档案管理作为房地产工作环节中的重要内容, 其现代化进程的快慢直接对房地产的发展情况有着重大的影响。传统档案管理工作已经无法适应房地产发展的新形势, 特别是在新的住房制度颁布以后, 房地产登记管理档案的信息化进程的重要意义得到充分凸显。由此可见, 房地产登记管理档案信息化进程已经刻不容缓、势在必行。
一、房地产登记档案管理的特点
所谓的房地产登记档案, 主要指的得是房地产管理机构在开展管理工作过程中, 形成的对社会、国家具有一定保存价值的文字、图表或者图像等形式的记录。可以说, 它是进行房地产物权登记的原始凭证, 将房地产物权各个流程完整反映了出来, 如, 物权的设立、转让、变更等, 也包括在登记过程中所产生的关于申请和审核等相关原始资料, 这也是支撑房地产物权登记工作能够顺利开展的重要依据。
房地产登记档案管理特点主要体现在:首先, 专业性和政策性都较强, 房地产登记档案是以国家相关的法律法规为依据, 对房地产物权全过程进行完整记录, 其合法性是最主要的特征, 同时, 在开展档案工作的过程中, 要使登记工作能够符合专业要求, 其登记的内容中必须要将房产位置、面积大小以及权利状况清楚标明, 因此, 其专业性较强。其次, 时效性和动态性较强, 即便是在登记完成之后, 房地产情况、权利会随着房屋的倒塌损坏、产权人变化、房屋买卖、继承、赠予等房地产物权的变化而变化, 具有明显动态性。为了保证信息的准确性、真实性, 档案登记人员应对信息变更情况进行及时记录, 因此, 又具有一定的时效性。最后, 真实性和准确性较强, 房地产登记管理档案是对其物权情况的真实记录, 它必须和实际情况相符。档案要明确记载权利人和权利范围, 以保证在权利审核、排解权利纠纷过程中能够起到有效的参考作用, 这是发挥档案时效性的重要前提。
二、房地产登记管理档案信息化建设的现实意义
房地产档案管理信息化建设, 是在传统档案管理方法的基础上, 利用科学的管理方法和先进的科技手段, 建立房地产登记管理档案工作的新局面, 以适应时代的发展需求。其意义主要体现在以下几个方面:
(一) 有助于维护房地产产权人的合法权益。房地产登记管理档案, 将房地产权利、房屋变更的记录都准确翔实地记载了下来, 这就为房地产产权的审查和确认提供了重要的依据。可以说, 科学合理的、完整的产权管理, 是合法实施物权以及行政管理的渠道, 对实施产权保护、维护产权人的合法权益提供了法律保障。
(二) 促进房地产市场的可持续发展。 想要实现房地产市场的健康发展, 必须以明确产权归属为依托, 因此, 房地产等级档案管理作为促进房地产市场可持续发展的重要基础, 其作用将得到进一步夯实。在法律的保障下, 有着房屋所有权的权利人可以合法地处理房产, 这样进行房产交易的双方才能放心去交易, 才能保证房地长市场的规范化、有序化运行。
(三) 促进社会的稳定和谐发展。虽然, 现阶段房地产价格逐渐回暖, 但是, 因房地产所引发的问题却丝毫没有减少, 比如, 房产、债务纠纷和刑事案件每年都成不断上升的趋势。然而, 房地产登记档案部门所提供的物权证明能够有效减少纠纷, 更是保证司法公正、促进社会稳定和谐发展的不二法宝。
(四) 为房地产调控政策的制定提供依据。房地产政策是否具有科学合理性, 这都有赖于准确、完整的房地产市场信息, 作为房地产信息的重要基础资料, 房地产登记档案信息起着至关重要的作用。在对真实档案信息进行统筹和分析的基础上, 可以准确掌握当前的房地产市场运行的实际情况, 这就为我国房地产调控政策的制定提供了重要依据。
三、实施房地产登记档案管理信息化建设的有效路径
