第一篇：公司人事档案管理规定
公司人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。 1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
第二篇：公司人事档案管理制度
第一条 目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。
第二条 人事档案保管制度原则
1、 保密原则;
2、 保护人事档案材料完整，防止材料损坏;
3、 及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;
4、 合理有效的使用档案，使其发挥作用。 第三条 人事档案保密
1、 人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;
2、 人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关 人员对资料的接触。
3、 任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。
4、 查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。
5、 不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 第四条 档案接收：
1、 检查转来的档案手续是否齐全符合规定;
2、 在档案底账上注明接收档案;
3、 填写《回执单》，退回原单位;
4、 把档案放置档案室内保存，并编号登记。 第五条 档案转出
1、 取出要转走的档案;
2、 在档案底账上注销;
3、 填写《转递人事档案材料的通知单》;
4、 最后按发文要求包装密封;
5、 接收档案单位将收到档案的回执退回。 第六条 档案保护
1、 档案室备有必要的防火、防潮器材;
2、 档案室保持清洁，不准存放无关物品;
3、 无关人员不得进入档案室;
4、 离开时关灯、关窗、锁门保证安全。
第七条 新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。
1、 对材料进行鉴别是否符合归档要求;
2、 按材料分类确定其相应位置补填档案目录;
3、 将材料放入档案内。 第八条 检查核对
检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。
第九条 统计汇报
1、 人事档案数量;
2、 人事档案材料收集补充情况;
3、 人事档案整理情况;
4、 人事档案保管情况;
5、 人事档案使用情况;
6、 档案室设备。
第十条 人事档案的使用权限
1、 法制部门调查。
2、 员工本人入党、出国等。
3、 档案管理员对档案的维护。
4、 公司因调查需要调用档案。 第十一条 人事档案使用方式
1、 借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。
2、 出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。
3、 在档案室查阅：防止泄密和丢失。 第十二条 档案查阅手续
1、 由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
2、 其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。
3、 最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。 第十三条 外借手续
1、 在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。
2、 有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。
3、 人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。
4、 证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。
第十四条 离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。
第十五条 行。
第十六条 本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执本制度解释权在人力资源部。
第三篇：集泓公司人事档案管理办法
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人事档案管理办法
1、0目的
为了提高员工人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合本公司具体情况，特制定本办法。
2.0适用范围
本办法适用于本公司人事档案管理工作。 3.0原则 3.1保密原则;
3.2保护人事档案材料完整，防止材料损坏;
3.3及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性; 3.4合理有效的使用档案，使其发挥作用。 4.0机构和职责 4.1档案管理机构
4.1.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作。
4.1.2职工解除劳动合同、辞职、自动离职、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，统一由本企业管理部管理。
4.2档案管理工作职责
4.2.1人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。 4.2.2企业管理部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。
4.2.3除公司总经理外，任何人无特殊原因，不得随意查调个人档案。 4.2.4查阅档案时由企业管理部负责人监督，保证档案不被破坏与丢失。 4.2.5不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 5.0事档案的管理内容 5.1人事档案的分类
员工人事档案分为四大类：入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。 5.2人事档案的内容 5.2.1入职档案
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A).个人简历、面试人员登记表、入职员工登记表、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等入职基本信息。
B).劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。 5.2.2培训档案
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 5.2.3绩效管理档案
a)试用员工评核表、试用员工转正审批表。
b)季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 c )工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 d )各类奖励、处罚记录。 5.2.4离职档案
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。
6.0档案的整理 6.1档案的整理
整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。 6.2档案目录编写
档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下： 6.2.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。
6.2.2材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。
6.2.3档案材料页码按图书编页法进行编页凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写
6.2.4档案材料统一使用十六开规格办公用纸不得使用圆珠笔、铅笔纯兰或红色墨水及复写纸书写
7.0档案的收集、保管和销毁 7.1人事档案的收集
对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。
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7.2人事档案的归档
7.2.1对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 7.2.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 7.2.3在目录上补登材料名称及有关内容。 7.2.4将新材料放入档案。 7.3人事档案的核查核对
7.3.1检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
7.3.2检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。
7.3.3检查核对一般要定期进行。若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。
7.4人事档案的保管及销毁
7.4.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
7.4.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
7.4.3需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。
8.0 档案的提供和利用 8.1查阅
8.1.1相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。办公室要做好查阅的资 格审查及登记工作。
8.1.2查阅手续
8.1.3申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
8.1.4查阅部门负责人签字;报企业管理部审核。企业管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，呈总经理审批方可查阅。
8.2借出使用
8.2.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的
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方式。
