第一篇：如何做好一名秘书
如何做好一名教学秘书？
教学秘书是连接学校教务工作与系部教学工作的桥梁和纽带;是部门领导决策的执行者和参谋者;是部门常规教学活动的组织者;是部门教学计划执行情况和教学质量的监控者;是部门教学管理工作经验总结和研究者。所以，教学秘书在高职院校的教学管理工作中起着非常重要的作用。作为基础科学部的一名教学秘书，通过几年的工作实践，我认为做好教学秘书应该具备以下几个方面。
1、必须具备吃苦耐劳、爱岗敬业的态度。
教学秘书是教学管理中最基层的人员，从事着复杂而又繁琐的工作，如每学期课程安排、公开课和学术讲座计划申报、教学档案的建立，期初、期中、期末教学检查的准备、期末考试成绩管理，既有常规日常教学管理工作，又有突发性教学异常情况。有时任务急，还得同时完成几项任务，不得不加班加点。因此，教学秘书工作的特点要求具有良好思想素质，和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。
爱岗敬业就是要热爱自己岗位，热爱本职工作，全心全意为教师服务。教学秘书的主要工作职责就是为教学服务。无论为谁服务都要以诚相待，表现出良好的素质。无论是上级指示，还是日常的教学工作都要想方设法的及时完成，做到不压事、不误事。认真对待每件工作，以优质、高效的工作赢得领导和老师的信任和支持。
2、必须具有较强的统筹和沟通能力
教学秘书任务繁杂，要分清工作的主次关系，合理统筹好每个时间段经常性的事物，做到有的放失;要经常与各相关职能部门保持密切联系，及时反馈信息，尽力解决教学过程中出现的各种矛盾和问题; 要了解本部门的教学发展状况和发展事态，与教师进行充分交流，为教师与教师、教师与学生、教师与领导提供一个相互进行信息传递交流的平台。
3、要具备与时俱进、开拓创新的精神
在教学管理的实践中，教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作，要有开拓创新的精神，对教学管理工作要有自己的见解，善于发现问题，积极思考和努力探索教学管理新途径和新方法。 例如：如何建立科学的教育质量监督保障体制和教学档案管理制度?如何建立有效的迎接教学检查流程?如何改进现行的教学管理措施才能适应教学改革的需要?等等。只有不断开拓创新，教学管理工作才能跟上教学改革的步伐，才能做到与时俱进，不断提高。
综上所述教学秘书在工作当中应坚持“大爱育人”、“以人为本”的理念，要具有“细心、耐心、责任心”，认识到本职工作的服务性、辅助性、从属性，牢固树立“为教学服务，为教师着想”的思想意识，真心实意的为教师搞好教学工作创造条件，提供优良的具有人情味的服务，保证本部门教学工作的正常运转，为学校的教育教学改革和发展做出贡献。
第二篇：如何做一名好秘书
如何做一名称职的秘书
10文秘1班1022220102黄雪娇
在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，最初的含义是指物(图书)而非指人。随着时代的变迁和发展，到了二十世纪的辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化，从原先的“图书”转变为从事秘书工作的人或者职位。在国外，自一九五二年，国际行政管理者的协会将每年四月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。二〇〇〇年，国际行政管理者协会宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。由此可见秘书工作的重要。
有人说，秘书是没有角色的角色，也许有一定的道理。如果将整个社会生活看成一部大戏，秘书当是这场大戏中的一个普通角色，而由于其职业的特殊性质所规定，在政治舞台上，秘书始终要低调地站在领导者后面，实为一个没有角色的角色。但是如果没有秘书这种小角色，社会往往会缺少了一定的色彩。有的秘书默默无闻，尽职尽责，有的秘书呼风唤雨，精于权术。秘书的生活形形色色，所以如何成为一名称职的秘书显得极其重要。
在秘书这个职位上，大多是一些琐碎重复的工作，因而秘书在工作中可能会遇到与上司沟通不好、上司给的某份工作感觉吃力、对琐碎重复的工作感到怨烦等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。” 遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。树立一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。学会自我宽慰，能容忍挫折。要心怀坦荡，情绪乐观，发奋图强。善于化压力为动力，改变内心的压抑状态，以求身心的轻松，从而让目光面向未来。同时，让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份。秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点。工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废。特别是接人待物，办文办会，处理公务，要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏。要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。结合赵老师的讲学加上自己的一点体验，我总结出一下几点。
