科学发展观提出“坚持以人为本, 树立全面、协调、可持续的发展观, 促进经济社会和人的全面发展”, 这是我们党在指导思想方面的重大转折, 它带来社会的一系列重大转变。在这种时代背景下, 必然推动高校档案服务方式的改变, 建立一种以人为本的新型服务平台。高校档案服务互动平台能增加档案工作人员与用户之间的相互沟通, 实现档案静态资源与利用需求的无缝对接, 营造和谐的服务环境, 并利用虚拟档案智能信息灵活整合的特点, 更准、更快、更好地为学校、社会、民生服务。但高校档案服务互动平台的建设并非轻而易举, 要建好这个平台, 高校档案部门必须全力以赴, 增强服务意识, 提高管理水平及现代技术业务能力, 优化馆 (室) 藏。
1 服务为先, 增强高校档案服务理念和信心
牢固树立“服务为先”的人文服务理念, 并始终将这一理念贯穿于日常档案工作的各个环节, 从服务的角度审视档案和档案馆, 主动寻求提供有效档案服务的平台, 扩展档案信息服务的功能。另外, 对现有档案工作人员进行网络科学技术及档案现代知识的培训并引进技术和人才, 使高校档案工作人员具备档案信息咨询、网络检索、信息分析、利用研究的能力, 熟练驾驭服务互动平台, 成为面向用户的信息导航员, 加快高校档案服务互动平台建设的进程。
服务互动平台的建设不仅需要高校档案馆 (室) 根据互动的特点改变传统的工作方式, 而且还需要决策层给予足够的重视和前期投入, 更需要有先进的网络信息开发技术作支撑, 甚至是高校档案群体的密切配合与协作。高校必须将此项工作纳入学校工作计划, 加强统筹协调。高校档案馆 (室) 要对馆 (室) 藏档案进行全面盘库审核, 根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况, 对所有案卷进行排队, 优先加工开放的、永久性保存的、利用频繁的档案, 突出重点, 有序生产。高校协作群体也要制订中长期规划, 建立健全目标责任制, 促使高校档案馆 (室) 之间密切联系, 通告平台建设进程, 确保高校各档案馆 (室) 服务平台建设在群体中的同步进行, 为高校档案服务互动平台的建设构筑坚实的组织保障。
2 服务为先, 推动高校档案服务方式转变
档案标准化一直以来是提高高校档案管理水平, 促进高校档案事业发展的有效途径, 更是实现高校档案共享的前提, 而高校资源共享要借助高校档案服务互动平台得以实现, 在高校档案服务互动平台建设中, 认真学习研究国家制定的相关标准, 在整理、鉴定、检索、利用等方面形成高校档案行业的标准, 并强制各高校执行, 避免或减少各高校共建档案网络数据库时的重复劳动和不必要资金的支出, 加快高校网络数据库的链接。
高校服务互动平台的建设中更为重要的是数字化网络的安全问题。因为档案存在保密性, 所以, 建设中我们要在做好实体安全保卫工作的同时, 加大数字档案的安全保障力度。首先要进一步增强档案安全意识, 把安全责任意识贯穿于平台建设始终。涉及国家、学校安全、重大利益和个人隐私的档案内容, 坚决进行物理隔离, 不联网、不插盘, 专人专机独立保管;其次, 要对馆藏的电子档案定期转存到新的存储介质上, 以防止因为计算机等数字设备的更新、升级迫使原始的档案数据无法读取;再者, 要采取防火墙、身份认证、电子签名等安全技术, 确保上网的档案信息不被黑客攻击, 不被删除、更改, 不被复制转载;而且要做好参与互动档案的前端安全控制, 防止档案在录入、扫描过程丢失、损坏, 推动高校档案服务互动服务平台的规范建设。
3 服务为先, 构建满足社会需求的高校档案资源体系
高校档案资源体系包括档案实体资源和虚拟资源。高校档案馆 (室) 必须从文件形成之初就加以控制, 保证档案实体资源和虚拟资源的齐全性和有效性。高校实体档案资源是高校档案工作的万物之本, 要根据国家档案局的八号令, 制定新阶段高校档案的收集范围和保管期限, 拓宽渠道, 做好高校档案实体的收集和征集工作, 丰富高校档案馆 (室) 藏, 为满足社会需求提供充足的资源。在档案进馆 (室) 前, 要严格鉴定, 去粗存精, 去伪存真, 把不符合归档要求的文件拒之门外, 从源头保证进馆 (室) 档案量与质的统一。围绕需求调整档案门类的比例结构, 加大教学、科研类档案收集的比例, 重点接收能够全面反映本校管理、科技、教学及规模发展状况和能够突显学校特色的人物、文化的档案资料, 为学校的中心工作和社会利用提供有效服务。
如果说做好实体档案的收集是高校档案服务互动平台建设的源头, 那么高校档案的虚拟信息资源就是粮仓, 它是高校档案服务互动的意义所在。虚拟馆 (室) 藏资源建设就是对档案原生按照一定体系结构分门别类逐层加以重组, 根据不同的需要, 提取库中信息, 满足用户多样化、个性化、综合性的档案信息需求, 实现资源共享。作好高校档案虚拟库的集成建设, 一方面要注重对原生电子档案的收集和有保存价值的网上信息的采集;另一方面要做好实体档案信息数字化的转化工作, 对馆藏的档案资源进行录入、扫描等数字化“加工”, 并作好全宗级、案卷级、文件级目录及全文文本库、图形图像库之间的链接, 建立完整、便捷的档案目录电子检索系统及档案全文数据库, 为实现互动利用与虚拟资源的无缝对接打下良好基础。此外, 各高校档案馆 (室) 要相互配合, 共建高校网络数据库, 即多个高校档案馆 (室) 联合组建区域性的数据库, 弥补有的高校在以往归档中资料不齐的不足, 使服务互动平台建设日趋成熟, 并最终让高校档案资源共享成为可能。
