第一篇：公文处理办法范文
公文处理办法doc-公文处理办法
公文处理办法
1 目的
为适应开发区高效、快捷、全面创新的体制要求，确保财政局公文处理工作科学化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局工作实际，特制定本办法。
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5 依据 适用范围 职责 工作程序 《公文处理新规范》 本制度适用于本局各有关处室。 办公室负责制度的具体执行。
5.1总则
5.1.1财政机关的公文，是在依法行政管理过程中，处理公务的具有法律效力和规范栺式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，转发行政规章，施行执法措施，请示和答复问题，指导、布置工作，报告情况，交流经验的工具。
5.1.2公文处理是指公文办理、管理、立卷、归档及销毁等一系列衔接有序的工作。公文处理必须严栺执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全;坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
5.1.3财政局办公室具体负责本机关内部的公文处理工作。
5.2财政机关公文的主要种类有：
5.2.1通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;
5.2.2通知：适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的分文，发布规章;传达局内党、政要求及需要周知或者共同执行的事项;仸免和聘用干部。
5.2.3通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
5.2.4报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
5.2.5请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
5.2.6批复：适用于答复下级机关和有关单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级机关和有关单位报送的各类报告。
5.2.7意见：适用于对重要事情提出见解和处理办法。
5.2.8函：适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
5.2.9会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
5.3公文栺式
5.3.1行政机关的分文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抁送机关、印发机关、印发仹数和印发时间等部分组成。
5.3.1.1公文的秘密等级又称密级，秘密公文应当分别标明“绝密”、 “机密”、“秘密”，并注明保密期限。具体写法为“密级★保密期限”。
5.3.1.2紧急公文应当在首页分别标明“特急”、“急件”。
5.3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文，主办机关应当排列
在前。
5.3.1.4发文字号包括机关代字、年仹(应用公元全称)、序号。
财政局机关的发文字号为：
A.党组文件：凡对局管理干部的人事仸免、重大奖惩、纪律指令及其他要以党组名义明确的重大事宜等，可以党组文件印发。党组文件的内容，一般应由党组会议讨论，由党组书记或由党组书记指定其他党组成员签发。
发文字号为：开财党组字[年号]文号。
B.党总支文件：凡属精神文明建设、干部队伍建设的有关事宜，可以局党总支文件印发，由局机关党总支书记或由党总支书指定其他党支成员签发。
发文字号为：开财党总字[年号]文号
C.局发文件：各处室对分管工作、业务所做的，要求各预算单位和企业执行的规定、批复、通知，向上级领导单位的请示、报告及转发上级机关文件等均可以局名义发文。一般由分管局长签发或由局长直接签发。
发文字号为：开财字[年号]文号。
联合发文，只标明主办机关发文字号。
5.3.1.5上行文应在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示“应当在附注处注明联系人姓名和电话。
5.3.1.6公文标题应准确简要地概括分文的主要内容，标明发文机关和分文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5.3.1.7公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5.3.1.8公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订一起，并在正文之后，发文机关属名之前注明附件的顺序和名称。
5.3.1.9成文日期，以签发机关领导人签发日期为准;联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。
5.3.1.10印发机关和印发日期分别标在文件末页下端左右两侧，在印发之下可标明文件仹数。
5.3.1.11公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章;联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。
5.3.1.12公文应标注主题词。一仹公文的主题词，一般不超过6个。
5.3.1.13主送机关是主要受理公文的机关;抁送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写主送报送和抁送机关时，应当使用全称或者规范分简称、统称。
5.3.2公文版头，局内各部门制发的正式行文，统一使用“大连经济技术开发区财政局文件”红头纸印发;局内各部门制发的对外非正式行文统一使用“大连经济技术开发区财政局”红头纸印发。
5.3.3公文使用的汉字按国家规定的标准执行，文字从左到右横写横排。公文用纸一般为16开型，或采用国际标准A4型，左侧装订。
5.4行文规则
5.4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请求和报告。
5.4.2我局机关与区直各委办局可以联合行文。
5.4.3“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;如需同时送其他机关，采用抁送的形式，但不得抁送下一级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
5.4.4除上级机关直接交办的事项外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、
“意见”、“报告”。
5.4.5局内各处室不得独自对外正式行文，因工作需要对外正式行文的，须经局领导批准，以局名义正式行文。
5.5公文办理
5.5.1公文办理包括收文办理和发文办理。
5.5.2收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、传阅、催办，查办等程序。
5.5.3本局收文不论是邮寄或送达的文件、信函，一律由办公室统一签收。
5.5.4办公室签收的文件、信函，经文书登记整理，加盖“收文专用章”，签署收文日期和收文编号，由秘书及时提出拟办意见送局领导阅批后交有关部门办理。
5.5.5承办部门收到公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于内容涉及面广，问题复杂不能在规定时限内做出答复的，承办部门应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。
5.5.6对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室，以便交其他部门办理。
5.5.7对各部门承办的公文，办公室将定期催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。
5.5.8发文办理是指以局机关名义制发公文的过程，一般包括公文草拟、审核、签发、复核、打印、校对、盖章、分发等程序。
5.5.9草拟公文应作到：
5.5.9.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，要切实可行，并加以说明。
5.5.9.2根据行文目的和主送机关的行文关系选择合适的公文文种。
5.5.9.3人名、地名、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。
5.5.9.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
5.5.9.5必须使用国家法定计量单位。
5.5.9.6用词用字准确、规范。文内使用的非规范简称，应先用全称并注明简称。
5.5.9.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修饰彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
5.5.10草拟公文由公文承办部门办理。
5.5.10.1对下级单位的请示报告和同级机关需要答复的来文，应由承办人提出意见后按规栺用纸先行打印，经部门领导阅签后送办公室报局领导签批。
5.5.10.2对拟以局各义下发的公文，必须用局统一拟文纸拟文，拟文时一字一栺，一标点符号一栺，字迹工整。
5.5.10.3草拟公文严禁使用铅笔和圆珠笔，不得在文稿装订线外书写文稿，书面不整洁或修改、调整幅度较大的文稿，应眷清后再送领导审阅。
5.5.10.4承办人拟搞后交由部门领导审核，如涉及两个以上部门或单位，应再交有关部门或单位会签后送办公室报局领导签发。
5.5.11公文签发应遵守下列原则
5.5.11.1向上级机关行文时，其公文文稿由部门负责人签字后，经分管局领导审核，并由局长签发后，方可缮印上报。
5.5.11.2区直各委办局与我局联合发文时，必须由拟稿部门核稿，并将修改意见取分管局领导审核同意后，报局长签发，或由局长授权，分管局领导签发。
5.5.11.3向下级或有关企事业单位行文时，按领导分工权限分别签发。
5.5.11.4领导人签发公文，应当明确签署意见，署姓名、时间。
5.5.12为确保公文质量，已经领导审批过的文稿，不得随意改动，确需修改的需再报局领导同意。
5.5.13文件经局领导签发后，正式发出的程序是：
5.5.13.1需以局名义出发的公文，由办公室统一编号后由各承办部门按局发文件模版自行套印。
5.5.13.2文件套印后必须由起草部门再作校核，确保无误，方可送办公室盖印。
5.5.13.3文件盖印后，除留存及上报文件外，承办部门应根据发放范围予以分发，如需邮寄，也由承办部门自行办理。
5.6公文立卷、归档和销毁
5.6.1公文立卷、归档和销毁工作由办公室具体负责。
5.6.2公文办理完毕，公文起草部门应及时将原件和有关材料一并交办公室整理立卷，个人不得保存应归档的公文。
5.6.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存副本。
5.6.4公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。
