2014年, 中央办公厅、国务院办公厅联合下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》, 对当前档案和档案工作、完善档案工作机制、健全三个体系提出了一系列明确而具体的措施, 是指导档案工作的一部纲领性、规范性重要文献。
《意见》中第四部分“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”, 更是对做好新形势下基层单位档案安全工作具有重要的指导作用和强大推动作用。安全工作是档案工作永恒的主题, 也是根本任务和生命线。档案安全主要包含了档案实体安全和档案信息安全。档案实体安全指档案的保管利用安全, 是保证档案完整的最基本条件, 亦是维护档案保密性的最基本保障。
一、当前影响档案实体安全的因素
(一) 自然因素。台风、洪涝、地震等自然灾害, 是影响档案实体安全的重要因素。特别是2008年汶川地震、2010年甘肃舟曲泥石流, 给当地档案馆里的实体档案造成无法挽回的后果。自然灾害破坏力强, 一旦发生, 对实体档案的破坏是毁灭性的、无法挽回的;细菌和霉菌使档案发霉, 甚至腐烂成为“档案砖”, 从而对档案造成极大的伤害, 是威胁档案寿命的无形杀手。
(二) 设施简陋。当前, 省、市级档案馆基本都配备了较为完善的设施, 但是更多的基层单位档案室、档案库设施是简陋的、不完善的。如有的单位只是用普通钥匙锁锁住档案柜, 档案室内只有一台空调来调节档案室的温度, 没有配备除湿机、温湿度计等;有的照片档案、映像档案都与文书档案放置于一起, 没有配备专门的防磁柜, 导致照片变黄褪色, 光盘磁带受损;部分单位档案室内的灭火器只是单一的干粉灭火器, 消防器材不符合档案保管要求, 没有监控、防火报警系统, 档案室已然成为一个“储物间”“杂货铺”, 全然忽视了档案对档案室的“严”“细”要求。所有的这些都对档案实体造成了巨大的隐患威胁, 不能不引起各单位的重视。
(三) 管理不严。一是制度不完善, 目前基层单位已经建立相对完善的档案制度, 但是档案借阅过程中出现的损毁、破损等惩戒制度存在缺失;同时很大一部分制度仅限于对档案管理者的约束, 对于借阅者、使用者方面的约束不够。二是安全意识不强, 一方面档案管理者的保管意识较弱, 只管“守”一亩三分地, 不管“护”住档案安全细枝末节, 只管大安全不管小安全, 对于拿回的档案不认真检查或者敷衍了事, 匆匆忙忙再入库。除此之外, 档案借阅者、片面认为档案的安全保管是属于档案人员的事, 于己无关, 不注重使用过程中的实体档案保护保管。
二、加强档案实体安全保护的对策
(一) 完善基础设施, 提高档案实体安全保障力。完备安全的硬件设施是档案安全管理工作的基础, 是保障档案安全的基础条件。基层单位要加大档案硬件设施的投入、支持保障力度, 建立“物防”这第一道安全屏障, 特别是做好闭路监控、自动报警、自动灭火、自动温控系统的建设工作, 配齐配全密码锁、除湿机、温湿度计等一系列硬件设施, 进一步提高档案库房的安全及防灾标准, 改善实体档案保管条件, 增强自然灾害抵抗力, 保障实体在绝对安全的环境下保存。
(二) 健全制度建设, 提高档案安全制度约束力。基层单位要建立档案安全风险评估机制和档案安全应急管理、岗位责任制、禁止吸烟、库房卫生等制度, 把制度建设贯穿于档案接收、保管、保密、借阅、销毁等各个安全环节, 营造科学发展的档案安全保护环境并保证各项制度落到实处;特别是要结合国家档案局《档案行政处罚暂行规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规, 制定本单位档案损坏、丢失等处罚细则, 完善档案安全责任追究制。
(三) 加强宣传教育, 提升保护实体档案合力。档案实体安全离不开档案从业人员的风险意识和危机意识, 各单位要结合国际档案宣传日以及每年的“安全月”活动, 切实加强档案安全的宣传教育, 深化教育内容, 创新培训方式, 提升档案从业人员的综合素质和工作能力, 特别是提高单位内部人员的档案保护意识;定期开展档案安全应急演练, 提升从业人员应急处置及反应水平, 同时要严格落实安全责任制, 形成一把手对档案安全负总责, 分管领导负直接责任的机制, 尤其是发生档案安全事故的, 必须对领导和责任人进行“双追究”。
(四) 强化安全检查, 加大档案安全监督力。基层单位要按照“安全第一、预防为主、综合治理”的原则, 制定档案安全检查方案, 对重点部位和可能存在的隐患开展安全检查, 重点检查汛期、高温等特殊时期档案室的温湿度、消防设施、监控、门窗、电力线路等, 要把隐患消灭在萌芽中, 及时堵塞危及实体档案的安全漏洞, 防止档案安全事故的发生, 使档案安全工作不留死角, 确保档案库房、设备、档案实体的安全。
除此之外, 异质、异地备份、档案数字化也是保护档案实体安全的有效辅助和补充, 基层单位要完善档案的数字化建设, 使电子档案能够实现异地备份。总而言之, 档案实体安全是档案利用服务的前提, 基层单位要逐步构建“目标明确、技术措施有效、组织管理有力”的档案安全保障体系和长效机制, 在基础、制度、监督上为档案实体安全提供有利保障, 使档案为事业发展提供最有力支持。
摘要：本文主要分析目前基层单位实体档案存在的问题, 并提出了加强实体档案安全保护的对策。
关键词：基层单位,实体档案,安全
参考文献
[1] 中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》, 2014.
[2] 高淼淼.有害微生物对档案实体的危害及防治措施[J].兰台世界, 2010.
[3] 朱梁靓.档案部门“三个体系”建设的理论与实践价值研究.郑州大学, 2012.
[4] 娄争艳.浅议如何做好档案安全保管工作[J].办公室业务, 2012.