下面是小编为大家整理的《中专学校档案管理论文(精选3篇)》仅供参考，大家一起来看看吧。摘要：在现今的大部分中专学校中，对于学生和教学资料方面的档案管理存在着不系统性和不规范性，因为随着时代的发展，传统的档案存放方法早已经跟不上时代发展的脚步。针对此现象的产生，改革便成为了档案管理未来发展所要面对的问题。本文就针对于这一现象提出有效的解决办法，使中专学校的档案管理得以合理正常地发展下去。
中专学校档案管理论文 篇1：
加快中专学校档案管理现代化进程的思考
摘要：随着时代的发展与科技的进步，信息技术与人们的工作与生活的联系越来越紧密，传统的办公方式逐渐被现代化的办公手段取代，特别是在档案管理方面，传统的手工管理以及存档、归类、整理与查询已经不能适应新的工作需要。在中专学校的建设与发展中，档案管理是非常重要的组成部分，因此中专学校必须适应档案管理的新形势，促进档案管理的现代化建设与发展。文章根据新形势下中专学校档案管理的现状，探讨档案管理现代化进程的思考。
关键词：中专学校；档案管理；现代化进程
随着信息技术的发展，大部分的档案管理工作已脱离传统的工作模式，中专学校也应该适应新的档案工作形式，进行大刀阔斧的改革，促进档案管理现代化的方式不断地提高，促进档案管理的效率有效的提升。
一、中专学校档案管理现代化面临的问题
1.档案管理的现代化与现代化设备的使用混为一谈。在档案管的工作中，有一些人有这样的错误认识，认为促进档案管理的现代化，就是大量的购入现代化的设备，使用计算机、构建档案管理的网络还有刻录光盘等等，有人认为这就是现代化了。还有一些人认为，档案管理的现代化需要资金、人才，只有具有重点大学资格的学校才可以筹建，中专学校缺钱、缺人、却设备，没有办法进行现代化的管理活动，这些都是对档案管理现代化存在误解的现象，不是有课现代化设备就是现代化，消极等待也没有办法促进现代化的管理。档案管理的现代化，是指在现代管理的基础上，运用现代管理的思想、技术、设备、方法对档案工作实行科学管理，提高管理工作的效率。
2.档案管理的现代化缺乏专业人才。档案管理有效实施现代化的前提就是要具有专业的人才，拥有能够操作现代技术与现代管理知识的人才，他们要具有先进的科学文化知识，能够对新的管理设备进行使用、维护与更新，要具有较高的文化素养。但是在当前的中专档案管理工作中，缺乏专业的档案管理人才，工作人员的学历一般都是大专学历，严重影响档案管理的现代化，甚至有的中专院校中，工作人员都是退休人员或者是临时人员，对计算机技术、光盘技术缺乏了解，他们在主观上对现代化的管理技术产生抵触的情绪，阻碍档案管理的现代化。
3.档案管理的现代化的资金投入不足。中专学校要一般都会将工作的重点与资金的投入放在教学工作、招生工作、学生管理工作上，因此档案管理工作的资金投入比较少，主要靠政府的财政支持，但是由于社会上人们的档案意识都比较低，人们比较注重经济利益，对档案工作的重要性认识不足，对档案的资金投入也不足，现代化设备的购买力不足，造成了档案管理的现代化进程受到阻碍。
4.档案管理发展不均衡。各个学校、各个地區的经济发展水平不一致，各个地区中专学校的档案管理水平也不一致，档案管理缺乏统一的标准与规范，没有办法构建统一的档案网络。有关领导部门都促进名牌大学的现代化管理，一些中小城市，县级城市以及偏远地区的现代化管理比较慢，这种管理现状影响档案管理现代化的整体进程。
