第一篇：档案的保存和管理
人事档案的建立和保存
HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：
1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容? A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片
人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。 流程性表单： 1)招聘
a、用人计划;这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这样的话，人力很容易打入到部门内部，占据工作主动性，并且对公司有的交代。
b、应聘申请;这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。这个是为以后的万一留下伏笔. c、入职审批表;这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗?不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。还有就是转正后事项的事前约定信息要全。比如试用期限、拟用岗位、约定级别等，这个才是要审批的内容。 2)在职 a、转正申请;这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结，是没有说服力的。我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等，这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。
b、转正审批;这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。最后，你需要来个建议延期观察、如期、提前转正等等，有理有据的东西领导一般都会听的，时间长了，就会对人力产生依赖性信任。那时候人力的工作就好做多了。
c、调动;这里需要注意的不管是平行调动还是纵向调动，虽然有些搀和了人力的意见，但此时人力需要站在幕后。因为调动有时候就意味着波动，部门意见一定要占重要比重，人力最好只写同意，连建议都不要写。当然，往上涨工资的情况，人力是可以适时的显摆一下的，以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。 3)离职
离职申请;这里需要注意的是建议把辞退的表单一律消失，不管犯了什么错都直走离职手续，以防出现纠纷。那有人说犯法怎么办呢?犯法有行政机关呢，你直管让员工走自愿离职保证没错。 记录性表单 记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。
有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。 记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。你愁人力规划吗?那就做好记录吧。
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么?
对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。
对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。
总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。一切数据说话，以理服人。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选) A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的? A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。 B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动(调岗、升职、降职、调薪)、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。 F、档案保存的注意事项：
方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放;电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。
防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。
保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的!没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等;入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等;员工对各项规章制度的培训记录签名等;有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等;确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。(如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊!)
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生!做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了;或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐(如我们是要求一周内补齐)等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息(身份证、住址、联系电话、紧急联络人)有变更的，应第一时间(变更后一周内)书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜(铁柜)保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程?是否有登记表可追溯和备查?就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。
第二篇：档案管理保存制度
居民健康档案管理制度
