EPC总承包, 是指总承包单位按照事先签署的合约, 管理工程建设项目所有环节, 也就是对一切建设行为负责, 此种模式在我国工程项目管理中的应用范围十分有限, 但因具有划时代的意义, 所以必将在未来的工程施工建设中拥有广阔的应用平台。
一、火电工程建设档案管理的重要作用
火电工程建设档案管理从工程建设项目的前期、立项以及施工的整个过程和竣工后期都有参与, 所涉及到的有保留价值的文字、图片等会归纳成文件材料, 为以后工程建设提供借鉴。火电工程建设项目涉及的内容较为广泛, 运用的专业知识也十分丰富, 包括土建、电气、化学、燃气等, 每个专业又会划分出很多小的单元, 这也决定了火电工程档案管理的复杂性。火电工程档案管理为工程的实施提供了可靠的参考依据, 如在筹措项目的前期阶段, 对项目的可行性研究、土地规划等都需要查阅大量的档案材料, 从中提取可行性的参照依据, 以确保项目建设实施的科学性和可行性。火电工程建设档案记录了施工中所有环节, 反映了项目在建设过程中的真实情况, 其管理质量的好坏直接关系到档案以后的利用价值, 所以, 对于项目工程档案管理要秉持着认真、负责的态度, 以确保每一个记录信息的完整性和可靠性。
二、EPC总承包的内涵及优势
(一) EPC总承包的内涵。EPC总承包模式已经得到了工程建设业主的青睐, 将其应用到火电工程建设当中, 将极大地改善工程建设质量, 为工程的后期使用奠定良好的基础。在建设项目确立之后, 总承包方通过投标竞争与业主签订承包合同, 之后进入到工程实施阶段。火电工程总承包的范围包括施工方案设计、材料选取、施工、后期保养等, 参与火电工程整体施工。在实际火电工程总承包当中, 因施工环境、施工条件、资金等因素的影响, 总承包的范围也会有所不同。火电工程总承包方必须具备一定的实力才能完成整体的施工建设, 因此, 承包单位可以是单独有实力的公司, 也可以是几个公司联手进行项目建设。总承包方式在火电工程建设当中的应用, 使工程建设趋向现代化、社会化的方向发展, 从而使项目管理实现集约型管理, 达到优化的目的。
(二) EPC总承包模式的优势。EPC总承包管理模式实现了整体施工, 集约化管理的目的。在EPC总承包模式下, 承包商可对工程的前期预算、图纸设计以及后期的施工进行统一的调度, 从而使工程项目建设处于同一框架内, 进行整体运作。在此基础上, 可以有效解决施工设计与施工环节衔接上的问题, 为保证施工方案的实效性以及安全性创造了条件。另外, 在施工设计与工程造价建立紧密的联系之后, 可以有效控制施工成本。同时, 设计和施工的相互配合还可以达到工程质量与工程造价处于规划范围内, 实现双赢的目的。在确定施工方案之后, 对于施工原材料的采集, 采购部与施工设计人员的有效沟通, 可以减少原材料不必要的损耗, 从而降低施工成本。
EPC总承包模式清楚地划分了业主与总承包方、监理方之间的权利和责任, 这对于工程建设风险的承担具有重要的现实意义。虽然EPC总承包模式具有明显的优势, 但对承包商的能力要求也是较高的, 所以, 对于建设项目管理方式的选择, 还需要根据自身的条件酌情处理。
三、EPC总承包模式下火电工程建设三个阶段的档案管理
(一) 工程前期档案管理。火电工程建设前期的档案管理包括的内容有项目初步可行性研究, 可行性审查, 向有关部门申请立项等。在通过审查之后, 根据审查的意见填写项目申报材料, 并向国家发改委递交申请材料, 获得项目批文之后开展施工。此阶段的项目档案管理需要业主自行进行管理。
(二) 施工阶段。在取得项目立项文件之后, 工程承包方就可对项目所需要的经费、建设设备、项目设计、采购等内容进行规划。此阶段的档案管理, 与业主有切身关系的文件需要其自行管理, 另一部可由总承办方负责管理。在工程建成之后, 总承包方需要按照规定, 在期限时间内将自身保管的档案内容转交给业主档案管理部门管理。
(三) 竣工阶段。工程项目在竣工之后, 需要进行验收, 这是工程建设的最后一个环节, 也是重要的步骤。在验收合格之后, 承包方转交生产, 进行工程项目款清算。此阶段的工程档案管理主要由总承包方档案管理部分负责, 在生产转交之后, 档案管理也交由业主保管。
(四) 火电工程建设档案专项验收。在EPC总承包模式下, 火电工程整体验收需要根据国家档案局与国家发展和改革委下发的关于重大项目验收方法的要求, 对已经完成初验的项目, 由档案部门领导及相关单位进行档案专项验收。验收的内容包括资料的形成、整体和归档等情况, 在此过程中, 总承包方应积极地配合档案验收部门开展验收工程, 以保证此项工程的顺利实施。
四、EPC总承包模式下火电工程建设档案管理难点
(一) 档案管理与工程进程不协调。由于火电工程建设周期长, 工程复杂, 涉及范围广泛等, 使得档案管理面临着收集数据资源困难、管理复杂等难题。为了在规定的时间内完成施工任务, 总承包方会过多地关注施工的进度和质量而轻视档案管理, 致使档案信息登记不及时, 造成信息登记缺失, 这大大降低了档案的日后利用效率, 而档案信息收集、整理的不及时也使得档案管理与工程建设无法协调进行, 造成档案管理的滞后, 无法有效地发挥档案的借鉴价值。
