第一篇：管理文书写作范文
文书档案管理
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式;上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册(本)⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构(问题)项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。
22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷(盒)卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式(电子)检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。
第二篇：文书档案管理
一、名词解释
1. 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2. 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3. 公务文书
4. 事务文书
5. 上行文
6. 下行文
二、单项选择题
1. 下列选项中不属于文书性质的是( )。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2. 下列选项中不属于文书特点的是( )。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3. 下列选项中不属于档案性质的是( )。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4. 下列选项中不属于档案特点的是( )。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5. 下列选项中不属于古代公文的种类是( )。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6. 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。( )
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7. 下列选项中不属于公务文书特点的是( )。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8. 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是( )。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9.( )适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10. 下列选项中对发文字号表述正确的是( )。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发(1996)02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1. 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2. 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3. 试述公务文书的作用与特点。
4. 如何恪守公文行文规则?
5. 如何正确选定公文文种?
二、
平时作业二
一、填空题
1. 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2. 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3. 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4. 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5. 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6. 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”(或称单份文件)。
7. 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8. 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9. 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1. 文书处理程序的基本特征包括( )。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2. 文件签收的作用包括( )。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3. 收文登记的方法包括( )。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4. 文书整理归档是以件为单位进行( )，并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5. 文书整理归档的原则包括( )。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6. 《文件归档管理规则》提出了( )等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构(问题)分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7. 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括( )等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1. 拟办的要求有哪些?
2. 发文审核的具体内容及要求有哪些?
3. 文书运转管理的基本原则包括哪些?
4. 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5. 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1. 档案统计工作：P244
2. 档案整理工作： P254
3. 档案保管： P271
4. 主题法： P283
5. 专门档案： P304
6. 大事记：P296
二、不定项选择题
1. 档案收集工作的主要内容包括( )。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2. 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是( )。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3. 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室(馆)库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、( )的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4. 档案整理工作中的所谓( )，在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5. 档案库房的类型包括以下( )。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6. 档案检索语言的类型包括( )。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7. 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下( )。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8. ( )在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9. 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下( )。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10. 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是( )。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1. 档案为什么必须以全宗为单位进行整理?
2. 请简述档案检索的内容。
3. 请简述档案参考资料有哪些特点。
4. 请简述人事档案的特点及作用。
5.试述电子文档管理的内容和原则。
6.试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2.中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4.××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5.××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示：
1、
2、3组成一卷; 按内容和文种特征组卷;
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件
4、5组成一卷;
按通讯者、内容和文种特征组卷;
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1.某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4.某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5.某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6.某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
第三篇：文书档案管理办法
文书档案管理办法
一、管理职责
(一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。
(二)对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。
(三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
(四)开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。
(五)在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。
(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案。
(七)根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。
(八)办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
(九)负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。
二、立卷归档
(一)归档范围
凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
(二)归档要求
1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。
2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。
3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。
5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。
(三)归档时间
1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。
2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。
3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。
三、档案利用
(一)本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。
(二)查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。
(四)需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。
(五)本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。
四、档案保管
(一)档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。
(二)档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。
(三)档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。
(四)档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。
(五)档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。
(六)档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
五、档案统计
(一)为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。
(二)按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。
(三)建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。
(四)统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。
(五)定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。
六、档案鉴定和销毁
(一)以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
(二)保管期满的档案(长期和短期)如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。
(三)销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
七、保管期限
(一)办公室文书保管期限
1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料
永久