二、加强中专学校档案管理现代化的对策
1.加强档案管理的宣传，提高对档案管理现代化的认识。要通过培训和教育，加强人们对档案管理工作的重视程度，充分认识到档案管理现代化的意义与作用。开展丰富多彩、形式多样的活动形式，纠正人们对档案管理现代化的糊涂认识，提高全面性的档案意识，加强在职人员的培训与再教育，提高其业务素质与能力，使其认识到档案管理工作的本质意义。
2.加大档案管理的资金投入。在档案管理中，加大资金投入是实施档案管理现代化的关键所在。因此可以在全国范围内开展档案工作的交流与合作，让先进的地区带动后进地区，发挥各自的优势，实现优势互补，共同进步、共同提高。同时各个中专学校在自身学校建设的基础上，加大资金的支持，引进专业的人才与设备，促进档案管理环境的改善，为档案管理现代化的实施打下坚实的基础。
3.数字档案管理的建立。数字档案管理与传统的纸质档案管理是相对立的概念，为档案管理提出了一个新的方向。在信息技术如此发达的今天，各个学校都有自身的校园网络，学校内部许多管理工作已经放在网络化的层面上进行，数字档案管理的建立也有了许多坚实的保障。我们可以借助计算机与多媒体技术，将档案管理工作与服务工作进行数字化。档案的数字化管理，主要包括档案的收集、整理、保管、利用等等。在信息录入的环节，就是将教职工、学生的档案分门分类的镜子能够整理，录入计算机系统，然后进行整理，还要将这些信息氛围保密资料与非保密资料，非保密的资料编辑到一块，设置查询功能，对于保密的档案，需要设置使用权限。需要注意的是，建立电子化、数字化的档案管理，不意味着抛弃传统纸质档案管理，纸质档案是电子档案的管理依据，是原始证据，纸质档案要管理完整并且与电子档案同步更新。需要注意的，电子化的档案管理需要更高层次的网络安全，防止被偷、被盗、被篡改信息的现象，还有数据的备份工作，也要给与高度的重视。
2.推进档案管理现代化进程应该注意的问题。档案管理的现代化为档案管理指明了方向，但是也为档案管理带来了一些新的问题。首先，各个中专学校的领导人要具有改革档案管理的魄力与决心，档案管理的现代化是一个长期的、复杂的过程，改革与变动的幅度比较大，后期的设备的使用、维护与更新的工作也比较复杂，这些都需要领导者、管理者以及工作人员的耐心与决心，为档案管理的现代化营造安全的、稳定的工作环境。同时，档案管理人员的基础知识与技能、工作素质、现代化的管理知识，都需要进行再教育与培训，大部分的中专院校档案管理人员的素质都有待提升，影响档案管理的现代化进程。档案管理的现代化进程中，还有一个非常重要的问题就是网络安全问题，这个问题需要强大的计算机技术支持，因此在档案现代化进程中，要设立专门的计算机部门，及时的发现问题、分析问题、解决问题，保障档案信息资料具有安全性。
总而言之，在当前中专院校发展中，档案管理工作具有重要的作用与意义。因此中专学校要顺应经济社会的发展趋势，促进档案管理工作逐渐走向信息化，现代化，为档案管理工作的开展提供强有力的资金、人力、财力、设备上的支持，促进档案管理现代化的提高，促进档案管理工作的有效开展。
参考文献：
[1] 杨公之.档案信息化建设务实[M].北京：中国档案出版社.2009：12-13.
[2] 周毅.全缅准确地认识档案信息化建设[J].档案学通讯.2009，（4）：45-46.
[3] 丁光勋.信息时代档案学理论研究与实践[M].上海：上海三联出版社.2009：78-79.
