第一篇：公文及公文处理范文
公文写作培训—公文写作及公文处理培训
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第二篇：公文及公文种类讲稿公共版
公文和公文种类讲座
一、公文的起源
公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。据报道，近年我国发现了距今8000年前的文字。我国奴隶社会夏商周时期，公文基本成型。春秋时期的孔子编辑的•尚书‣就汇编了黄帝之后尧舜禹到夏商周的高级行政公文，是一部国家文书汇编。一直到清代，公文名目繁多，上行文有奏、呈、章、表(诸葛亮•出师表‣)、状等十多种，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等二十多种。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、81年、87年、89年、93年、96年、2000年，先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。
现在我们遵循的公文处理规定有两个：•中国共产党机关公文处理条例‣，另一个是•国家行政机关公文处理办法‣。
二、公文的含义
公文，即公务文书，又称文件。是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，用以表达意志、传递策令的文字和手段。
在党的机关方面，公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
1 在国家行政机关方面，公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力与规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。虽然党的机关和国家行政机关对公文在文字表述上不同，但大同小异。
三、公文的分类
1.根据行文关系可分为：(1)上行文件，即指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告、上行的意见。2.下行文件，即指对本机关下属单位的行文，属于自上而下的发文，如命令，下行的意见，决定，通知，通报，会议纪要，批复。3.平行文件，即指平行机关或不相隶属的机关之间的行文。如函。
需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如四师公安局与伊犁州政府，与乌鲁木齐市公安局，师一中与伊犁军分区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。
2.根据公文的来源可分为：对外文件、收来文件和内部文件。 (1)对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如，公安局的对外文件，是发文。而各垦区公安局就是这份发文的针对机关。
(2)收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，
2 作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的师公安局向各垦区公安局发出的文件，对各垦区公安局来说就是收来文件。又如上级机关发来的命令、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。
(3)内部文件。就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如•××局**工作计划‣。
3.从公文制发机关的性质可分为：(1)行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。
(2)党务文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。
(3)法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。
(4)司法文件。即公安、检察、法院、司法等机关和部门，在依法处理各类案件中所产生、使用的文字材料，主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书等。
(5)外交文件，即外事活动中专门使用的文件，主要有国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等。
(6)军事文件，即军队内部以及军事单位往来所使用的文字
3 材料，主要有命令、通令、指示、通知等。
4.从公文的秘密程度和阅读范围可分为：秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于文件内容的传播;密级过低则扩大了知密范围。
此外，常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上可分为特急件、急件和平件;从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件;从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件;从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。
四、公文的特性
公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有：
⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色;
⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活; ⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力;
⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素;
⑸时间性。由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一，这种实用性决定了公文要快写、快发、快办，以提高机关工作的办
4 事效率;特别是一些开会†通知‡更体现了公文的时间性;
⑹稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式。
五、公文种类
所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。
对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。
我们今天讲的是狭义的公文，也是法定公文。按照制发机关和适用范围标准可以划分为两大类：
一类是党的机关公文(14种)：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要;
另一类是行政机关公文(13种)：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
其中有9种是相同的，即决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。属于党的机关公文有5个，即公报、指示、决议、条例、规定;属于国家行政机关的公文有4个，即命令、议案、公告、通告。总共18种。
下面，我就讲一下国家行政机关的13种公文。其中用的较少的有命令、决定、公告、通告、意见、议案6种，用的较多的有通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要7种。先讲用得少的
5 6种。
下面讲7种常用的公文。
(七)通知
通知是使用的比较多的一种公文。适用于转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等。
通知大多是下行文，因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要办理和执行的事项，它虽然不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。
我们在办理公文中发现一些单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知的通知”情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应注意以下几点：
1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”，再加事由和通知即可。如：•农四师安监局关于进一步加强安全生产工作的通知‣。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。如：•师公安局
6 关于转发兵团公安局关于转发公安部关于开展“扫黄打非”活动的通知的通知的通知‣，直接改写为•师公安局转发公安部关于开展“扫黄打非”活动通知的通知‣，发文机关师公安局也可以省去，第一个“通知”前的“的”可以省去，读起来比较顺畅，看起来也就简明多了。
2、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。
批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只简明扼要地表明态度、做出评价、提出要求。如：“师财务局•关于加强预算管理的意见‣已经师研究同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。”“现将兵团办公厅•关于表彰奖励兵团科技进步获奖人员和项目的决定‣(兵办发„2008‟)74号)转发给你们，请认真贯彻落实。”
3、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”等;提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请认真贯彻落实”、“请遵照办理”、“请参照执行”、“请认真组织实施”等词语。
通告与通知的不同：
7 两个文种都有是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字是普遍告知的意思，通知的“知”字具有特定告知的含义，有可能告知全部下级单位、人员，也可能告知部门下级单位、人员。在具体使用时，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用“通告”，内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项，应使用“通知”。
