高校档案是记录高校历史, 传承文明的载体, 借助档案可以了解过去、把握现在、预见未来。高校档案工作是高校发展事业的重要组成部分, 承担着为高校提供档案服务的特殊责任。特别是当前经济社会加快发展, 对档案的需求越来越大, 档案工作的重要地位越来越明显, 发展前景越来越广阔。档案工作事业功在当代、利在千秋。但是, 一些高校的档案工作仍然比较滞后, 其中一个重要的原因就是档案意识还不够强。
1 档案意识和高校档案
所谓档案意识, 就是指人们对档案的认识程度, 认识水平。它决定了人们对档案的社会地位和作用的认识, 档案意识决定了档案工作者对档案收集、整理、归档、保管和提供利用的积极性和准确度。档案意识强的档案工作人员, 会主动, 积极, 有效地为档案的形成和利用提供准确的原始材料, 满足档案用户的需求, 从而为档案利用者的工作、学习和生活提供凭证和参考的便利。档案意识还决定了档案用户对档案需求的准确表达, 支配着档案用户的档案行为。档案意识强的人可以敏锐地捕捉、主动地获取所需要的档案信息, 为自身的工作、学习和生活带来凭证和参考作用。
高校档案是学校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录, 是高校建设和发展的历史见证, 是高校的“昨天”的真实写照, 是高校办学过程中形成的各种信息的最客观、最系统全面的载体。用事实来说话, 以切实的佐证材料作实证, 高校档案为高校各项工作的发展提供最客观, 最具历史权威性的参考作用。
2 高校档案意识薄弱的表现
2.1 对档案法律法规了解不深
《中华人民共和国档案法》的颁布已经超过2 0年, 《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》的颁布到现在已经快2 0年了。国家为了加强对档案的管理和收集、整理工作, 有效地保护和利用档案, 为社会主义现代化建设服务, 制定了档案法律法规, 国家对档案工作的重视程度可见一斑。随着档案法律法规的出台, 全社会的档案意识日渐提高, 档案工作取得了可喜的进步, 但是一些高校没有及时将作好档案工作上升到遵法和守法的层面上来。
在实际工作中, 高校行政部门的领导对档案工作的重要性认识不够, 认为档案工作不直接产生经济效益, 可抓可不抓, 因此《档案法》等法律法规的宣传力度相对其他法律法规而言就少得多。同时, 高校档案部门只是一个文化事业单位, 不具有行政执法主体资格, 仅对各归档部门专兼职档案人员的工作有业务指导、督促和服务的职责, 显然不可能对违反档案法律法规的行为加以处分。从而导致高校档案工作人员没有将档案工作上升到法律法规的层面上来认识, 没有建立起“依法治档”的新观念。
2.2 对档案工作的重要性认识不足
当今国际市场的竞争, 是高科技, 高质量, 高水平管理手段的竞争。管理水平关系到单位的生存和发展。而档案管理是单位管理体系中的一项基础性管理。一方面, 档案管理本身是单位整体管理的重要组成部分, 档案管理水平的高低, 可以体现单位整体管理水平的高低。一个档案管理混乱的单位, 很难说他的整体管理水平是高的。江泽民同志曾说过:“档案工作是各项事业发展的一个重要基础, 这个基础不牢固, 将来我们要负历史责任的”。档案工作的重要性不言而喻。
档案工作虽然在高校的教育、评估以及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用, 但利用档案的过程一结束, 档案工作就被事务繁忙的领导束之高阁, 变成了“被遗忘的角落”。
2.3 工作进程中档案的形成意识不强
高校档案部门保存档案并提供利用, 但档案部门只是档案的管理服务部门, 并非是档案的生产部门。档案部门管理的档案是由各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的, 这些文件材料搜集的完整程度、质量的优劣、价值的大小, 都与档案形成者的档案意识的强弱密切相关。由于对档案法律法规了解不深, 档案法律意识不强, 再加上对档案工作的重要性认识不足, 没有把档案工作作为一项重要工作来抓, 导致档案形成者的档案意识不强。收集档案欠齐全、准确, 案卷整理的质量问题等层出不穷。直接影响了档案的保存与利用价值。
3 多管齐下, 增强档案意识, 促进高校档案工作又好又快发展
3.1 大力宣传档案法律法规, 增强档案意识
《中华人民共和国档案法》规定, “一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。对于违反档案法律法规的, 将由有关主管部门依法给予行政处分;构成犯罪的, 依法追究刑事责任。大力宣传档案法律法规, 增强档案意识迫在眉睫。
高校可以采取丰富多彩的形式来宣传档案档案法律法规, 扩大影响, 提高全校档案意识。可以通过各种有校的舆论形式, 如校园广播、宣传栏板、院报、电子显示屏、校园网络等多种形式来宣传, 还可以举办针对不同群体的专题讲座, 大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》, 宣传党和政府档案工作方针政策, 普及档案法规及档案知识, 交流档案工作新经验、新做法、新成果, 消除人们对档案工作的陌生感和神秘感, 让档案意识深入人心, 从而自觉履行保护档案的神圣职责。
3.2 加强对档案工作重要性的认识程度, 把档案工作作为一项重要工作来抓
一要加强工作领导。增强高校领导的档案意识, 促使领导干部和各级职能部门形成重视档案工作的共识。把档案事业发展纳入学校全面发展的总体规划, 确立档案工作在各项工作中应有的地位, 确保档案事业与其他建设相协调发展。
二要帮助解决问题。档案工作作为一项重要的公共文化事业, 需要高校投入。各高校要根据档案事业发展的需要, 从实际出发, 不断改善档案工作的保障手段, 在政策和资金方面给予有力支持。
三要抓好队伍建设。加强各级档案部门领导班子建设和干部队伍建设是高校的重要责任。档案工作是一项政策性和业务性都很强的工作, 要作好档案工作, 首先要有一支政治思想过硬、专业素质好、遵纪守法、乐于奉献的高素质档案工作队伍。
3.3 多种渠道增强档案人员归档意识
档案来源于高校各部门的工作实践, 服务于高校各部门具体工作, 加强高校档案人员对档案管理工作的认识, 提高整体档案人员的档案意识, 调动档案人员的积极性, 是搞好档案工作的迫切要求。要重视这一问题, 严格按规章制度办事, 才能使档案文件材料的来源和质量得到保证, 这样档案的内在价值和利用率就会大大提高, 档案管理工作就会走向规范化。
加强档案归档考核, 进行奖优惩劣。把档案的收集和管理纳入规范化、法制化轨道, 按照档案工作必须做到“三纳入, 四同步”的要求, 学校每年对各归档部门的档案工作进行检查和评比, 年检结果纳入部门工作、部门领导及兼职档案员的考核内容, 对做得好的部门给予表彰和奖励, 对没有完成工作任务或造成档案损失的部门和责任人视情节轻重, 根据有关法规给予批评教育, 直至处罚。
摘要：高校档案意识薄弱是档案工作相对滞后的主要原因之一。分析档案意识薄弱的原因, 提出相应的对策, 促进高校档案工作又好又快发展。
关键词：档案意识,高校档案,档案工作
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