公文是一种具有特定效力或法定效力及规范格式的文书, 是一个单位对外联系、沟通、协调的媒介, 亦是党政机关实现其职能的重要手段和工具。公文与档案是同一文件不同阶段的表现形式, 无论是上级来文所形成的公文, 还是医院内部行文处理所形成的公文, 其最后环节均指向公文的立卷归档管理工作。换言之, 公文是档案的前身, 档案由公文转化而来, 档案是公文的归宿。公文是公文处理与档案管理工作的衔接主体, 故医院公文处理程序与档案立卷归档管理工作之间存在着密切的衔接关系, 如何在公文处理工作中充分考虑公文资料立卷归档管理的要求, 方便年终归档的同时, 为日后工作人员的查阅、检索利用打好基础。因此, 应该明确公文处理与公文原始资料立卷归档之间的关系, 探讨在公文处理过程中如何将公文资料转化形成医院的档案, 以圆满完成公文资料的立卷管理任务。
一、公文处理与档案立卷归档的基本关系
公文是管理党务、处理政务、完成事务的一个重要工具, 公文处理工作就是通过互相衔接的一系列程序和手续, 完成对公文的拟制、处理和管理的系统活动, 就是说公文处理是完成公文处置和管理的过程。公文是档案材料的重要来源, 立卷归档工作就是将经过处理的公文进行分类收集整理, 然后形成医院的档案。立卷归档是医院文秘工作的最后环节, 同时也是档案管理工作的前提和基础性工作, 公文处理的质量直接影响着档案管理工作的质量, 由此可见, 公文处理过程是档案立卷归档的基础性工作。换言之, 立卷归档工作依赖于公文处理工作, 反过来, 公文处理工作也在一定程度也依赖于立卷归档工作。上级来文和医院内部行文的处理往往涉及处理完毕的档案原始材料, 因此, 档案立卷归档工作要依赖于已经将事务处理完毕的公文材料, 对它们必须进行分类归档, 便于日后单位工作人员进行检索和查阅, 以更好地服务于机要文秘工作。
二、公文处理与档案立卷归档衔接中存在的问题
虽然医院公文处理和档案立卷管理工作均由办公室工作人员完成, 但两项工作实行分块管理制, 这种运作模式拉开了公文处理与档案立卷管理工作的距离, 由于文秘人员档案意识淡薄, 档案人员也很少考虑公文处理工作, 导致公文处理与档案立卷归档在衔接过程中出现了如下问题:
(一) 收文处理欠科室, 导致档案归档资料不全面。公文来源于本院的行政行文和上级来文, 在实际工作中, 本院的行政行文均有固定文号, 且是连续的, 每年档案工作人员只要根据文号来进行汇总立卷归档即可将本单位的行政行文高质量地完成。而上级来文通过信件、发邮件等方式接收, 往往会出现收文拆封后不登记、邮件里的附件打印不齐全等情况, 且收文需要经过公文处理程序才转化为档案, 承办文件事务的科室在办理公文事务过程中, 把对原文件的说明、解释和证实作用的附件 (如转发文件、表册等) 按要求上报相关部门后遗留在科室, 未能一并将公文原件归还文秘处理人员整理存档, 导致整理原始材料归档时往往有正件、无附件。此外, 由于机要文秘人员工作上的疏忽、拖拉, 收集档案原始材料意识淡薄, 在文件材料处理过程中经常会出现流入办理文件的科室, 事后却又不进行追踪收回文件材料, 导致医院在某一时期的相关历史素材不能得于归档甚至丢失。这些问题的存在, 直接影响着归档公文的系统性、完整性。
(二) 文秘人员责任心不强, 归档材料价值不高。在档案的管理过程中, 由于部分档案人员的管理意识较为薄弱, 往往仅重视于红头文件、有编号的文件材料归档管理, 忽略无编号或一般性的文件资料, 特别是有关部门的重要通知, 往往不作为归档文件材料来进行公文处理, 这间接影响了文件材料的归档工作, 致使存入综合档案室的档案材料可利用价值不高, 再加上档案工作人员的责任心不强, 在进行公文材料与立卷工作衔接时, 没有认真记录与整理相关的档案文件, 立卷归档工作一般是在次年年初进行, 造成档案文件材料来源的真实性难于鉴别, 文件材料的原件与复印件不能区分等等, 这些细节均会影响档案归档材料的价值, 导致文件材料的利用价值丧失或降低, 法律依据性不强。
