电力工业是关系国计民生的重要基础产业和公用事业, 电力企业作为公用事业, 其建设资金绝大多数来源于国家财政, 实行的是微利原则, 有利润也是应用于公用事业。但是, 以目前电网企业的赢利能力, 还达不到能够正常发展的水平。要解决这一问题, 电力企业除了努力消化成本增支挖潜降耗外, 还应加强企业内部管理, 利用现有资源——文书档案, 寻求新的闪光点。本文提到的文书档案侧重于会计档案。
1 会计档案的定义
作为文书档案的一种, 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档案单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成, 而会计核算是会计的基本环节, 会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明, 是登记账簿的重要依据。会计账簿是以会计凭证为依据, 全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位, 总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计档案应由财会部门按照归档的要求, 负责装订成册或整理立卷, 按要求移交归档。
2 电力企业会计档案管理的现状
随着市场经济的逐步发展, 电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体, 电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势。首先, 国家宏观调控政策影响逐步显现, 经济增长速度放缓, 用电市场开拓难度加大。其次, 受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响, 高能耗企业的用电需求将进一步萎缩, 市场形势更加严峻, 并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。此外, 枯水期需购入计划外电量填补缺口, 将增加购电成本2亿元。
会计档案是企业经济发展的重要资料, 充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。但是, 电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响, 多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用, 而对会计档案资源利用却没有引起足够重视, 很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动, 在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时, 由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题, 对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制, 导致一批现实的会计档案用户被拒之门外, 潜在的会计档案用户得不到转化, 会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。
3 电力企业会计档案利用的意义
在输配电设备行业, 虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要, 但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段。电力企业档案记载企业的历史, 信息连着企业的未来。充分利用会计档案, 可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算, 自身可支配资金的动态, 整体资金状态的参考分析, 以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持, 以便更好地把握企业发展方向。
资产的定义是预期能够流入企业未来经济利益的资源。可以看出会计档案资源和物资资源都符合此定义, 即两者都有为企业带来经济效益的能力。会计信息的需求者最关心的是档案数据为企业创造的价值大小, 期望会计档案信息能帮助他们预测企业未来的现金流量, 对档案价值的需求相对而言要小些。也就是说, 利益关系人并不太在乎企业档案本身的价值大小, 他们更关注企业取得和利用会计档案的成本和档案信息给企业带来的效益。总的来说, 充分利用会计档案, 可以实现以下管理效果。
3.1 掌握整个企业的整体资金状况
企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询, 实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况, 包括账户基本情况、交易记录、余额信息, 提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点, 研究制定出多种营销策略组合。
3.2 监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞
利用会计档案可方便地随时监测异动, 加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理, 为企业减少风险;同时, 可方便随时摸“家底”, 查问题, 找原因;对症下药, 堵塞漏洞, 完善各项管理制度和内控制度, 提高管理水平, 为企业的改革和发展奠定坚实的基础。
3.3 提高资金的使用效益
利用会计档案, 实时掌握企业可支配的资金总量, 可以向商业银行争取较高的协议存款利率, 可以在公司内部调剂余缺, 可以尽量利用自有资金、减少财务费用, 向资金要效益, 提升企业价值。
4 加强电力企业会计档案管理工作的措施
4.1 进一步完善企业会计档案管理制度实施细则
电力企业财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况, 按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印装订成册并进行存档, 这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录, 账簿封面要填写账簿名称和单位名称, 对账簿、报表还要打印页码, 认真做好会计档案立卷工作, 并根据会计档案管理办法要求, 填写案卷目录和卷内文件目录。还应设置专职会计档案管理岗位, 由专人负责向公司档案室移交会计档案, 在交接时要认真清点, 保证归档数量准确, 确保会计档案安全完整。应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份:一是采用在专用计算机上进行电子档案备份;二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份;三是对电子会计档案进行异地备份, 以防发生事故时使会计档案尽失。同时还应将制定的管理制度, 特别是要形成电子会计档案的管理制度, 推行电子档案与多套保管制度, 对所有备份的电子会计档案数据以最优质的光盘刻录备份, 从而保证数据的实体和信息安全。
4.2 加强会计档案管理的硬件投入
电力企业存放电子会计档案的场所, 应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件, 接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中, 软件盒须放在特制的防磁档案柜内, 对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全, 要制定防范计算机病毒的措施, 防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成, 病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此, 企业要加强计算机系统管理, 对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱, 所有需安装的软件都必须由系统管理员执行, 从根本上解决病毒的威胁。
4.3 加强组织领导。提高会计档案管理水平
领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键, 只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制, 明确各人职责, 才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上, 要从整体利益出发, 不拘一格, 择优选聘, 把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神, 提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施, 奖勤罚懒, 使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步, 鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习, 坚持岗前培训, 合格上岗。通过竞争激励机制的引入, 使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程, 促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时, 档案部门和财务部门要联合起来, 组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本企业的会计档案管理制度, 使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性, 保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意, 严禁拷贝给其他单位或个人, 会计数据盘片不得带出档案室。另外, 对存储会计档案信息的盘片应定期检查, 防止出现人为或自然损坏等问题, 以免造成电子会计档案信息的丢失。
4.4 加强会计档案利用工作
充分利用现代化科技设备和手段, 建立会计档案网络信息, 方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询, 实现资源共享。开发会计档案信息资源, 增强会计档案信息的时效性是会计档案信息资源得以充分利用的关键。另外, 档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传;从丰富内容到提高服务水平, 工作要有超前意识, 不断实现档案管理服务创新, 围绕企业的方针、目标、生产经营、管理等, 提供优质、高效、便捷多种形式的服务, 实现企业档案管理的网络化、信息化、数字化, 实行分级、分密管理, 满足利用者需求。特别是在提供完善服务方面, 我们的服务意识要有创新性和前瞻性, 改善档案利用的环境, 增强会计档案信息的时效性, 使会计档案利用工作跃上一个新的台阶。
总之, 电力企业财务部门应依据会计档案管理形成的规律和特点, 进一步加强和改进会计档案工作, 逐步建立健全企业会计档案管理制度的实施细则, 运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源, 充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势, 提高企业会计档案利用效率, 为企业领导决策服务, 逐步使企业会计档案走入正轨, 真正发挥电力企业会计档案在行政管理和后勤服务工作中应有的作用, 给企业带来可观的经济效益。
摘要：本文就目前电力企业会计档案管理过程存在的若干问题进行探讨, 并且提出了合理利用电力企业会计档案的措施。
关键词：电力企业,会计档案,方法分析