一：重要标准是“有学问”
毛主席的几个主要秘书都是经他本人发现和挑选的。他认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西;没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”因此，毛主席选秘书一个重要标准就是“有学问”。 胡乔木的选用，起因于毛主席看了胡在《中国青年》杂志上发表的一篇文章，发现“乔木是个人才”，点名要调他当秘书。1971年夏，毛主席在回答“胡乔木是什么样的人”时说：“胡乔木为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，
别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。《再论无产阶级专政的
历史经验》也是他写的，写得不错。”由于胡乔木出色的文字能力，逐渐成为“中
共中央一支笔”、“大手笔”。所以在我们的秘书生涯中，深厚的写作功底是必不
可少的，这不是一天两天的功夫，阅读大量的古代诗词，阅读古代格言谚语，学
习更多的辞藻和成语，加强自身素养，然后多动笔，尝试多运用。具有过硬的文
字功底，博览群书，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。“积流成河”
只有积累的素材多了，才可以有话可说，才可能有事可写，日积月累，一个过硬
的“文字城墙”才会逐渐筑起、增厚。只有这样，才能写出令领导满意的作品来。
秘书要学习思考、实践调研。秘书最忌讳不学无术。所以秘书要坚持不断地
学习，不能有丝毫懈怠，必须珍分惜秒，知难而进，要广泛涉猎，博览群书，要
刻苦钻研，联系实际，要学以致用，蓄势待发，要把不断学习养成一种习惯。“学
而思则罔，思而不学则怠”，要善于思考，善于琢磨，要多问几个为什么，多问
几个行不行，要透过现象看本质，把深层次问题提出来，把最本质的东西抓住，
形成理论。只有这样才能把学习变成有效的学习，才能把经验提升为理论。积累
多了，才能厚积薄发，才会有所成就。
二：细节成就成败
作为秘书，你的能力与机智出了体现在领导的讲话稿里，还体现在平时对某
些细节的把握与火候的处理上，都要在处理细节上下功夫。在平时的上班时间里，
一个舒适的清洁的环境是必不可少的，每天上班最好要提前二十分钟到达办公
室，帮上司把桌子椅子用抹布擦一遍，在客人来的时候倒上茶水，客人一走马上
收拾干净，给上司一个清洁舒适的环境，这些不一定要等到清洁工来做。甘于从
小事做起，乐于处理上司交代的琐碎的杂事，不厌其烦。在上司让你出谋划策的
时候，当你有自己独到的见解，要向上司汇报的时候，应以征询的语气谈出自己
的想法和建设，末尾加上“老板，您觉得行吗?”之类的问询语。这样做的好处
在于给上司最后的定夺做出铺垫。结果无论如何都好，如果意见被采纳了，就成
了上司的意图，满足了上司的成功感，要让领导觉得你就是他生命力要寻找的秘
书，如果没有你，他就像失去了左手右臂那样不方便，要找到自己的不可替代性。
秘书大量的工作，都是一些琐碎的、繁杂的、细小的事务。这些事做成了、
做好了，并不见什么成就，一旦做不好了、做坏了，就使其他工作和其他人的工
作受连累，甚至把一件大事给弄垮了。每一个细节的疏忽，都可能对整体上的成
功形成一票否决。“细节造成差距”，忽视细节就会付出代价。
对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，
大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自己做
主，经常需要向领导请示报告。这些“小事”做好了，工作正常运转，别人甚至
感觉不到——因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些
“小事”，却往往会导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，
忽视细节而付出的代价往往是很严重的。这方面的例子恐怕每一个从事秘书工作
的人都能讲上几个。
虽然大量的秘书工作都是具体而琐碎的，但它们往往都直接服务于一个地区或部门的领导集体，联系着一个地区或部门的工作全局，关系到一方人民群众的根本利益。“天下大事，必作于细”，这句话对秘书工作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作;一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。
善于观察、超前规划。“月晕而风，础润则雨。”任何事物都有其规律可循，关键是我们能不能去发现它，去认识它，去把握它。秘书工作是为领导服务的，在领导身边工作，接触面大，信息量大，一定要注意观察各方事物，准确地掌握观察的目的、对象和重点，并及时地将观察内容加以总结、升华，遴选出有价值的东西，形成合乎实际的理性认识。要观察研究领导的工作方法和工作思路，实现和领导思维方式上同步、工作方法上一致、生活习惯上对接，这样才能在关键时候一点就通，适时到位，服务于无形。
