作为一个参与政务、协调事务的综合管理机构, 办公室要充分发挥办公室系统的行政协调功能, 提高处理事务的水平。沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间、各部门之间, 每天都在协调各种事项。办公室要最大化地发挥协调职能, 要注重完善内部管理制度, 强调工作的计划性, 切实做到“事事有人管, 人人有事干”, 分工明确, 各负其责, 通力协作, 责任到人, 上下协调, 左右联动, 努力实现管理的规范化、程序化、科学化。在新时代、新形势下, 办公室必须以新思维、新办法来处理各项事务。笔者就如何做好办公室协调工作浅谈一下自己的看法。
一、单位领导和各部门的协调
首先, 办公室人员是单位领导的左右手和重要参谋, 处理事情要给领导提供单位相关业务数据和各方面管理信息, 提出的建议必须实事求是, 适用于单位实际情况, 综合各方面条件, 具可操作性。办公室对领导的参谋作用十分重要, 办公室人员要注意言行, 没有考量清楚前, 不能轻易献计。一旦有好决策, 要敢于向领导提出, 但注意点到为止, 要充分尊重领导的决策, 不能左右领导的决策或者把自己的想法强加给领导。
其次, 办公室时常要负责上传下达, 在传达领导布置的任务时, 必须妥善处理好各种不和谐因素, 做到积极沟通、妥当协调、客观处理, 避免在传达过程中引起不必要的误会, 尽量维护几者之间的团结。同时, 要时刻保持客观中立, 避免断章取义, 要详细了解清楚各部门的困难和问题, 及时反映给上级, 并积极配合处理问题。
再次, 上级领导通常会同时布置各项任务, 这时办公室必须分清轻重缓急。无论事务多繁忙、繁琐, 在制定工作计划的时候, 须从大局出发, 纵观各细节, 对事关全局的问题, 必须多请示主要领导, 以主要领导的意见为主, 以此为基础去处理事件。
二、各部门之间的协调
第一, 单位里各部门办事的出发点都不一样, 每个人的思维逻辑也不同, 个别人员仅从个人利益的角度考虑事情, 这导致了各部门处理事务的时候立场和出发点不一样, 使各部门之间可能会诱发小冲突和小矛盾。因此, 办公室作为协调沟通的桥梁, 要积极做好各部门之间的协商协调工作, 了解清楚各方面的原因, 避免草率地把事情的表面报告给上级。
第二, 办公室处理事情时, 往往夹在众多部门意见中左右为难, 因此要处在整个单位的高度上, 以单位最大化利益为主, 顾及全盘实际情况, 结合各部门的职能特点, 中立处理, 不偏帮, 不偏袒, 解决冲突。
第三, 协调要明察秋毫, 条理分明, 按部就班, 无论事件多紧急, 也要先理清自己的思绪, 再着手处理, 不能因为急于完成任务就不看情况盲目处理, 更不能不分轻重一刀切, 否则会乱了分寸、乱了秩序, 坏了事情更是吃力不讨好。
三、要避免的事项
第一, 坚决不越权。秘书与领导的关系具有两重性, 即在行为目标、政治地位上的统一性和职权范围上的差异性。作为秘书, 要始终把自己放到配角和从属的位置, 分清职责范围和上下关系, 分清工作职责范围和上下关系, 以服从为本, 积极适应领导工作的需求, 以领导为中心开展工作, 不能喧宾夺主、越俎代庖。
第二, 坚决不邀功。办公室的工作性质注定了每天不停地处理各种繁重、繁琐的大事小事, 不停地协助、协调、协商单位各种大小事项, 但却没有轰轰烈烈的大事能显示成绩。处在这种工作状态中, 办公室人员必须端正自己的心态, 不亢不卑, 不能在成绩面前邀功, 要甘愿并乐于默默奉献自己的力量, 甘愿当好配角, 协助单位领导和各部门完成事务。
第三, 坚决不喊苦。办公室的工作特点是事务涉及面广、事项繁琐杂乱、事情纷乱集中, 在办事的过程中, 办公室人员很容易陷入各种矛盾堆、各种杂石堆里, 稍有不慎就会处理不当, 经常会力不从心。在这种工作压力下, 办公室人员要沉得住气, 适当调整心态, 积极主动办好职责范围内的事情, 不能拈轻怕重, 推三阻四。
四、提高办公室协调能力
办公室繁琐繁重的工作内容、左右为难的工作位置、沉重如山的工作压力, 都要求办公室人员时刻严格要求自己, 不断提高理论水平、业务素质和应变能力。办公室的工作状况随着单位和社会的新形势不断发生变化, 办公室人员必须与时俱进, 开拓新的工作思路和方法, 发挥更大的功能和作用。因此, 办公室人员平时要注意积累处理事务的经验、学习现代科学的管理知识, 切实联系单位实际情况和实际工作内容, 深入分析, 增强做好协调工作的素质和本领。
办公室是一个密不可分的整体, 很多工作都离不开团队合作, 不能单靠一个人的力量完成, 需要多人通力合作。为此, 办公室人员不能只盯着个人利益, 而是要以大局的利益为出发点。在团队里, 必须合理分工, 取长补短, 目标一致, 充分发挥各人特点, 更好地实现共同目标。
摘要：本文分析了办公室在单位里的协调职能特点、协调职能要点和提高协调能力的方法, 为办公室工作人员提供了关于协调能力的重要参考。
关键词：行政管理,办公室协调
参考文献
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