按照《党政机关公文处理工作条例》的规定, 公文处理工作的原则是“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”。其中规范是指公文处理的每一项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求, 办理结果要达到一定的标准和规格;公文处理的规范、制度应符合公文处理的规律和实际;公文处理工作中应当运用现代科学技术, 采用现代化的办公手段, 以提高公文处理的质量和效率。同时, 公文处理, 从文种的确定到行文的方式方法、标印格式、处理的程序等, 都要坚持统一的原则, 不能随心所欲、另行其事。此外, 还应采用一切必要的手段, 确保公文在政治上、物质上的安全保密。为确保上述原则的统一和实现, 在公文处理中应重点关注以下五个环节:
一、发文办理
以本单位名义制发公文的过程, 一般包括拟稿、核稿、签发、登记、编号、打字、校对、印刷、盖印、装订和分发等。
(一) 规范“主送单位”拟写。主送单位, 是指公文送达的主办单位。拟写主送单位应注意准确、规范、有序。准确, 特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位, 若涉及若干单位职能的事项, 公文的主送单位应是主办单位, 其他单位可采取抄送形式。规范, 是指主送单位要写全称、规范简称或统称。主送单位较少时, 应将单位列全, 写全称或规范简称;主送单位较多时, 应写规范统称或简称;若写“有关单位”, 则应将有关单位名称逐一列明, 另附名单一并存档。有序, 是指公文的主送单位超过一个时, 一般应按主要执行单位在前并兼顾编制序列和管理层级的原则排列。下行文的受文单位应有固定的顺序, 此顺序一经确定, 就应相对固定, 不能随意变更。
(二) “请示”和“报告”重点区分。行文功能不同。“请示”主要是请求批准、指示和解决问题;报告主要是汇报情况、反映问题等。处理方式不同。“请示”属办件, 需要办理、批复;“报告”属阅件, 可只阅不批。时间要求不同。“请示”应在事前行文, 即“事前”请示;“报告”一般是报告办理结果或有关情况, 即“事中”或“事后”报告。
(三) 规范结构层次序数的写法。正确写法应是:一、××××……。 (黑体) ; (一) ××××……。 (楷体) ;1.××××……。 (仿宋) ; (1) ××××……。或:一、××××……。 (黑体) ;1.××××……。 (楷体) 。
(四) 正文中的用词用语需规范。一是易混淆的词语。如:增长, 制订, 台账, 印发、发布, 落实等词语的正确用法。二是易写错的计量单位。如:米、兆、千、伏、帕、千瓦·时等。
(五) 结尾处不规范。包括结束语、成文时间、印发时间、印章使用、附注。请示件的结束语应为“妥否, 请批示。”注意“批示”后为“句号而不是叹号”;成文时间应早于或与印发时间相同, 不能晚于印发时间。印章日期为阿拉伯数字, 如“2014年11月10日”, 在正文结尾后空一行, 加盖印章, 正文和落款日期之间不能留白太多。
二、收文办理
收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
(一) 来文细致审核。审核文件是否由本单位办理;公文种类、体例格式是否规范, 有关附件是否齐全等。为减少OA办公系统的存储量, 时效性的地方政府会议通知、非上级单位 (股东方、合作方) 单位的文件一般不做电子收文处理。
(二) 深入领会领导的批示意见。承办部门要认真细致地研读领导的批示意见, 确保文件向下一层级流转时遵循“确有必要、保密”的原则。由多个部门合办的文件, 由批示领导分管的部门牵头办理;部门均为此领导分管时, 由位于批示意见第一位置的部门牵头办理。单位总经理有可能在传阅环节对文件进行再次批示 (文件之前已由主管领导批示过) , 需要文件管理员密切关注单位总经理的批示意见, 及时将信息传递给相关部门。
(三) 承办人员传阅及时。每份公文都有时效性, 公文在特定的时间内才能产生效用。“言当其时, 一字千金;言背其时, 一文不值。”急件、特件优先处理, 缩短公文的运转周期, 及时、适时、高效地处理好每份公文。所以应该要求单位各部门经理在每个工作日浏览文件, 并迅速传达文件精神、落实文件任务。
(四) 催办是文件落实的关键因素。文件管理人员应时时了解每个公文的流转状态, 对于拟办、领导批示、承办环节进行重点督促, 避免出现文件登记后不了了之、任其发展的状况。文件在每个环节的处理时间均应有明确的规定, 对每个文件的状态都了然于胸, 确保工作形成回路, 有效运行。
(五) 文件及时归档闭环管理。所有在OA办公系统流转的文件, 都采用电子文件即时归档, 纸质文件定期归档相结合的办法。按照档案管理的相关要求, 保管期限为永久或长期的文件, 归档时应将电子文件打印成纸质一同归档, 其他期限的文件电子归档即可。归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复等必须保证完整无缺, 对于无批复或复函的请示性文件, 应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见, 闭环后归档。装订时, 应把整合好的文件按正文在前附件在后;批复在前请示在后;转发文在前被转发文在后;原件在前复印件在后的顺序排列装订。
摘要：本文结合工作实际, 论述了公文处理工作中应把握的五个环节, 有助于提高公文处理质量。
关键词：公文处理,环节,把握