5.6.5公文印发后，办公室留存归档外，各部门尚需保管的公文，应由专人负责。
5.6.6没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和局领导批准，由文秘室负责定期销毁。销毁秘密公文时，应当进行登记，保证不丢失、不漏销。
5.6.7调阅、摘抁或自制归档公文，应关规定办理，并及时，完整归档。
6 相关记彔
《公文处理过程记彔表》
《文件处理单》
《归档文件目彔》
第二篇：公文处理办法
中国农业银行公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使农业银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发„2000‟23号)等有关规定，结合农业银行实际，制定本办法。
第二条 本办法所称公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布农业银行规章制度，报告情况，请示和答复问题，指
导、部署和商洽工作，以及进行其他公务活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档、清收、销毁等相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效原则，做到及时、准确、规范、安全。
第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和农业银行有关保密规定，确保国家秘密和农业银行商业秘密安全。
第六条 总行办公室是农业银行公文处理的管理部门，并负责指导检查各分支机构的公文处理工作。各分支机构办公室(或综合管理部门，下同)负责本单位公文处理的管理工作，并指导检查所辖分支机构的公文处理工作。办公室应设立文秘部门或配备专职文秘人员负责公文处理工作。
第七条 农业银行各分支机构、总行各部室负责同志要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导
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和检查，并明确专门人员负责公文审核、收发、管理和归档等工作。
第二章 公文文种
第八条 农业银行公文文种包括：
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩系统内有关单位及人员;变更或者撤销下级行不适当的决定事项。
(二)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告
适用于向社会各有关方面公布需要周知的事项。
(四)通知
适用于传达党中央、国务院的指示和决定，发布农业银行规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构的公文，传达要求下级行办理和需要周知或执行的事项;任免和聘用人员。
(五)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达、沟通重要精神或者情况。
(六)议案
适用于向职工代表大会、党员代表大会及股东大会提请审议事项。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复
适用于答复下级机构的请示事项。
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(十)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函
适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文类别
第九条 农业银行公文按行文关系、方式和内容的不同，划分为不同类别，并可根据实际需要进行调整。
第十条 总行机关行务发文的类别及适用范围
(一)行发文
行发文是以中国农业银行名义制发的公文。包括：农银发、农银函、农银复、农银任、农银规章等字号的发文。
1、农银发。
主要用于向国务院、人民银行、银监会等上级机关报告、请示工作;向全行发布全局性、政策性工作事项;印发行领导在全行工作会议上的讲话;转发上级机关重要方针政策及其他重要事项的文件;印发表彰、处分决定及重大事件通报等。包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报等，使用“中国农业银行文件”文头。
2、农银函。
主要用于同国务院有关部门、各地人民政府及其他不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题，沟通情况，答复全国人大代表建议、全国政协委员提案等。农银函字号中包括的公文文种主要有函、通知、意见等，使用“中国农业银行”文头。
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3、农银复。
主要用于对各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构请示事项的回复。农银复字号中包括的公文文种为批复，使用“中国农业银行文件”文头。
4、农银任。
主要用于干部的任免和聘用有关事项。农银任字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行”文头。
5、农银规章。
主要用于印发系统内各项制度规范，包括基本制度、政策、基本规范、守则、管理办法、规定、实施细则、操作规程等。农银规章字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行文件”文头。
(二)办公室发文
办公室发文是以中国农业银行办公室名义制发的公文，是行发文的重要补充形式。包括农银办发、农银办函等字号的发文。
1、农银办发。
主要用于向全行部署一般性工作事项或开展全行性检查、要求下级行上报有关综合性材料等事务性工作事项;印发全行专业性工作会议纪要、业务经营情况通报;印发党中央、国务院领导同志批示，转发不相隶属机关的文件;特殊情况下，确需印发或批转的分支机构文件;与国务院办公厅秘书局及国务院各部门、各地人民政府和其他不相隶属单位的办公厅(室)商洽工作、征求或回复意见，请求批准有关事项;其他确需以办公室文件处理的工作事项等。农银办发字号中包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报、批复等，使用“中国农业银行办公室文件”文头。
2、农银办函。
主要用于与不相隶属单位商洽工作，回复上级机关便函或非正
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式文件，以及各类会议及培训班通知、文件内容更正通知等。农银办函字号中包括的公文文种主要有通知、批复和函等，使用“中
国农业银行办公室”文头。
(三)部室发文
部室发文是以农业银行内设部门名义制发的公文，使用“中国农业银行(XX部)”文头，包括部室专用代字和部室函。总行机关各部室只限于在部门职权范围内或根据总行授权，向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门发文，一般不向系统外其他单位发文。
部室发文主要用于向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门布臵本部门职权范围内的事务性工作，如开展专项检查或调研，上报数据材料，布臵具体工作等;批复对口部门向本
部门报送的仅属于部门职权范围内处理事项的请示;印发仅要求对口部门负责同志参加的专业会议及培训班通知;印发本业务条线单项业务或常规性经营情况通报;印发部室专业会议纪要、部室负责人在专业会议上的讲话，以及部室工作总结、工作计划等。使用的公文文种主要有通知、批复和函等。
第十一条 总行机关的党务发文比照行务发文有关要求办理。其发文类别主要包括：
(一)中共中国农业银行委员会发文。公文字号为：农银党发、农银党复、农银党任、农银党函。
(二)中共中国农业银行纪律检查委员会发文。公文字号为：农银党纪、农银党纪函。
(三)中共中国农业银行委员会办公室发文。公文字号为：农银党办发、农银党办函。
(四)中共中国农业银行委员会组织部发文。公文字号为：农
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银党组。
第十二条 总行机关的其他发文
(一)中国农业银行工会工作委员会发文。公文字号为：农银工会、农银工会函。
(二)共青团中国农业银行委员会发文，公文字号为：农银团、农银团函。
(三)中国农业银行保密委员会发文，公文字号为：农银密。中国农业银行密码领导小组发文，公文字号为：农银密组。
(四)中国农村金融学会发文，公文字号为：农银学。 第十三条 内部情况通报
内部情况通报是我行一种十分重要的公文形式，主要用于印发行领导在全行专业工作会议及其他重要会议上的讲话。
第十四条 农业银行省级分行及以下分支机构的公文文种、类别、字号及适用范围等，参照本章有关规定办理。
第四章 公文格式
第十五条 农业银行公文一般由涉密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、内部发送、印发单位和印发日期等要素组成。
(一)涉密标识。涉及国家秘密和农业银行商业秘密的公文应当标明涉密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”、“商密AAA”级公文还应当标明印发份数和序号。
公文涉密标识由主办单位根据国家有关保密规定及《中国农业银行商业秘密管理暂行办法》、《中国农业银行定密工作一览表》确定并标注，并由办公室保密部门审核。
涉密公文不得在网上流转，商密AAA级以上公文应使用涉密
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专机起草。
(二)紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达或办理的时间要求合理标注紧急程度。
紧急程度分为“特急”、“急件”两级。公文紧急程度由主办单位提出意见，经办公室确认。标注为“特急”、“急件”的公文应当注明紧急办理原因。一般情况下，无明确办理时间要求的文件，不应定为特急件。
农业银行公告和通告一律不标注紧急程度。
(三)发文单位标识。发文单位标识是标明公文制发单位的字样，应使用公文制发单位全称或规范化简称。联合行文，发文单位标识应当包括所有联合行文单位的名称，同时主办单位名称应排
列在前。
中国农业银行是中国农业银行股份有限公司的规范简称，总行制发的公文，发文单位标识使用“中国农业银行”，各分行及以下分支机构制发的公文，发文单位标识均使用“中国农业银行××分
(支)行”。
(四)发文字号。发文字号是按照公文类别、发文顺序对公文的编号，一般包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
总行机关的公文，发文字号为“农银”+发文类别+年份+序号，各分行及以下分支机构发文字号统一为“农银”+发文单位简称+发文类别+年份+序号，如“农银京办发„2009‟××号”。
(五)签发人。上行文应当注明签发人、行外会签人(联合发文时)姓名，平行排列于发文字号的右侧。
(六)标题。公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般由发文单位、事由和文种词组成，其中，对系统内
