一、档案管理中公益项目服务的缘起
1881年, 第一位多米尼加档案管理员道格拉斯·布赖姆纳开始阐述加拿大档案馆的“崇高梦想” (伯利克, 2006) 。布赖姆纳强调记录加拿大社会各个方面的重要性, 他设想加拿大的公共档案馆是一个国家历史的仓库, 包含来自私人和公共领域的文件 (以及外国档案馆中的文件副本) 。在阿瑟·道格蒂爵士和他的继任者的管理下, 档案馆的主要任务是获取和整理具有国家历史意义的档案记录。在早期, 现在被称为外联活动或公共规划的活动仅限于在历史学家进行研究时编制研究指南和协助他们的研究。这一观点在20世纪的大部分时间里主导着档案管理。
自道格蒂时代以来, 档案工作者和委托他们保管的记录之间的密切关系已经发展起来。这一关系体现在档案管理理论上, 其中大部分试图建立客观的、甚至是科学的、处理文件的原则和方法。
直到20世纪80年代, 档案工作者才开始认真地重新考虑公共服务, 并审查他们的义务, 使持有的资产和相关的服务向公众开放。近年来, 档案公益项目在档案馆和档案馆工作人员对公共服务的承诺中所扮演的角色一直是激烈争论的对象。然而, 档案界仍然有些不愿意接受公益项目在档案机构日常运作和档案理论体系中的地位。虽然现在有一定数量的此类活动被认为是必要的, 但总体而言, 公益项目仍然主要被视为一种奢侈品。
传统上, 档案的目的被定义为识别、获取、描述、保存和提供获取具有永久价值的记录的途径。社会赋予档案工作者这一使命的实现, 面临着档案保管实践逐步演变, 档案媒介、档案创作者的性质和数量以及社会不断变化的信息需求所带来的不断挑战。因此, 档案发展的历史是一个不断重新评价、适应和调整的历史。这种演变的最新和最明显的例子是电子记录对档案工作者及其赞助者如何管理信息的影响。这种媒介的物理脆弱性迫使档案和信息管理专业在识别和保存记录方面发挥更积极的作用。电子记录要求制定信息管理政策, 虽然这大大增加了档案工作者的职责范围, 但却提高了他们工作的效率。在这一领域, 档案工作者现在直接与信息创建者合作, 以确保历史重要信息的保存。
在当代背景下, 越来越清楚的是, 档案工作者作为信息的保管者和传播者, 必须与构成其所在区域的群体 (无论他们是创作者还是用户) 进行互动。档案记录不仅使历史得以书写, 而且在政府和其他组织的决策过程中, 在正式和大众化的教育计划中, 以及在使我们的文化遗产焕然一新方面, 都已成为一种宝贵的工具。虽然与公众的互动是档案馆的一个长期传统, 但它从未像现在这样多样化。道格蒂时代的公共服务职能有限, 通过出版参考资料和一般指南, 以及提供查阅记录的途径, 促进历史方面的研究。
二、档案管理工作与公众参与相互依赖
从20世纪60年代起, 人们对档案馆和一般文化活动的兴趣显著增加。随着受教育程度的提高, 文化民主化得以发展。这一现象受到了联邦政府政策的鼓励, 该政策在1967年的百年庆典之前和之后, 力求使所有加拿大人, 无论他们住在哪里, 都能接触到国家遗产。由于对文化和文化机构事务的兴趣增强, 公众不仅意识到信息和文化服务的可获得性越来越高, 而且开始坚持有效提供这些服务的权利。有趣的是, 随着越来越多的历史学家从20世纪70年代初开始探索社会历史中的话题, 并利用以前被忽视的资料记录日常加拿大人的经历, 学术研究的重点也随之转移。
20世纪80年代也出现了一种类似的文化商业化趋势, 这种趋势在一定程度上是由政府积极鼓励的利益驱动的, 即更多的民众参与政府赞助的活动并对其承担责任。
在这种背景下, 鉴于政府资金的减少和竞争加剧, 包括文化机构在内的档案馆必须向公众求助, 以证明其赞助商的财政支持是正当的。80年代的文化经理已经成为一名营销主管, 为不同的受众提供文化产品。
总而言之, 档案工作者和他们的选民之间的关系变得更加相互依赖。档案馆试图尽力提供高质量的服务以满足用户的特定需求和期望;不仅要满足信息需求, 而且要保证公众的支持。在某种程度上, 他们也开始试图集中精力塑造用户的需求。与此同时, 公众的知识和要求也越来越高。“以用户为中心”的出现, 与“以材料为中心”的做法不同, 对档案的处理在某种程度上是这种压力的结果 (伯利克, 2006) 。档案管理员正在研究在处理收购、评估、安排和描述以及公共规划等问题时, 在很大程度上必须考虑档案对决策的影响。
