在目前校院两级管理的新形势下, 高职院校的二级学院是一个集教学科研、管理于一身的相对独立的单位。二级学院办公室是学院工作的窗口, 行政秘书工作在学院的发展建设中起着重要的作用。高职院校行政秘书既是院领导的参谋和助手, 又是院领导与师生的桥梁和纽带, 它在宣传贯彻学校工作精神、保证日常工作的正常运转、学院内部及学院与其他部门之间的协调合作等都是不可或缺的。行政秘书素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏, 将直接影响整体的行政管理水平。因此, 行政秘书必须从新时期行政工作的特点出发, 不断提高自身综合素质和业务能力, 积极创新。
1 高职院校行政秘书的工作职责和范围
高职院校行政秘书工作范围宽广, 涉及事务繁杂琐碎。
1.1 日常行政工作
学院对内、对外文稿 (如年度工作计划、总结、申请报告等) 的草拟和上报学校;会议记录与会议纪要的整理;学校各部门文件的收发和归档, 教职工档案资料的登记、审核和保管;办公用品的采购保管、固定资产管理、办公设备维护等。
1.2 行政沟通工作
联系院领导与师生、学校各职能部门之间的工作, 承担院系的公关、接待事务等。
1.3 人力资源工作
学院教职工的考勤、年度考核、各项评优、职称评定, 协助院领导编制院系行政组织架构, 如岗位设置、人才招聘等。
1.4 财务报账工作
承担学院教师日常培训、进修、集体活动、各项办公、教学费用等支出的报账。
1.5 科研项目的申报工作
负责协助院领导组织教师申报科研项目、精品课程、教学成果、教学立项。
行政秘书在工作过程中必须认真仔细, 有强烈的事业心和高度的工作责任感, 作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。因此, 行政秘书工作举足轻重。
2 高职院校行政秘书的在行政管理中的作用
2.1 参谋和助手作用
行政秘书是学院领导的得力助手。院领导在年度工作计划、总结、人事工作、岗位聘任、考勤、考核和职称评定、日常行政工作都要由行政秘书来协助完成。同时, 行政秘书还是院领导的重要参谋。主动为院领导提供可靠的第一手资料, 在必要的情况下提出合理化建议, 为领导出谋献策。
2.2 桥梁和纽带作用
在行政管理工作中, 行政秘书是领导、教师和行政职能部门之间的桥梁和纽带, 具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用, 其协调职能发挥得好坏将对院系的行政工作产生直接的影响。
3 高职院校行政秘书工作存在的问题
3.1 对行政秘书工作重视不够, 职称晋升机会渺茫, 造成行政秘书队伍的不稳定
长期以来, 人们往往对行政秘书工作缺乏正确的认识和评价, 轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。至今仍有些人认为, 行政秘书只是打打杂的人, 只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作, 他们的劳动只是简单、机械的劳动。因此, 在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面, 重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作任务重、责任大, 付出的劳动得不到尊重和理解, 晋升机会处在高学历人才集中的高职院校环境中, 行政秘书提升学历的压力很大, 由于工作繁忙, 特别是“坐班制”的工作性质, 学习的时间很少。当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置, 紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上。目前行政秘书的提升机会少, 个人发展空间有限, 在职称晋升上困难重重, 最终导致缺乏职业认同感, 从而造成行政秘书工作积极性不高、思想压力大、心里不平衡, 很多人不安心行政秘书岗位, 离岗、转岗人员相对较多, 行政秘书队伍呈现不稳定状态。
3.2 行政秘书工作缺乏活力, 大大制约了行政管理能力的提高
行政秘书工作千头万绪, 看似简单, 其实非常繁重而细致, 在学校行政管理中处于纽带桥梁位置, 上听命于学校各行政部门和学院领导, 下服务于广大师生, 所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中, 工作缺乏活力, 多靠经验办事, 习惯于按领导指示、文件精神处理问题, 主动参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养, 送出去培训学习、交流进修的机会几乎没有, 导致其知识更新严重不足, 现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高职院校教育的迅速发展, 行政秘书得不到相关管理方面的系统培训, 观念不能及时更新, 大大制约了行政管理能力的提高。
4 关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议
4.1 加强学习管理等科学知识, 提高行政秘书的工作效率
行政秘书从事的是管理工作, 管理是一门科学, 也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。
4.2 重视行政秘书队伍整体素质的提高, 加强行政秘书的继续教育
在行政秘书培训和知识更新方面, 学校要加大投入, 并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划, 多渠道、多形式加强行政秘书的培养, 提高其专业素质和理论水平。经常组织行政秘书参加校内外行政管理研讨会和经验交流会, 学习先进的管理经验, 改进管理方法, 提高管理水平;定期不定期组织岗位培训, 尤其是对计算机的运用和操作技能的培训, 提高工作效率。除此之外, 还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作相关的学科知识, 多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。
4.3 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧, 激发其工作积极性和主动性
行政管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持, 学校各级领导要主动关心行政秘书的工作、学习和生活, 在奖金发放、职务晋升、职称评定方面, 要建立相应的激励机制, 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧。同时, 要充分肯定行政秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的行政秘书, 学校要在适当的时候, 给予一定的物质奖励和精神激励, 激发行政秘书的工作热情, 充分调动其工作积极性和主动性, 促使其开拓进取, 大胆创新, 为高等教育事业的改革和发展, 奉献自己的聪明才智。
摘要：高职院校二级学院行政秘书既是院领导的参谋和助手, 又是院领导与师生的桥梁和纽带, 详细阐述了高职院校行政秘书在行政管理工作中的重要作用, 分析了行政秘书在行政管理工作中的现状和存在的问题。进而提出高职院校应重视行政秘书队伍整体素质的提高, 加强对行政秘书人员的继续教育、职称晋升的重视。
关键词：高职院校,行政秘书,工作职责,行政管理
参考文献
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