1 支出业务的内部控制环境
单位层面内部控制机制是开展支出业务的前提条件和运行平台, 主要包括组织保障、决策机制、关键岗位控制、人员资质能力和会计业务等。行政事业单位支出业务应当按照《行政事业单位会计制度》、《行政事业单位会计准则》、《中华人民共和国政府采购法》等法律法规和本地区或本部门的“三公四费”管理办法、财务管理制度等规章制度为制度依托, 按照“三重一大”集体决策实施办法要求对于重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金运作必须由领导班子集体研究做出决定。
针对支出业务开展内控建设, 需要梳理单位及各部门组织结构, 明确单位领导办公会、财务部门和各部门的职责权限, 梳理是否存在职责交叉或者职能缺失现象。确定支出业务关键岗位的岗位职责和工作要求, 体现出审批权限的制约和不相容职务分离的内控要求。
业务流程再造是推进支出业务内控建设的必要工作步骤。实施支出业务的内部控制建设, 需要对行政事业单位各项支出经济业务的流程进行梳理, 明确各部门、各岗位在流程中的工作程序、工作职责和审批权限, 识别支出业务流程中的风险点和关键控制点。随着行政事业单位零余额账户结算和公务卡结算等财政支付管理手段的推广, 推进支出业务实现“无现金”化, 充分保障支出业务实现痕迹化管理。
为了提高管理效率、优化管理流程, 内部控制建设中的支出业务管理要充分利用各类财务信息化系统和OA办公系统等信息化手段。达到财政零余额系统与会计记账系统相结合, 国有资产管理系统与财务管理系统相对应, OA办公系统、政府采购管理系统、招投标系统与财务系统相对接。实现各系统数据共享, 为行政事业单位管理提供及时、有效的数据, 进一步提高支出业务的效率和管理水平。
2 支出业务的风险评估和应对
通过对单位、部门及关键岗位工作人员的职责和权限进行梳理以及对各项支出经济业务流程再造, 对行政事业单位的收付业务风险点进行排查并制定应对措施。
2.1 支出业务申请层面风险
支出申请弄虚作假、虚列预算, 申请事项与实际业务想脱离, 申请预算的内容不清, 用款不实, 可能导致资金流失风险。针对上述风险, 要求预算审批人员要多做调查研究, 充分了解单位各项经济业务和实际需求, 将支出申请与人员薪资系统、固定资产管理系统、年度预决算批复、项目建设进展情况、财政及其他政策法规以及本系统或本单位年度重点工作等信息进行综合判断, 保证支出申请信息真实可靠。
2.2 支出业务岗位层面风险
支出业务相关岗位设置不合理、职责不清晰, 支出申请、审批、付款等环节职责未分离, 可能导致错误丛生和舞弊风险。针对上述风险, 要充分分析岗位设置的合理性和有效性, 分析职责分工的合理性, 在业务流程再造环节, 全面推演支出业务的全过程。关键岗位建立定期轮岗制度, 强化监督职能。
2.3 支出业务范围及标准层面风险
支出业务的范围和标准不符合相关政策与制度的规定, 可能导致超范围、超标准支出。基本支出与项目支出之间、人员支出与公用支出之间互相挤占, 内容混淆, 违反“专款专用”的支出原则, 导致出现违规风险。针对上述风险, 要严格执行预算指标, 无指标或者超指标的支出业务不准进行申请。严格按照部门职责和权限执行申请权限, 逐级审批, 财务部门严格审核报销凭证, 根据合同、工作进度等, 对照规定好标准, 规范开支范围和支付标准。
2.4 支出业务发票层面风险
支出业务的票据存在“假发票”或者发票内容不完善等风险, 造成套取财政资金, 存在资金流失风险。针对上述风险, 要通过验票系统查验票据真伪, 检查经济业务信息与票据信息是否相统一, 严格执行签批流程, 经手人必须本人签字, 并提供完整的附件单据。
2.5 支出手段层面风险
支付手段不符合国库集中支付或公务卡结算等政策要求, 可能导致支付违规, 造成资金流失风险。针对上述风险, 要求出纳人员认真复核, 严格执行相关政策法规和支付流程, 按照逐级审批同意后的资金支付方式办理支出业务, 确保资金安全。
3 支出业务分类及职责权限
单位支出业务管理具体分为“统筹管理、归口管理、业务执行”三个层次, 明确领导办公会为统筹决策机构, 财务部门为资金的归口管理部门, 各部门为业务归口管理部门和执行部门。
3.1 统筹管理
支出业务要结合内部控制建设的预算控制建设, 实行年度预算控制, 严格按照预算开支标准和职责权限报批。支出申请经批准后要严格执行, 如遇特殊情况确需调整的, 按源程序报批。
3.2 归口管理
三公经费、差旅费、会议费和培训费等支出业务, 参照国家、省市和行业有关管理规定和标准执行。日常支出业务根据不同部门的工作职责, 进行归口申请管理。例如:人事部门负责工资薪酬类支付业务管理, 后勤服务部门负责公务用车运行维护费支出业务管理, 办公室负责公务接待费支出业务管理等。
3.3 业务执行