三：四个不让
秘书这个职业确实很微妙，很嗅觉，很牵连，很弹性，很夸张，很辐射。作为秘书除了要有善解人意的能力，遇事三思的稳健，以及淡定从容的心态，有六个不让也是要长期坚持的。
不让就是不让高高在上，骄傲自满的情绪在自己身上滋生。定位准确、勤奋敬业。秘书工作是联系上下、沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，必须正确认识自己工作的意义和价值，定准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准、高质量、高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。
不让领导部署的工作在自己这里延误 “让而不争，勤而不怨，尽心政务”是办公室秘书的本份。通宵伏案，伤神累心，备受煎熬是家常便饭，甚至有人说秘书是机关疾病的“标本”。但无论怎样工作还是要高标准、严要求，多干、干好，不推三阻四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，特别是在接人待物、办文办会、处理公务方面。此外要慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到本职工作中去。
不让各种差错在自己这里发生，不要“贪污”信息。秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策，在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失，如果信息走样，必将影响领导决策。
不让领导形象在自己这里受到影响。做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒
忙。何为纯正?我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。
四：良好的心态
经过赵老师一学期的辛辛教导，我觉得作为秘书还要有一个良好的心态。既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有?工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。只有喜怒不形于色，工作中不带有私人的情绪，牢牢记住自己的职责，放低自己的位置，才能在秘书岗位上有所建树。
第三篇：如何成为一名优秀的管理秘书
摘要
一个优秀的领导背后一定有一个强大的优秀秘书团。秘书这个职业看似不显眼，实际上却有极大的作用，秘书的工作涉及到各行各业、方方面面。作为一名优秀的秘书，不仅要有总揽全局、协调各方的大局观，更要有面面俱到、事无巨细的心细度。从一定程度上来说，秘书一定不是专才,而是通才，秘书作为领导工作上最亲近的人，不仅要起到上传下达的传达作用，更多的是要懂得揣测领导的心意，帮助领导解决工作上的问题，因此，能文善武、能说会写、八面玲珑、总揽全局、细致周到是一个优秀的秘书所具备的基本素养。通过本学期《秘书学》课程的学习，我更加体会到了秘书这门看似简单的职业的不简单。今天，就本学期学到的管理秘书的基本内容浅谈一下对如何成为一名优秀的管理秘书的见解。
关键词：秘书;职责;素养;工作特点;工作要求 I
一、秘书
1、秘书的起源
在我国，“秘书”一词最早出现于汉代：指带有神秘色彩的图书。因图书不予公开，故称为“秘书”。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。
2、秘书的概念
对于秘书这一概念的定义，不同的国家在不同时期有不同的定义，到目前为止学界还没有给出一个统一的概念。不过秘书作为一个职业，我们可以根据它的工作性质来给出一个大致的范围，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
二、秘书的职责
秘书的职责也就是秘书的工作，去网上搜了一下，单单秘书的工作这一项就不止3000字。其实总体而言，秘书的工作就是围绕领导而展开的一系列的活动，包括领导的工作和衣、食、住、行。
在一天当中，秘书的工作时间是先于领导，而下班时间是晚于领导的。而在上班时间内，秘书的工作就是领导言行的扩大化和展开。领导说一句话，秘书就需要鞍前马后地去分配、周旋直至完成。在上班的时间，秘书要做好领导办公室工作的同时要负责各种文书工作，包括文件的回复及处理以及文件的上传下达工作。此外还要陪同领导参加各种会议，并做好会议的记录和会务工作，此外如果领导在参会中需要发表讲话，那么，秘书的工作又来了。不同的会议和场合，稿子的内容和形式不同，这就需要秘书的灵活性和文笔足够好，写稿子作为秘书的最基本的看家本领，不是一天两天可以练就的。此外，在中国这个人情社会里，领导应酬是常有的事情，因此，在工作之余，秘书又有了一个特殊的工作—陪领导应酬。凡是领导应酬的人，大多是有求于领导，把领导灌的半醉那么要求也自然而然地出来了，那么，无论是什么要求，总是少不了秘书的，因此，对于许多秘书而言，半夜挑灯夜战写稿子是家常便饭。
