工程招标代理机构的产生, 是市场经济发展的必然产物, 尤其是建筑业从计划经济转向市场经济的必然产物, 也是建设工程招标投标管理与监督向深层次发展的重要标志。随着2000年1月1日《中华人民共和国招标投标法》的颁布与实施, 招标代理机构的地位和作用也有了一个更明确的法律界限, 它在工程招标投标活动中将扮演越来越重要的角色。然而, 因为招标代理行业也是新型行业, 在加之如工程招标代理本身具备的系统性和复杂性, 促使它在具体的操作中仍然存在众多不利因素, 因此质量、风险控制尤为重要。
1 招标代理全过程的质量控制
1.1 项目招标前期的质量控制
(1) 接受委托。
在签定委托合同时, 必须要注意预防招标人在没有法律规定的自行招标能力的情况下, 为逃避法律责任搞假委托。招标代理结构在接受招标人的委托时, 应搜集工程的有关信息, 包括项目的立项、审批文件等是否齐备和合法等。
(2) 发布招标公告。
依法必须进行招标的项目的招标公告, 应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布。
(3) 需要时编制及发售资格预审文件。
了解投标人的财务能力、技术状况及类似本工程的施工经验, 淘汰不合格或资质不符的投标人, 为业主选择一个优秀的投标人中标打下良好的基础。
(4) 组织完成资格预审。
业主在资格预审结束后, 应向所有参加资格预审的申请人公布评审结果。随后应以书面通知所有通过资格预审的公司, 并向这些公司发出投标邀请, 其余则均被淘汰。
(5) 编写招标文件。
招标文件一般包括以下内容:投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、图纸、技术标准和要求、投标文件格式共八部分内容。
(6) 向通过资格预审的合格投标人发售招标文件。
招标文件发售及解释工作由招标人或招标代理负责。文件的发售时间最短不得少于5个工作日。依法必须进行招标的项目, 自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日, 最短不得少于20日。
(7) 需要时组织投标人踏勘现场。
招标人按照招标文件预先确定的时间组织投标人踏勘现场, 让投标人了解工程项目的现场情况, 自然条件, 施工条件以及周围环境条件等, 以便于编制投标书。
(8) 组织对投标人书面疑问答疑。
投标人研究招标文件和踏勘现场后, 如有疑问以书面形式提出, 招标人应以书面形式给予解答, 并将所解答的问题发送给每一位投标人, 作为补充文件, 此补充文件与招标文件具有同等的法律效力, 必须送政府采购监督机构备案。
1.2 项目招标实施阶段的质量控制
(1) 组织及主持开标会。
注意开标必须按照招标文件规定的时间、地点和程序, 以公开方式进行。开标时间与投标截止时间应为同一时间。
(2) 专家库抽取评标专家。
抽选评标专家的工作宜控制在开标前1~2天内进行, 参加抽选评标专家工作的人员, 应负责对抽选结果保密, 选定的评标专家接到通知后, 负有保密的责任和义务。
(3) 组织评标委员会评标。
评标时, 要严格按照招标文件规定的评审标准评审, 招标文件没有载明的评审标准不得采用, 评审方法一般有经评审的最低报价法和综合评审法。
(4) 完成评标报告。
评标委员会推荐一至三人为中标候选人, 排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同, 或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的, 招标人才可以确定排名第二的中标候选人为中标人, 依次类推。
(5) 根据业主确认函发出中标通知。
中标人确定后, 招标人应将招标结果进行公示, 公示5个工作日无异议后, 招标人应迅速向中标人发出中标通知书, 向未中标的投标人发出中标结果通知书。
1.3 项目招标后期的跟踪服务
在合同的执行过程中, 由于对合同的理解不一致, 招标人和中标人也难免会发生纠纷。这时就需要代理机构的跟踪服务, 需要代理机构充当招标人和投标人的协调者, 解决两者的争议。
2 招标代理全过程的风险控制
整个招标过程中, 由于招标人、投标人、招标代理机构之间目标不同、利益着眼点不同, 所以三者之间也会存在重重矛盾。正是由于这些矛盾的存在, 招标工作往往潜伏各种风险, 这要求我们应通过多方面进行风险控制。
2.1 提高招标参与人员的责任心, 杜绝流程风险
招标工作是项繁琐、细节多的工作, 需要其中参与者有高度责任心才能把工作顺利完成。只要投标人认真按照招标文件的要求编制投标文件, 细心检查核对就不会犯报价张冠李戴、文件正本不逐页小签的错误;只要稍微用些心就不会犯投标迟到的错误。招标代理机构的工作人员在事情繁忙时, 思考多一些, 做事之前打出提前量就不会导致招标公告发布时间有差异等错误。
2.2 多学习、掌握最新招标政策法规, 避免制度风险
招标工作的上级管理部门众多, 法律法规多。招标工作参与人员要积极学习这些最新政策法规, 不能沉溺于过去所知道的政策, 用旧的办法来应对新形势下的招标工作。只有这样, 才能保证招标工作一直在合法合理的状态下进行。
2.3 建立投标人管理数据库, 防范信用风险
投标人为获取中标, 伪造资质、业绩造假给招标人带来信用风险。要想杜绝这种风险, 最好的方法就是建立投标人信息库, 即企业的信用档案。即使某造假中标人能侥幸中一次标, 但如果该数据库中记录它的造假行为, 该投标人今后将被招标人列入黑名单。
2.4 全程参与、提前介入, 防范合同风险
招标作为一种采购方式需要招标代理机构和招标人的全力配合。招标代理机构应该全程参与采购活动, 而不仅仅只限于招标活动。后续的商务谈判、签订合同、合同执行中有许多政策细节需要招标人和招标代理机构把控。招标人来自各行各业, 对于商务的细节可能了解得并不多。这个时候招标代理机构的专业性就会发挥很大作用, 能够帮助招标人顺利履行合同, 最终圆满完成采购任务。
2.5 招标代理机构做足内功, 狠抓质量管理
对于招标工作中的内在风险, 招标代理机构的人员应该多学习, 在保证商务条款没有问题的情况下和招标人共同制定技术条款, 对其中潜伏的风险有双慧眼, 在招标工作的早期即能发现, 将风险抑制在萌芽中。
3 结语
工程的招标投标活动是一项复杂的系统化工作, 招标过程的质量和结果关系到招标人、投标人和代理机构等多方的利益, 招标失败必然导致各方在经济资源和时间上的损失, 因此充分做好招标过程的质量控制, 加强对风险分析和控制, 将有力地保证招标活动的顺利进行, 也为招标代理机构自身的健康发展奠定基础。
摘要：本文就招标代理过程中前期、实施阶段和后期的质量控制以及如何做好风险控制进行了阐述。
关键词：招标代理,质量控制,风险控制