按照最新修订的《会计档案管理办法》所述, 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。从其内涵来看, 无论是整个国家还是各大企事业单位, 乃至社会各种团体组织、经营个体, 在其生产活动中都会涉及会计档案, 它是单位各种经济活动的总体反映, 也是档案管理工作的重要组成部分。近些年, 随着社会的快速发展, 信息化数字化水平的不断提升, 会计档案管理工作的重要性被日益彰显。如何做好新时代的会计档案管理工作, 如何提升会计档案管理工作水平已经成为当下档案管理系统不可回避的一个重大课题。而就会计档案的特征而言, 会计档案不仅具有专业性, 而且覆盖面广, 甚至还涉及一定的商业秘密。因此, 会计档案管理工作能否科学高效地开展事关各单位日常工作的质量及效率问题。为适应新形势的发展需要, 笔者认为, 新时代的会计档案管理工作不仅要严格按照相关要求规范操作, 还应从目标考核的角度加强工作考核, 用构建考核体系的方式进一步提高管理的规范性及科学性, 以此实现内外围环境的双重引导。
报社作为传媒性单位, 其会计科目与其他单位存在一定的差异性, 如出版发行支出和差旅支出占据日常经济业务的重要部分, 基于此, 报社会计档案管理工作相较于其他单位呈现出鲜明的行业特征。因此, 在遵循基本会计档案管理标准的前提下, 创建符合报社业务自身特征的会计档案管理工作考评体系, 有助于规范报社会计档案管理, 对创新报社会计档案管理方式及提升相应的管理水平具有可参考的实践价值。
一、报社会计档案管理工作考评体系建立原则
报社会计档案管理工作是一项技术性强、流程性强以及衔接度较高的工作。在构建会计档案管理工作考评体系的过程中, 应遵循以下原则。
(一) “平面性”和“流程性”指标兼顾
会计档案管理工作是一项系统工程, 具有一定的操作流程, 因此在考评指标的设置方面应该体现其流程性。与此同时, 从每一环节上讲, 可测评的维度又是多元的, 故在考评体系的构建方面也要兼顾平面性特征, 即充分考虑管理工作涉猎的多个考评层面。
(二) 普遍性和特殊性兼顾
就会计档案管理工作而言, 不仅要体现不同行业会计业务的差异性, 还应遵循档案管理工作的一般性原则, 因此, 报社会计档案管理工作的考评体系需兼顾普遍性与特殊性特征。
(三) 科学性与可测度性兼顾
基于会计档案本身的专业性、精确性及档案管理工作的复杂性, 在考评体系构建过程中, 指标的确定既要充分体现业务工作的规范科学, 还要尽可能地强化指标的实际操作, 实现评价体系的客观价值。
二、报社会计档案管理工作考评体系的构建
综判当前相关研究, 有关报社会计档案管理工作考评体系的探讨甚少。借鉴类似其他研究成果, 尤其结合苏晓云 (2012) 在《如何做好企业档案考核与评价工作》一文的观点, 即“档案管理考评既是对档案业务管理的考核, 也是对档案管理工作人员的考核”, 笔者在充分考虑报社会计档案管理实际情况的前提下, 将报社会计档案管理工作考评体系分为两大模块, 依次为档案归档考核以及档案人员考核。
(一) 档案归档考核
由于报社会计档案工作的特殊性, 将会计档案的归档考评分为了会计档案格式区分、会计档案移交与接收、会计档案存储以及会计档案成本维持四大环节。
(1) 会计档案格式区分。会计档案格式区分是档案归档的形式要求, 也是基础环节。如何根据档案自身内置属性进行合适的会计档案归档, 是报社会计档案工作的首要步骤。在现实工作中, 受实际情况的影响, 会计档案按其物理属性可分为纸质档案和电子档案两大类别。从工作考核的角度上讲, 应该做到归档类别的统一性, 也就是要实现格式的一致性。这样不仅能够实现类别的清晰度, 还可以提高会计档案自身的时效及可用性, 便于档案查阅及经济活动的逻辑衔接。
(2) 会计档案移交与接收。会计档案的移交与接收作为会计档案的承接环节, 起到承上启下作用。移交过程中需重视档案整体的完整程度, 如档案分类, 具体步骤的完整程度。而在交接过程中的规范程度则在一定程度上反映档案管理工作的标准化流程, 是该工作的重要显性特征。由于档案工作是一项涉密的工作, 秘密程度的合理划分影响报社档案工作效率, 而保密流程的安全程度关乎报社档案整体安全效能。综上, 将移交内容整体性、移交过程的规范性和移交环境的安全性作为会计档案移交与接收水平的重要评判标准。
(3) 会计档案存储。相较于其他单位或报社其他类型的档案, 报社会计档案存储工作具有一定的复杂性, 集中表现在两个方面。其一, 报社会计档案相对多样并灵活, 因此在存储过程中需确保档案整体的完整性, 理顺整体会计档案工作。其二, 会计档案作为报社财务上重要的往来凭证, 相较于一般档案工作, 有其会计科学的逻辑性及其严谨性, 因此, 在档案工作中需保证其可用性、可取性和理解性。
(4) 会计档案成本维持。总体而言, 会计档案成本维持水平在会计档案管理工作中起着举足轻重的作用, 主要涉及存储空间、人员设置、日常管理等方面。从报社日常实践来看, 库房费用、管理费用以及人工费用是报社日常档案主要费用。其中, 库房费用和人工费用相对较为固定, 而管理费用则浮动性相对较高, 因此在费用规划中应合理划分各项费用, 以避免造成预算与决算之间相差过于悬殊。
(二) 档案人员考核
会计档案工作人员考核主要包括知识技能考核、态度技能考核和价值认同考核三个方面。
(1) 知识技能考核。知识技能是指从事档案工作人员的基础能力。从现有情况来看, 实际工作中大量存在人员混编和外行入编的现象, 导致工作专业性及可靠性大受影响。笔者认为, 对于会计档案工作人员的考核应该包括学科专业背景、档案管理知识和信息能力储备三个维度, 从整体性、综合性上考虑人员的业务技能。
(2) 态度技能考核。态度技能是对会计档案从业人员的进一步考核, 是敬业爱岗的具体体现。此维度不仅要求会计档案从业人员拥有某一项精神能力, 更需从业人员拥有写作分工的能力与探索进取的创新思维, 进而提高并推进工作开展。故将爱岗敬业精神、沟通协作能力和开拓创新思维纳入测评体系。
(3) 价值认同考核。敬业不如乐业, 拥有相似和相同的价值认同才能使一项工作高效顺利完成, 而现代管理中价值观的养成也成为管理新趋向。基于此, 在会计档案管理人员的考评体系中也应将职员职业热情和素质养成列入其中。
三、结语
围绕如何做好新时代的会计档案管理工作, 如何提升会计档案管理工作水平, 本文将报社会计档案管理工作作为研究对象, 探索性地从构建工作评价体系的角度, 结合报社会计档案工作的自身特征, 提出了两大模块多个具体指标的评价方式, 以期为进一步完善报社会计档案管理工作提供思路借鉴。
摘要：报社会计档案管理工作是档案管理标准化与会计管理透明化的重要内容, 正确设计、科学构建会计档案考核标准是做好档案管理工作的重中之重。因此, 本文从行业特征出发, 围绕报社会计档案管理工作特点, 以提升报社会计档案管理工作水平为宗旨, 从构建会计档案管理工作考评体系的视角, 积极探索了进一步完善报社档案管理工作的有效途径。
关键词：报社,会计档案管理,考评体系
参考文献
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