在日常档案管理过程中, 档案的整理和装订是一项重要的工作。档案的装订方式, 对日后的档案管理、档案储藏检索利用和未来电子信息的归类等都有着十分重要的影响。一直以来, 档案的装订工作都是档案工作者不断思考、不断改进的一项工作。国家档案局颁布的《归档文件整理规定》中规定, 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒等。为了能够更好地满足我们日益增长的物质文化和科技迅速发展的需求, 在档案的整理和装订方法上, 也需要有更进一步的完善措施, 以保障文献档案的完整性和好操作性。
一、档案装订方法的历史发展
在我国上个世纪的50年代到80年代中期, 档案的装订方法主要是基于文案档案管理的“重管理轻利用”的特点, 采取以卷为单位将文件合订于硬卷皮中的档案装订办法。这种文献档案的装订方法, 主要是结合当时的时代特殊背景。因为在当时, 档案室作为机关单位的极其重要部门, 除了极少部分特殊人外, 没有人能够进入这一“圣地”。同时, 也是基于当时的特殊的档案利用方式决定的, 最主要的特点就是手续繁、责任重和利用率低。
随着经济的发展和社会的进步, 80年代中期以后, 档案的利用环境逐渐放松、利用效率大幅提高, 档案的管理工作开始放松, 甚至可以把档案借出档案室, 档案在复制过程中, 也由最初的手抄本转为机器复制印刷本。原先的合订版本的档案已经不能满足人们的需求和档案自身的应用价值。档案的装订方法也出现了变革, 更多的单份文件和装盒保管法的新型文献档案装订管理办法出现在档案室的档案管理上。
新的世纪, 我国加入世贸组织, 经济和社会越来越多地与世界相接轨, 档案的利用频率出现了新的高潮期, 档案装订方法出现了以单份文件为单位将文件简单装订或者将文件简单固定装订的方法。同时随着科技的迅速发展, 高科技的电子产品出现并迅速应用到文献档案的管理中来, 越来越多的档案被输入到电子计算机中, 电子档案的网络查询系统的电子档案信息, 已占全部档案利用登记的90%之高。纸质档案, 在档案管理和装订上, 力求精简, 也是现代社会发展的必然。
二、传统档案装订对档案装订的贡献和影响
档案文献的装订自形成一种理论开始, 成为出现在社会发展和经济进步过程中的必然, 在整个演变过程中, 档案文献的装订, 针对实际的档案使用过程, 在社会经济和社会发展中, 有着一定的贡献和影响。
硬卷皮合订的文献档案装订办法, 在适合的环境中, 进行文献的储存。对文献整体性的保存具有十分重要的意义。针状装文献, 由于采取的是线装, 在文献储存过程中, 系统科学的档案文献, 按照系统进行分类组装, 有序可依, 按照相关的分期分类步骤加以区分和管理, 方便了文献档案使用者的检阅时间。这样的文献档案装订办法, 对重要的历史文献管理, 具有十分重要的意义。这些传统文献的档案装订方式, 在当时历史经济和社会发展的现实情况下, 具有十分重要的意义。同时, 在新时期的文献档案管理中, 积累了宝贵的经验和装订的技术财富。
但是, 由于人们对文献档案的使用频率和存储上技术上的要求越来越高。传统的文献档案装订和管理办法已经不能够很好地满足我们的生产和生活需要, 传统文献档案装订出现了易破损、效率不高, 不利于二次装订等现实困境, 表现出了诸多弊端。
三、传统档案装订的弊端
(一) 传统档案的硬卷皮合订方法。
由于加上金属固定, 对档案的保存条件要求较高。在档案文本受潮的时候, 金属钉容易在受潮时生锈而腐蚀污染档案文卷, 造成档案的损坏。同时, 由于档案装订的硬卷皮, 在进行档案外借时候, 容易受损脱落, 在环境污染的当代, 光线, 灰尘和污渍方面, 都对硬卷皮合订的档案有伤害。
(二) 线装档案的装订方法。