总而言之，秘书的工作就是想领导所想，想领导所不想和在领导想之前想。这需要高度的前瞻性、综合性和复杂性的工作，因此很多秘书抱怨说秘书工作的苦和累。苦和累是一定的，但是实践出真知，笔者认为作为一个秘书是最能锻炼人的，有所磨练必定有所收获，因此要想成为一名优秀的秘书，这些苦和累都是需要承受的。
三、秘书的素养
要想成为一名优秀的秘书，这是一个系统的工程，不仅需要外在的东西，更需要全面提高内在素养。秘书的素养是决定一个秘书能够走多远的关键因素，这不仅是秘书职业的要求，更是秘书这门特殊的职业专业性的表现，因此，能否全面提高自身专业素养是一个人能否成为一个优秀秘书的表现。
首先，保密性。秘书作为领导工作上最亲近的人，必须保守自己工作的秘密。在平常和领导的接触过程中，必然会获取很多信息，而在这样的情况下，最好的做法就是“不该听的不听，不该问的不问”，作为一个秘书，有的时候充耳不闻比什么都知道要好得多，而且这样对自己来说，也是比较安全的做法。
其次，综合性。秘书工作就是负责领导工作的方方面面的，因此，在平常的工作中一定要具有综合性。这里所说的综合性也就是全能的意思，在上文中也已经提到，秘书这个工作不一定要是专才，但是一定要是通才，只有这样才能灵活变通，解决工作中的问题或者突发事件。
再次，善于沟通。上传下达时秘书的本质工作，也是一项特别重要的职能，因此，秘书要掌握一定的沟通技巧，这样，不仅能让传达对象更好地理解传达内容，而且还能充分发挥语言沟通的魅力，加深各个部门或者行业之间的了解，从而形成一个良性互动的局面。此外，除了语言沟通，好的秘书还要掌握书面沟通能力，这点也很重要。
最后，较强的心理承受能力。处理工作中的突发事件也是秘书的一项基本工作之一，在有些重要部门，秘书每天都会碰到突发事件。在这种情况下，秘书是否具有较强的心理承受能力，是否能够理性、沉着应对就显得特别重要。一个能够力挽狂澜、独当一面的秘书往往会得到领导的青睐。同样，一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。
秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。
四、秘书的工作特点
按照笔者所认为的，秘书的工作特点可用如下四字词语总结：能文善武、能说会写、八面玲珑、总揽全局、细致周到。秘书的工作总结起来也就是办文和办事，其中文包括日常文书工作和写文章，而办事是指围绕领导工作而展开的一系列日常活动。秘书的工作是一项系统工程，秘书人员需要有总揽全局、协调各方、沉着应对突发事件的恢弘气度，更需要面面俱到、细心周到、事无巨细的体察入微。
繁琐、复杂是秘书日常工作的又一特点，而秘书如何从这繁琐、复杂的工作中脱开身，这是一门技术。聪明的秘书面对复杂、繁琐的工作从不抱怨，他们常常会跳出自己工作的狭隘的圈子，从另外一个角度看待自己的工作并力图解决问题，并从自己的工作中不断学习新的东西，从中受益并随着时间的积累形成对于这份工作的热爱。所谓“熟能生巧“，经年累月的工作和经验积累，在不断锻炼自己成为一名优秀的秘书的同时，自己也会突然发现自己的工作没有原本想的那么繁琐和辛苦了。
五、工作要求
对于秘书的工作要求，从前文中所讲职责、素质、工作特点等方面都可以总结出来。此外，秘书这个特殊的职业，和其他按时间点下班的职业不同，笔者认为它是全天候的，只要领导需要，秘书就需要随时待命，不分昼夜。因此，笔者认为作为一个优秀的秘书要遵循以下工作要求：
1、总揽全局，协调各方。这个是前面反复提到的，也是笔者认为最重要的一的要求。从一定程度上来说，秘书是领导的替身，领导不想处理的问题都由秘书来处理，因此，作为一名秘书，要像秘书一样工作，要像领导一样思考，时刻树立全局观念。
2、要有奉献精神。作为一个秘书，领导并不会因为夜里让你帮他写稿子而感谢你或者因此而给你加薪。因此，对于这样的工作，作为一个优秀的秘书需要有一颗奉献的心。即使领导让你加班了，也许你会感觉到累或者不愉快，可是既然选择了作为一名秘书，就要认真完成领导交代的任务。同时，要抱着一颗学习的、谦逊的心去做自己的工作，你会发现不管你做这个工作多久，总会有需要不断学习的东西。作为一名秘书，不要过分计较得失，你会学到很多宝贵的东西。
3、保守秘密。这点在前面也有提到过，保守秘密是一个秘书应该有的素养，也是对于一个秘书做好本职工作的基本要求。
结语
秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，还应自觉加强秘书的职业道德素质、业务素质和心理素质，实现内因与外因相结合。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的办事能力，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。
第四篇：如何做好秘书
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就"办事"的学问作一番探讨。
一、如何办好领导交办事项
(一)接受工作任务要弄清"三要素"