1、加强档案的收集、管理工作，有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、指导性和规范化。
2.公共卫生科要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。
3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。
4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。
5、居民健康档案存放处要做到“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作。
6.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。
档案的保管制度
1、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。
2、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。
3、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。
4、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。
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5、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。
6、对借阅档案要及时登记，督促完整归还。
居民健康档案信息管理制度
一、加强信息化建设，及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。
二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。
三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。
四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。
五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。
六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。
居民健康档案室岗位责任制度
一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。
二、居民健康档案应由专人保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。
三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案;凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继续交回建档机构责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。
四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠;符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。
五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。
六、熟练运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。
第三篇：保存档案的重要作用
“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉。” 据了解，这种“人事档案无用论”正在社会上逐渐流行。专家分析，随着 越来越多的“单位人”变为“社会人”，导致“弃档”现象越来越严重，尤其是大中专院校的毕业生，放弃人事档案者呈逐年上升的趋势。
近日，记者就“人事档案”的有关问题走访了广州多间大学的一些应往届毕业生，在被访者中间，有60%的受访同学认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”;25%的同学表示“没认真考虑过这个问题，看情况对待吧”;只有15%的同学认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。
采访中记者了解到，导致“人事档案无用论”主要是因为以下几方面原因造成的：
存档费用高
一是人事关系存档费高，导致不少人纷纷“弃档”。据调查，目前大部分人才市场的存档费每年为240—460元左右，这对于刚毕业的大学生来说，还是一笔不小的经济负担。毕业几年算下来存档费也有一千多块钱，不如不要档案了。
单位重能力不重档案
二是许多人工作岗位与人事档案之间的依附关系不大，加之转档手续繁琐，导致很多人在流动或工作转换中放弃档案。“档案没多大用处，人走档走，人留档留。再说了，现在谁看你的档案?谁管你档案里成绩得多少分，是优是良?”“现在都是聘用制了，档案还有什么用?用人单位看重的不是你的档案，而是你的能力。”该校另外几名大学毕业生这样表达自己的心声。
自谋职业用不着
三是大学生毕业后自谋职业成普遍趋势，暂未找到工作的大学生将档案留在学校，自谋出路找到工作的毕业生将档案放到人才市场后置之不理。山西大学一名毕业生说：“自从大学毕业后，我的人事档案就一直放在学校，反正也用不着。很多同学都将档案留在学校，除非有正规的接收单位才想起档案，否则档案就永远地留在学校或人才市场。”
人事档案真的就“无用”了，可以随意丢弃吗?近日，记者走访了太原市人才市场人事代理部部长曾志栋，他认为，人事档案是一个人的人生履历，非常重要，还没到“下岗”的时候，他提醒大家一定要引起重视，不要随意丢弃档案，以免给自己以后的工作生活带来不必要的麻烦和损失。
耽误了评职称、调工作
已经毕业三年参加工作的小红面对记者谈起她的经历很是苦恼，“一直没把档案当回事，结果耽误了自己评职称。”原来，小红自从大学毕业后，档案就一直自己拿着没往单位交。结果去年单位开始评职称，因为她的档案不在，手续不全，所以没评上。
许小姐与北京一家公司正式签订劳动合同，公司准许她的户口迁至北京。当她返回太原办理调动手续时，发现自己在人才交流中心的档案还是学生档案。原来她大学毕业后没有找到合适的工作，四处打工，档案转到人才中心后，就再也没有理会档案的事情。学生档案意
味着她需要办理参加工作后的所有手续，并经过一年转正定级后才能正式调动。
买房找不到户籍档案
