一、引言
文书档案的特点主要体现在种类繁多上, 有业务类、党群类和行政类等, 管理工作的联系性较强, 过程比较复杂。鉴于此, 要想加强党校文书档案管理, 管理者必须要清楚每一环节的工作, 做到目别汇分、有条不紊。在管理过程中实时补充现代化信息, 逐渐提升信息化管理水平, 认真对待平常的管理工作。
二、党校文书档案的管理演变
(一) 信息化管理水平低
近年来, 伴随科技创新和社会进步, 党校文书档案工作向着信息化管理的方向发展。但就实际情况而言, 信息化管理水平有限, 大多数党校还停留在较为滞后的档案管理模式中。虽购入计算机, 但也只是做表面功夫, 在实践运用过程中自动化水平较低, 需要消耗大量人力。
此外, 过去纸质的文件材料都没有进行电子备份, 包括很多光盘中的文件资料也未打印出来整理好, 致使文书档案一些内容缺失, 保存不统一, 人工检索仍然是主要工作手段, 浪费大量时间。
(二) 缺少关注度
文书档案管理工作因为无法直接为党校带来经济效益, 导致很多领导人认为此项工作可有可无, 未意识到其繁杂性和必要性, 缺少一定的关注。也没有安排专业水平较高的人负责此工作, 对下属缺少严格管理。致使有关人员缺少规范性认识, 工作认识较差, 把精力和时间都放在资料文件的保存和整理上, 忽略日常性的普通文件, 从而制约党校进一步发展, 为其带来严重的经济损失。
(三) 工作不协调
在管理过程中, 文秘工作总是被档案人员所忽略, 把档案管理与文书工作混为一谈, 未做好二者的协调管理与对接问题, 致使档案管理工作杂乱无章。党校文书档案管理部门在实际工作中应和各部门的保持紧密联系, 但具体落实中很多部门都没有尽力配合, 导致党校档案资料不完整问题屡见不鲜, 对文化档案管理工作的顺利开展造成一定影响。
(四) 归档材料缺少系统性备案
第一, 党校办公经费比较紧张, 在文书档案管理工作方面的投入更是少之又少, 导致工作人员归档认识薄弱, 没有认识到此项工作的重要性, 对承办的文件只查看其完整性, 通过部门年检便可, 并不在乎其有无开发和使用价值。
第二, 党校长时间过分重视和大政方针有关的红头文件, 对有高价值的教学档案视而不见。伴随党校办学的深入发展, 日常科研与教学的内容越来越完善, 对档案的搜集整理与应用要求也逐渐提高。但教务、人事等部门, 缺少统一的材料管理, 提高材料的流失率。
(五) 缺少专业的管理人才
党校文书档案管理工作对管理者有着严格的专业要求, 其不但要了解基础原理、操作流程和方法, 还有拥有较高的汉语言文学水平, 掌握和其相关的其他学科知识, 学习更多的新理念、新技能。但很多管理者都未接受过专业化的、系统化培训, 专业水平较低, 加上不够了解业务, 在整理材料时非常盲目和随意, 分类归档不到位, 立卷不达标, 资料积压情况屡见不鲜[1]。
三、党校文书档案管理的优化对策
(一) 提升档案认识, 注重思想引领
提高对档案工作的意识, 需要党校所有工作人员的支持, 可使用制作宣传小视频、漫画展的方法在食堂、教学楼或者电梯内播放, 以传播文书档案知识, 提高员工档案归档认识, 让其在将来工作中能做到主动搜集和整理所需的归档材料, 为此工作突出其服务价值打下坚实基础。
第一, 摸底现阶段党校文书档案管理工作, 全面掌握纸质和电子档案的实际状况。
第二, 诚邀在此项工作取得一定成绩的企业、单位负责人, 高校档案管理学专业人士, 根据之前的摸底结果, 全方位剖析现阶段存在的主要问题, 有的放矢地指导党校内部工作人员, 帮助党校保质保量的完成档案材料的搜集与立卷工作。
第三, 为进一步聚焦侧重点, 可通过设立固定活动日和知识测验的方式把督促工作人员自主学习。让所有员工都能参加到文书档案知识的学习当中, 了解相关法律规程, 从而提高档案认识, 用理念促进实践取得良好效果, 推动党校员工在未来工作中能及时把存档的资料上交到档案工作人员手中, 为其平常搜集和整理工作创造有利条件。
(二) 依规管理, 档案工作标准化、制度化
制度化、标准化是党校系统把文书档案管理工作落到实处的必备条件。此项工作要根据自身特征, 从实际出发, 由浅到深逐渐攻克已有工作中遇见的瓶颈。比如:用于存档的盘片要交给信息部门统一有规划的购买和发放。其的应用要遵循登记制度, 确保专门专用, 还要保存一份临时工作盘便于有关人员临时应用。到年底时, 这些盘片要根据相关要求标准及时上交并填写好记录信息。
