高职院校是高素质技能型人才的培养摇篮, 同时也是我国岗位实践领域信息的重要来源。高职院校的档案管理工作作为日常管理工作的一部分支撑着学校教研工作的顺利进行, 辅助着人事工作的正常开展, 对于高职院校信息化发展具有十分重要的意义。尤其是在网络科技高速发达的现在, 高职院校档案管理工作更应顺应形势作出积极的变革, 以更快捷、更优质、更准确的信息服务助力院校发展。
一、网络环境下的高职院校档案信息资源共享模式
(一) 校内共享模式。校内共享模式要求高职院校档案部门建立局域网实现档案信息在线共享与服务网络化。从建设基础条件上讲, 高职院校要协同网络通信专业人事与档案管理工作者成立平台建设队伍, 在充分考虑院校地理布局、楼层结构、组织状况、档案信息资源现有状况、计算机设备使用状况等诸多因素的情况下开展平台建设。从实现手段上讲, 高职院校档案信息校内共享平台的开端与基础应为院校档案馆或档案办公室, 平台将以此为信息源借助通信软件和网络连接校内其他计算机终端, 从而实现校内网络档案资源共享与信息快速传输。从共享类型上讲, 校内共享模式是典型的网络拓扑结构, 设计前院校可依据网络建设费用、系统灵活性要求从星型、环型或是总线型三种拓扑结构中选择一种, 以满足高职院校的实际需求, 通常总线型符合大部分院校档案局域网情况, 应用最为广泛。
(二) 校际共享模式。高职院校档案信息校际共享模式是借助校外网络实现不同高职院校之间档案信息资源共享的一种模式, 其依据地缘因素与高职院校类型不同又可具体分为两种模式:1.同一区域内高职院校共享。如省级教育部门以及档案管理部门可以对区域内所辖高职院校档案进行联网统筹管理, 搭建覆盖全域的档案信息资源共享平台, 促使院校间的互助合作。2.同类高职院校共享。可由省级主管单位尝试将医学类、计算机类、机械类、护理类等同一类型高校档案信息进行整合, 方便同类院校间档案资源共享。无论是上述何种类型的校际共享模式均需依托省级主管机关电子政务平台作为依托, 利用电子政务网为各高职院校提供信息通道和网络资源, 实现档案网络信息主干通道功能。
(三) 社会共享模式。社会共享模式是指在高职院校档案部门联网基础上, 利用云技术等先进理念, 以专业档案网站为节点向用户提供档案资源的服务模式。这一模式是档案信息资源共享模式的最高层级, 其能够突破时空与地域限制向任何拥有权限的用户提供档案资源, 具有共享主体多、应用范围广的优势, 但其也同时具有档案资源安全风险大、实现方式复杂等劣势。具体来讲, 档案资源的社会共享模式需要以档案网站为核心站点, 所谓档案网站则是指档案局、档案协会、学院内部档案机构在互联基础上建立的公共信息站点, 其以主页的方式提供相关信息和服务, 是整个平台的信息来源。整个模式以档案网站为核心, 将高职院校档案联通到一个服务器上, 组成档案集群式网络系统, 从而实现用户与档案信息网站之间、档案部门与其他部门之间的互动与沟通。
二、高职档案信息资源共享策略研究
(一) 构建高职院校档案信息资源共享的实现机制。网络环境下高职院校档案信息资源共享机制, 主要是指借助现代化的信息资源和科技手段来避免不利因素, 以顺利构建起信息资源共享机制, 从而实现真正意义上的信息共享。具体而言, 高职院校档案信息资源共享的实现机制主要包括以下两个方面:其一, 运行保障机制。运行保障机制是最基础的实现机制构成要素, 它能够确保高职院校档案信息在现代化网络环境下的持久、有效、健康、有序运行。“标准规范机制”“法律法规机制”以及“利益平衡机制”是运行保障机制的三大核心要素, 它们相辅相成、缺一不可。其二, 合作与激励机制。网络环境下的档案信息管理工作虽然解放了不少劳动力, 但对成员的合作意识要求却越来越高了。高校档案信息资源虽具有一定的公共性, 但并非可以自由获取, 需要借助一定的规章协议以及合作机制来明确各个成员、组织的权利和义务。同时, 还要确定相应的激励机制, 促进成员之间的合作交流、学习, 激发成员的积极性, 从而为共享机制的形成奠定良好的基础。
(二) 加强高职院校的档案信息资源建设。网络环境下高职院校档案信息资源共享模式十分强调档案信息资源建设, 其主要包括两方面内容:第一, 特色数据库的建设, 即建立起具有学校特色、资源合理配置、利用率较高、使用较为便捷的高职院校档案信息数据库, 然后将这些数据存储在信息系统中, 并设置不同类别的检索词。第二, 对特色资源进行整合, 即对高职院校的特色数据库、特色资源进行科学地整理组合, 将分散的资源逐步统一到一起, 这便于资源的共享和利用。特色资源的整合是一项较为复杂的过程, 其包含多个层次的内容, 既包括硬件环境整合, 也包括软件环境整合、人力资源整合等方面的内容。
(三) 建立档案信息标准体系。在现代化的网络环境背景之下, 档案信息标准体系的构建是档案信息资源共享模式的重要内容之一, 其属于档案信息化顶层建设, 包括档案信息基础标准、采集标准、技术标准、管理标准等多种构成形式。在建立档案信息标准体系的过程中要注意遵循以下几个原则:首先, 要做好信息标准体系的顶层设计, 严格按照科学的模型进行构建, 以确保档案信息的规范性和科学性。其次, 要立足于我国国情, 与国际接轨。作为我国教育教学事业的重要组成部分, 高职院校在促进我国整体教育水平方面发挥着重要的作用。鉴于此, 高职院校档案信息的标准化体系要充分借鉴国内外相关经验, 取其精华、去其糟粕, 这样才能够加快高职院校档案信息资源建设步伐。
(四) 加强档案信息立法工作。我国高职院校档案信息资源共享建设起步较晚, 很多方面尚未成熟, 相关的法律法规还不健全, 加之网络这一特殊的环境, 亟须我们加快档案信息立法工作进程。一方面, 我们要对现有档案信息资源的法律、法规、政策等进行清查, 废除不符合当今网络社会现状的方针政策, 对有关网络环境下信息资源建设的法律法规进行修改完善。另一方面, 根据现代网络环境, 重新制定一些档案信息资源整合方面的法律法规, 重点解决信息垄断、信息犯罪、信息污染、信息泛滥等方面的问题, 推动档案信息资源建设与现代社会的同步发展进步。
三、结语
在现代网络环境之下, 高职院校档案信息资源的共享与构建是一项较为繁琐的工程, 其涉及到多方面的问题, 不可一蹴而就, 需要相关工作人员和学者的共同努力。本文中, 笔者在潜心研究前人研究成果以及实践考察的基础之上, 对高职院校档案信息资源建设进行了深入的剖析和论述, 并提出几种有效模式与保障策略。鉴于学识有限, 研究中可能存有一些不足之处, 希望大家能够及时提出指导意见, 以共同促进高职院校档案信息资源建设。
摘要：随着社会信息化进程的不断深入, 人们的信息意识也逐步加强, 对档案信息的要求也随之提升, 更快捷、更高效地获取档案信息资源已成为档案管理领域的主要研究方向。本文中, 笔者就以互联网环境为研究背景, 从校内共享、校际共享、社会共享三方面探讨高职院校档案信息资源管理的模式, 并针对此提出一些具体共享策略。
关键词：网络环境,档案管理,信息资源共享
参考文献
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