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印发的下行文标题中发文单位名称可以省略。公文标题中除法规、
规章名称或者被转发、印发的文件名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七)正文。正文是公文的主体和中心，应明确表达发文目的和公文具体内容。
(八)阅知范围。公文的阅知范围包括主送单位、抄送单位和内部发送单位。
1、主送单位指公文的受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
总行发送各分支机构的行(办)发文，主送(或抄送)单位应为：“各省、自治区、直辖市分行，新疆兵团分行，各直属分行，各培训学院，各境外机构”。发送总行机关内设部门的，主送(或抄送)单位应为：“各部室”。发送特定分支机构的，主送(或抄送)单位应按照农业银行分支机构顺序排列。
各分支机构报送总行的公文，主送单位应为：“总行”或“总行办公室”、“总行**部(室、局)”;向总行相关职能部门行文(不包括办公室)，不得将主送单位写成“总行”或“总行办公室”。
2、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
3、公文有两个以上主送单位或抄送单位时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。
4、内部发送单位为公文制发单位内部需要执行或了解公文内容的单位。
总行机关的行(办)发文，除发送相关部门外，还可根据实际情况，在内部发送单位中填写董事会、监事会、高级管理层成员、董事会秘书、专业总监等。
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(九)附件。公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
(十)印章。公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章;联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十一)成文日期。成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(十二)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应加括号标注。其中，“请示”应当在附注处注明联系单位及联系人的姓名和电话。附注的位臵在成文日期和印章之下，版记之上。
(十三)主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号， 由类别词、类属词、文种词和归属词组成。一篇公文的主题词一般不少于3个，最多不超过6个。
平行公文、下行公文的主题词应当按照《中国农业银行公文主题词表》标注，上行公文按照上级机关有关要求标注主题词。
(十四)公文的文字从左至右横写、横排。在民族自治地区，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十六条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国农业银行公文格式标准执行。
第十七条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第五章 行文规则
第十八条 行文应当确有必要，注重效用。
第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。系统内应
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当遵循逐级行文的原则，一般不得越级行文。因特殊情况确需越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级机关。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，做到“明来明复、密来密复、函来函复”。
第二十条 各级行根据职权范围，可以同上级行相互行文;可以同所辖分支机构相互行文;可以向本级机关内设部门行文;可以根据工作需要以函的形式向不相隶属的单位商洽工作、询问和答
复问题。
第二十一条 各级行向所辖分支机构或本级机关内设部门的重要行文，可视情况同时抄送直接上级机关或其他有关单位。转发上级机关文件，原则上不再抄送上级机关。
第二十二条 各级行报送上级机关的公文，原则上不得多头分送;确需分送的，应注明分送情况。受双重领导的单位，向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。
第二十三条 各级行内设部门(不包括二级部)根据职权范围，可向上级行及所辖分支机构的对口部门行文。二级部确需行文的，应以办公室或所挂靠的一级部名义印发。
除办公室外，各级行内设部门原则上不得以部门名义对外或对所辖分支机构(包括非对口部门)正式行文。
第二十四条 公文涉及本级机关其他内设部门职责的事项，行文时应与相关部门协商一致，未经协商一致，不得擅自行文;内设部门不得超范围或越权行文，如擅自行文，办公室应当责令纠正
或者撤销。
第二十五条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。 需要其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级行。
(一)各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构上报总行的请示，凡涉及总行机关两个以上内设部门分工负责的工作事项，
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应以分行(学院)名义行文，以总行为主送单位，总行以行发文件予以批复。
(二)在确定请示事项只涉及总行一个内设部门职责范围情况下，可以分行(学院)办公室名义行文，以总行内设部门(不包括二级部)为主送单位，总行视情况以行发文或部室发文予以批复。
(三)就一般事务性、操作性事项请示总行对口部门的，可以分行(学院)内设部门名义向总行对口部门行文，总行以部室发文予以批复。以分行(学院)办公室名义向总行办公室行文，仅限于总行办公室职责范围内的事项。
第二十六条“报告”中不得夹带请示事项。凡在“报告”中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或失误的，由行文单位承担责任。
第二十七条除上级机关负责人直接交办的事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送正式文件。
第六章 发文办理
第二十八条 发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十九条 草拟公文的基本要求
(一)公文内容应符合国家的方针、政策、法律、法规及农业银行有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并与以往办理的相关文件保持衔接。
(二)公文内容应情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
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(四)拟制紧急公文，应当体现紧急办理的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)公文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。其中，第一层内容的标题，句末可不加标点符号。
(七)公文中应当使用国家法定计量单位。
(八)公文中使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织或外国企业外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(十)各类发文的正文中不得出现图表(包括柱状图、饼状图、曲线图等)，相关问题可用文字进行说明。必须使用图表进行说明的，相关图表应作为文件附件。
(十一)按规定填写发文稿纸有关内容，具体包括：标题、主送单位、抄送单位、内部发送、附件、拟文部室、拟稿人及联系电话、拟文部室核稿及拟文部室负责人审核、有关部门会签、秘密等级及期限、紧急程度和主题词等。
(十二)草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单;根据领导批示或签报拟办的公文，应附领导批示或
签报;根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要;因
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工作需要拟办的公文，必要时应附简要的办文说明。草拟的公文中涉及对已制发公文、制度办法等内容进行修改或废止的，应附原公文及相应的制度办法。
草拟公文过程中，其他需要说明或领导签批文稿需要知悉的情况，也应作为办文依据。主要包括：附件和依据中没有，而领导签批文件需要知悉的情况;需要提请领导关注的某些相关情况;文稿中的决策或决定突破了某些规定，或改变了惯例，需要做特殊说明的;涉及文稿办理过程的有关情况，决策选择、取舍的理由辨析，文稿处理方式的解释;由非分管行领导代签文稿时，应说明的背景情况及确需代签的理由;涉及其他部门业务时，应会签但未经会签的理由，或会签后对会签意见的协商情况;不便在文稿中表述的有关意见，包括紧急或拖延办理的理由、密级处理考虑、文稿涉及事件的处理步骤等。
第三十条 总行机关公文草拟的程序依次为：拟稿人拟稿、拟文处室负责人审核、拟文部室审核、拟文部室负责人审核、专业总监审核(涉及相关业务板块部门公文)。
办文部门要高度重视公文处理工作，各流经环节要从政策、内容、文字、体例等方面对公文认真审核把关，部门负责人要对文稿内容、数字的真实性和准确性负责，确保公文质量。
第三十一条 公文会签
(一)拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应办理会签。会签时，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，应书面说明不能采纳会签意见的理由，并将有关会签意见一并呈行领导审签。报送上级机关的公文，如有行外单位会签内容，应在文内说明行外会签单位的意见，如有分歧，还应列
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明各方理据，提出建设性意见，请上级机关裁定。对需要多个部门会签的文件，主办部门要同时发送各会签部门，提高会签效率。
(二)会签部门在接到会签文稿后，应认真研究，及时提出修改意见，并迅速反馈给主办部门。一般公文会签时间不超过2个工作日;急件、特急件随到随签。
会签部门如因特殊情况不能按期会签的，应当提前与主办部门说明情况，并协商确定回复时限及方式。
(三)会签最终意见由部门主要负责人或委托其他负责人签注。
(四)使用制度专有文号发布规范性文件的，需经制度管理部门会签审查。
(五)涉及行外会签的公文，如会签后需作重大改动，应重新核稿，并就改动情况做出书面说明，连同会签文稿送签发人重新阅签。
(六)其他单位主办、送我行签发或会签的公文，行内有关承办部门应当及时办理。对文件内容有不同意见的，应主动与来文单位协商。一般应在3个工作日内完成，对方有时限要求的，按规定
