人事档案接收与管理工作对高校职工而言十分重要, 其能真是的反映员工德、才、能、绩等方面的真实情况, 以及其工作表现、奖励状况、行为品行及家庭背景等多方面的信息。然而, 从目前高校职工认识档案接收管理工作现状来看, 还存在很多问题, 本文结合实际, 对档案接收与管理工作进行如下几点分析。
一、重视档案接收与管理工作, 提高管理人员综合素质
档案因不具有明显的社会和经济效益, 一直以来很少受高校的关注:一是认为人事档案管理工作相对简单, 没有必要将优秀的人才放置在档案管理岗位, 档案管理人员多为非专业人事, 一定程度上影响了档案管理工作信息化进程。二是档案管理工作人员身兼数职, 繁忙的工作使档案接收与管理人员很少有多余的时间学习相关知识, 工作中常会出现一些问题。三是高校对人事档案接收与管理工作业务性和专业性强的特点不是很重视, 常将接收与管理工作当做是实习岗位, 因此, 人员流动性较差, 使人事档案工作相对混乱, 缺少证明材料, 工资、福利待遇得不到保证的现象时有发生, 甚至成为影响社会和谐的因素。为了转变这一局面, 首先, 高校各级领导必须重视人事档案管理工作, 并将该项工作纳入日程。其次, 管理人员也应该恪尽职守, 转变观念、拓展视野、丰富知识, 多关注国家和社会对档案管理工作的政策及其发展状态, 提高专业技术水平, 构建一支素质较高的档案人才管理队伍, 确保档案管理工作持续有效的进行。再次, 高校要加强对档案管理人员进行培训, 对其进行专业知识和技能方面的培训, 鼓励管理人员利用业余时间多渠道的学习专业知识和与之相关的知识, 也要为管理人员提供交流平台, 在学习交流中取长补短, 强化自身知识和技能。最后, 要提高档案管理人员的计算机网络操作技能和档案知识, 进行档案管理信息化培训, 鼓励其实时收集新形式的档案及本领域内的管理方法, 强化自己的管理能力及服务意识, 以便随时对自己的工作进行战略性调整和创新。
二、构建档案管理机制, 提高档案管理的真实性、准确性和完整性
长期以来, 高校人事档案管理内容较为侧重职工的思想面貌和社会经历, 反映出来的历史事迹较多, 近期状况少;刻板的材料多, 生动的材料少, 对个人的能力、爱好、专长和工作也就等有价值的信息反映较少, 且笼统。工作人员因自身缺少专业知识的积累, 不能及时对档案进行鉴别和归档, 致使档案材料缺失, 或是当事人将档案放置加重作废, 而无法发挥其效用。为此, 必须建立健全的人事管理机制。
首先, 建立达标考核机制, 对人事管理工作进行定期、不定期的考核, 分级指导和对人员升降工作进行动态管理, 使档案管理工作更加规范化。
其次, 要对管理制度进行完善, 根据人事档案管理实际需求和社会需要, 完善人事档案接收与管理工作制度, 明确工作细节并落实。
最后, 要完善人事档案计算机辅助管理制度, 收集、整理和归档、进转的档案各环节必须进行演的的审查, 将虚假材料杜绝在源头, 确保人事档案整理和归档工作有序进行, 同时也能确保材料的真实性、准确性和全面性。
三、注重信息化建设, 提高人事档案接收与管理总体水平
信息化和网络化的发展, 促使高校人事档案接收与管理工作信息化成为时代发展的必然选择。然而, 目前部分学校管理员信息化意识还不够, 思想还不够先进, 仍停留在传统的滞后状态;大部分管理工作仍是纸质建档和保管, 管理的重点还是实体管理, 管理状态简单且重复, 人事统计工作多数用手工完成的, 管理人员多数时间用于材料整理和装卷, 这在一定程度上造成了人员浪费。一些高校的档案接收和管理工作中, 也配置了计算机, 但是仅限于打印档案目录, 而未建立人事档案数据库, 人事信息无法进行检索和查询, 计算机形同摆设。还有一些高校初步建立了电子数据库, 然而软件功能较为单一, 与上级配发的软件不兼容, 无法对复杂的人事档案信息进行筛选、排序、分类、汇总, 更无法实现纸质档案和电子档案共用的局。这种情况下, 必须强化人事档案信息化进程, 将纸质文件转化成以电子信息数字化为依据的动态信息, 首先, 将个人信息录入计算机中, 为高校每一个职工建立一个以姓名、性别、籍贯、身份证号和本人照片等信息为基础的检索, 并将个人的目录作为条目链接, 便于根据实际需求增加岗位调整、职务变动、考核、奖惩及教育成果等资料, 逐渐形成较完整的数字信息化档案, 便于快速、及时、全面的查阅个人信息, 确保信息的真实性和准确, 进而提高管理人员的工作效率。其次, 通过计算机网络进行人事档案管理创新, 不涉及保密的部分信息可以实现网络共享, 从而向社会提供高质量人才档案信息服务, 实现资源共享, 同时也能提高管理人员效率。
四、结束语
高校档案接收与管理工作涉及的内容比较多, 上文简要的对管理人员素质、档案真实性和完整性、信息化建设进行分析, 其他方面应该注意的细节, 在以后的工作中还要继续研究。同时也需要国家、高校和社会共同关注高校人事档案接收与管理工作, 使越来越多的人重视人事管理工作。
摘要：人事档案接收与管理工作是高校人才提拔、教研水平及长远发展计划必不可少的依据, 为了对其有深入理解, 本文从高校人事档案管理工作重视程度不够、缺乏真实性、完整性, 以及信息化程度不高等方面, 展开简要的分析。
关键词：高校,人事档案,接收,管理
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