2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料
永久
3.人事厅工作总结报告及计划、规划
长期
4.人事厅制发的(包括与其他机关联合制发的)办公室承办的文件材料
永久
5.由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料
永久
6.人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复
永久
7.办公室工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
8.办公室编写的《河北人事信息》
长期
(二)机关党委、人事处文书保管期限
1.党组会议记录、纪要
永久
2.人事处工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
3.本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料
永久
4.厅机关干部任免和工作人员考核奖惩的文件材料
永久
5.干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料
长期
6.本厅职工调动工作行政工资介绍信存根
长期
7.本厅职工花名册及党员统计表
永久
8.省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料
长期
9.厅考核目标工作报告等有关材料
长期
(三)纪检、监察室文书保管期限
1.上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料
永久
2.本厅制定的有关廉政建设的文件材料
永久
3.清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料
长期
4.对本厅干部党纪、政纪处分材料
永久
(四)综合规划处文书保管期限
1.机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件
长期
2.全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
3.全省干部计划(包括增干和公务员考录)等文件
长期
4.省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
5.干部统计资料、报表
永久
6.机关事业单位职工人数、工资总额统计报表
永久
(五)政策法规处文书保管期限
1.贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等
永久
2.全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件
永久
3.公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见
永久
4.公务员制度实施工作批复及其他重要文件
永久
5.企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等
永久
6.有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话
永久
7.人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见
永久
8.重要调研资料和报告
长期
9.省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等
永久
(六)录用聘用管理处文书保管期限
1.有关录用工作的政策性文件
永久
2.重要工作向上级的请示及领导批示
永久
3.本处工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料
长期
4.审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料
长期
(七)考核任免奖惩处(政务公开办公室)文书归档期限
1.省直单位非领导职务评定情况
永久
2.有关省政府行政机关非领导职务评定文件
永久
3.行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知
永久
4.系统表彰奖励的文件材料
永久
5.有关全省奖励升级的文件材料
永久
6.有关全省政务公开的文件
永久
(八)人才流动开发处文书保管期限
1.本处干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料
永久
2.有关干部调配、毕业生分配的政策规定
永久
3.本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料
永久
4.本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料
永久
(九)培训教育处文书保管期限
1.全省公务员培训工作规划、计划、总结、报告
永久
2.全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料
长期
3.本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料
永久
4.工作总结和工作安排
长期
(十)工资福利处文书保管期限
1.全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规
永久
2.全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定
长期
3.关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复
长期
4.机关事业单位工作人员福利政策
长期
5.机关事业单位工人考核政策
永久
6.全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见
长期
7.离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见
长期
(十一)职称管理处文书保管期限
1.专业技术职务评审的有关政策法规
永久
2.组建(调整)中、高级评审委员会的批复
永久
3.破格晋升高级职务审批表及有关证明材料
永久
4.向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整
永久
5.省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见
永久
6.省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见
永久
7.职改工作计划、总结、汇报、意见
永久
8.省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料
永久
9.省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复
长期
10.全国专业技术资格考试合格名单及软盘
永久
11.各种数字统计表(汇总表)
永久
12.职改信息
长期
(十二)专家管理处文书保管期限
1.国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件
永久
2.享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料
永久
3.科技人员家属“农转非”方面的政策法规
长期
4.跨世纪人才选拔的有关文件材料
永久
5.非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料
长期
6.河北省留学人员联谊会的有关文件材料
长期
(十三)军官转业安置培训处文书保管期限
1.军官转业安置工作的有关政策法规
永久
2.省军转工作小组、军转办文件、简报
永久
3.军转办向上级的请示、报告
永久
4.省军转转业干部花名册定向名单、领导批示
短期
(十四)职称考试中心文书保管期限
专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘
长期
(十五)录用考试中心文书保管期限
1.全省招录公务员考试考务的规定和办法
长期
2.具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发(编排)的准考证(号)、考试成绩登统表
短期
3.笔试试卷、面试题本、题库
长期
4.全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料
长期
(十六)人才交流中心文书保管期限
1.人才流动宏观管理政策性文件
永久
2.人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、计划、总结、报告
永久
3.人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规
永久
4.组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料
长期
5.向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料
永久
(十七)人事信息中心文书保管期限
1.事企业单位干部统计报表
永久
2.国家公务员统计报表
永久
3.退休干部统计报表
永久
4.参照公务员管理的国家机关干部统计报表
永久
5.机关事业单位工作人员工资统计报表
永久
6.推广GPMS有关文件
长期
(十八)工考中心文书保管期限
1.工人技术等级(职务)培训考核的政策法规
永久
2.工人晋升技术等级(职务)审批人员名单
长期
(十九)省编制委员会办公室文书保管期限
1.全省机构编制工作计划，总计报告
永久
2.省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文
永久
3.有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料
永久
4.省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要
永久
5.机构编制工作会议及联席会议材料
长期
6.本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料
长期
7.本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久
8.本单位印发的《机构编制简讯》 长期
第四篇：文书与档案管理
1.文书的格式是-----文书的表现形式。 2.公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。 3.“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征
4.公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。
5.公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
6.及时、准确、安全是文书工作的原则 7.正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。
8.正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。
9.组织机构一是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。
10.从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。 11.《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记
12.本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。
13.从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。 14.发文机关留存的印刷本是指存本 15.根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。
16.通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
17.简报的特点是---简、实、快。
18.签发是指领导人对文件的发出签具意见
19.行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。 20.行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。
21. 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容
22.档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录
23.发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。
24.校对要以---定稿为依据。
25.拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。
26.上行文是指请示
27.档案常用分类方法有三种，即---分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。
28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和
意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。
29.承办是同属于发文处理和收文处理程序
30.案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。
31.档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。 32.档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。
33.档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。
34.文公用纸一般采用国际标准A4型 36.中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。
37 提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。
38.检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。
39.档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。
40.维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务
41.档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。
二、名词解释
1.文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。 2.公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。
3.人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具