根据审批流程和资金管理要求的不同, 可以将支出业务分为“申请执行”类、“直接执行”类和“采购执行”类“申请执行”类支出是指通过事情请示、开展相关工作, 事后进行报销结算的费用支出项目。例如:差旅费、会议费、培训费、公务接待费、因公出国 (境) 费等。“直接执行”类支出是指直接开展相关工作, 事后进行报销结算的费用支出项目。例如:水费、电费、电话费等。“采购执行”类支出是指采购货物、工程或者服务, 并通过于对方签订合同协议约定支出金额的费用至少项目, 例如:物业服务费、维修 (护) 费、劳务费、咨询费等。
根据支出业务类型和支出金额, 设定审批流程及权限。“申请执行”类和“采购执行”类的支出业务实行事前审批制。按照职责分工和支出金额, 分别赋予分管业务领导、分管财务领导、单位主要领导和领导办公会审批权限。例如:10万元以下支出业务由分管业务领导和分管财务领导负责审核, 由单位主要领导负责审批;10万元及以上支出业务由分管业务领导、分管财务领导和单位主要领导负责审核, 领导办公会负责审议。
“直接执行”类支出业务实行事后报销制。同样按照职责分工和支出金额, 分别赋予分管业务领导、分管财务领导、单位主要领导和领导办公会审批权限。例如:5万元以下支出业务由分管业务领导和分管财务领导负责审核;5万元及以上支出业务由分管业务领导、分管财务领导和单位主要领导负责审核, 领导办公会负责审议。
票据报销是支出业务执行过程中的最后一道关口, 也是经济业务开展情况的集中体现和管理痕迹。票据的真伪、完善程度和签字能够体现出经济业务开展的立项、预算、审批、执行等各阶段的基本情况。票据是开展内部控制评价、审计监督、纪检监察等监督检查工作的重要基础材料。在内部控制建设的前提下, 应当对支出业务的报销票据提出要求。例如:票据抬头应为单位全称;票面中货物或应税劳务应当据实填列名称、单价、数量、税率、金额等业务信息;票据金额应当包括大写、小写两种方式, 并对应一致;票据中所包含销售方的名称、纳税人识别号、地址电话、开户行和账号等登记信息应真实、完整;票据上应由销售方加盖发票专用章;收据 (财政票据除外) 及白条不应作为报销凭据等。同时还应明确办理支出业务报销时应向财务部门提供合同、申请批复、会议通知、对方单位来函等原始资料。财务部门要严格按照国库集中制度中制度和公务卡结算管理制度等有关规定执行, 以银行转账或者公务卡方式结算, 除公务卡结算管理制度规定的可以以现金形式报销的支出业务以外, 禁止以现金方式结算。
4 支出业务的绩效管理
为推进预算绩效管理, 强化支出责任, 根据财政部印发的《财政支出绩效评价管理暂行办法》和《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》规定, 行政事业单位应建立科学、合理的支出绩效评价管理体系, 并将支出绩效评价纳入内部控制体系。本着全面性、重要性、客观性、统一性和及时性原则, 开展行政事业单位支出业务内部控制建设和执行的评价, 主要通过对职责分工、岗位设置、业务范围、审批权限、业务流程和档案痕迹等方面实施有效监控, 查找和发现支出业务内部控制存在的问题。落实问题责任, 督促整改, 为行政事业单位持续推进收入支出预算管理提供有力支持, 为公开预决算提供真实、完整的数据, 接受全社会监督。
5 结语
在内部控制建设中, 强化支出业务的内控, 能够有效优化行政事业单位财政资金配置水平, 提升财政资金使用效益。本文分析了行政事业单位支出业务中常见的内控风险, 并给出了相应的对策, 希望能对行政事业单位支出业务的内部控制建设有所贡献。
摘要：在新常态下, 为使事业单位提高管理水平和风险防控能力, 加强廉政风险防控机制建设, 促进管理事业健康持续发展, 财政部将“完善内部控制规范体系、推动内控规范贯彻实施”确定为“十二五”期间的重要任务之一。为推动行政事业单位规范内部控制, 有效的反腐倡廉、抑制舞弊等行为的发生, 财政部于2012年11月29日发布了《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》, 要求自2014年1月1日起在我国行政事业单位范围内全面实行, 标志着我国内控建设又上了一个新台阶, 内部控制的主体范围由企业进一步扩大到行政事业单位。支出业务是事业单位内控建设的重点内容。要确保各项支出业务范围符合国家各项法律法规的规定, 支出的经济业务流程规范, 审批手续完整有效, 支出事项凭证真实、合规, 业务核算正确, 财务信息真实完整。本文分析事业单位支出业务的内控环境、风险评估及应对, 明确支出业务的分类及决策权限。旨在进一步明确、规范事业单位支出, 为内部控制的顺利进行奠定基础。
关键词：内部控制,事业单位,支出
参考文献
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