所谓开会, 就是有组织、有领导地协商、决定某些事项的社会活动方式;所谓办会, 就是承办会前、会中、会后各项事务的工作。为了确保会议民主决策、信息交流、组织领导、推动工作等作用的实现, 在庞杂的会务工作中, 必须做到充分准备、有序推进、完美收关, 只有这样, 才能提高会议质量, 确保会议意图的落实。
一、周密计划, 充分准备
(一) 周密思考, 制定科学有效的会议方案。
会议方案是如何办会的台本, 方案好了, 会议成功就有了保证。在制定方案时要全面, 事无巨细, 每一个环节, 每一个细节, 都要考虑到, 且要贴近现实去拟定, 有必要的地方, 还应制定应急预案。比如, 比较大型的会议, 与会人员的住地和会议地点可能会有一段距离, 因此, 在制定方案时, 就应该考虑好与会人员的交通方式、行进路线, 确保会议能准时召开;再如会议材料的分发, 应该事前考虑好分发范围、分发份数、分发时间、分发形式等等。
(二) 明确责任, 建立严明有效的指挥系统。
召开一次会议涉及的事务可谓千头万绪, 纷繁复杂, 稍有失误, 就会影响全局, 因此承办者必须加强组织领导, 成立会议临时机构, 集中指挥, 避免令出多门, 耽搁误事。每一个环节, 每一项会务工作都要明确到人, 做到事事有落实, 时时有检查, 从根本上消除“会灾”, 提高会议效率。
(三) 把握重点, 找寻主次得当的工作方法。
把握重点, 是一种重要的工作方法。如果有多数矛盾存在的话, 其中必定有一种是主要的起着决定作用的, 其他是处于次要的、服从的地位。找不到重点, 如坠烟海, 事倍功半;找到重点, 目标明晰, 事半功倍。每次会议的形式、内容、目标都不一样, 因此各有需要突出的重点。如, 大型的经贸洽谈会, 那些会议流程固然重要, 但最最重要的应是那些前来与会的上级领导和投资开发商的接待服务工作;又如一年一度的年终表彰, 则要将领导表彰、代表发言和现场音响布置作为工作重点了。
二、精心组织, 有序推进
(一) 沟通协调, 是办好会的工作基础。
一个会议就是一个系统工程, 需要大量的人力、物力方面的协调和多个部门的配合。会议承办部门要加强与领导、相关职能部门之间的沟通联系, 及时召集相关单位开会协调, 统一思想, 化解困难, 分解工作任务, 落实会议事项。一经分配的会务事项的办理情况, 各协同部门和单位要及时向协调指挥部汇报, 而主办部门也要有计划地进行督促检查。
(二) 请示汇报, 是办好会的方向保证。
根据办会方案和协调情况, 向领导提出会议相关具体问题的请示, 确定会议时间、地点、人员和主题, 审定会议议程、日程安排方案, 审批会议文件材料等等, 审议会议需要解决的问题以及完成方式、时限, 随时向领导汇报会务的准备工作, 听取领导的指示, 确保在领会组织意思的基础上, 抓好会议的每一个工作环节。
(三) 通知到位, 是办好会的程序保障。
任何性质和规模的会议都应该制发会议通知。会议通知一定要严格按规定办理, 保证给确定的每一位与会人员及时发送会议通知, 如有特殊注意事项一定要传达到人。有些重要会议还可能随通知寄出回执, 以及时掌握到会情况。要强调的是, 在会议召开之前要适时向与会领导发出《公务活动安排》, 明确会议细节和领导与会要求, 如是否上主席台, 是否要提前到位, 是否要统一服装等等。
(四) 把握细节, 是办好会的根本原则。
会议的召开, 从会前文件的准备, 证件的制作、会场的布置、座位的安排, 会议开始后的音响灯光控制、与会人员入场清点、会议材料分发、会议程序维护、会议多维纪录、安全保卫和卫生保健到会议结束后的场地清理、后续活动的安排等等, 这一切都要在细心上下功夫, 时刻密切关注每个环节, 尤其是那些容易忽略的小细节, 尽早发现突发苗头, 快速反应, 有效处理各类问题, 确保会议顺利召开。
三、善于总结, 完美收关
办一次成功的会议, 会前的周密计划、会中的有力推进固然非常重要, 而会后的总结提高也必不可少。
(一) 做好会议收尾工作。
一是搞好财务结算。财务结算是会议所有后续工作中重要的一项工作。会议中的各种花费, 应在决算表中注明情况, 然后提交领导审核, 再到财务部门结账。办会应厉行节约, 杜绝铺张浪费。二是做好与会人员返程的服务。提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票, 并及时分发给与会人员。对于尚未离会, 还需短时间留住的与会人员的食宿也应给与妥善安排。
(二) 做好资料整理工作。
一是会后要将所有会议材料包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来整理归档, 以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理, 以便会议纪要等材料的撰写。二是根据保密原则, 对需回收的会议材料, 要逐份清点回收;有的材料报领导审定后, 按规定范围发放。
(三) 做好跟踪反馈工作。
一是对会议布置的工作落实情况跟踪督查。上面决定多落实少, 布置多检查少, 下面就会出现靠会议贯彻会议, 用文件落实文件的现象。因此会后的一个重要工作就是, 要及时督查, 坚决克服这种官僚主义和形式主义, 把精力投到抓落实中, 并及时向领导汇报, 确保会议取得实效。二是在一定的范围内通报迟到早退、无故缺席会议人员情况, 保证形成良好会风。
(四) 做好会议总结工作。
一是服务会议的人员分析总结会务工作中的经验和教训, 找出规律性的东西, 以指导做好今后的会务工作。二是收集参会人员和协作单位对会务工作的反馈意见, 虚心采纳, 以便下次会议准备中整改提高, 从而更好地做好办会工作。
摘要：如何提高办公室办会工作的质量和效率, 是政府办公室工作人员常常面对的问题。本文结合工作实际, 从周密计划、有序推进、总结提高等方面对这一问题进行论述。
关键词：计划,准备,组织,推进,总结,提高