、改革发展的重要材料, 同时也是高校珍贵的财富, 唯有努力开展好档案工作才能够确保高校的持续健康发展, 所以档案工作绝不能忽视。
二、找准存在的问题, 推进档案工作规范化
面对此次机遇, 对于档案工作来说既是一次很好的提升机会, 同时也是一次严峻的挑战。从我校的具体情况而言, 档案工作存在下面几点问题:第一是广大师生和管理者对于档案工作不重视, 阻碍了档案工作的有效开展。第二是档案工作相对薄弱, 很多有价值的资料没有及时归档, 造成珍贵资料的丢失。第三是档案工作投入较少, 软硬件配置有待加强。第四是档案管理人员专业水平有待提升, 部分档案人员不具备基本的档案管理技能, 导致档案材料不符合规范标准。面对如此多的问题, 我们要寻找出路, 找准解决的方法。笔者认为应从以下几个方面作为突破口:
(一) 强化领导监督, 完善档案工作体系。高校应当将档案管理工作纳入到学校的发展规划中来, 强化对档案工作的监管, 这也即是“三纳入”“四同步”的工作要求, 即纳入学校发展规划、纳入管理规章制度、纳入相关工作人员的职责范围。高校必须结合档案工作实际需求来设置档案管理人员岗位, 以便于负责档案管理日常工作。各个系部也应当委派一名兼职人员, 主要是对本系部的档案材料进行日常的收集、整理与归档, 让高校在日常教学教研工作中形成的档案材料可以第一时间归档, 进一步完善高校档案工作体系。
(二) 鼓励全员参与, 提高群体档案意识。在日常的工作过程中, 档案管理人员往往会存在一些问题, 比如说档案材料无法全面收集、案卷材料不完整等。这些问题出现的主要原因还是群体档案意识有待加强。高校档案管理工作的开展必须要求各方人员共同参与。全员参与能够在很大程度上推进档案工作的认识深化, 我们可以借助于教育教学评估, 让高校广大职工可以更加深入地理解档案工作的重要性, 同时进一步强化档案管理人员的服务意识。在对高校进行评估时, 高校档案管理工作应当及时、迅速、准确地为评估委员会以及相关教职工提供服务, 唯有如此才可以真正地培养档案工作人员的实际能力, 强化广大教职员工的服务意识, 让他们理解到应当通过不断调整自身定位来服务于档案工作, 才能够有效提升高校档案工作质量。
(三) 做好档案法规宣传, 健全管理制度。应当对高校档案管理工作人员强化相关政策法规的宣传, 让其能够深入学习理解《档案法》《档案工作条例》, 借助于一切可用机会来提升档案宣传力度, 如此才可以让档案人员从思想认识上和实际行动上真正配合高校档案工作的开展。另外还应当进一步健全高校档案管理工作机制, 如不同类型档案的归档制度, 档案人员考核评价制度, 档案保管借阅制度以及档案归档整理规范等, 尽可能地确保所有档案材料都可以被及时收集和整理。
(四) 加强培训, 提高档案管理人员的素质。我校的档案管理工作起步较晚, 制度不够健全, 档案管理知识也相对贫乏。因此, 建立专职档案管理团队, 提高从业人员素质是当务之急, 我们学校的档案室在办公室下设, 配备2名档案员, 从业人员年龄老化、文化程度偏低, 计算机应用能力弱, 档案管理人员不稳定、流动性大, 部分新晋档案人员对于档案工作业务的规范流程不熟悉, 同时缺少实际工作经验, 在一定程度上影响到档案工作质量, 无法符合高校评估对于档案工作的需求。因此应当进一步提升对档案工作人员的培训力度, 让其能够掌握更加丰富和牢固的专业知识技能, 落实档案规范标准, 以保证档案工作的正常开展。所以只有抓住评估的机会提高档案管理人员的业务素质, 是做好学校档案工作的前提。
三、结语
随着社会的进步, 人们对档案管理工作的要求越来越高, 不但要有文字档案还要有电子档案, 这就要求我们要积极实施档案信息化建设, 从服务方面不断创新, 将为广大师生服务当成是档案工作的出发点和着力点。总之, 高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机, 学校档案部门应当利用此次机会, 广泛宣传, 引起领导的足够重视, 从而借机把档案工作推向正规, 使档案从此工作走向健康发展的快车道。
摘要：目前高校正在进行评估活动, 这对高校工作既是一次全面检查, 又是一次有力地促进, 档案工作抓住此机遇, 更能进一步推进其走上健康良性发展的轨道。
关键词：高校,评估,档案工作
参考文献
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