时限办理。
第三十二条 公文审核
公文送行领导签发前，应由办公室公文审核人员、办公室负责人进行审核。审核重点包括：是否确需行文;行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求;内容涉及其他部门职责范围的文稿是否经过会签、会签意见采纳情况;规章制度类文件是否经制度管理部门审查;公文处理程序及公文格式是否符合规定;有关附件和发文依据是否齐备;密级确定和紧急程度设定是否合理;主题词标引是否准确;阅知范围是否恰当等。
审核后的文稿如需较大调整，办公室应将文稿退回拟文部室修
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改或清稿，拟文部室应及时完成修改、清稿工作。
第三十三条 公文签批
(一)基本原则。
以本行(党委)名义制发的公文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。以本行(党委)部门名义的发文，由部门主要负责人或授权其他负责人签发。
(二)总行文件的签批。
1、总行机关各部室起草的行(办)发文，一般由办文部门的分管行领导签批。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批;涉及全行经营管理工作的，由分管行领导审核签批后呈行长签批，行长视情况呈董事长签批;涉及董事会工作的，由分管行领导审核签批后呈董事长签批;涉及监事会工作的，由分管行领导审核签批后呈监事长签批，由监事长视情况呈董事长签批。涉及行领导协管与分管的部门呈送的行(办)发文，由协管行领导审核签批后送分管行领导签批。
2、总行党委发文由党委书记签批或委托党委副书记签批;党委书记、副书记均外出时，由党委书记委托其他党委成员签批。纪委发文，一般由纪委书记或委托纪委副书记签批，重要公文由党委书记签批。
3、总行报送国务院的公文，必须由董事长或主持工作的行领导签发或审核。报送重要事项的公文，由董事长签发，董事长外出期间由主持工作的行领导签发;一般事项的公文可由分管行领导
签发，但必须经董事长审核，并在公文签发人处注明：“XXX同志已阅”。
4、办公室、党委办公室发文内容仅涉及部门职责范围内事项的，由办公室(党委办公室)主任签批，重要的呈分管行领导或党
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委领导同志签批。总行其他部门制发的部室发文一般由部门主要负
责人签批，涉及各业务板块部门的，由部室主要负责人视情况，决定是否呈相关专业总监签批。
5、内部情况通报一般由办公室主任或授权分管副主任签发，重要的内部情况通报由行领导签发。
6、工会、共青团、保密委及农村金融学会等其他发文由相应单位的负责人签发。
(三)签发人应在发文稿纸签署是否发文的意见、姓名和日期。 凡已签发的公文，不得随意变更公文内容。确需变更的，一般性内容需经办公室公文审核部门同意;实质性内容变更的，应报请签发人同意。
第三十四条 公文正式印制前，应分别由发文部门和办公室公文印制部门进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，并请签发人重新核签。
第三十五条 打印的公文必须以经签发的原稿为依据，不得擅自改动。如发现问题，应与办公室公文审核人员或发文部室联系。打印的公文应符合中国农业银行公文格式标准。
总行的行、办发文由拟稿人、办公室公文印制部门指定专人负责校对，部室发文由部室拟稿人负责校对。
绝密、机密级、商秘AAA级公文由办公室公文印制部门指定专人打印。
第七章 收文办理
第三十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。
第三十七条 办公室收文处理部门接收到公文(包括行外来文
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和行内来文)后，应当对公文进行签收登记和审核。
(一)收到上级机关或其他不相隶属单位的各类来文，经签收登记，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，呈行领导批示后，发送相关部门阅办，需要办理落实的，转交进入督办流程;收文单位为本级机关内设部门的，直接发送相关部门办理。
(二)收到下一级分支机构上报的公文，应进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理;是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合规定的公文，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，确定主、会办部门后，发送相关部门办理;收文单位为本级机关内设部门的，直接发送有关部门。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报单位并说明理由。
第三十八条 办公室公文收发部门每日应按规定进行来文分发，各部门公文收发人员应按时收取文件，将文件分类登记，并按各自业务范围分发文件，根据文件紧急程度、密级要求等及时组织
传阅，尽快办理。电子公文实行网上分发，由各部门管理员负责接收。
第三十九条 承办部门收到交办的公文后应按“文件处理单”要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。
对没有办理时限要求的公文，一般在7个工作日内处理完毕，需要答复的紧急文件，一般应在2个工作日内做出答复。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应于收文后最多1个工作日内退回办公室收文管理员并说明理由。
遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门
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进行协商;如有分歧，主办部门的负责人要出面协调，仍不能取得一致的，报请行领导审定。
第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十一条 需要办理落实的收文文件，由办公室督办部门立项督办。行领导批办有关部门办理的公文，由办公室负责督办立项。办公室督办部门对立项的公文进行跟踪督办，承办、协办部门要积极办理，并在规定时间向办公室反馈承办公文的办理情况。
第八章 公文归档
第四十二条 公文办理完毕后，应按照《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行电子档案管理暂行办法》有关规定，及时进行整理、编目和归档。
任何部门和个人不得保存应归档的公文。
第四十三条 归档公文的范围，应依据《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》进行收集和确定保管期限，保证归档公文的齐全完整，便于保管和利用。
第四十四条 归档公文以件为单位进行整理，每件归档公文的内容为：印件、发文稿纸、定稿、请示件、依据件、转发件以及相关附件等。
第四十五条 归档的电子公文与纸质公文必须一同编制档号章，标明每件归档公文期限、件号、盒号后，纸质公文方可装入相应的盒中归档。
第四十六条 各类公文归档完毕后，按照发文字号和部门，分别打印出目录，装订成册，以备查考。
第四十七条 每电子档案库要进行备份，刻录成光盘，异
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地保管。
第九章 公文管理
第四十八条 公文应由各级行办公室或指定的专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理(立卷)和归档等各环节顺畅运转。
公文传递要建立严格的登记、签收手续，确保及时准确，确保安全。传递密级公文时，必须采取相应的保密措施。
第四十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。翻印文件与正式印发的公文具有同等效力，视同正式公文进行管理。
第五十条 经批准公开发布的农业银行公文，同农业银行正式印发的公文具有同等效力。
第五十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。
第五十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第五十四条 办公室负责本级机关的文件销毁工作。销毁公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
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第十章 附
则
第五十六条 电子公文处理流程参照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文管理的有关规定另行制定。
第五十七条 本办法由总行负责解释和修订。
第五十八条 本办法自印发之日起施行。2001年4月29日印发的《中国农业银行总行机关公文处理办法》(农银发[2001]77号)同时废止。各级行可根据本办法，结合本行实际情况，制定实施细则。
第三篇：公文处理办法
河南省水利厅公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为了推进厅机关公文处理工作科学化、规范化、制度化，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发„2012‟14号)、《河南省人民政府公文形式与格式细则》(豫政办„2012‟143号)和《水利部公文处理办法》(水发„2012‟422号)，结合我厅实际，制定本办法。
第二条 水利厅机关和直属单位的公文处理，适用本办法。 第三条 本办法所称公文，是省水行政主管部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相关关联、衔接有序的工作。
第六条 厅办公室主管省水利厅机关公文处理工作，并对本
—1— 部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第七条 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作;对取得显著成绩的，应给予表彰奖励。
第二章 公文种类与形式
第八条 以省水利厅及省水利厅办公室名义发出的公文，使用以下发文形式：
(一)以省水利厅名义，向省委省政府和水利部等上级机关的请示、报告，人大代表建议和政协提案的答复，发布重要水利规章制度，部署重要工作，对重大问题作出的决定、通知事项，批复批转省辖市、省直管县(市)水行政主管部门的重要文件等，用《河南省水利厅文件》(代字为“豫水×”)的形式印发。
以省水利厅名义，与省委省政府各部门、各省辖市人民政府和水利部流域管理机构等不相隶属机关联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等，用《河南省水利厅》(代字为“豫水×函”)的形式印发。
(三)以省水利厅名义，部署的紧急工作、通知紧急会议等，用《内部明电》(代字为“豫水明电”)的形式印发。
(四)以省水利厅名义，公布重大事项或者重要决定，用公—2 — 报的形式印发。
(五)以省水利厅名义，在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，用通告的形式印发。