在太原市一公司供职的小陈购买了一套新房，在银行开始办理房贷手续时要求出具贷款人的户口证明。然而已弃档多年的小陈却怎么也找不到自己的户籍档案现在何处。面对开发商和银行每天几个电话的催促，小陈急坏了。“大学毕业后，由于工作没着落，就对档案转移的事没太留心。自己工作中也一直没发生过与人才档案、户籍档案有关的事情，一直认为档案并不重要，想干脆放弃算了。没想到现在买房子，竟冒出来这么多事，哎„„”
算工龄、出国、升学、结婚生育„„
现在很多以档案为依据的一些个人证明等手续还是绕不开档案这一关。特别是大学毕业生，不但少算工龄，而且将要面对工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都没办法离开档案。特别是在国有企业、事业单位，对人事档案还是相当看重的。栋虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史将不复存在了。
2007年高校毕业生就业工作陆续展开，一些学生向有关部门咨询，如果自己选择考研没被录取，或没有实现当年就业，档案该往何处去?有关专家表示，届时，毕业生可以根据自己的实际情况做出合理的选择。
据了解，近年来毕业生丢失档案现象增多，这为他们的学习生活带来了诸多不便。 吉林大学毕业生就业指导中心指导教师苑锐说，一般来讲，学校可以依据毕业生本人意愿，将其户籍和档案材料转至生源地人事部门，或向学校申请保存户籍和档案，或将档案落户当地高等学校毕业生就业指导中心。
苑锐介绍，当前毕业生转档案可分三种情况：
一是转至生源地。他说，一提到生源地，许多来自农村的学生就会担心会不会转为农村户口，实际上这是一种误解，生源地人事部门一般是指地级市的人事局。但各地方规定有所不同，如辽宁省要求统一派回辽宁省教育厅;黑龙江省要求统一派回黑龙江省人事厅;上海市要求统一派回上海市高校毕业生就业指导中心;天津市要求统一派回天津市教育委员会;江西省要求统一派回江西省高等院校毕业生分配办公室;湖北省要求统一派回湖北省高校毕业生就业指导服务中心;海南省要求统一派回海南省人事劳动保障厅;宁夏回族自治区要求统一派回宁夏回族自治区高校毕业生就业指导服务中心;新疆维吾尔自治区要求统一派回新疆维吾尔自治区人事厅。苑锐说，这种转档案的方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点则是毕业生两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。
二是档案留校。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。该政策执行几年来，许多毕业生受益，但也凸现了一些弊端。按照有关规定，毕业生只要与校就业指导中心签订档案留校协议，就可以将户口、档案暂时留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。毕业生凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业生证书》办理落户手续。这种转档案的方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，其优点是由于学校的诚信度较高，代为保管户口关系和档案，提供就业咨询、就业信息、就业指导等与落实就业单位有关的服务，老师尽心尽力，而且不
收取额外费用，学生自由度较大，安全性高，可以以应届毕业生的身份参加公务员考试。但其缺点则是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。
三是转至就业代理。毕业生可以根据实际情况与各省高等学校毕业生就业指导中心签订代理协议，签约期限可分为一年至三年，在代理期满前毕业生可自愿申请续签或终止协议。以吉林省为例，吉林省高等学校毕业生就业指导中心为毕业生提供以下服务：档案材料保管、查询;出具出国(出境)政审、升学、就业、考研、结婚等相关证明;办理落户手续;为毕业生党员提供组织关系转接，代收党费，进行年度考核，办理转正手续。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，其优点是签订就业代理协议可以获得更多的就业信息，既省时，又省力;服务范围更加广泛，易于毕业生解决一些实际问题;正规的就业指导中心的参与和协助，在安全性方面的保障更大。其缺点则是由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。
根据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份与主人失去联系。 在内蒙古，内蒙古人才交流服务中心代理人事档案近6000份，其中个人委托仅占30%左右;呼和浩特市人才交流服务中心代理人事档案2000多份，其中个人委托不到一半。而且两中心均有大量的档案长年累月无人问津。中心有关人员说，在工作中经常会有按照调档函寄出的档案被退回，原因是记录不完整拒绝接收。一些大学毕业生把档案交给人才交流服务中心就以为万事大吉了，从不来电来人过问，中心又无法与他们取得联系，更不能及时把他们应当归档的材料归档。这样的档案大部分只记录了档案人学生时代的情况，参加工作的经历全无记录，成了“半拉子”档案。
透过“死档”、“弃档”等现象发现，“沉睡档案”的主人主要包括：(1)出国求学者，许多学生出国留学后就不再关注自己的档案了;(2)隐性就业者，一部分没有签订就业协议的大学毕业生，工作以后没有去人事部门办理手续，使本人的档案滞留在人才中心，;(3)部分已就业者，即已经签了就业协议书，但是没有到人才中心办理报到手续的;(4)违约跳槽者，即跳槽人员到非公有制经济单位工作，由于单位不接收档案，而自己目前又用不着，于是放弃档案;(5)下海经商者或自主创业者，档案和单位对于他们来说已经没有太多的意义;(6)部分失业者，由于生计几乎都难以维持，更没有精力和能力去维持档案了。其中，“弃档”族90%左右属于年龄在30岁到40岁的青年人，特别是高校大学生。为什么越来越多的大学生加入到了“弃档”者的行列?
为帮助毕业生在择业期间了解国家有关人事档案代理政策，妥善解决毕业生就业报到过程中所涉及的户口和档案问题，以免给其造成不必要的麻烦和损失，河南省大中专学生就业服务中心结合我省、市人才交流中心，现就毕业生就业过程中遇到的有关问题作如下说明。
一、毕业生人事档案代理的含义：
毕业生人事档案代理是指国家本着充分尊重毕业生自主择业的原则，高效、公正、负责地为各类毕业生解决在社会主义市场经济条件下所遇到的人事档案管理方面的有关事宜。它是一种新型的人事档案管理方式，它的实行，对深化人事制度改革，实现人才社会化管理和服务具有重要意义。
二、毕业生人事档案代理的服务内容：
就业政策咨询，档案托管，毕业生报到接收手续，出具以档案为依据的有关证明，保留原有身份认定，办理工龄计算、档案工资调整、转正定级、职称资格评定、出国政审、党组织关系管理，办理进入郑州市户口关系，代理养老保险的有关手续等。
三、毕业生人事档案代理的服务对象：
