人事档案数字化过程

第一篇：人事档案数字化过程

加快推进人事档案数字化

人事档案，是全面、真实、动态记录个人身份、学历、工作等各方面的文字材料，与个人工资待遇,组织关系,社会保障紧密联系，具有法律效用，是个人人生轨迹的重要依据。 数字化，通过电脑扫描、个人信息数据录入、数据压缩等技术手段，将传统的纸质档案、图像文件以及相关证书复印件的电子文档存入电脑，系统整合，组成人事档案数据库。人事档案数字化即实现人事档案查阅、管理和服务方式数字化的过程。

一、人事档案管理目前存在的问题

1、目前人事档案管理实行有形的库房管理，因此档案管理空间非常有限。人事档案需要长期保存，但是由于纸质材料的缺点，增加了原始文件的保护难度。档案库房需要配备空调、去湿机、灭火器等设备，各项指标的要求都很高，需要投入大量的人力、物力和财力。

2、目前的档案管理，在查询、借阅、传递等工作中，处于封闭的模式。当存档人需要查询档案信息时，不仅得知道自己的存档地，还得亲自或者委托他人到存档地查询，费时费力。

二、人事档案数字化建设的重要性

1、增强档案原件的有效保护 人事档案是用人单位选拔、任用、考核的主要依据，作用重大。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2、减少档案管理的成本

数字化管理档案而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

3、实现人事档案信息资源共享

随着计算机技术、扫描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式予以存储，有效的提高了档案的使用效率，突破了空间、时间的局限，为实现档案信息资源共享提供了有利条件。

总之，我们要改变传统的手工管理档案的落后模式，使人事档案管理工作适应当前形势，就必须采用高效、快捷的计算机技术进行管理，切实提供档案的利用效率，真正有效的发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用。

第二篇：档案数字化加工合同

合同编号: 签订地点：

甲方：

乙方: 四川大友信息技术有限公司

一、 总则

甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、 服务内容 (一) 档案类别

1) 文书档案 2) 病历档案 3) …. (二) 服务内容

对

(一)所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三) 服务时间

开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二条、 整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计(每条指的是每份文件需要录入内容)。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算(按长度进行计算)，双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。

第三条、 服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A

4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用(300dpi-600dpi)彩色扫描。 (五) 存储格式为(TIFF或JPG格式、PDF);对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。

第四条、 验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。

第五条、 后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。 第六条、 档案归还

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。 第七条、 甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。

第八条、 乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。 负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。 第九条、 付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金;一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。 第十条、 合同变更和终止

合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商 ，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。

第十一条、 违约责任

在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。 第十二条、 争议解决

因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。 第十三条、 其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)

甲方：

年

月

日

乙方：四川大友信息技术有限公司

年

月

日 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

第三篇：档案数字化的意义

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库; ③档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件;⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏;⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 ③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案;⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加;而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。 档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。

第四篇：1. 档案数字化标准

本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准;其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：

1.1纸质档案档案数字化标准

1.1.1文书、科技档案数字化标准

文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

1.1.1.1档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。  页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

 档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

1.1.1.2档案扫描  扫描方式

根据档案幅面的大小(A

4、A

3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案(页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值)，可视需要采用彩色模式进行扫描。

原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。  扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。  扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

1.1.1.3图像处理  图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.1.4图像存储  存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。  图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。 1.1.1.5目录建库  数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。  目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.1.1.6数据挂接  汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.1.1.7数据验收  数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95%  验收审核

验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。  验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。 1.1.1.8数据备份  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。  备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。  备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。 1.1.1.9数字化成果管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

1.2专门档案数字化标准

1.2.1照片档案数字化标准

照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。

1.2.1.1基本概念

光学分辨率 指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。

差值分辨率 也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。

1.2.1.2 技术标准

 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。  扫描方式：照片按全彩方式扫描。

 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。  扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小(12.5cm×8.5cm)为参照，统一采用200dpi分辨率，(主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小)对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi;5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。  文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的(12)大文件，存入到统一的照片数据库。  文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。 1.2.1.3补充说明

无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。

扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。

所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。

1.2.2声音档案数字化标准

声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。

1.2.2.1 基本概念

采样频率和样本大小

采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。

奈奎斯特理论

奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。

声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。

模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。

数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。

1.2.2.2 硬件要求

 放音设备

放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。

 计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。

 存储设备

声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。  声音卡

声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。 声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。