领导交办工作任务，大体都有"三要素"：一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把"三要素"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
(二)优化办事成果"三比较"。
办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。
(三)把握好办事"三形式"
办事可能出现三种形式：1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
(四)检验办事效率"三标准"
秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l.工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
(五)向领导复命"三注意"
工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1.不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。
3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
二、如何办好请办事项
做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
(一)精心准备，提出合理建议
(二)讲究方法，选择适当形式
(三)注重程序，坚持逐级请办
(四)提高艺术，优化请办效果
(五)以缓应急，避免紧张出错
对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。
一、谋事不传事
“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。
“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。
歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。
二、干事不铲事
必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。
歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚……男孩子在这项上的优势是来自于生理原因———脸皮天生厚一点，领导使着没负担。
三、抹事不激事
作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员的关系中，起着非常重要的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”;切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。
歪嘴点评：这一点上，关键在于人，不在于性格，所以男女有可能打个平手。
四、揽事不躲事
领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易。尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常严重的问题，非领导出面不可，也要通过秘书这一关得到缓冲。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。
歪嘴点评：正常女人一般都不爱揽事儿，因为她们自己的琐事已经就一大堆了。但偏偏男人一般都爱揽权，因为他们看见权力的时候往往对自己的位置十分健忘。所以，挑男还是挑女，你都会有得有失。
五、成事不败事
主要领导公务缠身，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事越能体现一些秘书的“成事不足，败事有余”。秘书给领导败事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事，另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十;给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书“翻船”的深刻教训，值得我们认真借鉴和深思。
歪嘴点评：私心是谁都有的，但女孩更容易沉不住气，往往因为一些小小事儿，小小便宜，就败了大事。男性虽然也好不了哪儿去，但现实中的小小事儿往往比小事更多一点，所以领导栽在女秘书手里的概率也就更大一些。
一、什么是秘书?
秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。
二、你适合做秘书吗?
首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：
(一)分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢?
