人事档案, 是每个单位工作人员都必不可少的伴随职业生涯的重要记录, 是对个人重要事件、资料的记录和保存, 是人们生活和工作不可或缺的重要的记录凭证。近年来, 随着我国科学技术和经济水平的提高, 人事档案管理的各个环节和方式也逐步进入信息化时代, 便捷、高效也已成为档案管理工作的全新标准和要求。但是在档案信息化建设过程中, 仍然存在一些问题, 需要我们客观对待。
一、医院人事档案管理的现状及问题
(一) 档案信息化基础设施建设不平衡。当前我国大部分医院的人事档案管理工作已经采用计算机技术、网络技术及电子化办公模式, 人事档案信息化基础设施建设成效明显, 信息化程度逐步提高。根据相关调查显示, 当前我国档案部门拥有微机326000多台, 网络服务器41500多个。但我们也要看到, 在我国的一些偏远地区及农村地区, 一些医院的人事档案管理的基础设施仍不完善, 计算机等设备不到位、网络资源匮乏等情况普遍存在, 给这些地区的人事档案管理工作带来严重影响。
(二) 档案管理应用系统建设滞后。当前国内大多数医院的人事档案管理工作的另一个问题就是档案应用系统建设滞后, 虽然多数医院已安装使用人事档案管理系统, 但系统版本陈旧, 功能单一, 在当前信息量突飞猛涨的条件下已经不能适应当前的档案管理工作的需要, 亟待研发更加新型的档案管理系统。另外, 截至目前, 我国仍然没有建立起全国统一的档案门户网站, 也没有构建起大规模的国家档案数据库, 这就造成无法实现对外一体化的档案信息服务, 这些现实情况都已成为制约档案信息化管理的一大障碍。
(三) 档案信息化标准有待完善。据相关调查显示, 截止到2010年, 我国现有的与人事档案管理方面相关的政策、规定及标准共50余条, 然而, 在这些政策、规定及标准中真正涉及档案的现代信息化管理方面内容的仅仅不足10条, 这现实情况和新时代信息现代化建设的客观要求相差甚远。与此同时, 我国现有的一些人事档案管理的标准由于制定的年数久远, 其效用大多已越来越小, 其相互间的内容联系也已经逐渐淡化, 对医院人事档案管理工作的规范和引导作用比较弱, 因此, 医院人事档案管理体系建设亟待加强。
(四) 档案信息化人才队伍亟待培养。人才是发展的基础和后备力量, 对于医院的人事档案管理工作来说也不例外。当前医院的人事档案管理工作还面临着人才资源指数落后的情况, 我国多数医院的人事档案管理技术人才队伍无法满足国家信息化、现代化建设, 亟待发展壮大。档案从业者的信息化素养总体偏低这一现实与技术型人才严重缺乏、“中间性”人才缺失、人才引入及激励政策有待完善等方面原因都有着密切关系, 也是人才培养的症结所在。
二、新时期医院人事档案管理的建议
(一) 提高认识, 统筹规划。首先必须在思想上充分认识医院人事档案管理的重要性, 积极学习和顺应档案信息化管理工作的知识和要求, 为做好医院人事档案管理工作打好基础;其次, 做好统筹规划。医院人事档案管理工作的工作量较大, 要积极做好相关情况的调查, 包括人事档案的类型、人员调动、档案信息统计等情况。同时, 根据实际情况制订人事档案信息化的科学规划, 包括硬件设施的购置计划和软件研发的长期规划, 使其具有较强的支撑能力和扩展能力。
(二) 档案管理要有所侧重。针对当前突飞猛涨的信息资源, 我国当前现有的技术水平和软硬件设备如要全部将其纳入进来是不现实也是不必要的。在大量的资源和信息中, 我们应根据一定的原则将其进行分类和甄别, 挑选有价值的、重要的资源进行整合、收集和管理, 以此达到资源利用的双向最大化。
(三) 做好档案数字化的全程控制。在人事档案数字化过程中, 要注重全面的质量检查, 加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容。一是数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确, 对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。二是数字化后的数据质量、图像质量检查。三是数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行连接, 形成一一对应。这些方面都需要引起从业人员的重视, 把握细节, 做好工作。
(四) 加强相关人才队伍建设。针对医院人事档案管理人才队伍不能满足工作需要的现实情况, 一方面要加大相关专业的人才培养力度, 不断增加具有专业知识和较高业务能力的人才数量, 另一方面要有计划地定期对现有从业人员进行培训, 使现有从业人员接触新时期医院的人事档案管理工作要求, 转变传统观念, 更好地适应工作。
摘要：在科技发达的今天, 庞大的信息和数据已逐渐渗入人们生活的各个方面, 面对大量需要处理的档案及各类资料信息, 医院的人事档案管理工作已不再局限于传统的资料收集与保管, 取而代之的是亟待转变成为迎合信息化要求的一项重要的基础性工作。本文从新时期医院人事档案管理的发展现状、存在的问题出发, 深入分析, 并提出一些意见和建议, 具有一定的理论意义和现实意义。
关键词：医院,人事档案,管理,建议
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