声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。 1.2.2.3技术标准

存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。

采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。

1.2.2.4 补充说明

声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。 1.2.3影像档案数字化标准

影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。

1.2.3.1基本概念

视频制式

视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。

视频数据压缩 根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。

用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。

用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像设备

放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3/4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。

计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。

存储设备

影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。

视频采集压缩卡

视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号(即S-VIDEO)、数字信号(DV接口即1394接口)。 编辑机

本标准推荐使用非线性编辑机。 1.2.3.3 技术标准

存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式(常见文件名为ASF格式和RM格式)。

数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。 1.2.3.4 补充说明

影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

1.3 国标有关归档电子文件数字化标准

1.3.1范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

1.3.2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

1.3.3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。  归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。

 背景信息 context

指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

 元数据 metadata

指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档 physical filing

指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 真实性 authenticity

指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

 完整性 integrity

指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。

 有效性 utility

指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 捕获 capture

指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。

 迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

1.3.4总则

 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。  应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。  应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。

1.3.6电子文件的收集与积累

 收集积累要求

1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12定期制作电子文件的备份。

 电子文件的登记

1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件;U-——非正式电子文件;F—正式电子文件。

5电子文件类别代码：T——文本文件;I——图像文件：G——图形文件;V——影像文件;A——声音文件;O——超媒体链结文件;P——程序文件;D--数据文件。

1.3.7电子文件的归档

 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 鉴定

1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

 检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2物理归档

2.1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2.2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2.3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

2.7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

2.8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

1.3.8归档电子文件的整理

1.归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。

2.归档电子文件以件为单位整理。

3.同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。

4.按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5.电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

6.将著录结果制成机读目录和纸质目录。

1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管

1.移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

2.移交、接收检验

2.1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2.2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁;

——有无病毒;

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

2.3移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

2.4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围：17℃～20℃;相对湿度选定范围：35%～45%。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

2.5有效性保证

2.5.1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

2.5.2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

2.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

2.5.4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A.6)。

2.6迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.7)。

2.7利用

2.7.1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2.7.2利用时应使用拷贝件。

2.7.3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

2.7.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2.8归档电子文件的鉴定销毁

2.8.1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

2.8.2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

2.9统计

档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五篇：衢州市城建档案馆档案数字化加工项目初步方案

衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。

档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略;二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务;三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限;四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作;五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑;六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享;七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。

我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定;破损档案修裱;6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。

一、档案数字化加工内容

项目加工内容主要包括：档案登记和前整理;拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录建库;档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印;修补破损档案;档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录);印刷体文字OCR识别;光盘、磁带和硬盘的成品数据制作;纸质目录册制作;数据备份、导库、成果管理;档案还原装订、入库;档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：

(一)档案整理

在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、

拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库;档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人(组长)管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一;档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象;是否已按规定进行划控;卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。

5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物(档案内的成册资料不拆卷)。

6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。

(二)档案解密、划控和开放鉴定

1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。

2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。

(三)档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小(A

4、A3等)和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

(四)图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边(不许裁档案图像内的白边)、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读;扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度;数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致;所有数字化产品背景色一致;文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件(正式发文)电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

(五)图像存储

1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览)。

2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号(数据编号)、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

(六)目录建库

1、根据《档案著录规则》(DA/T18)的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。

2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。

4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。

5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录(原纸制目录仍保留)打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套(含案卷级目录和文件级目录)和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括(用120克铜版纸打印)，排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。

(七) 后期整理装订

1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置;遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐;装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除;保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。

2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

(八) 数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接;实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。

外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。

(九) 数据备份

加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。

2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。

3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。

4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。

5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据(目录、图像、路径、磁带、硬盘)进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。

(十)档案归还

在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日

志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。

二、验收要求

(一)档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(二)图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上(含99.9%)予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上(含95%),如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(三) 档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上(含99%)，如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

(四)档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上;抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。

(五)以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。

三、质量保障要求

(一)成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。

(二)建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。

(三)外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。

(四)建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。

四、安全保密要求

(一)档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。

(二)档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。

(三)进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。

(四)参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息;严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp

3、mp4及移动存储介质等;严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。

五、售后服务

(一)售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。

(二)售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，外包服务公司24小时热线响应。接到电话要求后,必须在6小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。