(六)厅长办公会议、厅长专题办公会议议定的事项，用《河南省水利厅厅长办公会议纪要》的形式印发。
(七)系统内部传达常规工作部署，通知有关工作事项，印发、转发一般性的工作文件，印发厅机关内部执行的一般性规章制度，需要机关人员周知的其他事项，与系统外有关单位联系、咨询、答复具体事项等，以《河南省水利厅办公室文件》(代字为“豫水办”)的形式印发。
(八)上报省委省政府的重要信息，以《河南水利简报》的形式印发。
第三章 公文格式
第九条 公文要素一般由版头、主体和版记三部分组成。 第十条 公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。
(一)份号。公文印刷的顺序编号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字表示。
(二)密级和保密期限。公文的保密等级和保密期限。涉密
—3— 公文应当依照《水利工作国家秘密范围的规定》(水办„2011‟387号)等有关规定，根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”等级和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，应将主办机关名称排列在前。
(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
(六)签发人。上行文应当由发文机关的主要负责人或者主持工作的负责人签发。
联合上报的公文，应按照发文机关的排列顺序同时标注各联合发文机关的签发人。
第十一条 公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。
(一)标题。由发文机关全称或规范化简称、公文事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根—4 — 据文件内容重新确定标题。
(二)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应移至版记中。
主送机关的排列顺序，除普发性公文外，一般按照上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的按照党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。省直部门按照《河南省人民政府机构设臵表》次序排列，省辖市、省直管县(市)水行政主管部门按照省辖市人民政府、省直管县(市)人民政府次序排列，系统内各类单位按照地方水行政主管部门、厅直属单位、厅机关各处室次序排列。
(三)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。
(四)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件，应在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。有两个或两个以上的附件时，应使用阿拉伯数字注明顺序号，附件顺序号后用小圆点;附件名称后面不加标点符号;附件名称过长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
被印发或者转发的公文，不属于附件。
(五)发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。单一
—5— 机关行文时，可以不署发文机关名称。使用联合行文时，发文机关署名应当与发文机关的顺序一致。
(六)成文日期。成文日期以会议通过日期或发文机关负责人签发日期为准。联合行文和会签文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(七)印章。公文除纪要、电报外，都应当加盖发文机关印章。电报加盖发文机关发电专用章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。
(八)附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项。“请示”应当在附注处标明联系人姓名和电话，加圆括号标注。
(九)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应当在附件首页第一行顶格用黑体3号字标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应使用黑体3号字标注“附件一”“附件二”“附件×”字样。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页第一行顶格编排公文正文的发文字号并在其后标注附件顺序号，与主件一同发送。
第十二条 版记包括信息公开选项、抄送机关、印发机关和印发日期、识别条码等内容。
(一)信息公开选项。公文依据政务公开工作有关规定如需—6 — 标注信息公开选项，应在“主动公开”“依申请公开”“不予公开”选取其中一项。
(二)抄送机关。除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送两个或两个以上机关时，排列顺序同主送机关。
(三)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(四)识别条码。公文识别条码印制在印制版记右下侧，右空1字，中心线与页码一字线平行。
第十三条 页码。公文页数顺序号。
公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 第十四条 公文的具体版式按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)国家标准执行。
第十五条 公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。文中结构层次序数可以用“
一、”“
(一)”“1.”“(1)”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。
第十六条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可
—7— 操作性。
凡法律法规和规章已经作出明确规定或者已开会解决的具体事项，原则上不再制发文件;凡上级机关公文已有明确规定、本级无需再作具体要求的，可将原文翻印下发，原则上不再行文转发;凡能够面对面协商解决的问题以及可以口头、电话、传真、电子邮件请示、报告的事项，原则上不得行文;凡发布系统内周知的一般性事项，应当通过水利厅门户网站或内部电子政务网站，一律不以文件形式;凡没有实质性内容、可发可不发的文件，一律不发。
第十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的上级机关。
第十九条 水利厅依据职能，可以向省委省政府及其部门行文，可以向水利部及其办公厅、省辖四个流域管理机构行文，可以向省辖市、省直管县(市)水行政主管部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和签复问题、审批事项外，一般不得向省辖市、省直管县(市)人民政府正式行文;确需行文的，应当报省政府批准，并在文中注明经省政府或者省政府领导同意。
水利厅机关处室除办公室外，不得对外行文。确因工作需要，应当以水利厅或者水利厅办公室名义行文。
厅属单位不得直接向除办公室以外的厅机关处室行文。
—8 — 省政府移民工作领导小组及其办公室、省防汛抗旱指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。
第二十条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
(一)原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(三)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
(四)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
(五)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第二十一条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。向同级机关和下级机关的重要行文，应当抄送相关上级机关。
(二)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
(三)涉及多个部门职权范围内的事项，未经协商一致，各有关单位不得各自向下行文;擅自行文的，上级机关应当责令其
—9— 纠正或者撤销。
第二十二条 水利厅可与省政府其他部门、省辖市人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第五章 公文拟制
第二十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 第二十四条 公文起草应当做到：
(一)符合党的路线方针政策，符合国家法律和地方法规，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发，反映情况、分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。重大问题要深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
(三)内容简洁，主题突出，理由充分，依据准确，观点鲜明，结构严谨，表述完整，文字精练，文种正确，格式规范。
(四)公文涉及多个部门职权或者处室工作职责的范围内的事项，起草单位必须主动充分协商，力争达成一致意见;经协商不能取得一致意见的，起草单位应列明各方理据，提出办理建议，及时报分管副厅长或者厅长协调解决。
— —10
(五)各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
(六)水利厅报请以省委、省政府名义或以省委、省政府办公厅名义发文，应当起草代拟稿。水利厅拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复文稿。
(七)起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。
(八)拟制紧急公文，主办处室应安排专人负责跟踪办理。 第二十五条 凡以水利厅及水利厅办公室名义制发的公文，在送有关领导签发之前，应当由发文机关办公室或者文秘部门进行审核。未经审核的公文，不得直接送呈审签。
审核的重点是：
(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。
(二)内容是否符合法律法规和党的路线方针政策，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，符合厅领导批示精神;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关部门、单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否符合有关规定;密级、紧急程度、印发传达范围等是否恰当;文字、数字、计量单位和标点符号等
