一、公务卡结算的背景
公务卡是指财政预算单位工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务并兼顾私人消费的贷记卡。公务卡具备财务监督的独特属性, 同时兼具信用卡的一般属性, 作为一种新型的财政结算工具, 高度透明是公务卡的显著特征。
2007年7月, 财政部、中国人民银行印发《中央预算单位公务卡管理暂行办法》, 要求公务人员在日常公务支出和财务报销中使用公务卡进行结算, 其目的在于进一步深化国库集中支付制度改革, 并减少现金结算, 提高支付过程的透明度, 加强预算执行的监控管理。
2015年12月31日, 财政部和科技部联合发布了《关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》, 教育部明确要求自2016年2月1日起, “高等学校等事业单位承担的中央财政科技计划 (专项、基金等) 以及纳入中央部门预算管理的科研项目, 所发生的属于《中央预算单位公务卡强制结算目录》 (财库[2011]160号) 范围的支出以及小额材料费和测试化验加工费等, 要按规定实行公务卡结算”。
列入中央预算单位公务卡强制结算目录的项目包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修 (护) 费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费和其他交通费用。
对于高校财务报销而言, 公务卡结算的推进一方面能够提高各项经费支出的透明程度, 提高各项经费资金的使用效益, 另一方面能够减少现金的提取和借款的发生, 对于高校财务管理水平的提升具有促进作用。
二、公务卡结算对高校财务报销的积极作用
(1) 公务卡结算可以使财务风险降低, 使资金的使用更加趋于透明。在公务卡结算制度推行前, 报销经办人采用现金方式结算付款, 无法提供任何结算凭据, 在报销时财务人员无法对经济业务的消费真实性进行核实, 只有票据流, 没有资金流向佐证。这在一定程度上给报销经办人提供了财务造假的空间, 比如通过虚开发票、大额发票拆分后分次报销来套取资金, 容易滋生腐败, 也大大的增加了高校财务管理的风险。而通过推行公务卡结算, 银行系统会及时准确的记录下持卡经办人每一笔经济业务的消费信息, 包括消费的时间、消费的地点及交易方的名称。这样每一笔业务都有源可溯、有迹可循, 通过国库支付结算系统, 财务人员可以对报销经办人的消费痕迹进行核实, 获取持卡经办人的消费记录, 从一定程度上可以降低报销经办人虚开发票弄虚作假套取现金等违规行为发生的概率, 从一定程度上可以有效防范公职人员的腐败贪污行为, 同时也提高了财务资金支出的透明程度, 降低了高校的财务管理风险。
(2) 公务卡结算减少了报销经办人的现金借款, 同时简化了支款借款流程, 使高校的资金使用效率得到提升。由于公务卡所具有的透支功能以及提供的免息期, 对于一些小额业务或者是款项急于垫支的业务, 报销经办人可以选择使用公务卡进行优先支付, 等票据取得后再进行报销, 简化了借款手续所需的签批流程。对于财务部门来说, 公务卡结算制度推行前, 由报销经办人提前垫付现金事后再报销或者提前预借现金的结算方式, 可能会导致财务部门的现金占用率高、单位的留存不足等问题。但是因为公务卡特殊的免息期功能, 相当于提供了一部分无偿信用担保资金, 减少了报销经办人的预借款业务, 也有效的降低了长期挂账的暂付往来款;同时, 现金流量的降低, 也可以增加闲置资金存放银行时的利息收入, 提高了资金的使用效率和效益。
