一、水利工程档案的质量问题
(一) 档案文件原件不齐全。工程参建单位的档案人员不重视管理文件的收集、整理, 有些工程文件多数是复印件, 如设计变更通知单位没有原件, 这很可能导致劳资纠纷。
(二) 工程施工质量评定表签证不规范。一些分部工程和单位工程的施工质量评定表中, 没有严格按《水利水电工程施工质量检验与评定规程》的要求, 项目技术负责人与项目经理没有签名, 监理工程师与总监也没有签名, 没有填写工程质量评定意见和评定时间。部分质量评定表中的单元、分部、单位工程名称不统一, 桩号、高程、工程量等与实际施工情况不符, 计量单位、检测数据的小数点位数不符合规范, 无内容的空白栏没有划斜线标识。
(三) 工程质量评定表书写笔迹不规范。工程质量评定表中书写笔迹龙飞凤舞、随意涂改, 签证笔迹混乱, 有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等, 这些都与归档要求不符, 给后期竣工文件编制工作带来困难。
(四) 工程验收鉴定书内容描述不清楚, 格式不合要求。部分工程验收鉴定书没有按照《水利水电建设工程验收规程》规定, 内容描述过于简单, 交代不清。没有按照规定格式逐项描述, 存在缺项。此外, A4、16开、32开等纸张规格不同程度地混用, 页面的上下左右边设置不合理, 无法统一规范装订组卷。
二、质量问题的主要原因
(一) 工程建设人员档案意识薄弱。部分参建单位的领导存在重工程建设、轻档案管理的思想, 档案意识薄弱, 没有健全档案责任制, 没有配备工程档案人员、没有统筹安排档案工作经费。一些工程技术人员和管理人员缺乏基本的工程档案业务知识, 在进行工程实体质量检查验收时, 对工程档案质量的检查把关不严。
(二) 工程档案文件标准、规范学习培训不力。由于资金和办公条件等影响, 个别工程单位没有安排档案培训经费, 不能及时、有效、准确学习掌握国家和行业主管部门颁发的有关工程质量评定与验收的标准、规范和档案管理知识。
(三) 档案管理制度没有严格执行。有些参建单位虽然建立了相关的规章制度, 但大多流于形式, 工作中没有严格按章办事, 造成档案质量不高。
(四) 工程档案文件质量编制的要求和责任不明确。有些单位虽然制定了工程质量管理体系, 但对档案文件编制的责任、内容、深度等要求不明确, 缺乏有效监管档案文件质量的具体措施。
三、保证水利工程档案质量的对策和措施建议
(一) 大力提高水利工程档案质量意识。加强法规、标准和规范的学习, 充分认识水利工程档案工作应贯穿于工程建设的各个阶段, 项目法人应对水利工程档案工作负总责, 并加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导, 勘察设计、监理和施工等参建单位应明确本单位相关部门和人员的归档责任, 切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作;在检查水利工程建设进度与施工质量时, 要同时检查水利工程档案的收集、整理的质量情况;在进行水利工程重要阶段验收与竣工验收时, 要同时审查、验收工程档案的内容与质量, 并作出相应的鉴定评语。
(二) 建立健全工程档案管理制度, 落实专人负责。各参建单位应对水利工程档案的归档范围、质量要求、档案验收和移交作出明确规定, 配备相应人员负责工程档案工作。各参建单位应负责做好自身产生档案的收集、整理、保管工作, 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人, 须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理和归档, 如有工作变动, 应先交清原岗位应归档的文件材料。
(三) 提高工程档案编制人员的业务水平。选派工程技术人员参加工程档案培训, 经培训合格取得资格证后, 方允许担任工程档案管理员;举办内部培训班, 学习有关法规、水利工程质量标准、规范和工程档案管理知识;召开工程档案管理经验交流会, 介绍、推广一些好的实践经验, 以提高档案管理人员的业务技能, 提高工程档案编制的质量水平。
(四) 工程档案的整编与工程进度“同步”。在编制工程进度计划时, 应将每个单位、分部和单元工程验收资料整编工作列入到工作进度计划中。整编资料时发现“原件不齐”“签证资料不完整”“填写不规范”“内容不统一”的, 要及时解决。工程档案达不到规定质量要求, 未能通过档案验收或档案验收不合格的, 则不进行工程竣工验收, 即“档案不合格、工程不验收”。
(五) 把工程档案的质量纳入工程质量管理程序。水利工程档案质量是衡量水利工程质量的重要依据, 工程档案应符合有关工程档案质量要求, 如:归档的文件一般为原件, 归档文件的深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工和监理等方面技术规范、标准的要求, 工程文件的内容必须真实、准确, 工程文件的字迹清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续完备, 竣工图应加盖竣工图章, 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变, 或变更部分超过图面1/3的, 应重新绘制竣工图, 工程档案的照片与声像资料应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确等等。
(六) 归档工程文件的立卷要符合有关规定。工程档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律, 保持卷内文件的有机联系。案卷厚度、组卷排列、案卷题名等应符合《建设工程文件归档整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《城市技术档案案卷质量规定》要求, 以便案卷成套、系统, 便于档案的保管和利用。
(七) 资料分类科学化。档案工作标准化。档案工作标准是档案工作科学管理的重要内容, 也是提高档案工作质量水平的必由之路。按照《档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》和《水利水电工程建设验收规程》等有关规定, 结合实际, 制订一个统一的分类标准, 按照统一标准实现档案收集、整理、编制、保管及提供利用的系统性、完整性和实用性。
四、结束语
水利工程档案不仅对水利工程施工质量的评定、验收等方面起着十分现实的作用, 而且为工程投产后运行、维护、管理、改扩建和技改等方面提供重要的依据。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨, 我们应该努力提高工程档案工作的自觉性和积极性, 切实做好水利工程档案质量管理工作, 促进水利工程档案质量再上一个新的台阶。
摘要：水利工程档案如实地反映了水利工程建设管理的全过程, 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分, 水利工程档案主要形式有文字、图表、声像等, 文件材料收集、整理应符合《建设工程文件归档整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》等要求, 归档图纸应按《技术制图复制图的拆叠方法》规定统一折叠。
关键词：水利工程,档案,质量问题,对策
参考文献
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