—11— 用法是否规范;拟文文稿和发文稿纸的版面是否整洁、美观。
(五)规范性文件是否已经厅法制机构审核备案。
(六)其他方面内容是否符合公文起草的相关要求。 第二十六条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位进一步协商或者修改后重新报送。
第二十七条 经审签的文稿内容，任何人不得随意更改。确需更改的，应报审签人同意。
第二十八条 公文应当经本机关负责人审批签发。 以水利厅名义行文，由厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。报送省委省政府和水利部等上级机关的公文，以及涉及重大规划批复、重大工程项目与资金安排、重大事项处理等重要公文，由分管副厅长、厅党组成员审核后报厅长签发，特殊情况由厅长委托分管副厅长签发。重要的技术性公文，应报总工程师审核后送厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。
以水利厅办公室名义发文，由办公室主任签发;如有必要，报分管厅领导或者厅长签发。
联合发文，由所有联署机关的负责人会签。
第六章 公文办理
第二十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归 — —12档。
第三十条 报送水利厅的公文，须经厅办公室统一处理。 收文办理主要程序是：
(一)签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关受理;是否符合行文规则;文种、格式是否符合要求;涉及其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文处理的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)承办。收到的公文，应当由机关文秘部门提出拟办意见，经办公室或文秘负责人审核后报本机关负责人批示或交有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。
承办单位对交办的公文应当及时办理。有明确办理时限要求的，必须在规定时限内办结;没有明确要求的，一般应在10个工作日内办结，最长不得超过20个工作日;确因特殊原因不能按时办结的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当说明理由及时退回文秘部门另行分办，不得借故贻误公文处理时间。
—13—
(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向，避免漏传、误传和延误。
(六)催办。文秘部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按时办结，做到紧急公文跟踪督办、重要公文重点督办、一般公文定期督办。
(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十一条 发文办理主要程序是：
(一)复核。已经机关负责人签发的公文，在正式印制前，文秘部门应当对审批、签发、校对手续是否完备，格式是否统一，附件材料是否齐全等进行复核。
(二)登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文字号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)核发。公文印制完毕，应当由拟稿单位和文秘部门对公文的文字、印刷质量进行检查后分发。
第三十二条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递， — —14通过密码电报、加密传真或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，并履行签字交接手续。
第三十三条 需要归档的公文，应当按照档案法律法规以及厅机关档案管理规定，及时收集齐全，整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
机关负责人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第七章 公文管理
第三十四条 各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范安全，充分发挥公文效用。
第三十五条 公文由文秘部门或者专人统一管理。涉密单位应当按照有关保密规定设立保密机构，建立机要保密室和机要阅文室，配备必要的安全保密设施设备，指定专人负责日常保密工作。
第三十六条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
对录有密级公文的计算机硬盘、光盘、磁带、录音设备等应
—15— 按同密级的公文管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，须经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人或者办公室主任批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十九条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效;公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第四十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十一条 不具备归档和保存价值的公文，经鉴别并经办 — —16公室负责人批准后由档案管理部门集中统一销毁。
销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十二条 单位及其内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理;撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交档案部门。
工作人员工作离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十三条 新设立的单位应当向厅办公室提出发文立户申请，经审查符合条件的，列为发文单位;单位合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 附 则
第四十四条 机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定，办法实施前电子公文处理规则及要求依照本办法。
第四十五条 厅党组、纪检组公文处理参照本办法执行。 第四十六条 本办法由厅办公室负责解释。
第四十七条 本办法自印发之日起施行。以往印发的有关公文处理工作的文件同时废止。
—17—
第四篇：公文处理办法
化学公司公文处理办法第一章 总则
第一条 为使石城化学公司有限责任公司(公下简称石城化学公司)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
第二条 石城化学公司的公文，是石城化学公司在生产经营建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻集团公司各项工作要求，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导部署和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的安全。
第六条 石城化学公司各部门和各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条 总经理办公室是石城化学公司公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。
第八条 石城化学公司机关各部门和各单位办公室应当设立文秘部门或者配备专(兼)职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 石城化学公司公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(八)规定
适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)文件眉首。一般指首页横线以上，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。
(二)涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当依据有关规定标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(三)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(四)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。
(五)发文字 号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字 号。发文字 号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面。石城化学公司文件字 号为石城化学公司×〔200×〕×号。前“×”为石城化学公司机关部门代字，如：办公室为“办”、人力资源部为“人”。
(六)上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关的名称。
(八)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(九)公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称。
(十)公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
(十一)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十三)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词要从集团公司公文主题词表中选用，最多不得超过5个，排列次序是先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。
(十四)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十五)印发机关的名称印在文件末页最后一行，印发日期一般为送印日期。
(十六)石城化学公司办公会议纪要，眉首占首页的三分之一，印发日期印在横线上面发文机关标识的右侧，顺序号印在发文机关标识和印发日期中央的上面。密级和保密期限印在首页右上角。
第十一条 公文各组成部分的其他标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用a4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 石城化学公司各部门、各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。
