一、人事档案管理的必要性
人事档案由来已久, 是在人事管理过程中逐渐生成的。人事档案是一个社会人人生经历和德行优良的记录和反映, 其中包括个人的兴趣爱好、学习生涯、工作经历、研究成果、获得的荣誉或者证书以及受到的惩罚等等内容。人事档案管理工作就是负责对这些信息进行整理、收集、统计、保管等, 主要由事业单位、组织或者部门招揽人才、进行人员考评、提拔人才之用的, 由此可见这份工作是十分必要的。
(一) 经济全球化的必然发展要求。随着经济发展的不断全球化, 我国各方面也得到了高速发展, 并取得了举世瞩目的成就, 也由此社会对于人才综合素质的要求也越来越高, 这就促使个人不断提高自身的“价值”, 即学历、工作经历、荣誉证书等, 不断充实个人档案的内容和分量。同时, 当今是信息主导的大数据时代, 社会和个人也不断要求信息的公开化、透明化, 这在一定程度上增加了人事档案的“含金量”, 使造假证、假学历、冒名顶替的现象无处遁形。人事档案信息的公开, 也使得行业趋于良性竞争, 就业更加公开、公平、公正。
(二) 为事业单位招揽人才提供依据。一家企业或者事业单位要想取得长足的发展和不断地进步, 就需要不断招聘有识之士、真正有才华的人, 不断给自身注入新鲜的血液。而如何在众多的应聘者中筛选出比较合适的人员就需要人事档案充分发挥作用了, 通过档案可以对应聘者个人经历、职业道德和工作能力有一个初步的认识和了解, 做出初步的筛选, 为更多真正有能力的人提供更多的就业机会, 使社会人力资源得到优化配置, 真正发挥出个人的价值。
二、现行人事档案管理存在的问题
现在施行的人事档案管理制度并未充分做到与时俱进, 不断适应人事制度改革的要求, 很多措施仍然是沿袭传统的档案管理制度和工作方法, 存在如下不足之处:
(一) 人事档案管理制度不健全。现行的人事档案管理制度还不够健全, 甚至与人事制度相关的法律法规相互冲突, 已不能适应经济社会的高速发展。这种沿袭了传统工作方法的档案管理对档案的保存和管理造成了很深的影响, 使得部分人员的档案流失或者损毁, 甚至被不法分子利用, 给人们的生活和工作带来损失。且部分档案管理工作人员素质不高, 未能充分认识到自身工作的重要性, 对于档案管理工作没有系统和专业的认识。
(二) 人事档案自身有效信息的局限性。随着科技的不断进步, 也带动了一些不法行业的产生和发展, 例如造假证、假学历、假证明等等, 这就使得人事档案信息不真实, 掺杂了水分, 相对于有真才实学的人来说这是不公平的, 使得行业竞争进入恶性循环, 最终影响着社会的健康有序发展。
(三) 在一定程度上限制了人员自由流动。部分单位为了留住人才, 限制人员的自由流动, 将人员的档案封存在事业单位, 不准个人随意转出。这就限制了人力资源的自由流动, 同时也限制了个人的自由择业, 影响社会人力资源的优化配置, 使有能力的人不能真正发挥自身的价值, 由此导致很多人对档案弃之不顾, 在新单位重新建设档案, 使得人事档案管理工作出现混乱。
三、人事制度改革带来的影响
人事制度与时俱进和不断改革给人事档案管理工作带来了新的发展和改革契机, 带来了深刻的影响, 如下所述:
(一) 弱化了人事档案的社会地位。人事制度的改革弱化了人事档案的社会地位和在求职过程中所占的比重, 使企业或者事业单位在招聘过程中, 不再过多地关注应聘者的档案或者简历, 而是更加注重其个人实际工作能力、处事风格和道德操守。传统的招聘原则片面地只看应聘者的人事档案, 或者学历、工作经验限制等, 无形中将就业门槛抬高, 为虚假信息打开了方便之门, 将真正有能力的人拒之门外。
(二) 促进人事档案管理制度与时俱进。一方面人事制度的改革推进了人事档案管理制度的除旧革新, 迫使档案管理制度突破传统思想的框架和束缚, 不断与时俱进, 完善制度本身以适应经济发展的需要。另一方面也促使从事档案管理工作的机构和人员不断改变工作方法, 创新管理模式, 不断提高自身的综合素质和工作能力来适应社会的发展和人事制度改革所带来的变化。
