我国应用型高校发展过程中, 教学秘书作为教学管理的核心枢纽, 不仅仅是行政工作人员, 更是基层管理人员, 对于日常工作有直接决定权。因此应用型高校教学秘书团队的建设力度及素质能力的高低直接影响高校的教学管理质量和效率。近年来, 随着教育事业的发展, 人们对于教学秘书岗位的认可度逐步提升, 但却依然存在着工作压力大、晋升道路艰辛和人才培训机制不完善等问题。因此, 应用型高校管理者应转变思想, 正视教秘团队面临的问题, 改善教学秘书的工作环境, 充分调动教秘团队工作的积极性, 确保应用型高校教学管理工作的有序开展。
一、应用型高校教学秘书的工作职能
教学秘书是连接学校与二级学院教学工作的桥梁, 是教学管理的一线工作者, 是学校教务工作的协调者, 也是贴近教学工作反映教学问题的服务者和管理者。面对日常繁琐的教学工作, 教学秘书应具有:
(一) 严谨认真的工作态度
教学秘书的日常工作是复杂琐碎的, 学校各级单位想要与二级学院联络都要通过教学秘书, 如教务处、实验中心、图书馆、财务处、科研处等部门, 经常要面临同时为多个部门提供支撑材料的工作状况, 这就要求教学秘书要具有严谨认真的工作态度, 合理安排时间, 忙中有序, 提高工作效率。
(二) 坚韧从容的心理素质
教学秘书作为学院教学工作的中枢系统, 每天面对学校领导、教师、学校教学管理人员及多样化的学生, 其身份和职责的转变具有一定困难, 面对各种突发状况和棘手问题, 很难做到面面俱到, 琐碎的教学管理工作极容易出现错误。这就要求教学秘书应有较强的心理素质, 不怕吃苦, 敢于承担责任, 从容应对工作中的难题, 靠坚韧的意志力攻坚突破教学管理瓶颈。
(三) 组织协调与沟通的能力
为了更好地开展二级学院工作, 教学秘书需和学校各级别领导、各部门工作人员及其他二级学院教学秘书沟通和交流, 良好的沟通能力不仅能让工作顺利开展, 也能为自己留下好印象。另外, 学院内部的学术研讨会议、评优评先工作、教学例会等重要教学活动都需要教学秘书的参与, 确认与会人员, 做好会前准备等事宜需要教学秘书具有较好的组织协调能力。为确保学院各项活动的顺利开展, 提高工作效率, 达到事半功倍的效果, 教学秘书的组织协调与沟通能力尤为重要。
(四) 文件归档与写作的能力
二级学院每天将接到学校各部门的通知及文件, 其内容涵盖学院教学工作的各个方面, 积少成多, 如不及时整理归档, 很容易造成重要信息的丢失, 造成严重的教学事故。与此同时, 每学期需留存的教学日历、教案、试卷、党务材料等文件更是种类繁多, 养成良好的归纳整理习惯能减轻期末档案整理难度, 易于日后文件的查找;二级学院重大教学活动应形成新闻稿件进行推送, 其稿件内容应切实反映学院开展教学活动的意义, 参会人员、地点、主办单位等信息准确无误, 语句通顺、用词得当、且具有一定政治觉悟性和前瞻性。这就要求教学秘书应具有一定的思想觉悟和写作能力。
二、教学秘书在高校教学管理中的作用
教学秘书是教学院长的参谋与助手。二级学院教学工作十分繁琐, 教学院长除教学管理工作外还有一定的授课任务及科研工作量需要完成, 对教学管理工作投入的精力不够, 这时就需要教学秘书替教学院长分担一定的管理工作, 合理分配教学资源, 协调各种平行工作同步开展;在管理教学工作中起到监督作用, 并对教学手段和教学方法提出能适应学校政策的合理化建议, 掌握教师个人教学能力的高低程度, 合理分配教学任务, 协助教学院长进行教学期中、期末检查;开展师生座谈会, 切实了解授课情况, 客观反映教学现状, 为学校向应用型高校转型提出教学改革方案。
教学秘书是教学信息的出入口。教务处作为日常教学管理活动的组织职能部门, 经常会分配一些教学工作到各二级学院, 教学秘书接收信息的第一时间应粗略阅读, 迅速反应, 将信息筛选分类下达给学院各部门, 并按照文件要求做好汇总工作。教学信息传播的及时准确保证了教学工作的基本运行。
教学秘书是综合服务的窗口。除正常教学管理工作外, 学院往往有很多界定不清的工作需要教学秘书从中协调, 这就体现了该工作的综合服务性特点。面对学生四六级报名、新入职教师培训、教师职称评聘等工作, 教学秘书需要做细心的指导和耐心的解答;面对突发情况, 如考生准考证丢失、选错课、成绩录入错误等问题, 教学秘书在做好安抚工作的同时需要有条不紊、积极地做出反应, 妥善解决。教学秘书广泛地参与到学院各项教学管理与活动中, 是综合性较强的服务型职能组织。
