档案信息作为我国信息的主要来源之一, 其共享能力与我国的信息资源有着十分密切的联系。以往由于受地域和技术的影响, 使我国的档案信息共享能力较为低下, 给人们的工作生活带来诸多问题。随着信息时代的来临, 各高校为了紧跟时代的脚步, 普遍开展了高校档案信息化的建设工作, 但在高校档案管理的过程中仍有“信息孤岛”的现象存在。云计算技术的应用, 不仅给档案信息提供了相关的技术支持, 也能有效的提高档案信息的共享性。
一、云时代的内涵
云时代, 就是云计算时代。云时代中“云”, 我们可以将其理解为当前计算机虚拟技术的一个总和。当人们利用云计算时, 并不是通过个人的电脑来进行程序的运用, 而是将其运行在网络的多个服务器中。在云计算出现以前, 高校的档案管理人员总是将高校档案数据存储在电脑或是移动硬盘之中, 云计算的出现为高校档案信息存储提供了更为宽广的存储空间。云计算的特点主要有以下几个方面。第一是云计算能够有效确保信息的安全, 避免因为病毒或硬盘损坏造成的信息泄露。第二是对计算机的整体配置要求不高, 方便用户对其进行使用。第三是云计算能够完成数据的同步共享, 节省用户时间。
二、我国档案信息共享所面临的难题
(一) 缺乏对档案信息共享的足够认识。许多高校在开展档案工作时, 常将工作重点放在对于档案的管理和建设方面, 没有及时的建立档案信息分享概念。在开展档案工作的过程中, 常常是只注重档案的数量, 即档案所涉及的范围, 而不注重对档案信息的整合过程, 进而影响各高校间的档案共享工作。
(二) 档案系统建设缺乏整体性。许多高校在进行档案信息建设时, 只注重高校内部的档案建设。即使在开展高校档案信息化建设之后, 也没有根据当前的时代特点将高校档案信息共享考虑到高校档案信息化的建设中来。这种档案系统的建设不仅没有体现高校档案信息化的网络特征, 也会造成信息的重复建设。
(三) 投入力度较低, 缺乏专业人才。各高校的档案信息资源建设常由高校或教育部进行出资。许多高校对档案信息建设重视程度较低, 使得在对内部档案信息进行建设常会出现资金短缺的现象。整体的档案信息资源建设的缺失, 给当前高校档案信息共享带来极大的阻碍。而专业人才的缺乏, 不仅降低了档案信息资源的建设速度, 也给档案信息资源的使用带来难题。投入资金和人才的缺乏是当前档案信息共享所面临的主要问题。
三、云计算对档案信息共享的贡献
(一) 提高信息档案建设效率。以往在对高校档案信息进行建设的过程中, 常会出现由于服务器发生故障造成档案信息的缺失, 降低档案信息的建设效率。将云计算应用到高校档案信息建设, 由多台服务器同时对档案信息进行存储, 并对所录入的档案信息进行备份, 因此个别服务器出现问题时, 并不会影响高校档案信息的整体建设工作, 从而有效提高信息档案的建设效率。
(二) 提高档案信息共享的安全性。以往在进行高校档案信息共享时, 常采用移动硬盘、邮箱或在线传输的方式来实现高校间的档案信息共享。这种共享方式不仅费时费力, 并且其共享安全性也较低, 也会造成档案信息的泄露。在实行云计算之后, 由于数据被存在的网络数据中心之中, 从而有效的提高数据存储的安全性能。而在对档案信息进行共享时, 由于共享具有指定性, 在共享的过程中, 不会受到其他人为因素或硬件的干扰, 从而提高共享的安全性。
(三) 扩大档案信息共享范围。在高校档案信息的共享中采用云技术, 为档案信息共享提供了良好的技术支持, 方便了档案部门对其进行优势整合。高校各工作部门的档案信息可以及时的传递到“云”中, 实现各部门档案信息的动态收集, 方便了档案信息资源的收集工作。各高校可以通过网络对其内部的档案信息进行及时的分享查看, 确保档案信息查看的实效性。例如在对同一个省内的高校图书档案信息实行云计算, 各高校可以将校内图书馆的馆藏情况传递到“云”中, 其他的高校图书馆可以通过信息共享对其进行查看, 从而对本校内的图书进行及时的更新。
(四) 降低维护成本。以往为了确保档案信息的安全和服务器的正常运作, 经常要对服务器进行不断的升级维护, 而在使用云计算之后, 各高校在开展数据维护工作时, 只要对数据中心的服务器进行维护就可以确保档案信息的使用和共享。高校档案管理人员可以自行开展对其的维护工作, 从而有效的降低维护成本, 方便工作人员对于档案信息的收集和管理。
四、结语
云技术的推广与使用促进了云时代的发展, 从而带动全世界信息网络技术的提升。在高校档案信息建设的过程中引入云技术, 加快了我国高校档案信息建设的脚步, 为我国的高校档案信息存储提供更加广阔的空间。同时也为高校档案信息的共享提供了安全的存储和共享空间。为了适应时代的发展, 各高校一定要做好档案信息的共享工作, 发挥档案信息的优势, 提高档案信息的利用效率, 进而带动我国信息事业的发展。
摘要：云计算的数据存储方式推动了全球网络云时代的到来。苹果公司的i Cloud、百度云盘等是目前大众比较熟知并使用的云技术之一。云时代的到来能有效的确保信息的安全, 并对信息的及时分享提供了有利的技术支持。将云计算应用到高校档案信息的建设中, 不仅能够确保高校档案信息的安全性, 也能有效提高档案的共享能力。本文首先对云计算的内涵进行介绍, 并对云时代档案信息共享的优势进行分析。
关键词：云时代,档案信息,共享性
参考文献
[1] 王佩.基于云计算的档案信息资源共享平台研究[J].兰台世界, 2015 (02) .
[2] 朱建华.云计算环境下档案信息资源共建共享探析[J].信息与电脑 (理论版) , 2013 (11) .
[3] 张鼐.云计算环境下信息资源共享模式研究[J].情报科学, 2010 (10) .