从传统视角下来看待人事档案检查 (下文简称:档案检查) , 其似乎是在对现职人员的档案信息进行稽查, 但其中的意义还在于为组织建设挖掘人才资源。梳理现阶段的相关文献可知, 诸多同行在进行主题讨论时往往聚焦于领导干部的档案检查事由, 似乎较为忽略基层职工的档案检查问题。对此, 笔者是不赞同的。在构建组织和谐生态环境的要求下, 通过加强对基层职工的档案进行检查, 首先可以确保他们的身份信息正确, 毕竟他们在单位中的话语权决定了这需要由组织出面来解决。再者, 通过整改人事管理办法, 为单位用人创造出公正、公开的环境。
本文的结构是这样安排的:首先对人事档案检查的着力点进行分析, 然后指出档案整改的重点环节。在此基础上, 提出符合实际的整改措施。
一、人事档案检查的着力点分析
从单位管人、用人的角度来分析档案检查的着力点, 这应以维护基层职工合法权益的价值取向出发, 重点检查以下三个方面的要件:
(一) 求学经历要件。求学经历要件的完整性, 直接关系到体制内职工档案工龄的计算时间。随着当前基层职工对学历提升意愿的加强, 在职或脱产完成学历提升教育已较为普遍。那么在他们毕业和获得相应学位的同时, 他们的学籍档案材料是否已经准确地装入他们的档案袋, 则需要通过检查来确认。从流程来看, 当事人是无法确认自己档案信息的完整性的。
(二) 工作履历要件。随着当前人才流动性的加强, 从始至终在一个单位工作的人员已逐步减少, 根据目前对我国在职人员的履职估算, 职工平均6年就会换单位。这就意味着, 基层职工的工作履历是否能在档案信息中连贯地体现出来, 以及出现时间断层的原因是什么。另外, 在工作履历上进行造假不是没有可能, 所以在检查时还需要确认信息的真实性。
(三) 评先创优要件。评先创优要件是职工晋升的加分项目, 所以备受基层职工的重视。那么是否在他们的档案中如实反映出了这些信息, 仍需要通过检查来确认。而且, 在检查时还应建立信息公开机制, 这样才能在职工提交原件的基础上形成信息上的闭合。从中可以看出, 档案检查也需要掌握一定的方式方法。
二、人事档案整改的重点环节
人事档案的整改工作包括两部分:第一, 便是对出现错误的档案信息进行纠正。第二, 便是对现有的档案管理职能进行优化和提升。从同行的论著中可以发现, 不少人仍仅从信息纠错上来做文章。为此, 以下就这两个重点环节进行阐述。
(一) 档案信息纠错方面。毫无疑问, 有错必纠是档案检查所要遵循的原则。但纠错所依据的“正确信息”是否真实准确仍值得商榷。诸如, 工作履历信息、求学经历信息等, 在缺少实地调研的基础上只能依据职工所提交的原始材料去确认, 那么原始材料又是否真实准确呢。因此, 这种循环推论导致了在档案信息纠错方面仍存在着难点。
(二) 档案管理规制方面。在档案信息化管理大环境下, 职工档案信息都已经输入到人事部门的数据库, 这也构成了日常管理的基本数据资源。此时可能出现的是, 电子档案与纸质档案信息之间存在不闭合的情况, 甚至职工名字中因存在着同音字, 而未能准确输入导致工资发放“张冠李戴”。因此, 实现电子档案信息与纸质档案信息间形成完全闭合, 应成为档案管理规制的重点。
以上从两个部分所提炼出重点环节, 应成为指导今后档案管理工作的重点, 也是当前进行整改的关键环节。
三、整改措施
根据以上所述, 整改措施可从以下四个方面来展开:
(一) 端正整改目的。档案信息的准确性与否, 直接关系到当事人的切身利益。在我国档案与人相互分离的管理制度下, 基层职工几乎终身无法获知档案中的信息。这就意味着, 若是出现不利于职工的档案信息错误, 在不进行检查的情形下则将永远地错下去。因此, 人事部门的档案检查人员一定要端正整改目的, 要从纠错和改进档案管理工作下功夫。
(二) 明确整改重点。整改小组本身也承担着档案检查的工作, 所以在团队工作模式下一定要明确整改重点。前面已经有所提及, 档案关键信息的纠错和电子档案信息与纸质档案信息之间的闭合, 都应成为整改的重点。为此, 在对今后的工作进行定位和启示的目的下, 应全面增强档案管理人员的岗位意识和业务能力, 对涉及学历信息、工作履历信息等构成要件应烂熟于心。
(三) 增强实地核查。为了避免档案信息整改中的二次犯错, 人事部门需要增强实地核查力度。根据单位人事部门的人力和物力情况, 以及最有可能出现整改错误的地方, 应在工作履历上进行实地核查。核查的方式可以是电话访问、电子邮件询问, 乃至派人进行上门询问。
(四) 完备档案规制。完备档案规制在于严格电子档案信息的管理, 因为在人事信息查询时一般使用电子档案信息。为此, 在整改期间应根据纸质原始档案信息逐一进行核查, 特别要针对同名同姓、名字中存在同音字的情形, 应给予重点关注。再者, 职工争先创优的成果是否及时输入电子档案信息中, 职工薪酬等级是否准确等, 都应成为完备档案规制的重点。为了促进工作的有序开展, 整改中可以将关键信息打印出来交由当事人确认。
四、问题的拓展
以下就干部人事档案检查问题进行拓展:干部人事档案是干部成长经历的真实反映, 是做好干部工作的重要基础和依据。为做好干部人事档案审核自查工作, 不断提高对人事档案工作重要性的认识, 充分认识到档案工作在为干部工作服务、为班子建设服务和为领导决策服务中所发挥的重要作用, 为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。
在档案审核过程中, 主要做到以下几点:一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初, 及时组织档案管理人员学习关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。同时, 按照干部人事档案审核的工作程序和要求, 将档案审核工作细化为审核、装裱、录入、装档、材料收缴五个步骤, 明确各步骤工作任务和工作责任。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上, 把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点, 逐项审核清查, 做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料, 认定干部的“三龄一历”时间清楚, 事实准确, 说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的, 逐人逐项审核确定, 力求材料的真实性和准确性。同时, 从严格工作程序着手, 每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息, 确保审核工作的质量。
五、小结
人事档案检查的着力点应从:求学经历要件、工作履历要件、评先创优要件等三个方面来展开。整改重点则需要围绕着:端正整改目的、明确整改重点、增强实地核查、完备档案规制4个方面下工夫。
摘要：在构建组织和谐生态环境的要求下, 通过加强对基层职工的档案进行检查, 首先可以确保他们的身份信息正确。为此, 档案检查的着力点包括:求学经历要件、工作履历要件、评先创优要件等。整改重点则需要围绕着:端正整改目的、明确整改重点、增强实地核查、完备档案规制4个方面下功夫。
关键词：人事档案,着力点,整改,检查
参考文献
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