高校的档案是记述其教育、科研、教学、改革全过程的原始凭证材料, 是其在管理和发展中重要的信息资源, 是其进行教学、教研和管理的必要条件, 是提高其工作效率和进行教育改革, 维护高校真实面貌的一项重要工作。同时, 高校档案又是关系到每位教职工、每位学生合法权益, 直接反映其教学质量和管理水平的依据, 是不可再生和替代的信息资源。因此, 作为高等教育重要组成部分的高等职业教育, 随着学校数量不断增长, 办学规模不断扩大, 办学途径不断拓宽, 将对我国经济建设起到积极的推动作用, 这就要求高职院校必须加强档案管理, 在档案管理中勇于创新, 有所作为, 才能促使高职院校持续、健康、快速发展。
1 高职院校档案管理现状
高职院校情况比较复杂, 多数高职院校是在原来的中专校合并的基础上组建而成的, 档案管理队伍综合素质不高, 对档案管理工作了解不多, 情况不熟, 经验缺乏, 严重制约了高职院校档案管理工作的建设和发展。
1.1 档案管理重要性认识不到位
不少高职院校的档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想, 不求进取, 对档案工作重要性认识不到位, 运用现代化档案管理手段能力差, 虽部分人员长期从事档案工作, 但由于自身综合素质等原因, 无法有效进行档案编研、开发利用等工作, 严重制约了高职院校档案管理工作的建设和发展。
1.2 档案基础建设资金投入不足
部分高职院校领导对档案工作不够重视, 简单认为档案工作只是保管材料, 给查阅者提供材料而已。从而在经费投入方面, 相对其他工作而言投入的建设资金较少, 导致档案管理的基本条件都难以达到, 更谈不上运用现代化档案管理手段对档案进行管理。
1.3 现代化管理手段未能充分利用
部分高职院校的档案管理只是简单地录入案卷目录, 对档案研发、利用工作较少。缺少档案信息化的软件, 致使档案的现代化建设、发展受到制约。
1.4 档案管理队伍综合素质较低
目前多数高职院校的档案管理队伍中, 普遍存在人员年龄偏大、文化较低的情况, 缺乏现代档案管理技术人才, 致使档案管理缺少必要的技术支持。
2 档案管理探索与实践
重庆工贸职业技术学院是档案管理国家二级单位, 有党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会档案等七个门类的库存档案。学院在档案管理及建设过程中, 坚持“基础设施是条件, 标准系统是手段, 信息资源是核心, 信息利用是目的, 安全管理是保障, 人力资源是关键”的工作原则。主要从下面几个方面进行了档案管理的探索实践。
2.1 强化档案意识, 明确管理责任
学院党政领导高度重视档案管理工作, 将其作为加强学院基础建设, 纳入学院中长期规划, 认真解决档案管理中的各种实际问题。为确保档案管理各项工作顺利开展, 学院成立了档案管理工作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构。把档案管理工作提高到爱国守法的高度来认识, 将档案工作与学院办学水平评估、学院生存发展紧密联系起来, 加大档案法律、法规的学习与宣传力度, 增强各级领导和广大教职员工的档案意识。将档案管理工作作为学院各级领导、各个部门和专兼职档案员的年终目标考核内容, 做到了档案管理分工清楚, 协调有序, 齐全完整。
2.2 健全档案机构, 形成管理网络
建立了以档案馆为中心的学院档案管理网络体系。明确规定各种门类、载体的档案集中由档案馆统一管理, 并负责监督、指导档案的形成、积累、整理、归档等工作。同时, 为切实加强对档案工作的领导, 学院院长主管, 常务副院长分管, 党政办公室负责指导, 档案馆专职档案人员具体组织实施, 在学院各系、部、处、室配备兼职档案员负责本部门档案资料的档案管理工作体制。
2.3 抓好业务培训, 提高队伍素质