8.2.2借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 8.2.3外借手续
8.2.4借档人员写出借档申请。
8.2.5借档人员部门负责人签字;呈总经审批方可借阅。
8.2.6办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。 8.2.7归还时，及时在外借登记上注销。 8.3出具证明材料
8.3.1公司出具证明材料为员工业绩类，岗位履历类及经济类三种。 8.3.2有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由管理部门向证明人核实情况后，报总经理审批同意后，方可出具证明材料。
8.3.3出具的证明材料后认真核对审查后，报企业管理部行政办审阅后，呈总经理批准同意后，加盖公章，然后好登记、发出。
9.0附则
1、本办法由企业管理部制定、负责解释。
第四篇：公司人事档案管理办法规章制度
某公司人事档案管理办法：
人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
人力资源部
6月31日
第五篇：中远（集团）总公司及各直属单位员工人事档案管理办法
第一章总则
第一条为了提高中远(集团)总公司及各直属单位的员工人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合中远集团实际情况，特制定本办法。
第二条员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。
第三条中远(集团)总公司及各直属单位的员工人事档案管理工作，统一在集团总公司的宏观管理、组织协调下，按干部管理权限，实行分级管理，同时接受上级主管部门的监督、检查与指导。
第四条中远(集团)总公司及各直属单位必须按中组部档案目标管理的暂行办法，做好员工人事档案的达标工作;必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。
第五节本办法适用于中远(集团)总公司及各直属单位陆地职工及船员的人事档案管理。
第二章机构和职责
第六条员工人事档案管理工作在各级党政的领导下，由所在单位的组织、人事职能机构管理。实行文书、科技档案与人事档案综合管理的单位，人事档案业务工作也应接受组织、人事部门的管理，同时接受上级组织、人事部门的监督、检查与指导。
第七条根据工作需要中远(集团)总公司及各直属单位可自行设立相应的档案管理机构。原则上管理不到1000卷档案的单位可配备兼职管档人员1人(宏观业务指导较重的可增加管档人员一人);管理1000-5000卷档案的单位应配备专职干部2人;管理5000-10000卷档案的单位应配备专职干部3人;管理10000-15000卷档案的单位应配备专职干部4人;管理20000卷档案的单位应配备专职干部5人。
第八条职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在原所在单位的，可参照当地有关规定收取管理费，也可以转当地劳动行政部门(人才中心、职业介绍所)代为保管。
第九条职工死亡后，其档案仍由原管理部门保存。
第十条员工人事档案管理部门的职责：
(一)负责保管人事档案;
(二)收集、鉴别和整理档案材料;
(三)办理档案的查阅、借阅和转递手续;
(四)登记职务及工资变动情况;
(五)为有关部门提供档案信息情况及有关材料;
(六)做好人事档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向档案室(馆)移交死亡人员档案;
(八)调查研究人事档案的新情况，更好的为各项人事工作服务;
(九)推广、运用计算机人事档案管理信息系统，不断提高人事档案管理水平;
(十)办理档案有关的其他事宜。
第十一条管档人员工作要求和职责
(一)坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。
(二)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。
(三)严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。
(四)贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。
(五)负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查(借)阅等工作;
(六)调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。
(七)采取防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等各项预防措施，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生。
第三章档案的内容
第十二条员工人事档案正本的内容和分类：
第一类履历材料：干部履行表、个人简历表，干部、工人、教师、医务人员、军人、学生(不含学习成绩)等各类人员登记表及更改姓名的材料;
第二类自传及属于自传性质的材料;
第三类鉴定、考核、考察材料：鉴定(含自我鉴定)，调动、任免的考核材料，后备干部的考察材料，民主评议的综合材料，离任经济责任审计报告;
第四类评定岗位技能和学历材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，报考院校志愿表，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目标;培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料;
第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料;
第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料;
第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料;
第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料;
第九类录用、任免、聘用(含劳动合同书)、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退(离)休、退职、各种代表会代表登记表等材料;
第十类其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。
第十三条员工人事档案副本的内容：
第一类的近期履历材料;
第三类的主要鉴定、干部考核材料;
第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料;
第五类的重要政历材料;
第七类的奖励材料;
第八类的处分材料;
第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料。
其他类别如有重复的材料，也可归入副本。
第四章档案的整理
第十四条整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序， 目录清楚， 装订整齐， 达到每卷档案完整、 真实、条理、精练、实用的要求。
第十五条每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。
第十六条档案材料排序的方法：
(一)按档案材料形成时间排序的有第
一、
二、
三、
四、
七、
九、十类：
(二)按档案材料内容主次关系排序的有第
五、
六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前;第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。
第十七条档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：
(一)题目与材料相符，过长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目;
(二)材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间;
(三)档案材料页码按图书编页法进行编页，每面为一页，已印有页码的材料应如数填写。
第十八条档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。
第五章档案的收集、保管和销毁
第十九条员工所在单位的组织、人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第二十条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第二十一条按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准，方可销毁。
第二十二条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。 第二十三条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第二十四条档案管理单位应建立健全查(借)阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。
第六章档案的提供和利用
第二十五条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(一)查阅本单位人员档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方查查阅。
(二)如需要集团总公司查阅本公司领导干部档案，应携带工作证、单位介绍信、审批表，方可查阅。
(三)人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
(五)查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
(六)因工作需要从档案中取证的，须请示档案所在单位(部门)主管领导批准后才可复制办理。
第七章档案的转递
第二十六条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动(组织、人事)部门。所在单位领导如有职务调整，无特殊情况，接到任免通知后，10天内必须办理档案转递。
第二十七条转递档案应遵守下列规定：
(一)通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。
(三)对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。
第八章附则
第二十八条本办法由中远(集团)总公司人事部负责解释。
第二十九条本办法自发文之日起执行。
二○○一年一月十五日