第十五条 石城化学公司各部门、各单位在各自职权范围内，可以互相行文。必要时，可以向省、市人民政府的有关业务部门行文。机关各部门一般不要直接向下属单位和下属单位的业务处(科)室行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。
第十六条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。
第十七条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第十八条 向下级机关、单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十九条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十一条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十二条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十三条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发言语字 号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译文。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。
第二十五条 公文送负责签发后，再由办公室审核，审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十六条 公文由本机关负责人签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。有的公文经授权可由办公室主任签发。
第六章 收文办理
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十八条 认真办理往来文件，是办公室工作的一项重要内容。从事收文处理工作的人员应当遵守以下规定：
1.以高度负责的精神，准确、及时、安全地处理好每一份文件。
2.对公文运转的每一个环节，都要建立登记制度，避免延误、丢失。
3.遵守保密纪律和工作纪律，确保国家秘密安全，收文处理过程中的信息(办理情况、领导批示等)不得擅自对外提供。
4.注意把握来文需要办理事项的紧急和重要程度，切实做到急事急办，特事特办。
5.加强学习，精通业务，全面掌握情况，提高收文处理的工作质量。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十二条 代表石城化学公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交总经理办公室立卷、归档。
第四十三条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十六条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十七条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十九条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第五十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十四条 机关合并时，全部公文当应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第五十六条 公文处理中涉及电子文件的管理，将依据国家和集团公司的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各单位可以制定本单位的试行规定。
第五十七条 机关各部门和各单位的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第五十八条 各单位可根据本办法，结合实际情况，制定实施细则。
第五十九条 本办法自发文之日起施行。
第六十条 本办法由总经理办公室负责解释。
第五篇：公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。
第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第二章 公文分类
第七条 按公文内容可分为：
(一)决定，对重要事项或重大行动做出安排;
(二)决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项;
(三)通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项;
(四)通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况;
(五)报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议;
(六)请示，向上级请求指示、批准;
(七)批复，答复请示事项或对下级布置工作;
(八)会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行;
(九)工作计划，进行年、季、月、周工作安排。
第八条 按公文的发放形式可分为：
(一)红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划;
(二)便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划;
(三)其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。
第九条 按发文系统可分为：
(一)党委工作类
(二)行政工作类
(三)工会工作类
(四)团委工作类
(五)生产管理类
(六)安全管理类
(七)机电管理类
(八)计财管理类
红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。
第三章 公文格式
第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。
(一)秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”(晋煤集保字〔2002〕4号)、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”(试行)(晋煤集保字〔2000〕3号)、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”(晋煤集保字〔2000〕4号);
(二)保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明;
(三)紧急程度，分别标明“特急”、“急件”;
(四)发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成;
(五)发文字号，按单位(部门)代字(☆)、年份(××××)、序号(◇)的次序编排，格式如下：
红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号
便
文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号
年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。
(六)签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人;
(七)标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期;
(八)主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式;
(九)正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项;
(十)附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列;
(十一)成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”;
(十二)印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;
2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切;
3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决;
(十三)主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个;
(十四)抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报;
(十五)发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。
第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。
章条式：第一章 第一条
(一)
⒈
⑴
国标式：
11.1
1.1.1
a)
自由式：
一、
(一)
⒈
⑴
①
第十二条 公文用纸
(一)红头文件和便文统一采用A4纸型(长297mm、宽210mm)，左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。
公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
(二)公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
第十三条 公文用字及排版规格。
公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
第十四条 公文装订要求
公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。
第十五条印发机关和印发时间
位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置;用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，
用阿拉伯数码标识。
第十六条版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。
第十七条版记的位置
版记应置于公文最后一页(不能与正文再同一页面上)，版记的最后一各要素置于最后一行。
第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。
第四章 行文规定
第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。
第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、年度工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。