另外, 要加强整章建制, 全方位梳理规范。首先, 文书档案管理人员要根据我国下发的有关规定, 确定相应的工作流程与具体细则, 对档案搜集、记录、整理所有环节做出明确要求, 把责任落实到人头上, 不断优化考评制度。其次, 建设电子、纸质档案两种归档管理制度。一些价值较高的电子、纸质文件双重媒介记录保存的档案一定要及时归档。最后, 加强组织领导, 把文书档案管理列进平常工作中[2]。
(三) 加强技术应用, 实现管理信息化
针对党校系统来讲, 文书档案工作管理水平的提高和基础设备建设息息相关, 可采用提高成本投入的方式扩大存储空间, 增加收存档案的类型, 丰富档案室资源, 让其为党校科研和教学工作提供优质服务。现阶段, 党校系统档案要想实现可持续发展必须要建设电子档案储存数据库, 充分利用网络技术, 为实现管理信息化奠定良好基础。党校各个部门在开展文书档案管理工作时要提高内外网资源的利用率, 追求无纸化办公, 推动其向着更加健康的方向前进。使用网络归档电子材料, 有利于提高工作效率和质量。此外, 党校还可把其和学校网站的数字化图书馆对接在一起, 通过建设二者互联网服务平台的模式, 保证文书档案管理工作的先进性。
(四) 培养专业人才, 提高档案质量
文书档案管理工作的效率和质量由从业人员的综合素养直接决定, 因此必须要积极引进专业人才。伴随科研和教学任务的延伸, 从业人员的整体素养较差, 在发展进程中, 缺少高素养管理人才的问题日渐突出。要采用引进专项人才的方式逐渐提高工作人员团队的整体素养, 以人员选拔和任用依靠对内协调、对外招聘等不同手段, 优化人才分配结构[3]。
加强培训工作, 在短时间内迅速提高从业人员自身修养、专业技能和综合素质, 提高文书档案管理水平。此外, 还要合理提高薪酬, 用其来吸引专业水平较高的人才, 组建工作团队。这不但是保证党校系统业务有序开展的基本要求, 更是顺应管理新常态的根本保障。
要不断提高工作人员使用互联网处理电子档案信息的能力, 引导其把掌握的理论知识应用到实践过程中, 发展成党校所需的专业性人才。
(五) 提高开发利用水平, 实现资源共享
党校的文书档案管理工作和普通学校有着较大区别, 其具有更明显的特殊性与专用性。相关人员在建设开放化的互联网服务平台档案系统之上, 还要充分发挥出其网络化的带动作用, 采用现代先进手段, 实现资源共享。在做决策的过程中, 此资源的价值会彰显出来。
一方面, 要建设资源共享渠道, 用其来提高服务水平。对资源信息化的全面研发予以高度重视, 加强分类管理, 优化网上查找、目录编辑等功能, 合理的通过网络来推动资源共享。
另一方面, 要提供高质量的远程检索服务, 逐渐增加服务范畴, 突出文书档案的社会效益。这样一来, 师生都能实时了解教学规划、进度周期和课程目标, 向社会展示党校文书档案管理的服务成效。
四、结论
综上所述, 要想解决党校文书档案管理工作在演变过程中出现的问题, 相关人员必须要结合实际情况, 有针对性的选用优化对策。可从提升档案认识, 依规管理, 加强技术应用, 培养专业人才以及提高开发利用水平等方面入手, 不断提高管理效率和质量。
摘要：伴随社会的不断发展, 文书档案管理工作备受人们广泛关注, 是一项系统化、繁杂琐碎的工作。新时期下, 网络技术、计算机技术发展日新月异, 过去的管理观念已无法满足现阶段的发展要求, 提升文书档案管理水平势在必行。本文将主要围绕党校文书档案的管理演变展开分析, 并提供具体优化对策以供参考。
关键词：党校,文书档案,管理演变,优化对策
参考文献
[1] 潘挺.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务, 2018 (15) :20+25.
[2] 张爱坚.新形式下如何加强党校文书档案管理[J].中外企业家, 2016 (06) :199.
[3] 刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风, 2018 (35) :263.