办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。浙江大学宁波理工学院是由宁波市人民政府和浙江大学合作创办的地方本科院校, 作为异地办学的高校之一, 需要解决杭甬两部分人员的办公需求。随着信息技术的不断发展, 办公自动化系统的设计、开发和应用, 改变了传统的办公模式, 消除了地域的阻隔。高校管理人员运用办公自动化系统旨在创造一个集成的办公平台, 让所有的办公人员消除地域的阻隔, 都在同一个桌面环境下协同工作。2010年, 学校办公室开始设计学校办公自动化系统, 2012年各主要模块正式投入运行, 在试运行的基础上根据异地办学高校办公业务的特点, 进行了学校特色的个性定制, 逐步建设成为具有可操作性、可靠性、标准化的协同办公平台。目前, 学校OA由我的首页、个人事务、公文处理、会议管理、综合事务、领导日程、公共信息七大一级模块组成, 集校外来文管理、校内发文管理、校内请示报告、督办管理、院长信箱管理、会议申请审批、校领导日程安排等办事功能于一体, 已实现与校园信息门户、学校短信平台等系统集成的全方位办公自动化系统。
一、化繁为简:依章办事、精简流程
传统的办公模式以纸张为信息传送的媒介, 办公自动化系统将办公模式从纸质传送转变为以电子文档为媒介传送。在使用OA前, 大多数业务需要办公室人员通过打印、复印、邮件等进行处理, 有些公文会因为领导出差、开会等延误办理时间, 如何结合办公室工作相关的制度, 将OA设计和建设成摆脱纸质流转、又与相关制度一致的电子流程, 浙江大学宁波理工学院主要从办文、办事、办会三个方面进行了OA流程再造。
(一) 学校文件拟制。结合2012年国家对公文处理政策的调整, 修订了学校公文处理办法, 将电子公文处理纳入到修订条例中。以发文管理为例, 实现了通过OA系统产生一份文件的全过程:起草公文、填写发文稿纸、部门会签、办公室核稿、校领导会签、校领导修改或签发公文、排版印制和发布公文。发文管理电子化流转的关键问题是能否将文件的修改痕迹作为历史记录保存下来, 在学校OA系统建设中利用发文插件 (公文正文采用微软的word文档编辑) , 充分实现了文件文档的修改痕迹的多人不同颜色修订模式保存, 替代了传统的纸质批示。最后领导签发的公文, 直接进入网上文件编号、网上套红、网上排版、网上校对、网上公布、网上分发等环节, 替代了传统的文员录入、人工校对、印制等环节, 大大提高了工作效率。同时利用OA与学校办公网集成的功能, 同步将主动公开的公文在学校文件中发布, 供全校师生查阅。每一份公文从草拟到最后成文, 每个节点上谁在处理都可以全程追溯。同时, OA集成学校短信平台系统, 对超过办理时限的流程节点人员进行系统短信提醒或管理员定向短信催办, 减少了公文流转中人为的延误。
(二) 校内请示报告。传统的校内请示报告, 需要各单位办公室人员将已成文的请示或报告, 送本单位负责人审核签字, 并加盖单位公章, 然后复印多份呈送学校领导和相关职能部门办理, 耗时、费事, 遇到部门间意见不一致时, 还需要召开协调会议再决定。采用OA后, 各单位向学校呈报的请示或报告, 都可以在同一个平台内实现, 单位需求、部门意见、领导批示、请示事项回复、办理进程都一目了然, 如同网上会议, 请示是否可行, 报告内容共享, 都可以通过学校办公室上传下达, 协调解决。
(三) 会议申请审批。根据学校会议管理办法, 将学校会议室通过OA平台实现预约申请, 由会议室管理员审批, 申请通过后以短信形式回复申请人预约结果。这样大大提高了学校会议室的使用率, 省去了工作人员电话询问会议室闲忙、设备预借等情况。通过OA平台会议管理系统就可查看会议室使用情况。
二、化虚为实:平台应用、共建共享