第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第二十四条 发文处理程序：部室(承办人)起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签(需要会签的)—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。
第二十五条 拟稿，部室(承办人)负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：
(一)符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法;
(二)公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短;
(三)人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用;引用其它公文应先引标题，后引发文字号;使用日期应写具体的年、月、日;
(四)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、
缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致;
(五)必须使用国家法定的计量单位。
第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位(部门)对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位(部门)应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：
(一)行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。
(二)内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行;有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行;涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。
(三)政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规;与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究;按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。
(四)文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;用词是否准确、精练，句子是否符合语法;标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
(五)格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。
第二十七条会签
(一)凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。
(二)在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
第二十八条签发：签发的一般原则如下
(一)所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。
(二)已签发的公文，不准随意改动。
(三)签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。
(四)党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。
第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。
第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：
(一)缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。
(二)缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。
(三)缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。
第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。
第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：
(一)收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话(或其它方式)通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。
(二)取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。
(三)公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。
(四)需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。
第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。 部门发送。
第三十四条 发文卡片填写要求
(一)主办单位和拟稿人：起草人员签;
(二)核稿：拟文单位(部门)负责人签;
(三)会签：研讨人签(或提供研讨记录);
(四)复核、签印：归口管理部门负责人签;
(五)签发(批示)：公司领导签。
第六章 收文办理
第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。
收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。
第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位(人)的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。
第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符;信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符;文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。
第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。
第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示;同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。
第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。
第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：
(一)分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。
(二)掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
(三)文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
(四)认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。 (1)检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名;
(2)检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见; (3)检查传阅件有无缺损，附件是否完整;
(4)检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求; (5)检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。
第四十条承办：各单位(阅办人)按照指示阅办文件，各单位(阅办人)在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。
第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。
第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。
第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。
第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位(部门)共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。
第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。
第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。
第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。
第七章 公文立卷和销毁
第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。
第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。
第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。
第八章 公文管理
第五十四条 各单位(部门)应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。
第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位(部门)应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位(部门)负责。
第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”(晋煤集保字〔2000〕5号文件)。
第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第九章 附 则
第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。
第六十条 本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。 第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。