(3) 公务卡结算加快了项目预算执行的进度。对于财务部门来说, 公务卡结算制度推行前, 教职工经常发生预借现金的业务, 但是在业务发生后, 报销经办人会因为各种各样的原因, 不及时办理报销销账手续, 这就导致项目资金的预算执行进度较慢。但是公务卡结算推行后, 虽然公务卡提供免息期, 但是超期未还款时, 持卡人不仅要缴纳滞纳金, 而且不良的信用记录会降低持卡人的信用等级, 对持卡人日后的信用业务办理也会造成影响。所以, 持卡人主观上就有报销或者还款销账的动力, 一旦发生公务卡的消费业务, 就会及时的办理报销手续, 完成公务卡的还款。这样可以在一定程度上加快项目预算执行的进度, 缓解期末报销、科研项目结题时财务部门业务量暴增的压力。
三、公务卡结算在财务报销中的现状及原因分析
在预算单位公务卡结算制度改革的初始阶段, 笔者所在的中德大学财务处也对支付方式进行了一系列的变革:在2015年, 以自愿为前提, 财务处为学校教职工统一办理了预算单位公务卡, 但在后续的报销过程中发现, 持卡人使用公务卡的消费情况较少, 公务卡的使用效率并不高。而且, 在日常的报销中存在着一些不按照规定使用公务卡进行结算的行为, 存在有卡不用的情况。
(1) 首先, “有卡不用”情况的主观因素主要表现为教职工对于公务卡的认知还存在不足, 消费的观念落后。而且, 学校对于公务卡的知识没有进行全面普及, 有些教职工对于公务卡不甚了解, 不信任公务卡的支付方式, 一些年纪较大的教职工习惯于现金支付, 不习惯刷卡消费。再者, 受传统消费观念的影响, 有些教职工认为公务消费不应由个人垫付资金, 故在经济业务发生时, 教职工倾向于先对商家赊销, 再到学校办理预借现金或者支票付款。现如今网络购物虽然发达, 但一些网购业务如小额办公用品及科研耗材的采购, 在付款时也不支持信用卡付款, 仅支持账户余额付款, 这就造成了一部分教职工明明办了公务卡, 却迟迟未开通, 或者虽然开卡却不使用、或者虽然有卡但不能使用的现象。
(2) 其次, “有卡不用”情况的客观因素主要表现为刷卡付款的环境不健全, 有些商家甚至都没有POS刷卡机。就笔者所在的大学而言, 身处新校区, 周边商户往往规模较小, 报销经办人为了节约经费, 往往就近采购, 在商品能够满足使用的前提前, 尽量要求质优价廉。这些小商户为了节约刷卡手续费或者为了逃避税收, 要么有POS机但要求以现金支付, 要么连POS机都没有安装, 导致持卡人有卡也无法刷卡消费。
(3) 最后, 不健全的高校公务卡结算制度及对公务卡宣传的力度不够, 也造成了公务卡使用率较低的现状。和其他预算单位相比较而言, 高校学生事务多, 较为特殊。而高校公务卡结算制度并没有充分考虑到高校自身的实际情况。高校的经费项目量多零散, 其中涉及到学生的专项经费也较多, 比如大学生科技立项项目、大学生学生会及社团活动经费专项以及学生创新创业等专项经费。这些经费的花销主体大多数是在校的学生, 而公务卡的发卡对象是预算单位的工作人员, 无法针对学生发卡, 因此该部分报销只能采取非公务卡结算的方式, 限制了公务卡的推行范围。高校里很多从事教学和科研的老师, 对于使用公务卡报销的规定也是一知半解甚至不知道, 也从一定程度上反映了高校对于公务卡结算相关的制度宣传工作的力度还是不够的。
四、加速推进高校财务报销中公务卡结算进程的建议
(一) 加大力度宣传公务卡结算相关知识, 加深师生对于公务卡结算的了解
在信息化时代, 充分利用网络工具, 比如微博、微信公众号、微信群、QQ群等方式宣传公务卡结算的相关知识, 加深相关人员对公务卡结算的了解和认识, 向师生普及公务卡的贷记卡性质, 即可以提前信用预支, 无需个人垫款。在各部门设置兼职财务秘书, 及时通过财务秘书宣传相关制度法规, 多渠道广宣传, 并及时听取师生意见。
开展报销培训或相关讲座。高校财务部门可以通过开展报销培训或相关讲座的方式, 向师生宣传使用公务卡进行结算的优势, 并就公务卡结算报销需注意的流程和事项展开详细培训讲解, 使教职工更积极的使用公务卡结算。