档案员的自身素质直接影响档案管理的质量。学院成立以来, 针对新上岗的兼职档案人员的实际情况, 把加强辅导、强化培训作为提高档案队伍素质的主要途径。一是加强实际能力的培养, 在档案实际整理过程中, 由档案馆专职档案员深入各系、部、处、室, 传授档案业务知识, 讲解有关收集档案材料、分类整理、归档立卷的基本程序、方法和工作规范, 使他们的业务能力提高很快。二是强化理论知识的学习, 自学院综合档案馆成立以来, 坚持通过召开档案工作会、档案业务培训会和档案工作研究会, 集中学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法规和文件, 增强了领导和专兼职档案人员的档案意识, 提高了专兼职档案员的实际工作能力和学院档案管理水平, 为做好全院档案工作奠定了理论基础。
2.4 政策待遇倾斜, 档案队伍稳定
一是充分调动、激励档案人员的工作积极性, 让档案人员安心本职工作, 彻底改变原来档案管理中的吃“大锅饭”和“干多干少一个样”的管理体制, 建立健全激励机制, 让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作, 让每个档案管理人员树立创新精神、与时俱进, 为学院档案建设心甘情愿作出奉献的思想。并在职称晋升、继续教育、奖金发放等各个方面都给予了专 (兼) 职档案人员政策上的倾斜, 积极组织档案人员参加各级档案局档案业务培训;对档案工作进行目标考核, 做到奖惩及时、严格兑现。
2.5 制度完善健全, 档案管理规范
一是制定了《重庆工贸职业技术学院学生管理档案工作岗位责任制》《重庆工贸职业技术学院党政档案工作岗位责任制》《重庆工贸职业技术学院科研档案工作岗位责任制》等20余个档案管理规章制度;二是将档案管理工作作为院级领导、处级领导、档案馆及各部门兼职档案员的年终目标考核内容, 并将文件材料的形成、归档等工作纳入学院各级部门的工作程序和各部门工作职责;三是实行档案工作与科研等有关重要活动“四同步”管理, 使应归档的各种文件材料能够及时、准确、完整归档。
2.6 资金投入到位, 设施建设完善
学院在档案工作建设上从长远规划和档案管理工作现代化、信息化的要求考虑, 在新校区办公大楼的二层楼一次性修建了800多平方米的档案用房, 新购置档案密集架30余列、电脑、光盘刻录机、扫描仪等现代化档案管理设施。同时还购置了世纪科怡档案管理——文档一体化网络版软件、通用文档一体化管理系统《寰宇》牌档案管理软件和《思源》牌档案管理软件各一套。按照目前学院的建设规模预计能满足学院未来二十年的发展需要。
2.7 重视信息利用, 服务教育教学
高度重视档案编研和开发利用, 将档案编研和开发利用工作纳入档案业务建设的重要组成部分, 充分发挥档案服务于学院教育教学的积极作用。一是建立档案检索体系, 按照不同档案门类编制案卷分类目录、全引目录、档案存放索引、案卷目录、案卷统计表、卷内目录等多种检索工具, 为利用者提供及时、准确的服务;二是加强编研工作, 将分散的档案原始信息集约化, 编辑成各种编研成果;三是加大档案规范化、制度化、现代化建设力度, 将档案规范化、制度化、现代化建设作为档案管理的重要工作来抓, 大力推广使用电子计算机管理、查询、利用档案资料。
总之, 档案管理工作对高职院校的建设和发展具有极其重要的作用, 档案管理必须与学院的教育教学接轨、与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨, 同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力, 只有齐心协力, 档案规范化、制度化、现代化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。
摘要：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录, 是传承文明的载体。高校的档案是记述其教育、科研、教学、改革全过程的原始凭证材料, 是其在管理和发展中重要的信息资源, 是其进行教学、教研和管理的必要条件, 是提高其工作效率和进行教育改革, 维护高校真实面貌的一项重要工作。档案管理是高校管理工作的一部分, 是维护其历史真实面貌的一项重要工作, 科学规范的管理档案, 是衡量一个高校办学成绩与管理水平的重要尺度。加强高校档案管理, 对促进高校的和谐发展, 使高校更好地服务社会具有重要意义。
关键词：高职院校,档案管理,档案工作,探索实践,个案