作者：赵明霞
中专学校档案管理论文 篇2：
中专学校档案管理瓶颈及解决
摘要：在现今的大部分中专学校中，对于学生和教学资料方面的档案管理存在着不系统性和不规范性，因为随着时代的发展，传统的档案存放方法早已经跟不上时代发展的脚步。针对此现象的产生，改革便成为了档案管理未来发展所要面对的问题。本文就针对于这一现象提出有效的解决办法，使中专学校的档案管理得以合理正常地发展下去。
关键词：中专学校 档案管理 解决办法
档案管理作为一个学校的重要组成部分，记载着学校发展的历史、学生的个人基本资料、教师教学的主要学术研究理论等等，在一个学校中，占有核心地位，起到非常重要的作用。同时这样一个具有保密性质的工作，具体体现在对学生资料的不外泄和教师学术资料的合理保存，所以说档案管理对于一个学校来说，是不可缺失的一部分，因为它代表了一个学校的文化底蕴和历史发展过程。怎样合理地对档案进行妥善保管，使它既能跟上当今时代的发展趋势，又能很好地与传统的管理与新兴的管理做一个合理的衔接，是现在学校档案管理方面所面临的最大问题。同时在中专学校中，由于受到多方因素的限制，往往还不能很好地对档案管理进行深入的改革，这也是目前档案管理所要面临的问题。
一、在中专学校中档案管理面临的问题
（一）在档案管理方面缺乏具有相关专业知识的人员
在现在的大部分中专学校里面，由于缺乏师资力量，所以说对于档案管理方面所需求的教师管理人员远远大于实际在职的教师管理人员，同时在这些管理人员里面，不乏许多“门外汉”，他们对于档案管理的具体步骤和管理模式往往不是十分清楚，仅仅只是凭借着自己对档案管理的理解，来进行档案管理的工作，这时就会出现一些问题，例如，档案放置的混乱性、档案整理的不规律性等一系列的问题，使得他们在档案的管理方面存在着许多的漏洞。
（二）学校没有重视档案管理工作
在许多中专学校中，学校的普遍意识是把学生的学习情况放在首位，这么做的结果往往是会忽略档案管理这样的辅助式教学，尽管对于学生来说，档案管理往往不会对他们的学习和生活起到太大的影响，但是如果一个学校对于学生的档案管理得好的话，就会从根本上保障学生的权益，从而使学生在一个安全稳定的环境下学习。
（三）学校往往没有应用先进的档案管理设备
在一些中专学校中，学校往往没有很多的资金来对档案管理方面的设备进行一个系统性质的更换，对于进行档案管理的方法只是采用以前那种文本的形式，通过笔录的过程来进行存档，这样做会大大增加管理人员的工作量，同时也会大大增加档案存放的空间位置。与此同时，还会出现由于年份久远，造成档案流失的情况出现，使学校的利益受到损伤。
二、对于上述存在的问题进行具体措施的说明
（一）对在职的管理人员进行专业系统的培训，扩招专业的管理人员
从目前的管理人员的专业能力上来看，学校应该在外面聘请具有专业知识的档案管理教师，来到学校对学校在职的管理人员进行一个短期而又系统的培训，让他们能够用更加专业的眼光来看待以后的档案管理工作，同时还要对现在在职的管理人员进行相关的知识考核，保证他们都能认识到专业知识的重要性。同时学校还应该扩招相对应的具有专业知识的毕业学生，让整个管理队伍更加充满活力，避免档案管理系统现在所面临的青黄不接的现象，保障队伍的不断壮大。
（二）学校加强对档案管理工作的重视性
学校在进行整体改革时，要注重对学校的整个教学系统的全面改革，不要仅仅把目光放在对学生的教学工作上。学生的教学工作固然很重要，但是如果没有像档案管理这样的陪衬来进行辅佐，也是不可能达到事半功倍的效果的。所以说，学校要加强对于学校档案的管理力度，要增大人力和资金来对此进行改革，保障后续教学工作的合理展开，这是在为学生及教师日后的教学成果和学术科研成就打下稳定的后勤保障基础。为此，学校的领导要为学校的档案管理增加人员上的配置，如增加安保人员，防止重要档案资料的流失，同时还应该增加档案文本资料管理方面的人员，保证文本性质的档案不会随着时间的流逝而渐渐地老化发黄。对于一些相对重要的文件，学校应该及时派人录入电脑，防止不慎将其遗失或者损坏。综上所有步骤的简述，直接说明了学校对档案管理的重视，也间接说明了档案管理是关乎学校整体核心的工作，保障了学校的正常发展。
（三）学校可以进行招商引资，改善档案管理方面的设备
就学校目前而言，仅仅只是凭借着国家的补助是不能维持下去的，应该由学校出面，向当地的企业寻求教学上的帮助，通过当地大企业的资金帮助来改善学校的基本设施建设。就档案管理这方面而言，通过引进先进的计算机管理设备，运用电脑管理系统，把每个档案都以电脑进行记录，减轻了管理人员的工作繁琐量，也使得档案不会随着时间的增长而丢失，同时还能使档案更加具有安全性，不容易被人所窥探，减少了存放档案所需要的空间，把节省下来的空间当做学生和教师进行学习的场所，改善了学生的教学环境。所以，引进先进的管理设备，无论对于学校还是对于教师和学生来说，都是一件利大于弊的值得赞扬的事情，这样做的好处就是使档案管理的安全系数稳定提高，学生的资料和教师的学术研究成果不被泄露。
就上述所言，对于中专学校现今所面临的档案管理上的停滞不前问题，从采用改善设备、提高人员素质等一系列的改革方案上来看，是很有成效的。所以说，改革对于学校的任何一个部门来说，往往都有积极的一面。总而言之，使档案管理的改革与学校教学工作的改进保持在同一节奏上，对于学校发展建设而言，是一件积极的、应该放在首要位置的事情，值得推广和发展。
参考文献：
[1]姚长友.中专学校档案管理队伍自身建设刍议[J].才智，2009（5）.