A。这样为人处世有分寸：自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。
B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。
C。这样办事有分寸：谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
(二)礼貌。
面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。
(三)谦虚
谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
(四)敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。
(五)自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。
三、秘书的职业道德
我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感
(一)忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。
有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发;但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书;如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢?我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，
避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。
(二)敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
(三)责任感：
有了忠诚感，说明你品质好;有了敬业心，说明你干得好;而负责任，说明你可以让人依赖。
责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份;做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
四、秘书的自我完善。
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。
(二)努力做到出力而不“越位”
我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。
第五篇：如何做好总裁秘书
总经理秘书职位
职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容：
1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;
2、起草公司股东会和董事会的会议材料;
3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理;
4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件;
5、协助行政部经理做好来宾的接待工作;
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;
7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作;
8、收发传真，并即使交给总经理处理;
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。 培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。 经验：2 年 以上高级秘书工作经验。 技能技巧：
1、熟悉公司文档管理;
2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。
3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态度：
1、良好的组织沟通协调能力;
2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强;
3、责任心强，勇于承担挑战性的工作;
4、具有开拓精神和团队精神。 工作条件：
1、 工作场所：办公室
2、 环境状况：舒适
3、 危险性：基本无危险，无职业病危险。
总经理秘书工作概述
一、办公室内务
1、 办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。
2、 每天准时上班、开窗通风。
3、 清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)
6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。
二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。
1、 对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理;
2、 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放
置在待处理文件夹内) 。
5、 内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理 文件夹内) 。
6、 公司各部门(单位)送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。
8、 每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、 根据文件积累
的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。
三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。
1、 笑脸相迎，茶水相待。
2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等;
3、 索要名片;
4、 及时向总裁请示。
5、 按总裁意见引见，接待(按情况给予续茶水) 。
6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
如何做好总经理秘书工作? 如何做好总经理秘书工作?
没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：
1、 必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间;
2、 常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记;
3、 要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期(半月南北)过手的文件要迅速知道其去处;
4、 学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的;
5、 应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、 做什么的;
6、 学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用;
7、 开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议;
8、 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明;
9、 为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;
10、对其他同事不可有骄骄之气;
11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ;
12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以;
13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声;
14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场;
15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒;
16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心;
17、任何场合不议论公司、同事是非;
18、不是上司问及，不议论同事的不好;
19、少喝酒，不能醉; 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题;
21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服;
22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人;
23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头;
24、上司的任何安排或者指示，一定
定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次;
25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。
总经理助理的三种类型
岗位分类：秘书型总助(基层) 、谋士型总助(中层) 、副总型总助(高层) 对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理(因工作繁杂之 故) 、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪(需经常陪同老总参加对外上午活动) ，文笔好(代为起草各类重 要文件) 、悟性强/外向善沟通和表达(为上传下达之必需) 、服从性高/执行力强(将高层意图严格落 实) 、学习与适应/压力承受能力(需主动应对困难和压力) 。换言之，秘书型总助工作的突出特点是 单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。 对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验 (如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等) 、有大局观/视野独特(兼顾整体利益与个人 优势) 、心胸开阔/不恃才傲物(豁达、谦虚与能力同等重要) 、极强责任感和事业心(以企业发展为 己任) 、团队管理能力(能充分发挥集体合力) 、具有监理在理性框架上的激情(理性为先，激情内 敛) 、始终与公司立场保持高度一致(忠诚是事业长久的保证) 。 对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验(领导者的基本资历要求) 、卓越眼光(对未来趋势的领先预测优势) 、博大胸怀(能容忍，也 能承认错误) 、决断魄力(当机立断而勇于担责) 、信念坚定(方向明确而百折不挠) 、勤于学习(对 新生事物保持好奇心) 、善于反思(永远从多个角度来考虑问题) 。
总经理助理岗位职责
1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。
2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况;
4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。
5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。
6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。
7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。
8、负责保管使用企业图章和介绍信。
9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。
10、负责上
级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。
做好总经理助理之“八要” 做好总经理助理之“八要”
总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管” ，是总办这一运转 中枢的“首脑” 。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责 地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好总经理助理，主要应在以下 8 个方面努力： 一要认清自己，处事有原则。找不准未知，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作 起来也就找不着“感觉” ，总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作， 上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去 管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作畈村，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权， 不越位，不缺位，工作要到位。 二要耳聪目明，做好参谋工作。从大的方面来说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服 务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分 析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见，还要制定决策备选方案。备选方
案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优， “拍板定案” 。决策制定后要采取得力措施抓落实， 并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 三要善于长袖善舞，做好个部门之间的“润滑油” 。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而 不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。 ” 在实际工作中，不看领导颜色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不惟命是从。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺上瞒下。再是协调好内外关系， 外求支持协作，内求团结向上。 四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风 行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身” ，明确该干什 么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为，为好应为之事。该别人代劳之事， 要分解任务到人，并明确授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工 作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事， “亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作 有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是