科学技术的高速发展和普遍应用, 为房地产登记管理档案的现代化建设提供了支撑。因此, 房地产档案管理部门应适应新形势, 强化档案管理工作的现代化建设, 提高它的现代化水平。实施房地产登记档案管理现代化建设的有效路径, 具体来说, 主要可以分为以下几个方面:搭建档案管理网络平台, 对电子建档标准加以规范;以信息技术为基础, 促进档案管理水平的提升;探索档案管理新领域, 拓展档案信息收集渠道;加大对档案人员的培训力度, 提高他们的专业水平;做好信息安全工作, 保证数据完整性和准确性。具体内容如下:
(一) 搭建档案管理网络平台, 对电子建档标准加以规范。强化房产档案工作分级负责制度、对档案工作进行集中统一的管理, 是保障房产档案完整、齐全的有力手段。在对档案制度建设完善的过程中, 要明确员工责任, 做到层层严格把关, 避免文件材料出现散失、疏漏情况的发生, 从而实现房地产档案管理工作的规范化和系统化。
(二) 以信息技术为基础, 促进档案管理水平的提升。档案管理部门应开展好档案信息的收集、管理、核查、归档等工作, 并以计算机信息技术作为载体, 对房地产登记档案进行现代化管理, 保证档案资料信息输入电脑的及时性。同时, 相关人员应做好新旧档案管理模式之间的衔接工作, 以保证系统的数据能够真实准确。此外, 档案部门在信息化管理实施之后, 应对全部数据信息进行核算, 保证数据信息和实际信息一致性。
(三) 探索档案管理新领域, 拓展档案信息收集渠道。一直以来, 档案管理工作都缺乏超前管理意识, 致使不同业务部门的档案管理工作各自为政, 这就加大了档案整理和归档工作的难度。为了能够将房地产登记档案资料完整地收集起来, 档案管理人员应将各类资料建立档案收件簿, 以明确不同业务档案的存档流程, 对于档案资料的内容和数量更要心中有数。
(四) 加大对档案人员的培训力度, 提高他们的专业水平。信息化档案管理模式, 对档案人员的专业水平提出了更高的要求。为了提高房地产登记档案管理工作的效率和质量, 实现房地产档案工作的高效管理, 加大对档案人员的培训力度已经势在必行。通过专业培训, 来加深他们对理论知识的理解, 提高他们的专业技能和电脑操作水平, 端正他们的工作态度, 房地产登记档案管理工作的服务质量也将进一步得到提升。
(五) 做好信息安全工作, 保证数据完整性和准确性。众所周知, 房地产信息涉及很多个人信息, 作为国家经济数据的主要来源之一, 开展好房地产档案信息的安全工作是非常重要的。目前, 网络受着多种病毒的侵袭, 造成信息泄露、数据丢失的现象比比皆是, 因此, 开展信息安全工作已经刻不容缓, 档案管理人员应给予足够的重视, 充分认识到在房地产登记管理档案信息化建设的过程中, 网络信息的稳定性和安全性是实现档案信息化建设的良好开局和重中之重。
四、结束语
总而言之, 房地产登记管理档案信息化建设是房地产行业适应新形势, 所采取的有效应用措施。从微观角度讲, 它有助于维护房地产产权人的合法权益, 促进房地产市场的可持续发展;从宏观角度讲, 它促进社会的稳定和谐发展, 并为房地产调控政策的制定提供依据。由此可见, 房地产登记管理档案信息化建设是符合时代发展趋势, 满足行业发展的必要手段。
摘要：科学技术的发展, 使得计算机技术得以应用到生活中的方方面面, 大大提高了各项事业的现代化水平, 加速推进了各项工作的改革进程。传统房地产登记管理档案工作, 主要是为围绕实物档案管理开展, 其效率、动态性和真实性方面还有待提高和完善, 不利于房地产登记管理档案工作的健康发展。本文以房地产登记档案管理的特点作为文章内容的切入点, 并对房地产登记管理档案信息化建设的现实意义和有效应用路径进行了详细地阐述。
关键词：房地产,档案,信息化,意义
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