学校办公室文化建设是校园文化建设的一个重要组成部分, 直接或间接地影响着学校的办学质量及其长足发展。各级各类学校加强办公室文化建设不仅有助于提高学校行政管理质量, 而且最终将促进学校人才培养质量的整体提升。笔者认为各级各类学校搞好办公室文化建设有必要谱好以下四部曲:
一、树立窗口形象
如何搞好学校办公室文化建设、充分发挥办公室的窗口形象作用, 是校长治校的重要内容。可是, 当下部分学校办公室暴露出来的一些不良现象, 严重影响了自身本应该彰显的窗口形象, 有必要从以下方面着手加强学校办公室文化建设:实施学校办公室个人形象工程, 通过对其工作人员工作形象进行规范要求、开展形式多样的形象展示、采用制度激励等措施来帮助办公室工作人员养成良好的工作行为习惯, 树立良好工作形象, 增强窗口意识和窗口效应;实施学校办公室团体协作工程, 通过开展各类文体活动和业务比拼活动、与其它单位或部门之间的各种竞技活动等方式帮助办公室工作人员之间增进了解、增强团队意识和协作精神;实施学校办公室科学管理工程, 通过对学校办公室各项规章制度进行更新完善、对办公室岗位进行科学设置、对其岗位职责进行科学界定与描述等管理途径, 彻底扭转以往那种人浮于事、相互推诿的混乱局面, 真正体现以岗位选人、以岗位用人、以岗位量人。
二、加强内涵建设
目前, 学校办公室工作人员整体素质不高、做表面文章、弄花架子树表面形象等不良现象是一个不争的事实。因此, 学校在加强办公室文化建设过程中, 还必须加强其内涵建设, 实现以内养外的功效。为此, 学校领导尤其是校长一把手要设法让办公室工作人员自觉举起学习的大旗:一是建立岗位人员能上能下的灵活机制, 让其增强适度的危机感, 唤起其自觉学习提高的意识与习惯;二是引导其转变陈旧落后的学习观, 树立“全面学习”的学习观——不仅学习业务知识, 还要学习办公自动化知识与技术、学习相关的政策法规以及学校的制度和发展规划等方面内容, 确保其全面素质的提升;三是创造条件给办公室工作人员提供开阔视野、学习提高的机会, 诸如为其提供学历提升教育、短期业务培训、外出参观考察、“下派上挂轮换”实践等途径全面提升其学习能力和工作能力。总之, 学校办公室每一位同志都是一扇窗户, 只有多渠道多途径地激发其各自内在的学习热情, 各自才可能成为有内涵品质的人, 学校办公室才可能真正唤发出生机活力。
三、坚持以人为本
学校办公室文化建设以育人为旨归。为了充分彰显学校办公室文化的育人功效, 其工作人员不仅要成为办公室文化的创造者, 同时自身也要成为办公室文化的受益者, 在大家共同创造的办公室文化中得到滋养:心情更舒畅、思维更解放, 潜能亦得到充分释放。只有办公室工作人员不断地得到其文化的滋养, 办公室文化育人的功效才可能得到尽可能地彰显。为了让办公室工作人员在其自身创造的文化中得到滋养, 学校在其文化建设过程中必须要坚持以人为本的科学发展观核心理念, 促进其成为自身潜能的开发者、办公室文化的创造者及其文化营养的吸收者。可是, 目前部分学校在对办公室进行管理的过程中, 有些做法偏离了以人为本的轨道, 不利于办公室工作人员主观能动性的发挥和潜能的开发, 在一定程度上都违背了以人为本核心理念, 它们尤如毒瘤破坏着人与人之间原本纯真的同志式互助友爱关系, 将人与人之间的关系变得复杂化, 影响着办公室先进文化的形成。因此, 各级各类学校在对办公室管理的过程中, 仅仅从口头上坚持以人为本管理理念还不行, 必须得把这种理念落实到行动上。一方面, 作为学校领导对以人为本理念要做到真懂, 而不是假懂。“以人为本”最为根本的就是要尊重人、理解人、关心人, 在充分考虑不同个体的实际情况的基础上维护其人格权利, 不断激发其内在潜能的开发;同时, “以人为本”也反对搞特殊化, 反对歧视、不公正, 反对任人为亲。这就要求我们领导在办公室管理的具体实施过程中, 对所属工作人员的个体差异情况要做到了如指掌;并且一切行动要出与公心, 尽可能将管理的天平、待人的天平摆平。另一方面, 作为学校领导要主动鞭策自己将以人为本理念落实到行动上。抛弃遥控管理, 实施过程管理。通过过程管理, 充分落实到办公室“生产一线”, 与其工作人员充分地互动, 不仅要了解其工作本身的情况与难处, 而且还要设法走进他们的心灵, 了解他们对工作的合理化建议及其生活上的疾苦, 积极主动创造条件为其排忧解难。
四、规范制度管理
没有制度作为保障, 在办公室管理过程中要把一碗水端平, 是不容易的。因此, 加强学校办公室文化建设不仅要坚持以人为本, 还必须建章立制, 规范制度管理, 将制度文化建设作为办公室文化建设的重要内容。目前, 部分学校也存在管理制度跟不上时代步伐、制度不健全、制度内容脱离岗位具体实际等不良现象。为了改变这种不良现状, 培育具有生机活力的办公室文化, 在办公室制度文化建设过程中有必要做好以下几篇文章:一是做好“依据”文章, 即是说在制定办公室制度之前要通过各种途径与渠道对办公室每一个人员的个性特长、专业背景、过去工作经历等方面情况进行充分的了解, 对办公室岗位的设置及其职责的确定要进行充分地论证, 做到制度的确立具有充分的科学依据。要寻找到足够的“依据”, 就要充分针对办公室每一位工作人员的心声, 认真听取其建议;同时也有必要深入到学校其他教师之中去, 听取他们的意见和建议。二是做好“制定”文章, 即是说在具有充分事实依据的基础上全力调动办公室工作人员的积极性, 共同参与办公室制度的制定工作:对以往办公室制度进行“筛选”, 将陈旧过日的内容予以筛除;采用“走出去、请进来”的办法, 吸收兄弟院校办公室制度建设中的先进之举;对学校整个制度体系进行学习审视, 做到对学校整个制度背景和制度环境有一个清晰的认识;结合未来办公技术的发展走势和新时期社会对学校教育的新要求, 对未来学校办公室工作内容和工作方式的转型予以科学预测。三是做好“更新”文章, 即是说要在把握准时代脉搏的基础上即时对之更新, 为其补充时代营养, 以便与时俱进。四是做好“执行”文章, 即是说再好的办公室制度, 如果不落实执行让其排上用场, 都不会起任何作用, 最多只能成为摆设。所以, 一方面要加大制度更新建设的力度, 另一方面也要加大落实执行力度, 充分发挥办公室制度的效力, 维护其尊严。五是做好“评价”文章, 即是说对办公室制度的可行性、有效性要进行科学评价, 充分听取办公室各类人员对制度的反馈意见, 即时发现问题以利完善。