档案数字化程序比较复杂、涉及的内容也非常庞大, 是一个体系性的工程, 我国目前的档案数字化发展比较稳定, 有了一定的基础, 档案馆的成立更为资源共享奠定了基础, 但是不可否认, 我国有关档案数字化方面的研究还不成熟, 在实际操作中也遇到了种种困难, 因此对于档案数字化管理的质量和安全保密控制更要深入研究。
一、档案数字化质量及安全保密控制概述
(一) 档案数字化质量控制。质量控制即控制质量的方法和活动的总称, 目的就是为了控制质量, 对于质量不合格或者不满意的地方及时进行制止或者纠正, 最终使质量达标, 档案是一种十分重要的参考资料, 因此在数字化管理当中, 质量控制应高度重视。
(二) 档案数字化安全保密控制。档案管理中档案安全保密性工作的重要性不言而喻, 其安全保密控制可以实现档案实体的安全性, 确保信息和数据安全, 做好保密措施, 这是档案被有效利用的前提。
二、档案数字化质量控制的策略
(一) 加强对档案管理人员的培训。档案数字化管理是随着时代进步而出现的一种产物, 因此对于相关工作人员进行定期的培训是十分必要的, 让他们及时的接受新技术、新方法的熏陶, 此外还要实行一定的选拔制度建立, 通过合理安排其岗位从而达到人力资源的合理化运用, 由于档案管理的特殊性, 在选拔人员的过程中要格外侧重那些工作细致、责任心强的人员, 而且要定期的对其进行道德方面和技能方面的培训, 从而为档案数字化的质量奠定基础。
(二) 制定合理的档案管理方案。数字化档案管理最重要的就是要有一套合理的管理方案, 这样不仅可以节省时间, 还可以确保档案数字化管理顺利进行, 因此, 在制定管理方案的时候要严谨、细致, 更要注重实用性, 在考虑基本原则和政策的前提下, 还要考虑技术路线以及流程的调整, 对于管理技术也要适时革新。
(三) 档案数字化软件的正确选择。软件系统是档案数字化管理不可或缺的硬件, 因此挑选适合、专业的档案数字化软件不仅可以节省大量的人力、物力, 还方便各种档案信息的录入和保存, 在日后的档案查询、调用方面也会更加有效、方便, 使得档案数字化管理的适用更加有利于将来的长期发展。
(四) 确立严格的监督、检查和评估工作。档案数字化管理过程中难免会出现很多问题和阻力, 这就要求有关部门应该及早确立制度和流程对其进行严格的监督、检查和评估, 保证档案数字化顺利实现, 并及时进行检查和评估, 拥有一套严格的验收和检查机制可以有效地使档案数字化管理步入正轨, 被有效利用, 当然还要设立一定的奖惩制度, 既要给员工一定的积极性督促, 也要时刻警醒她们要严格工作程序, 确保工作质量。
二、探讨档案数字化安全保密控制的策略
(一) 加强技术保障手段。对数字化档案采用加密技术进行加密, 可以有效保证档案数据的安全性。机密技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术等都是广泛被采用的机密技术。加密技术也是数字安全保障的最直接、最安全的方式, 可以在很大程度上保护档案的安全。在传输过程中可以采用“非对称秘钥”进行加密, 这种加密方式可以一个公开、一个进行严格保密, 公开的密钥可以用于发送档案, 保密的私钥可以接受密文。
(二) 完善档案信息安全的法律法规制度建设。法律制度保障是一种强制性的保障措施, 可以有效确保档案信息和安全和保密工作, 严格来说, 建立法律法规制度可以从以下两方面着手:第一, 国家方面各种档案信息安全保障法律法规, 比如, 《档案法》《著作权法》等法律;第二, 各个档案部门的管理制度建立, 这种制度比较具体和详细, 涉及了档案借阅管理办法、保密方式、鉴定方法、销毁办法等很多方面。
(三) 加强职业素养, 提高团队安全意识。专业化的人才可以很大程度保证任务完成质量, 需要培养一支高素质的团队对档案进行加密, 加强对团队人员的加密技能培训和加密安全教育, 是他们意识到档案加密的重要性, 形成一种管理理念和工作要求。其次, 档案信息管理人员要具备一定的自主学习意识, 及时让自己更新相关的安全和保密知识, 如果条件允许可以高薪聘请专业人士进行现场指导或者聘为己用。
摘要：档案数字化是一种新型的档案管理方式, 也是跟随时代发展来的新产物。数字化的管理可以使档案管理更加方便、迅捷, 但是数字化的管理在质量和保密方向的要求也相应地越来越高, 因此, 进行研究, 提出相应的策略是一项必要的工程, 本文以此为出发点, 首先介绍了档案数字化质量和安全保密控制的概念, 之后分别对档案数字化质量控制和档案数字化安全保密保障策略进行了探究, 希望对档案的数字化管理提供一些具有借鉴意义的建议。
关键词：档案数字化,质量控制,安全保密控制
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