由于信息技术和科学的飞速发展, 文书档案的管理工作要求我们为其创造出一个管理体系更加明朗、管理手段更加优越、管理方法更加适宜现代化管理的环境。并且在当今社会随着电脑等高新电子产品和高新技术的普及, 很多公司采用电子网络管理、储存文书档案, 极大减少了人工操作量, 减轻了工作人员的工作负担, 保证了效率。本文作者根据当代文书档案管理现状结合自己观点, 对现代化文书档案管理提出以下意见。
一、现代化文书管理方法
(一) 建立健全现代化文档管理制度。建立健全现代化文书档案管理工作, 加大力度确保制度的准确实施, 保证了文书档案管理工作有序、有效进行。在进行文书档案的管理时, 相应地结合一些技巧可以在一定程度上使文书档案工作有序、有效进行。在进行文书档案管理时, 不能墨守成规, 一成不变。相关管理人员要结合实际, 汲取前人优点, 摒弃不足。在遵循相关管理法律条款的同时, 结合自己公司的管理制度, 创造适于自己的现代化文书档案管理体系。由于现代化的文书档案管理体系有着传统文书档案管理体系所无法比拟的优越性, 因而被越来越多的人所认识, 并逐步向文书档案管理体系靠拢。
(二) 创立创新现代化文档管理体系。由于文书档案储存了大量的信息, 因此, 文书档案在许多领域里有着重要地位, 作为档案管理中重要组成部分的文书档案管理, 其管理水平的高低, 管理工作的有效性直接影响了档案管理水平的高低。由此看来结合实际, 更好、更快建立健全现代化的文书档案管理系统刻不容缓。相关管理人员, 要善于结合自己公司的发展现状, 高效利用现代化技术建立适用于自己发展的现代化文书档案管理体系。确保文书档案管理工作的高效有序进行。与此同时也要强化文档管理基础建设。虽然科技已经高度发达, 很多时候自动化管理已经取缔了人工劳动, 但是现代化的管理人才必不可少。完善人才选拔制度, 组建优秀的专业文档管理团队, 从根本上保证文书档案管理水平。
二、强化企业文档工作信息化、现代化管理
随着新时代取代旧时代, 以往的文书档案管理系统已经不能满足日益增多繁杂的文书档案管理工作。文化的变迁, 时代的进步, 企业单位在管理工作方面有了越来越多的复杂问题, 如何解决这些难题, 如何高效处理这些问题已经成为现代企业单位共同面临的一大难题。
(一) 在文档室的信息化管理方面投入足够资金。1.企业单位需要在文档室的信息化项目建设中有大量的资金注入。在投入大量资金的同时, 对文档管理设备也需要投入一定的资金。在管理文书档案的网络里, 需要相关技术管理人员合理运用高端软件, 确保文书档案管理工作的高效率进行。对相关工作人员要采取奖罚分明的管理制度, 定期对相关管理人员进行考核, 培养员工危机意识, 高效率完成文书档案的管理工作。2.实现现代化文书档案的规范化管理。随着时代的发展, 合理高效应用现代化的高新技术使文书档案管理工作更加完善。相关的管理人员要恪守办公章程, 融合自己的实际情况, 研制出相关法则章程, 尽最大努力实现“七个一”的管理体系。规范管理信息化, 其中资金投入是占主导地位的。强大的资金投入可以解决人才培养、优秀团队建设、高端软件设施购买等一系列问题。因此, 大量的资金投入是必不可少的。
(二) 应用现代化的文书档案管理设施。由于电脑、网络等高新信息化高新技术在我国应用时间较短, 所以在文书档案管理方面也是近几年才开始应用这些高新技术的。在我国, 文书档案的管理工作中, 相关管理软件十分匮乏。但是相关的管理部门却急需这样专业的管理软件来协助文书档案的管理工作。由此看来, 落后的管理设施势必阻碍了我国文书档案管理工作的开展。所以, 相关管理部门需要高新的管理设施作为保证文书档案工作顺利展开的基石。有了高新的文书档案管理设施, 不仅可以加快文书档案工作的完成效率与节约人力、物力, 同时也在很大程度上减低了人员的工作难度, 减轻了他们的工作负担, 节约了资源。
三、现代化文档管理中需要关注的问题
(一) 加大对文书档案载体的保护力度。除了纸质的载体以外, 还有一系列高新的载体, 比如电脑硬盘。在保存这些载体时需要注意保存的环境、保护措施等一些保存注意事项, 确保文书档案的完好。
(二) 使用高新技术来辅助了解已经归档的文件保管期限。目前为止, “抽词比较”是应用最多的也是最主要的、用于确定已经归档文件保管期限的办法。这种方法不存在时间的约束, 可以随时对文档进行处理, 比之其他方法有较强的优越性。
四、结语
综上所述, 文书档案的现代化管理已经是这个时代发展所不可缺少的存在。在越来越繁杂的工作生活中, 文书档案的工作也日益复杂化。制定合理的人才选用制度, 奖罚分明, 完善相关规章制度, 加大文书档案在信息化管理方面以及高新技术方面的资金投入, 合理应用高新技术, 聘用专业的管理人才才能够满足现代的文书档案管理工作需求, 使事业单位能够更好、更快的发展。
摘要：在文书档案日益重要的当今社会, 相关部门要提升文书档案管理工作的水平, 建立健全相关文书档案管理制度, 确保其执行时能够有序、有效。与此同时, 相关部门还应该根据时代发展要求, 适当变更管理方法和管理制度, 以求更好地完成文书档案的管理工作。不难发现, 加大文书档案在信息化和高新软件的资金投入, 对建立现代化的文书档案管理工作体系有着重要的意义。本文作者根据我国文书档案管理工作现状, 参考相关研究结果, 结合自己理解对现代化文书档案的管理方法提出了几点建议。
关键词：文书档案,管理,方法
参考文献
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