(三) 增强了人员的流动性和自由择业。人事制度改革使企业或者事业单位录用人才时不再过多地关注人事档案, 从而增强了人员的流动性, 使求职者能够更加自主地找到称心如意的工作, 不再受人事档案的约束和捆绑, 也不用再依附于档案存储的原单位, 充分尊重了个人自由选择行业和职业的权利。同时也使得行业竞争趋于良性, 更加公平合理, 更富有人性化和人情味。
四、人事档案管理的改进措施
针对人事档案管理自身存在的问题和弊端, 以及人事制度改革对其带来的影响, 提出如下几点改进档案管理工作的措施:
(一) 建立健全人事档案管理制度。国家有关部门需要不断建立健全现行的人事档案管理制度, 破除传统人事档案管理制度的影响, 完善各项相关的规章制度和法律法规, 避免互相冲突的状况或者无法可依的现象发生。“无规矩不成方圆”, 只有制度健全, 有法可依, 人事档案管理工作实施起来才能真正有效, 切实发挥应有的作用。同时, 还要成立专门的人事档案管理机构, 放权于管理机构, 才能使管理制度真正落到实处。例如现有的省人才市场, 就是刚毕业的大学生存放档案、办理毕业和组织关系相关手续的重要机构, 为大学生提供了极大的便利。
(二) 深化国家各项人事制度改革。不断深化国家各项人事制度的改革, 使人事制度能够与时俱进, 跟上经济的发展潮流和时代步伐, 从而带动人事档案管理制度的改革和不断向前发展。只有这样才能使社会人力资源得到真正的优化配置, 使各行各业的人真正发挥自身的作用, 为我国的社会主义现代化建设作出贡献, 构建一个真正自由平等、公平公正的和谐社会。
(三) 提高人事档案管理人员的素质。人事档案管理人员是档案管理工作的主要从事者, 同时也是人事档案管理制度的重要落实者。因此, 就需要着重提高工作人员的综合素质, 并进行相关的培训和考核, 包括档案管理的重要性认识、理论基础、实际操作方法等, 以及其他方面的能力, 例如计算机、档案管理相关的软件操作等。在认识上提高人事档案管理工作的高度, 在实际上将各种措施和方法落于实处, 理论与实践充分结合才能使档案管理工作不再是“纸上谈兵”。
(四) 准确地充实人事档案的信息内容。假证件、假学历、假证明等的出现, 需要引起社会的高度关注, 这不仅是人才的滥竽充数, 同时也是对真正有能力人的埋没。这就需要档案管理工作人员在收录档案时, 确保各项信息的准确性和真实性, 使每一点信息都有充分的证明, 而非个人的片面之词。同时, 还要充实人事档案的内容, 不能仅仅只是信息的罗列, 这不利于信息的流通和实际应用, 应该让人事档案更加现代化、更有说服力, 能够使人一目了然。例如建立电子人事档案库, 可以插入个人真实的照片或者从业经历的照片, 当然要充分保证这些图片的来源、真实性和有效性。
五、结语
人事档案管理工作不是一个人的事, 也不是某一家机构的事, 更不是国家的事, 它与我们每一个人的生活、学习和工作息息相关, 需要全社会对其引起重视。只有全社会的共同努力, 才能使人事档案管理工作更加完善。人事制度改革对其带来的影响非三言两语可以言明, 需要相关的机构根据统计数据和实际情况做出全面系统地分析, 只有这样, 才能使人事档案管理制度适应人事制度的改革和不断进步。优胜劣汰, 公平合理的社会发展和就业环境非一蹴而就, 只有举全国上下之力方能实现, 这是我们每一个社会人义不容辞的责任和义务。只有这样, 才能构建一个真正自由平等、公平公正的共产主义社会。
摘要：人事档案是一个人身份的凭证和经历的证明, 也是一个人步入社会的敲门砖和引路石, 是企业或者事业单位用人的有效依据。本文从人事档案管理的必要性出发, 分析了档案管理的现存问题, 以及人事制度改革带来的影响, 并提出了几点改进的措施。
关键词：人事档案,人事制度,人事档案管理
参考文献
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