4.文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。 5.专门档案----是各机关单位在进行某种
专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。
6.平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。
7.文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。
8.档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 9.公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。
10.定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。
11.正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。
12.存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。
13.副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。
14.计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。 15.简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。 16.总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。
17.调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。
18.司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。
19.人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。
20.会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。
21.主题---又称主题思想，通常是指文章
1 中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。
22.结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。 23.文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。 24.签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。
25.用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。
26.拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。 27.承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。
28.查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。
29.档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。
30.档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。 31.全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。 32.档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点
33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。 赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
34.档案编研工作——是以馆(室)藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。
35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识
的过程称为主题标引。
37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。
38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案;机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。
39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。
三、简答题
1.文件有何作用?——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：
1、上传下达作用;
2、公务联系作用;
3、凭证记载作用。
2、文书工作有何重要性?——
1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作;
2、文书工作是机关工作的纽带;
3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节;
4、文书工作是档案工作的基础。
3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。
4.文书工作组织形式选择的依据是什么?——本机关的工作性质、任务和职能范围;本机关内部机构设置的层次与数量;本机关收发文件的数量;本机关各组织机构驻地的情况;人员的配备情况等。
5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。
6、试析报告和请示的关系。——相同点：
1、行文方向一致。
2、报送要求相同。
3、写作特点相同。
不同点：
1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系;请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。
2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复;而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。
3、行文时限不同。请示必须在事前行文;报告则
在事前、事后、事情进行中行文均可。
4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则;而报告既可一文一事，也可一文数事。
7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件
8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。
9、
案卷的含义是什么?——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
10、
文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。
11、 “立卷六特征”有哪些?——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。
12.立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。
13、什麽是文书现实执行性?什麽是档案
原始记录性?-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行;二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。 14.文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽?----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：(1)公文的草拟、
2 审核、签发、复核、登记和分送;(2)公文的缮印、用印、登记、分发等;(3)公文的签收、登记、审核、拟办;(4)批办、承办、催办、注办等;(会议、汇报的记录与整理;(6)公文的平时归卷、提供借阅与保管;(7)公文的系统整理与归档;(8)为领导人准备有关材料;(9)文书的机要保密;(10)完成领导人交办的其他文书工作事项。 档案的基本任务是：(1)坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度;(2)科学地管理档案，大力开发信息资源;9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。
15.文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽?-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际;精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义;注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。 16.简述公文格式标准化的意义------(1)公文格式标准化是公文的性质所决定的。(2)公文格式标准化是公文处理所需要的。(3)公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。
17.什麽是主题词?主题词的特点是什麽?----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。 主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。
18.成文日期是怎样确定的?-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准;第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准;第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准;第四，电报以发出日期为准;第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。
19.文书正文写作要求有哪些?----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，
内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“
(二)”，第三层用“1”第四层用“(1)”。 20.简述文书种类划分的意义。-----
(一)适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。
(二)适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。
(三)适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。
(四)适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。
21.简述公告与通告的区别。----
(一)发布机关级别不同。
(二)发布事项范围不同。
(三)发布事项的方式不同。
(四)所公布事项的特点不同。
22.简述请示与报告的区别。——
(一)行文的目的不同。
(二)行文时间不同。
(三)内容含量不同。
(四)上级办理不同。 23.主题的作用、依据、要求是什麽?----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：(1)是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。(2)是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。
24.文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。
25.文书语言表达的要求是什麽?---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。
26.简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：
(一)思想准备。
(二)拟订提纲。
(三)草拟初稿。
(四)征求意见。
(五)反复修改。
(六)誊抄文稿。
(七)确定标
印。
27.文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。
28.文书处理过程中有那些特点?——有以下特点：
(一)确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。
(二)连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。
(三)规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。
29.撰写拟办意见时应注意哪些方面?-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考;差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择;概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。
30.简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。
31.我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面?---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。
32.简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
33.以“件”取代卷的好处是什麽?——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。
34.以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽?-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。 35.文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。
36.文书整理归档的基本原则是什麽?-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持
3 文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。
37.如何确定案盒内文书?——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。
38.归档的质量要求是什麽?----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。