财务人员的相关培训也要跟上。由于现阶段执行公务卡结算制度会提高财务人员的工作量, 导致财务人员对于公务卡结算工作会产生消极的情形, 妨碍公务卡结算制度的推进。因此, 要从提高财务人员的认识开始, 做好公务卡结算制度的内部培训, 提高财务人员对该项工作相关意义的了解和认识。同时, 可以组织财务人员到兄弟院校开展广泛调研学习, 拓展相关的知识, 吸取兄弟院校的优秀做法;组织财务人员参加相关的业务学习培训, 汲取其他预算单位的先进经验, 更进一步的宣传推广现有的公务卡结算制度。
(二) 多角度共进, 改善财务报销相关配套系统
加快推进及全面实行网上自主投递式报销的脚步。随着网络信息技术的发展, 很多高校已从单一的窗口报销模式, 逐步同步网上自主投递式报销这种新型报销模式。在加快推进及全面实行网上自主投递式报销的同时, 在网报系统中融入公务卡消费记录验证的相关程序, 使得报销经办人在网上填制报销单据的同时, 能够在公务卡验证端口自行验证每一笔消费记录, 这样可以在一定程度上遏制腐败的滋生, 也能减轻财务人员审核的工作量, 避免了虽然票据审核无误但是最终因为公务卡的验证出现问题导致的报销退单情况的出现。
改进国库支付系统公务卡消费记录验证的相关程序。现阶段的公务卡消费记录验证只能进行逐笔逐笔的验证, 出纳人员对于同一持卡人的消费记录, 无法实现多笔记录同步选择验证, 这就导致工作量增加, 且重复工作较多, 工作耗时长。
通过改进国库支付系统公务卡消费记录验证的相关程序, 试图将验证程序简化为只输入持卡人的卡号信息, 在时间段选定的情况下, 即可同时查询验证多笔消费记录:根据报销经办人提供的POS刷卡小条或其他支付记录进行相应勾选, 同步验证多笔公务卡的消费记录。
改进国库支付系统公务卡结算报销的支付方式。现阶段的公务卡结算报销, 如出纳人员验证消费记录无误后, 国库支付系统会根据公务卡的消费笔数, 相应的生成同样笔数的支付条目, 出纳人员在支付时, 就要根据这些支付条目, 逐条进行点击付款, 导致一笔报销单据, 可能要进行多笔消费交易的相应支付, 大大的增加了重复工作。通过改进国库支付系统公务卡结算报销的支付方式, 试图将同一财务凭证中的同一持卡人的多笔支付条目打包汇总生成一笔支付条目, 降低出纳人员的支付工作量, 同时也能提高工作的质量和效率。
(三) 完善并细化高校公务卡结算制度
对于特殊原因造成的未使用公务卡进行结算的情况, 财务人员应允许报销经办人在报销单据上据实注明未使用公务卡结算的原因, 如学生采购无公务卡、临时紧急采购未携带公务卡、商户无刷卡设备或刷卡设备发生故障等, 并要求报销经办人提供其他佐证 (如收款单位出具的相应证明) 。
如报销经办人以其他方式进行支付, 还需提供相应的支付凭据, 如支付宝的付款记录、微信的支付截图、个人网银的汇款信息等。同时, 财务人员应再度提醒经办人以后避免此类情况的出现, 最大程度的使用公务卡进行消费结算。
摘要：高等学校等事业单位在使用财政等专项资金时, 需按照财政部、中国人民银行等部门的相关制度办法, 实行公务卡结算制度, 以提高资金支付的透明度。但高校与其他的财政预算单位相较, 又存在着一些特殊性。因此在高校财务报销中推行公务卡结算, 目前存在一些困境。本文从公务卡结算的背景介绍开始, 分析了公务卡结算对高校财务报销的积极作用、介绍了公务卡结算在财务报销中的现状并对相关原因进行分析, 最后提出了加速推进高校财务报销中公务卡结算进程的建议, 对于推动公务卡结算的实际操作具有指导意义。
关键词：公务卡,公务卡结算制度,高校财务报销
参考文献
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