一、正确认识会计档案鉴定销毁工作的重要性
会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料, 主要包括:会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他应当保存的会计资料。会计档案是各单位的重要档案, 长期以来, 各单位都重视接收归档工作, 对会计档案鉴定销毁工作的开展存在着一定的滞后性, “存而不鉴, 鉴而不销”的现象普遍存在, 导致越积越多, 成为会计档案管理中的瓶颈问题。以本单位为例, 一年接收会计凭证约600多卷, 会计账簿100多卷、财务报表50多卷, 如果一味重接收归档, 轻鉴定销毁, 导致馆藏数量不断膨胀, 给库房设备和存储空间造成很大的浪费, 所以一定要正确认识鉴定销毁工作的重要性。
近年来, 国家也越发重视优化馆藏档案资源问题, 把鉴定销毁工作作为档案管理工作中的一项重要内容来对待。如年初国家和上级机关下发档案工作计划时, 都强调各单位要制定鉴定计划, 定期开展鉴定销毁工作。集团公司对各成员单位档案工作进行考评时, 在考评细则中明确指出鉴定工作的分值为必得项。所以, 必须重视并及时开展会计档案鉴定销毁工作, 进一步完善会计档案的管理和利用工作, 优化档案资源配置, 使各单位的人、财、物得到合理分配和使用。
二、做好会计档案鉴定销毁工作的措施
(一) 规范管理, 建立健全会计档案管理制度。根据《会计法》《会计档案管理办法》 (征求意见稿) 等各项规章制度, 本所建立了一整套会计档案管理制度, 及时完善会计档案鉴定销毁制度, 引导鉴定工作按程序进行, 规范销毁流程, 使鉴定工作从组织领导到销毁档案都有章可循, 增强鉴定工作的科学性和可操作性, 使档案工作更加规范化和标准化。会计档案鉴定销毁工作是一项慎重而复杂的工程, 只有建立一套完备的鉴定销毁机制, 并持之以恒地贯彻执行, 才能不断提高会计档案鉴定工作质量, 使会计档案鉴定销毁工作开展得更加有条不紊。
(二) 加强管理, 有序开展鉴定销毁工作。按照《会计档案管理办法》 (征求意见稿) 规定, 会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起, 总账、明细账、日记账、凭证等保管期限为15年;月度、季度、半年度财务会计报告等保管期限为5年, 年度财务会计报告、会计档案移交、保管、销毁清册等保管期限为永久。为保证鉴定销毁工作按时、有序开展, 本所成立会计档案鉴定小组, 由主管领导和档案部门、财务部门、审计部门等组成。年初由档案部门按照鉴定工作有关规定, 对照“会计档案保管期限表”, 对库存保管期满的会计档案, 进行逐份鉴定和严格审查, 对没有保存价值, 需要剔除销毁的档案, 编制《会计档案鉴定销毁计划》和《销毁清册》, 详细列出需要销毁的会计档案名称、卷数、起止日期等内容, 向鉴定工作小组提交鉴定销毁意见, 征得同意并签署后, 将销毁计划、销毁清册等文件以正式红头文件形式, 向上级主管部门提出销毁申请。经上级主管部门批准后, 由单位档案部门、会计部门、审计部门共同负责组织销毁工作, 共同派员监销;如果电子会计档案销毁时, 还应当由信息系统管理机构派员监销。监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容, 对需要销毁的会计档案进行认真整理、清点核对, 准确无误后封箱, 共同送造纸厂销毁;销毁后, 监销人在会计档案销毁清册上签名或盖章。最终将会计档案销毁清册及鉴定销毁过程中形成的文件组卷归档, 以留存查。
(三) 强调谨慎、稳妥原则, 正确鉴别存毁问题。会计档案鉴定销毁工作是一项政策性很强的工作, 必须强调谨慎、稳妥原则, 用历史的、辩证的眼光去鉴别会计档案的存毁, 准确无误地判定档案的价值, 切实做到不错销一份档案, 保证馆藏档案的质量。根据《会计档案管理办法》 (征求意见稿) 规定, 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁, 纸质会计档案应当单独抽出立卷, 电子会计档案单独转存, 保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案, 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。总之, 经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应重新划定保管期限;对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以进行销毁。
(四) 加强培训, 提高档案人员鉴定销毁工作能力。要加强档案鉴定工作人员的选拔和培养工作, 指定专人负责此项工作, 职责明确, 措施到位。会计档案鉴定销毁人员不仅要掌握档案管理专业知识, 而且要掌握一些财务方面的基础知识, 并具备较强的计算机操作能力。平时要加强与财务部门的业务沟通和交流, 鼓励鉴定人员参与档案标准的制订工作, 提高业务水平和管理能力。加强对鉴定工作的检查和指导, 使其熟练掌握鉴定销毁工作管理规定和相关流程, 提高会计档案法制意识, 巩固鉴定工作的成果, 把好档案销毁关, 切实做到不错销一卷档案, 真正将有价值的档案保存好, 将失去保存价值的档案销毁掉, 避免良莠不分, 造成管理浪费。
摘要：对保管期满的会计档案实施鉴定销毁工作, 是缓减库房设备的紧张状况, 优化库藏档案资源, 满足会计档案提供利用服务的需要。
关键词：会计档案,鉴定销毁
参考文献
[1] 财政部会计司.会计档案管理办法 (征求意见稿) [Z].2014.