三、如何做好公文处理与档案管理的衔接
既然公文处理与立卷归档之间存在着相互依赖的密切关系, 在日常公文处理和立卷归档工作中, 文秘工作人员应结合档案管理工作要求, 随时为公文资料的立卷归档做好前续的准备。
(一) 实现公文处理规范化和科学化。立卷归档前的上级来文处理及院内行文处理包括多重环节, 从日常档案管理工作来看, 公文处理的每一个环节都与立卷归档工作有关, 因此必须对公文处理程序规范化, 制定单位公文处理的制度, 各个环节应做到准确、力求当日事务当日处理完毕, 同时对公文全程跟踪。公文接收人必须签字接收, 文秘工作人员要设立文件处理的台账, 登记来文的具体信息并及时更新, 包括文件的处理状态, 随时掌握文件的去向, 避免文件漏传、横传等现象, 文件事务处理完毕后及时退还并与未处理完毕的公文分开存放, 同时做好文件资料收集、分类等前期归档管理工作;对需要归档却不符合归档要求的公文资料 (特别是涉及人事变更等重要原始凭证) 要尽力采取措施进行补救, 在符合档案工作原则的前提下, 采取寻找公文经办当事人, 到有关部门进行核实、补办手续等办法, 给予必要的说明和补充, 并对经纠正、补充的公文视其实际价值, 进行保管期限的调整, 以维护归档文件的系统性和完整性。
(二) 提高医院文秘工作人员档案管理意识。组织医院文秘人员参加公文处理和档案业务学习, 提高医院文秘人员的专业技术水平。不论是文秘工作人员还是档案工作人员, 在岗位职责中明确, 都必须认真学习领会好公文处理和档案管理的要素, 尤其是《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文处理格式》和《中华人民共和国档案法》等法律法规, 对机关事业单位的公文处理及公文资料归档都作了明确规定, 都应该认真学习, 熟练掌握, 在精通的基础上认真执行。
(三) 公文处理与档案管理衔接的全过程管理。日常工作中, 公文处理映射出档案管理的每个环节, 档案管理是公文处理的归宿, 因此加强公文处理过程 (如签收、承办、办结等过程) 等管理工作, 所有这些细节的处理都与后续的立卷归档工作有关:公文处理过程等工作记录反映了档案立卷工作的原始和主要信息, 是档案归档工作的素材来源, 相关的文件原件, 包含拟办意见和领导批示、承办科室签名等内容的公文处理单, 医院内部行文审批单等材料都是立卷归档的原始素材, 表明处理结果的附表、文字说明等亦是档案立卷归档的对象之一。因此, 在公文处理过程中牢记并把握立卷归档的要求, 严格遵循公文和档案管理的法规规定, 实施全过程的科学、高效管理, 认真做好各个环节的工作, 即对公文处理进行全过程监管, 为以后的立卷归档打下扎实基础, 保证档案管理工作的顺利进行。
摘要：在档案管理工作中, 档案资料主要来源于公文, 公文处理工作是一个很重要的工作过程, 亦是档案管理的前提和基础性工作, 本文结合工作实际, 剖析了医院公文处理和档案立卷归档之间的关系、衔接中存在的问题和如何做好两者的衔接, 为日后医疗单位的公文处理与档案立卷归档工作提供有效的参考经验。
关键词：公文处理,档案,立卷归档衔接
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