上述所有因素都表明, 人们重新认识到档案工作者对公众的责任的重要性, 并认识到必须明确界定档案工作者在这方面的义务和目标。在这种情况下, 诞生了一个全面的公共规划定义, 即与公众直接互动的活动, 以确保参与和支持实现档案馆的使命和履行所必需的任务。在这方面, 公共规划有四个组成部分。通过树立档案形象、提高对档案的认识和鉴赏力、确保向使用者和公众宣传档案的价值和潜在用途, 以及允许使用档案记录, 支持该机构的活动。
档案机构中公益项目的性质和范围由该机构的授权决定。最重要的是, 档案管理员有责任为赞助他们活动的人提供服务。然而, 这项服务不应该仅仅是被动的。无论是作为大组织还是小组织的成员, 档案馆都可以促进其发起人的活动, 增加对这些组织所做工作的赞赏, 从而帮助他们实现目标。
公共档案馆在提供公益项目方面面临着最大的挑战。作为政府储存库, 它们必须确保对政府选区的可视性和可访问性, 尽管对于像剑桥大学图书馆这样的私人储存库来说, 决定“档案使用权取决于大学的成员资格, 或者提供充分的学术需要和学术诚信的证据也可以获得档案使用权。”公共档案在提供公共节目时不能有歧视性或选择性。相反, 无论客户是谁, 公共机构必须确保 (实际上是鼓励) 平等使用设施和服务 (伯利克, 2006) 。
在与公众接触的过程中, 档案馆进入了一个竞争环境, 必须采取相应的行动。这可能意味着借鉴成熟的营销技巧。很少有人了解档案的其他功能和用途, 包括法律、财政和行政价值。
三、学术档案管理中的公益服务
学术档案研究显然涉及对文献的冗长检索和分析。然而, 其他客户团体的研究形式更为直接, 并由此导致不同的问题。虽然对某些特定记录的及时和相对有限的请求作出响应似乎要简单得多, 但对此类档案使用的分析往往会困难得多, 因为研究成果或产品几乎无法量化。我们也不能确定这些用户的实际信息需求是否得到了满足。在这方面, David Bearman 1989年在18个美国档案馆对“用户表示语言”的研究是一项新颖的用户研究, 因为它直接关注档案设置中提出的问题, 而不是针对提出问题的个人 (加茨曼等, 2002) 。
这方面需要做更多的工作。作为引文分析的替代方法, 流通统计与登记信息相结合也有助于我们确定档案文件的具体用途, 从而有助于制定有效的参考策略。
对用户更深入的了解将为所有公益项目活动提供信息, 并可能成为获取、评估、选择、安排和描述档案功能与公益项目之间新的、更具协同作用的关系的核心。在当前以服务为导向的社会背景下, 信息获取是一个基本问题, 对档案记录使用的敏感性必须成为档案机构管理的一个关键要素。
四、结语
综上所述, 档案机构和档案专业的未来在很大程度上取决于我们认识到档案在流动环境中运作的程度, 在流动环境中, 资源分配者、捐助者、支持者和各种用户群体发挥着越来越突出的作用。
档案的公益项目作为一个完整的档案功能的持续发展是职业发展的一个重要组成部分。因此, 必须面对几个基本问题。首先, 档案管理员必须建立对档案及其工作的新认识, 认识到档案工作者并不在真空中运作。其次, 档案教育课程必须为档案工作者做好这一现实的准备, 并向他们提供技能和知识, 使他们能够在这种情况下工作。最后, 我们必须与公众建立联系, 鼓励公众更直接地了解档案和档案记录。如果能够以积极的公共规划方法应对流动环境的挑战, 将能够更好地确保实现目标所需要的来自公共的参与和支持。
摘要：加拿大的档案管理水平处在世界前列, 本文分析了加拿大档案管理中公益项目的缘起及对于社会的意义, 档案管理水平的提高与公众参与密切相关, 在当前的信息化社会, 学术档案的公益服务也应该面向公众, 从而提高档案服务全社会的水平。
关键词：档案管理,公益项目,服务
参考文献
[1] 加茨曼, 索格, 奥德.口述历史访问数字档案[C].第二数字图书馆联合会议, ACM, 2002.