(二) 管理意识不强, 管理制度不健全。EPC总承包方对于档案管理意识不强, 没有形成统一的档案管理模式, 造成了档案管理不完善, 档案资源流向不明确, 多数档案管理人员对于本职工作了解不足, 对于档案资源的处理存在问题, 致使档案管理存在漏洞, 档案信息不完善。同时, 由于缺少健全的管理制度, 在参与管理单位众多的情况下, 档案管理的质量以及形式存在差异, 给后续交接工作带来了一定的困难。
(三) 管理体制不完善。在火电工程档案管理方面, 传统档案管理因没有设立专门的档案管理人员, 致使档案管理不及时, 网络信息不健全, 给档案的后期使用留下了极大的隐患。同时档案的放置也没有专门的地方, 档案的质量以及安全都无法得到保证, 很大程度上影响了档案的利用效率。
五、EPC总承包模式下火电工程建设档案管理对策
火电工程因施工时间长, 包含的内容广泛等, 所以, 对于档案数据的收集及整体需要耐心和责任心, 同时, 领导层也要给予该项工作足够的重视, 最好能切实地体验档案管理工作的所有程序, 为制定相应的管理政策提供有价值的参考意见。在EPC总承包模式下, 火电工程建设档案管理也需要争取多方资源, 协同做好档案管理工作, 达到共同提升档案管理水平的目的。
(一) 完善管理制度。因火电工程建设参与档案管理的单位较多, 所以无法形成统一的档案管理制度, 为了确保档案信息的完整性和有效性, 各档案管理部门需要就档案信息做到及时了解和登记, 与此同时, 档案管理人员也要对工作流程有一个全面的了解, 以免档案管理的某一环节因人为原因造成缺失, 降低档案的利用效率。在整理完档案信息之后, 还要确保档案材料的安全性, 在档案保管方面, 各单位都有专门的存放空间, 以保证档案信息的有效性和真实性。
EPC总承包模式下对火电工程建设信息的收集可设立多点收集制度, 也就是在关键点施工阶段进行信息采集, 然后根据制定的归档信息时间段进行信息归纳和整理。在档案管理过程中, 管理人员要认真落实档案管理工作规程, 以制度检查自我行为, 实现规范化操作。在明确档案管理责任的基础上, 建立奖罚制度, 以使档案管理机制能够在工作实践中发挥积极的作用。EPC总承包模式下档案管理需要与工程建设同步进行, 这也是确保档案信息可靠性的重要举措。在收集档案信息的过程中, 档案管理部门需要认真核实档案信息的准确性和实效性, 以确保档案信息的可信度, 同时对施工情况进行监督, 为保证施工质量提供条件。
(二) 加强管理人员培训工作。EPC总承包模式下对于档案管理人员的专业技能提出了严格的要求, 所以, 在聘用管理人员时, 一定要严格把关, 坚持岗前培训, 合格者方可录用。对于档案管理人员的培训工作, 需要有步骤地进行, 根据档案管理人员的基本情况确定培训内容, 以提升管理人员综合水平为己任, 为培养复合型人才创造条件。
(三) 实现自动化管理。EPC总承包模式下的火电工程建设档案管理也需要充分地借助计算机技术, 实现自动化管理。因档案管理参与整个施工建设过程中, 所以, 档案信息的内容就较为广泛, 有的是图片, 有的是数据, 这些信息在传输到档案管理部门之前, 缺少专门负责保管的人员, 所以, 在未交到档案管理部门之前存在着遗漏或丢失的情况, 同时由于档案管理部门与施工现场不在一起, 所以, 信息不能及时地送达档案管理部门, 也就无法完成档案信息登记工作, 但在采用信息系统管理之后, 这些问题就会迎刃而解。
(四) 做好EPC总承包模式下的火电工程建设档案验收工作。对于建设档案管理, 需要依据国家颁布的相关的档案管理办法, 加强档案管理的验收工作。对于火电工程档案验收, 通常在火电机组满负荷试运168小时后的45天内由总承包方将整理好的档案移交到有关验收部门进行专项验收, 验收合格后进行工程验收。对工程档案进行验收工作是保证工程管理, 提高档案管理水平的重要途径, 因此, 建设工程总承包方应对此予以高度的重视, 以期能够使工程顺利地通过检验。
六、综述
在经济全球化的影响下, 工程建设档案管理模式势必会发生改变, 而EPC总承包模式的出现为推动工程建设与国际接轨创造了条件。火电工程建设采用的EPC总承包管理模式, 为工程档案管理提供了标准化、科学化的管理思路, 为工程档案管理与工程施工的同步开展提供了更有力的支撑。
摘要：EPC总承包是工程项目管理的一种新模式, 为推进工程项目管理的国际化进程具有重要作用。在EPC总承包模式下, 火电工程建设的档案管理就显得十分重要了, 其在解决实际问题上, 提供参照数据等方面具有其他资源无法替代的作用。本文将对EPC总承包模式下火电工程建设档案管理进行探究, 就实际操作中存在的问题提出相应的解决策略, 以使该项工作为火电工程建设提供有利保障。
关键词：EPC总承包模式,火电工程建设,档案管理
参考文献
[1] 高瑞琴.关于火电施工企业工程技术档案管理难点分析[J].现代企业文化, 2015, 12 (8) :79.
[2] 黄岩.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].中国科技财富, 2012, 8 (16) :224.
[3] 韩香珍, 马强, 梁贻才等.EPC总承包项目档案管理之过程控制初探[J].陕西档案, 2014, 6 (3) :32-33.