学校办公室作为一个综合协调部门, 工作中涉及多部门协同办理的事项时, 往往比较难协调。将难协调但又有时限的事项, 通过OA登记, 按照不同内容, 再根据部门职责予以分送, 由职能部门提出处理意见, 充分协商, 达成一致;不能取得一致意见的, 列出各方理据, 提出办理建议。对于多方争执不下的事项, 最后由学校办公室提出意见或建议, 报校领导审批, 从而形成良好的工作作风, 提高办事效率, 提升群众满意度。
(一) 信访平台:你反映, 我回应。“院长信箱”作为公开的网络平台, 很多学校都流于形式, 未能及时回复来信者, 回复内容也很官方。如果师生要约见校领导反映问题, 对于大多数来办事或反映问题的师生来说, 根据现有的《校领导接待群众来访工作办法》办理, 要填表登记预约, 第一感觉会很繁琐, 有的汇报内容也不好把握尺度。对于办公室工作人员来说, 办公室工作头绪多, 事无巨细, 桩桩件件都需要根据规章制度来办。使用OA后, 可以将这些问题都通过人机对话消除, 将网上院长信箱来信涉及职能部门办理的事项, 通过OA“院长信箱管理”登记、批办后实现上传下达, 及时办理并反馈群众来信中反映的问题。
(二) 收文平台:你来文, 我办理。随着信息技术的发展, 越来越多的政府机关开始使用OA来下发公文。收到校外公文的渠道不同, 有的是通过政府专线下发, 有的是通过信件寄送, 有的是通过传真急办, 不管是什么方式, 都通过校内OA收文管理平台进行统一登记、批示、抄办、催办、答复, 这样可以避免文件丢失、漏收文件、延误办理等情况的发生。收文管理分为学校收文和部门收文两个应用, 学校收文由学校办公室专人负责收文登记和流转, 部门收文由各部门或二级学院办公室专人负责收文登记和流转。同时, 在设计收文登记表单时将公文必备的要素涵盖其中, 将标题、文号、来文单位、成文日期、正文、密级、紧急程度、限办日期、页数等关键信息在表单中呈现, 有利于承办部门及时办理, 有利于检索时抓取关键信息。
三、化零为整:集思广益、共谋发展
学校办公室上对校领导, 下对各个职能部门, 发挥中间的桥梁作用, 政令畅通十分关键。办公室工作需要有敢想大事、能做小事、不怕杂事、善解难事的工作态度, 将大事、小事、杂事、难事都化零为整, 为领导出谋划策, 落深、落细、落实。
(一) 领导日程。鉴于学校小机关、大学院的规划布局, 学校办公室工作人员少, 校领导人数多, 无法一一对应服务, 开发OA平台校领导日程平台时, 就将此日程的编辑权限同时开放给校领导本人, 对于需要办公室安排的日程, 由办公室人员添加填写, 对于校领导自己的日程安排, 由校领导本人添加填写。最后, 所有校领导的一周日程安排以表单形式汇总呈现。通过权限设置, 将领导日程开放给所有校领导和学校办公室人员查看。在协调校领导参加相关活动时, 这样大大提高了工作效率, 同时一定程度上起到了日程安排提醒的作用。
(二) 督办管理。为及时贯彻落实学校党政联席会议、党委会决定事项, 切实解决学校党政联席会议、党委会讨论通过的拟印发文件会签时间长, 文件修改、审核、报批环节工作效率低, 对文件是否落实到位缺乏经常性督促检查等问题, 设计OA督办管理应用, 将会议决定事项、校领导批示事项等, 通过督办管理平台, 传达给相关负责人, 专门布置, 建立台账, 跟踪督办, 逐一落实, 并及时报告。每件督办, 件件有限期, 件件有回音。这样, 事后督查, 件件可追踪, 件件可督查。
(三) 公共信息。将办公室相关规章制度, 通过OA平台固化办事流程后, 对于每一位使用者来说, 最需要的就是一份标准的操作手册。设计OA平台时, 将公共信息作为一个模块, 提供所有模块操作流程的上传渠道, 实现信息共享, 有利于所有使用者查看, 并按照原有标准执行。
摘要：本文以浙江大学宁波理工学院为例, 根据异地办学高校办公业务的特点, 进行了学校特色的个性定制, 逐步建设成为具有可操作性、可靠性、标准化的协同办公平台的经验和做法。
关键词：异地办学,高校,办公自动化,实践