现实中, 信息化档案管理的建设成功与否受到很多因素的影响, 我们要深刻地了解信息化档案管理的建设情况, 找出其中的问题。在此基础上研究档案管理信息化建设对策, 探究事业单位档案管理信息化的改进方向。
一、档案管理信息化建设中的问题
一些事业单位目前在档案管理的信息化建设方面中存在的问题主要是对信息化的重要意义认识不足, 以及职员对于计算机技术的匮乏。主要表现为事业单位的档案信息平台信息更新慢、信息的利用率低下。
(一) 平台的信息更新速度较慢。大多数的事业单位的档案管理信息化工作的硬件设施比较完备, 但由于对档案信息管理缺乏应有的重视, 使得信息管理平台中的信息很少有新的录入, 档案管理相当于一个摆设, 一些职员的情况有了变化, 信息档案中没有相应地跟进, 这样十分不利于对人才的优化管理, 当需要实际情况已经变更的职员信息时, 很可能得到不准确的信息从而影响单位的工作。因此事业单位在将档案管理的信息化平台建设好了之后, 还应该配置专业的人来管理这个平台, 及时地录入新的档案信息。安排的档案管理人员一定要对计算机方面有一定的了解, 能够高效快速地输入或提取出信息平台的资料数据。
(二) 事业单位较少利用信息化平台。由于不知道如何地利用档案信息中的数据, 很少用到这些资料, 从而对档案信息平台没有足够的重视, 导致了档案中的资料的作用无法充分发挥, 由于档案的无用, 它形式和内容上的改进也就受阻。事业单位没有充分挖掘档案信息资源的价值, 档案信息平台成为摆设, 里面的信息资源内容贫乏, 质量低下。然而信息化给我国数据库建设所带来的诸多好处证明, 信息化的资料能够大大地降低事业单位的档案管理的工作量, 节约单位的人力物力, 降低管理成本。而在资料信息运用方面, 通过简单直观的查询系统能够使数据的查找更加省时省事, 并且资料的准确性也更有保障。最重要的是, 信息提取和储存速度的飞跃能够大大地提高工作人员的办事效率, 使事业单位的整个工作体系加快。而如果事业单位对这样一个高效的平台利用率低下, 不仅白费了建设平台的精力, 反而使它成为一个累赘。
二、进一步建好档案管理信息平台的措施
实现档案管理的信息化是事业单位改进工作效率的必不可少的措施之一, 是适应信息化时代的必然之举。事业单位应该要充分意识到档案管理向信息化转换的重要性, 改变自己的思想观念, 调整事业单位的工作方法。也就是做好自身的档案管理信息化工作, 在此基础上调整对外和对内的档案资料服务方式和服务内容, 满足人们办事高效、准确的要求。那么事业单位要致力于信息管理设备配置完善、档案资料完备规整、让职员知道如何使用信息平台。
(一) 提高信息平台中的档案资料的质量。提高档案管理数据资料的质量, 有利于提高事业单位的工作水平和工作效率。现实中, 有些事业单位中信息平台中的档案资料的内容不全面、有重复、保存混乱十分不便于提取和直接利用, 因此给与之相关的一些工作带来了不小的麻烦。为了解决这些问题, 我们有必要有一个适合本事业单位档案管理用的软件, 同时数据的储存格式要有标准, 表格形式和命名要有标准和规律, 同时又要加强系统的防护, 防止外界通过计算机篡改资料内容。
(二) 提高专业人才的素质。支持档案管理信息平台的硬件和软件设备再高级, 没有对此精通的档案管理人员使用也是浪费;档案资料的质量再高, 相关人员不知道如何使用也是枉然。可以说, 失去了人的操作使用, 档案管理信息平台毫无作用可言。企业在建设档案管理信息平台时, 要对有关的员工做好相应的培训, 雇佣外部懂得计算机操作、外语、保密技术等信息技术的专业人士来对内部员工进行教导, 使企业的配置和人的素养相和谐。要加强对事业单位的工作人员的计算机培训, 培养高素质档案管理信息平台的工作人员, 培养有关职业能够使用档案信息平台, 在不同的事业单位, 职员能相应用计算机和档案信息平台进行档案编目、著录、表格和图纸等一些方面的制作和传输, 使得档案信息资料能够充分地得到开发和利用, 推动事业单位的信息化进程。
随着全球信息化建设的不断深入, 事业单位也应该跟上时代的步伐, 实现档案管理的信息化建设, 并要在档案信息平台的利用中不断地完善和发展这个平台。事业单位要转变自己的传统观念, 主动提高自己的信息化意识。树立一个信息化的观念, 并以单位的信息化为目标, 在实践探索中建立和完善自己的信息管理机制。同时加强对职员的培训, 一方面提高资料的存储效率, 一方面提高资料的利用效率。
摘要：随着网络信息技术在各大领域的全面开拓, 事业单位档案管理信息化的建筑也已迅速地开展。信息化相较于传统的档案管理来说有着不可比拟的优势, 档案管理信息化有利于更好地存储和利用信息, 有利于协助环保事业开展无纸化办公室, 实现档案管理工作的规范化。
关键词：档案管理,信息化,信息平台
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