凡通过双向选择，择业期内已同外资企业、股份制企业、私营企业等非国有单位(没有直接档案接收权的单位)和实行聘用制的国有企、事业单位签订就业协议书的毕业生或在以上单位工作但没与该单位签订就业协议书的毕业生;择业期内暂未落实就业单位的各类毕业生;复习考研的各类毕业生，实行人事档案代理服务。
四、毕业生人事代理的办理程序：
1、申请办理就业人事代理
毕业生统一将接收单位加盖章的《全国普通高(中)学校毕业生就业协议书》(协议书无接收单位盖章的另附《灵活就业合同》或《劳动合同》)、二张一英寸的二代彩色身份证照片交所在学校就业指导部门，同时每人交纳120元/年的档案管理费(需入户者应另交纳30元/年的户口托管费)并填写《人事档案管理合同书》、《档案管理卡》和《存档人员登记表》。
2、办理就业报到证
学校就业指导部门将《全国普通高(中)等学校毕业生就业协议书》一并报送河南省大中专学生就业服务中心，由河南省大中专学生就业服务中心统一到人才交流中心加盖人事代理专用章后，统一办理毕业生《就业报到证》。
3、办理户口迁移证和组织关系介绍信
河南省大中专学生就业服务中心将毕业生《就业报到证》统一发给学校就业指导部门，由学校就业指导部门向毕业生发放《就业报到证》，统一协调、组织需入户的毕业生到其户口所在地办理《户口迁移证》。党员应到党委组织部门办理组织关系转移手续。
4、收取相关材料
学校就业指导部门统一收集、整理好毕业生档案、《就业报到证》及需入户毕业生的1张B5的毕业证复印件、1张B5的《就业报到证》复印件、《户口迁移证》、2张1英寸的二代彩色身份证照片。河南省大中专学生就业服务中心协助人才交流中心到学校就业指导部门统一提取以上材料，由人才交流中心办理《人事档案管理合同书》、《档案管理卡》、档案托管和入户手续等事宜。
5、建立正式人事代理关系
河南省大中专学生就业服务中心统一将编过号的《人事档案管理合同书》和《档案管理卡》转发给学校就业指导部门，毕业生与人才交流中心建立正式人事代理关系，以后每年按有关规定向其交纳相关费用并享受有关人事服务。
6、办理改签手续
毕业生在择业期内改签的，需持新的接收单位证明和已签发的《就业报到证》到河南省大中专学生就业服务中心由其协助办理。
五、毕业生办理人事档案代理的益处：
1、方便落户和档案转递。毕业生办理人事档案代理手续以后，妥善解决了郑州市户口及档案托管问题，可以放心大胆地到省内外一切单位工作，不再为户口和档案问题烦恼，彻底实现了用人单位对毕业生人事关系管理和使用的分离。
2、享受各种优厚待遇。毕业生办理人事档案代理后，可以享受到与国有单位工作人员
相同的人事待遇，一旦毕业生进入国有正式单位，其转正定级、每年干部身份的保留、工龄的计算、档案工资调整、职称资格评定等对其资历认定、提高待遇和核定工资很有好处，不会出现断档情况。
3、方便改签和人事调动手续。中心依据有关规定，为择业期内需改签的毕业生办理改签手续;人才交流中心依据有关规定，凭毕业生所持正式手续，为超过择业期涉及工作调动的毕业生办理档案转递和户口迁移事宜。
4、方便出具相关证明。中心依据有关规定，为择业期内的毕业生办理改签手续;人才交流中心依据有关规定，凭毕业生所持正式手续，为超过择业期涉及工作调动的毕业生办理档案转递和户口迁移事宜。
六、毕业生档案挂靠和求职注意事项：
1、毕业生在办理人事档案代理时，应注意办理单位是否为国家主管部门正式批准成立的人才机构，防止非法中介或非正常渠道办理人事档案代理手续，给自己造成不必要的麻烦，甚至上当受骗。
2、毕业生要谨慎同用人单位签订《就业协议书》、《灵活就业合同》或《劳动合同》，注意招聘单位的真实性、招聘信息的可靠性，以免给自身和用人单位造成不必要的损失，给后期人事档案代理带来不必要的麻烦。
转载：南方人才人事代理网
第四篇：调整规范保存流动人员人事档案收费标准的通知
2003年10月29日川价费[2003]274号
四川省人事厅，各市、州物价局、财政局：
你厅《关于调整保存流动人员人事关系、档案管理费的报告》(川人函[2003]154号)收悉。根据《四川省行政事业性收费管理办法》(省政府令第10号)，结合我省人事关系、档案管理实际，参照省外收费水平。经研究，同意调整规范我省人才交流机构保存流动人员人事关系、档案管理费收取标准，现将有关事项通知如下：
一、人事关系、档案管理费标准：单位和个人委托保存人事关系、档案20元/月;个人委托单纯存档10元/月。对两年内未落实工作的大学毕业生，免收期间的人事关系、档案管理费。
二、该项收费属行政事业性收费。根据省财政厅、人行成都分行《关于将部分行政事业性收费纳入预算管理的通知》(川财预[2002]55号)规定，实行“收支两条线”管理。即收费收入缴入同级财政金库。支出按照综合预算管理的要求编入部门综合预算。
三、各级收费单位应到同级价格主管部门变更收费许可证，使用省财政部门统一印制的政府非税收入一般缴款书。
四、各收费单位应严格按照批准的收费项目和标准执行，不得自行增设收费项目、提高收费标准，并自觉接受价格、财政和审计部门的监督检查。
五、本通知自2004年1月1日起执行。
第五篇：档案保存期限
关于公司档案保存的具全年限
比如政府来文、申报材料、员工培训、科技管理、基建合同等等等等。如何划分保存年限?
最好详细些。(有表就更好)
答：保管期限一般以民营企业管理的客观利用需求为依据来确定，既要考虑文件的现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限有永久、长期和短期三种。长期为16 年至50 年左右，短期为15年以下。
具体地说：( l )凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;
( 2 )凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管;
( 3 )凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。设备档案的保管期限也可以根据该设备的使用年限划定具体。会计档案的保管期限有永久、定期两类，其中定期包括3 年、5 年、10 年、15年、25 年五类(具体参见1998 年8 月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》)。
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这个地址里有建立档案表格的一般格式
文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。 档案保管期限的原则：
确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。 参考资料：
http://lsda.zj001.net/show_hdr.php?xname=6FL1LU0&dname=5S3EM11&xpos=7