在文件装订时, 往往都会采用金属钉或者其他的金属物来对文件进行装订。这在档案装订过程中, 必须先进行金属钉的拆除, 再来对文件档案的绳线装订。但是, 在实际操作过程中, 必须需要增加有一定的机械设备、增加一定的人力资源和拆装过程中时间过长, 导致了整个装订过程中工作效率过低。在档案装订过程中, 由于步骤的复杂性, 难免有些文档损坏和错装。在现在改革和市场经济的激烈竞争中, 这样的繁琐性, 不利于整体“减员增效”的改革。
当今社会已经进入了电子信息时代, 线装档案由于在装订时的缝纫针脚密度过大, 在进行现代化的电子扫描过程中, 不能很好的对文献进行拆除双边扫描, 勉强拆除后, 会严重破坏档案文本。再者, 线装档案不能够反复拆装使用, 若必须在实际使用过程中进行对档案的拆装过程, 会极大破坏到档案文献本身。线装档案本身的局限性, 使用过程中, 也不利于档案的利用。
另外一个档案装订法是不锈钢针装档案, 这一档案装订方法, 本是要对针装档案的一大改革, 但是由于钢针在实际的操作过程中, 拆装也会对档案文件本身造成损害。在数字化迅猛发展和广泛应用的新时期, 要求工作效率的提升。在对档案进行电子扫描时候, 由于钢针在取出时费时费力, 所以, 在效率的改善上, 不利于工作的开展。
四、寻求更利于当今社会发展的文献档案装订办法
档案装订受到诸多社会因素的影响, 人们采用何种文献档案装订方法, 并不是人们自我的主观意念决定的, 而是受到政治、文化、经济发展、科技创新等影响。档案的使用是影响档案文献装订的最主要因素。传统的档案装订, 受到当时政治等多方面的影响, 所以把重点主要是考虑到保密的因素, 在档案的实际应用上很少。当今社会发展和科技的日益创新, 频繁、多方位和远程的档案信息传输和运用的实际, 必然要求档案的装订工作必须打开新的局面。
当今, 电子信息化追求的是高效率、快节奏。在电子扫描和档案的二次装订上也要求相应更加便捷。档案装订上也应当适应现实发展要求。
在档案装订工作上, 部分文件档案采取的是以件或者份为单位的文件档案装订办法, 这种装订, 是对小的文件档案, 用订书机在文献的左上角钉上一颗钉子, 这种文献档案装订方法, 保证了档案的不零散, 在实际使用上, 可以节省更多的人力资源和时间, 在文献的扫描上, 非常便于文献的使用, 不需要拆除文献的钉子, 只需轻轻掀开文献纸张, 就可以很方便的把文献输入到电脑数据库。这种文献档案的装订方法, 在文献档案的增补上, 也非常方便, 大大提高了单位人员的文献档案的工作效率。但是由于现有的订书针在环境适应上有一定要求, 遇潮也会容易生锈, 虽然不会伤害到文献档案的本身, 但还是有一定的弊端。
人们开始另外一个方法的改进, 即使用一种不锈钢钢夹对文献档案进行装订, 这种装订方法是用不锈钢的钢夹, 首先对文献档案进行文献分类, 以件为单位进行档案装订, 或者根据不同文献档案的管理和实际使用的特点, 以件或以卷进行装订。这种文献档案的装订方法, 不需要在文献上打孔作业, 只是用不锈钢的钢夹直接夹住即可, 保护了文献档案的完整性和档案本身的完美性。在使用过程中, 以卷为单位, 在文献查询过程中更加方便, 在使用过程中, 不需要进行文献档案的拆分和二次装订, 节省了更多的时间, 提高了文献档案的使用效率。在现代电子信息化的迅猛发展的新形势下, 档案处理工作上的电子信息扫描和归档, 使用非常方便和简洁。
总之, 各种文献档案装订方法, 都是历史的产物, 各种档案的管理都存在当时的应用性和实际操作性, 但最终都必将退出历史的舞台, 这符合一般事物的发展规律。纸质档案的装订也是如此, 它适应于一定的历史时期, 取而代之的, 是能够保证档案随时使用和查阅的全天候、全方位和虚拟的数字档案网络查询系统。
摘要：档案装订在档案管理、档案保存和档案的使用过程中, 具有十分重要的意义。本文通过对档案装订过程中的历史装订方法与现代社会经济高速发展的时效性的相互作用, 分析提出新的档案装订办法。
关键词：档案,装订办法,分析
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