一、档案安全管理概述
(一) 档案安全管理的内涵
档案安全管理是指是指建立档案的有关单位或者专门的档案馆、档案室对保管的档案实体和信息内容采取有效保护措施, 避免受到自然灾害或人为侵害, 并使其处于安全状态的管理工作。当前档案安全管理工作形势出现了新的变化, 除了要预防传统纸质档案的损坏风险, 还要预防电子档案的安全风险, 同时管理方式上应用现代信息化技术在带来便捷高效的基础上, 也存在着很大的安全隐患。
(二) 档案安全管理的重要性
档案的安全管理不但是档案管理工作中最基础重要的工作, 影响着其他工作的开展, 同时也关系到相关单位和主体的机密, 对其发展也是具有重要影响的, 例如国家军事部门的档案安全管理、有关企业的技术秘密档案管理等, 安全问题是最基础的也是关系到发展命脉的大事。
二、当前档案管理中存在的安全问题
随着当前档案形式内容的多样化以及管理的多元化, 档案安全管理也受到了更多不安全因素的影响, 包括档案管理人员主观认识上的问题、客观方面档案管理设备设施的不完善, 安全管理制度的不完善等, 使得档案在安全管理方面产生了一些较为突出的问题。
(一) 对档案安全管理的重视程度不够
无论是在机关、事业单位或者是在企业, 档案管理工作虽然一直作为管理工作的组成部分, 但是并不受到重视, 同时档案管理人员自身也认为档案管理不重视, 更不用说档案的安全管理了。有些专门的档案馆在档案管理问题上会比较重视, 但是在具体的安全管理上也存在着不足, 缺乏安全风险防范意识, 也缺乏应对处理能力。由于思想上的不重视, 使得档案安全管理具体工作存在着很多落实不到位甚至根本没有进行安全防范的问题。
(二) 档案存放场所和设备设施方面存在的安全问题严重
从档案管理对象上来看主要有纸质档案和电子档案两种, 在安全管理上所面临的风险也是不同的。首先, 在传统纸质档案的安全管理问题上, 主要包括档案存放场所存在的安全隐患, 场所所处地在地形地势上或高或低;档案存放场所温度湿度也有可能造成档案的损坏, 尤其是温湿度变化较大的地区。档案存放场所安保措施的不健全也是档案安全管理的隐患, 例如缺少防盗门窗设计、电路老化等问题。其次, 电子档案的安全管理面临的潜在威胁严重, 包括计算机本身的存储没有进行加密处理、缺少对计算机病毒、黑客攻击的防范措施。
(三) 档案安全管理制度不健全
目前在大多数的档案管理部门都有相应的规章制度, 但是制度中存在着不完善的问题, 从目前档案安全管理制度来看, 主要存在两方面的问题, 一是现有制度规范框架化严重, 缺乏具体明确的岗位职责、安全管理措施责任人不明确, 导致工作中缺少分工, 出了事没有人负责, 相互推脱;二是制度中缺乏监管内容, 工作人员在工作中缺乏监督, 工作落实中很多疏忽、错误得不到纠正。
(四) 档案安全管理人员能力素质有待提高
在机关、事业单位的档案管理人员都是体制内的人员, 对档案安全管理工作不够重视, 工作中得过且过, 防范意识差。档案安全管理人员的素质能力不足体现在日常工作中安全管理工作落实不到位, 例如定期的检查工作只进行表面检查, 不细致, 甚至有的根本不按照检查要求进行定期检查, 导致一些档案损坏而不知。
三、加强档案安全管理的对策
对档案进行安全管理要在严格执行的基础上, 贯彻预防为主, 防治结合的原则, 对包括档案实体、电子档案和存档场所进行全面的安全管理。
(一) 强化档案安全管理的意识
档案安全管理可以说是档案管理工作的首要要求, 因此必须予以高度的重视, 强化档案管理部门从领导到具体岗位人员的安全管理意识, 这样才能将安全管理的措施贯彻落实到位。这就需要档案管理部门加强档案安全管理的重视并向档案安全管理岗位人员进行宣传, 让他们认识到档案安全管理的重要性, 树立起安全责任意识, 强化岗位职责意识, 严格贯彻落实有关档案安全管理的法律法规、本单位的规章制度, 树立防范意识, 建成档案安全管理的思想堡垒。
(二) 加强档案管理部门的安全场所建设与硬件建设
由于当前档案既有纸质形式又有电子形式, 因此在档案管理场所的选择上要充分考虑到各种情况。首先, 在地势位置上不能过高或者过低, 同时还要选择温度、湿度较为适宜的地方, 这样有利于保证纸质档案的安全。其次, 在档案保管场所还要设立可靠的安全防盗门窗、监控, 并定期的进行检查和维护, 尤其是电路检查, 避免发生火灾造成档案的毁损。
(三) 加强档案安全管理的制度规范化
档案安全管理制度是确保档案安全管理的保障, 只有完善的规范化的档案安全管理制度才能确保档案安全管理的贯彻落实。在制度完善的过程中, 我们要严格的依照国家有关的法律法规, 结合本单位的档案安全管理需要制定具有可行性的规章制度, 并在制度中明确岗位和职责, 实施岗位责任制。
总之, 档案资源不但能够作为历史资料起到依据性作用, 同时档案也是重要的文化资源, 但是许多单位的档案管理尤其是安全管理没有被重视, 档案安全管理问题突出, 从基础设施、设备到制度规范、管理人员能力素质等都存在着一定的欠缺, 本文在问题分析的基础上提出了改进的建议, 将在今后继续研究和探索。
摘要：随着知识信息化的快速发展, 档案信息资源在国家资源中地位日益显著, 对于档案编研资料的开发和利用也备受重视。为了让档案的管理更加安全, 下面我从档案编研的正确认识出发, 让档案编研资料危社会与发展提供更好的服务。
关键词：档案,安全管理,资料