4 服务为先, 完善高校档案利用服务体系
导航、咨询、交流协作, 促成需求目标实现是高校档案网络互动服务平台的主要功能。在这个平台上, 通过彰显高校档案在学校发展、社会前进、个人使用中的利用效果, 让利用者了解高校档案馆 (室) 存在的价值;通过宣传介绍馆 (室) 藏情况, 检索系统、内容指南, 展现高校档案信息资源的魅力;通过发布高校档案管理规章、利用制度以及获得的途径, 主动引导用户利用档案信息资源。用户也可通过此平台知道高校档案馆 (室) 中有何材料可为我所用的, 减少利用的盲目性。高校档案网络互动服务平台在引导用户的同时, 也是向学校、社会和民众作自我宣传, 扩大自我影响的机会, 从中提升自己的社会地位。接收网上咨询、通过交流协作直接或间接获得所需高校档案信息是高校互动服务平台的核心。在此平台中建设一块提供用户与高校档案工作人员、用户与用户、用户与机器交流协作的网络空间。用户通过注册登录平台, 向工作人员提问, 获取自己所需的档案信息, 工作人员在验证用户身份后, 根据用户的利用权限、利用目的及档案的开放程度给予不同的答复, 对满足利用条件的用户直接帮助其链接档案管理软件中的相关数据库, 提取只读性全文, 或二次加工资料, 对无权运用的用户可指导其使用别的可替代性档案。如果用户所需的信息在本校的实体库和虚拟库中都没有, 还可从高校网络数据库中调取。用户在此平台内也可就某一感兴趣的档案信息进行探讨, 把自己在其他地方获取的相关档案信息的途径和方法推荐给其他用户, 也可输入自己阅读过信息的摘要或全文供大家利用。网络管理员通过后台建立兴趣相同用户区, 为需求相同的用户一次提供信息资源。用户通过这个平台也可向档案工作人员提出意见和建议或未来的需求, 促使高校档案馆 (室) 有针对性地做好档案服务工作, 从而达到个性化的服务。互动服务平台能更好地满足用户的档案信息需求, 调动用户的主观能动性, 提高用户利用高校档案的能力。高校档案工作人员也可通过这个平台获取更多的档案信息和工作动态及新的知识, 与用户互补盲点, 不断完善自己的服务体系。
高校档案互动服务平台的建设是沟通利用高校档案信息的纽带, 也是高校档案和高校档案工作价值得以体现的手段, 是社会发展的需要, 是时代的需要, 更是和谐社会建设的需要。但是高校档案利用服务互动平台建设是一项庞大的系统工程, 我们不可能毕其功于一役, 必须作好长期作战的心理准备, 以搭建一个及时、有效、安全的高校档案服务互动平台为中心, 不断拓展高校档案工作的新领域。
摘要：知识经济时代的到来意味着科技发展的速度更快, 体系更为复杂, 知识经济时代的市场竞争胜利者, 就是在知识与技术共享上领先一步者。档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案。它作为国家的重要信息资源, 加速其开发利用势在必行。近年来, 我国档案界相继建立了区域性的管理网络, 使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。为了最大限度地实现知识经济时代对资源共享的需求, 满足其对信息资源的全方位利用需求, 我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系, 就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系, 打破物理意义上的馆藏资源概念, 使同行业之间利用网络分发信息, 交流工作动态, 进行远程存取的信息服务;另一方面进行横向联系, 就是要与各行各业保持联系, 从单一的信息向综合性信息的方向拓展, 把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来, 形成全国性的联机服务网络。利用网络发展和现代通讯技术的成就, 使社会各界通过上网查询, 能及时、有效地获得所需的信息, 从而实现大范围的档案信息资源共享。最近几年, 我国国家及许多地方都启动了各项信息网络工程, 中国社会的信息化进程明显加快, 政府上网、企业上网、个人上网等等, 无一不表明, 实现档案信息全方位、网络化管理不仅是可能的, 而且是势在必行的。本文分析了服务为先与高校档案服务方式转变的路径问题。
关键词：高校档案,服务为先,路径转变
参考文献
邸家琴.高校档案馆个性化信息服务策略探析[J].兰台世界, 2011 (18) .