三、应用型高校教学秘书岗位存在的问题
(一) 学校对教学秘书岗位的重视度不够
对于学校日常工作的开展而言, 教学秘书这一角色尤为重要。但是, 部分学校领导并未真正认识到其职能发挥的重要性, 对于教学秘书这一岗位的要求仅仅是能把教学信息准确无误的传达、认真严谨、踏实勤勉, 对个人素质能力的高低并不在意, 导致教学秘书的水平参差不齐, 直接影响教学管理工作的整体效率;教学秘书除了要进行日常的教学管理工作外, 常常要身兼数职。不仅要直接面对各级领导, 还要管理二级学院的党务、人事、科研、财务等各个方面, 这就无形中增加了教学秘书的工作量, 同时也加大了工作难度和出错风险, 一旦所负责的工作出现问题, 将影响教学工作的正常运转。教学秘书作为直接责任人, 常常处于精神高压的状态, 久而久之, 严重影响教学秘书的工作积极性。
(二) 教学秘书岗位的提升空间不大
高校教学秘书的常规工作量较大, 事情繁琐常常无章可循, 虽为教学管理人员, 但日常工作“重”管理“轻”教学, 真正能接触教学、科研等方面的机会少之又少, 不利于个人科研素养的养成, 很难在短时间内产出高质量、高水平的科研成果;教学秘书的未来发展较为局限, 晋升艰难, 即使有晋升空间, 多半是从二级学院到一级教学管理部门的晋升, 工作性质不变, 不能根本改变行政工作繁琐、压力大的现状, 严重打消教学秘书队伍的晋升积极性, 不利于教学管理各项工作的推动。
(三) 高校的教学管理机制不完善
教学管理部门缺乏健全的岗前培训机制, 对于一些常用办公软件的使用及工作内容、工作流程的培训严重缺乏, 这不仅影响工作效率及准确度, 也大大降低了教学秘书的服务质量;大多数教学秘书不具备相关的职业技术职称, 甚至没有相关的工作经验, 工作技巧及方法都是通过多年工作积累出来的, 甚至只适用于自身所在的二级学院, 不具有推广性和科学性。学校对于教学秘书人才培养的前期投入不够, 导致教学管理工作的准确性严重降低。
四、应用型高校教学秘书工作的改进建议
(一) 因材适岗, 为教学秘书团队参与教学活动提供空间
根据教学秘书的专业特长及个人能力, 鼓励其讲授与专业相关的基础课、实践课;申请一部分科研经费, 鼓励教学秘书开展教学管理工作的研讨, 充分调动教学秘书参与教学活动的积极性、主动性, 保证高效基层教学管理工作的高效运转。
(二) 优化人才培育机制, 建立经验交流平台
加大教学秘书团队建设力度, 建立完善的培育机制, 鼓励优秀教学管理人员分享工作经验及方法, 实施“老带新”的工作模式;定期组织教学管理人员外出培训学习, 鼓励教学秘书与其他高校进行交流学习, 拓宽教学管理视野;出台相应的教学秘书内部管理规范, 使工作结构更为合理, 便于教学工作的统一管理。
(三) 注重创新意识培养, 创设学术氛围
教学秘书的教学管理才能在工作中不容小觑。面对每四年修订一次培养方案、每两年一次工作轮岗、每学年一次科研统计及每学期一次试卷整理等这些常态教学工作, 教学秘书应善于在工作中发现问题, 总结经验, 注重创新意识培养, 与时俱进, 不断更新及改进自己的工作方式;加强自我修养, 提高科研能力及水平, 创设良好的学术氛围。
五、总结
综上所述, 教学秘书在应用型高校教学管理中的角色尤为重要。为达到建立应用型高校, 培养应用型人才这一目标, 自然需要建立一支效率高、专业性强的教学秘书团队。高校领导应充分意识到教学秘书的价值, 重视其劳动成功, 优化人才培养机制, 努力创设良好的学习氛围, 推进应用型高校教学管理水平的全面提升。
摘要：高校教学秘书作为连接学校与二级学院教学工作的桥梁, 应具有严谨认真的工作态度、坚韧从容的心理素质、组织协调与沟通的能力及文件归档与写作的能力。针对教学秘书面临的岗位重视度不够、岗提升空间不大和教学管理机制不完善的局面, 因材适岗、优化人才培育机制、注重创新意识培养, 充分发挥其在教学管理工作中的积极作用。
关键词：教学秘书,教学管理,优化人才培育机制
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