[2]杨君.新形势下的档案管理工作探析[J].河南科技，2010（16） .
[3]韩鸿立.关于做好档案管理工作的思考[J].经营管理者，2010（21）.
（责编 张亚欣）
作者：纪卫红
中专学校档案管理论文 篇3：
中专学校档案管理中电子档案的应用探究
【摘 要】 随着科学技术的发展，电子档案逐渐成为日常办公和管理的一个重要工具。电子档案凭借便捷、高效、存储量大等特点迅速在档案管理界兴起，甚至被应用于各个中专院校的档案管理中。但由于电子档案的发展还不够完善，所以在具体应用时还是需要谨慎。文章分别从电子档案的特点以及电子档案在中专学校档案管理中的应用展开讨论。
【关 键 词】 中专学校；档案管理；电子档案；应用
从2006年起，中专院校的数量急剧增长，中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万，就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作，这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录，对于一所高校甚至具体到个人来说，都具有极其重要的作用。
一、电子档案的特点
（一）电子档案管理的优势
1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术，他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端，电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动，使得档案的存储和管理更为便捷高效。
2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运，且不说搬运工作量之大，在搬运的过程中还会造成档案的损坏，使得有些档案的信息损害甚至消失，所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题，电子文档是对计算机技术的应用与发展，所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段，采用办公自动化软件实现档案的一体化管理，并且电子档案还可以通过引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作，使得文档管理应用起来更加方便。
3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命，经常需要检查文档的完整程度，做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张，所以需要很大的空间，同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样，包括光盘、U盘、硬盘等等，存储量也很大，一般1GB的存储空间就可以存5亿字，并且存储不受环境的影响，具有很强的稳定性。
（二）电子文档管理的弊端
1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便，但却容易被高速的读写，一旦电子存储设备被盗，中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用，造成安全隐患。其次，由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档，使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享，同时也容易出现信息的泄露，一旦私人信息泄露，将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。
2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的，但电子存储设备极易受到人为的破坏，有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏，这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂，因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。
二、电子档案在中专学校档案管理中的应用
由于电子档案在实际应用中存在的风险性，我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。
（一）提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理
采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作，对软硬件进行适时的更新和维修，以提高存储设备运行空间的安全性；做好文档的更新备份工作，就算存储设备受到损坏，电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性，严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。
（二）规范电子档案存储设备的使用过程
规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外，还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术，使得工作人员具有极强的责任心和集体意识，认真做好电子档案的管理工作，同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力，规范操作流程，最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外，操作人员还需掌握一定的修复技术，对于可修复性的损害进行及时的修理，最大限度地保证电子档案信息的完整性。
（三）采用多种方式进行重要信息的存储
由于电子档案存储的不稳定性，使得存储的信息极易受到损坏，为了提高电子档案信息的稳定性，我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储，如若一种存储设备受到损害或遗失，则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新，则需要进行新的存储，通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限，避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。
三、结语
电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用，但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题，为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策，推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。
【参考文献】
[1] 侯艳琼. 浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J]. 办公室业务，2012（11）.
[2] 张勇. 中职生成长电子档案袋系统的设计与应用研究[J]. 中国教育信息化，2013（15）.
作者：刘现春