39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。 40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。 2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。 3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。 4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。 41.全宗内档案分类的方法有哪些?——常用1.分类方法，按照文件形成和处理的将全宗内档案分成若干类别;2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别;3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别;
42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么?——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表;2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限;3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。
43、档案鉴定工作任务是什么?——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆(室)藏档案的质量;2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。
44、什麽是档案保管期限表?起结构和类型有哪些?——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。
45、档案保管期限的划分原则是什么?——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具
有长远利用价值的档案，应列为永久保管;2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管;3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。
46.档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。 47.简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2. 建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3. 建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。
48.档案库房的日常管理包括哪些?——1.建立健全的库房管理制度(安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度);2.温湿度调节和清洁卫生;3.注意档案在流动中的保护;4.定期安全检查。
49、档案安全检查应包括哪几个方面?——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施;2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治;机读档案定时倒带和上机检查;3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生;4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合;5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。
50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。(1)桥梁作用(2)交流作用(3)管理作用
39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。
1、按编制方式分为：目录、索引、指南。
2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具
3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。
4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具
51.常见档案检索工具——
1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、
全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。
10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享
52.参考资料的种类：——
一、大事记： 1、大事记的种类有：A、机关工作大事记
B、国家和地区大事记C、专题大事记 D、个人生平大事记 也称为年谱
二、组织沿革：1、种类有：
A、机关组织沿革 B、地区组织沿革
C、专业系统组织沿革;
三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。
四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。
五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。
六、企业年鉴：
的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。
七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
53.参考资料的编写一般方法：——
1、制定编写计划;
2、收集材料;
3、综合编写 54.编研工作的意义——
1、积极提供服务的有效方式;
2、提高工作水平的重要途径;
3、有利于档案原件的保管和流传。
55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化;2.管理机构布局与馆(室)藏机构的合理化;
3、档案信息服务的社会化;4.档案工作组织管理的科学化。
56、实现档案现代化的条件。——社会条
4 件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境;2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持;3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化;2.档案工作人员专业化。
57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高;2.检全、检准率高;3.检索途径多;4.能够产生多种形式的目录与索引;5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。
58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件;2.档案原件的准备工作;3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。
59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。
1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。
2征集收藏于和人手中的历史档案。 3征集少数名族地区的历史档案。 4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。
5收集散失在国外的历史档案。
60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和6
1、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉;2.防止软盘污染;3.注意防尘;4.远离外磁场。 6
2、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏;2.查找迅速，传递方便;3.价格低廉，保存时间长;4.容易复制，有利于档案原件保护;5.便于推广普及。
63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准;2.针对档案的载体为适用范围的标准;3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准;4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准;2.档案统计、提供利用标准;3.档案编纂及出版格式标准;4.档案工作现代化建设标准。
65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅;2.档案外借;3.制发档案复制本;4.举办档案展览;5.出具档案证明;6.提供咨询服务;7.印发目录。
四、论述题
1.论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含
义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行;二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。
2、试析文书工作与档案工作的关系。 联系：
1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。
2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序(文件立卷归档工作)，就是档案工作的起始环节(档案收集工作)，二者从不同的角度履行同一道手续。
3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展;档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。
区别：
1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的;档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。
2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档;档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。
3、试比较各种登记形式的优缺点。
目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索;卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失;联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。 4. 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或
者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观;二是体现在内容上要有美感;三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体;问题排列有序;语句整齐一致。
文书立卷的基本原则
1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。 拟写案卷标题的要求
案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分
第五篇：文书档案管理标准
江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度
文书档案管理标准(草稿)
1. 主管部门及领导
文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。
2. 归档文件
本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.1 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3. 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4. 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5. 整理方法 5.1 装订
归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。
5.2 分类
归档文件采用年度-机构(问题)-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。
5.2.1 将文件按其形成年度分类。跨年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度;跨年度办理的文件归入结束年;几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
5.6 装盒
将同一保管期限、同一机构(问题)的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目(馆编件号、盒号暂不填写)。
5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号(用铅笔)，也可不编号。
5.6.2 备考表
备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.7 排架
不同保管期限的档案分别排架。 6. 管理要求
6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。 6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。 6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。
6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。 7. 借阅
7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等;本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。
7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。
7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。
8.销毁
8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。
8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。
2009年12月10日