(八)通报
通报适用于在一定的范围内表扬先进、批语错误、传达重要情况。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。
1、表扬性通报。正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。
先进事迹是这类通报的主要内容，要写得就详细些。介绍先进事迹时应做到：第
一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第
二、要实事求是，不能任意夸大渲染。第
三、要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。
表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。
8 希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和希望，包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时的形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、简明，不千篇一律。
2、批评性通报。这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。惩戒作用十分突出。
这类通报，有的是批评错误、公布处分决定的，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
3、情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息，使下级机关和干部群众了解有关情况，统一思想认识，推进整体工作的一种公文。写法比较灵活，主要是据实反映，摆明情况，分析问题。
这里要讲一讲“命令”“决定”“通报”在表彰先进时的不同： “命令”虽然根据法律规定，县级以上地方各级人民政府可使用命令，但从实际运行看，“命令”多出自于省、部级及其以上高级机关，地、县级一般不用。
“决定”是比较大的表彰，对几年或一个较长阶段事情的表彰。
9 “通报”是的先进等较小事情的表彰。
(九)报告
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。
报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、呈请性报告、答复报告、检讨报告等。
1.工作报告。用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见。
2.情况报告。对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级做出的报告。它不需要答复，主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告也属于这一类。
3.呈报性报告。呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议。
4.答复报告。答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果。
5.检讨报告。因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人所写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的。
报告的写作要求
1.写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要
10 详略得当，以观点统领材料。
2.专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3.切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。“报告”中不得夹带请示事项。
(十)请示。
适用于向上级机关请求指示、批准的事项。 请示可以分为三种类型。
第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级给予明确解释，或者从实际出发，需要对某项规定、制度做出修订、补充。
第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见，请求上级批复而写的请示，就属这一类。
第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的部门照办，而需要请求上级批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这一类。如，77团对发展少数民族经济有好的建议，上报给师里，请求转发给全师学习借鉴。
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。撰写请示应注意以下几点：
11 第
一、要控制使用，当用则用。必须办理而且在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可以行文。不要动辄请求，矛盾上交。
第二、要一文一事。即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。切忌将不相关的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三、主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示可使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误批复时间，或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。俗语说：“拜佛拜一尊，敬香敬一炉”，说的也是这个道理。
第四、要逐级请示，不能越级请示。确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。
第五、不向领导个人请示。除领导直接交办的事项外，不要直接将请示送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
第六、结尾常以请求语作结，习惯用的有“妥否，请批示”、“妥否，请指示”、“以上意见如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”等。
12 报告和请示的不同：
报告和请示都是上行公文。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议意见用报告，向上级机关请求批准事项，则用请示，二者的区别是：
1.对上级的要求不同。报告不要求上级批复，上级可以不答复，也可以答复，但请示必须要批复。
2.文件的性质、内容不同。报告属于陈述性的，请示属于呈请性的。
3.行文的时间不同。报告在事前、事中、事后都可以，请示必须在事前，不可“先斩后奏”。正如平常所说“事前要请示，事后要汇报”。
4.结束语不同。报告在结束时可以写“特此报告”，也可以不写，请示必须写“妥否，请批示”、“妥否，请指示”。
(十一)批复
批复是上级机关用以答复下级机关的请示事项的公文文种。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作的指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重大问题或重要事项的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确。不能模棱两可，无所适从。
批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以便于做出相应的安排。
13 正文结尾可写“特此批复”、“此复”，也可不写。
(十二)函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关之间，涉及各方面的公务联系都可以使用。。
撰写函件应注意：
第一、要写得内容专
一、集中，中心突出，一般要一函一事。 第
二、要有分寸。对上应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无需讲的道理、空洞的套话。函的结束语一般要写“为要”、“为荷”、“为盼”，复函的要写“特此复函”等。
(十三)会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况、议定事项和主要精神。 会议纪要与会议记录的不同。一是会议记录是在会议进行中形成的，只有凭证和依据价值;而会议纪要是在会议后期或者会后形成的，是根据会议记录和各种材料，经过综合整理而形成的概括性材料。二是会议纪要一般写清会议决议，不说明每个人的发言。但会议记录要求每个人的发言都要记录，要忠实于原话。
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它
14 专题会议纪要两大类。
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加会议纪要，如农四师第*次常委会议纪要。专题会议纪要的标题事由加会议纪要，如关于减轻职工负担问题的会议纪要。
正文可写为两部分。第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。可以写对议题的讨论情况、会议做出的决议、决定，布臵的工作、任务。将要采取的措施和要求等。
“成文时间”加括号标在标题的下面，“主送”“抄送”写在版记处，会议纪要不盖章。
(一)命令(令)。
命令(令)适用于法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。令是命令的简用。命令有三个特点，即：强制性、权威性、严肃性、专用性。
强制性即任何一件来自上级的公文，可以说无不具有强制性，下级是要绝对服从的，命令的强制性大大高于其它下行的公文，是最具权力象征的公文，表现为执行上的不可动摇性，没有丝毫商洽易移的余地，不论在何种情况下，受令者不准在行动上有任何差异。俗语讲“军令如山倒”“令行禁止”，充分反映了命令所具有的强制力。
权威性即一是发布的机关级别高、权力大。根据法律规定，国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及各部部长、各委主任及县级以上地方各级人民政府可使用命令，但从实际运行看，“命令”多出自于省、部级及其以上高级机关。如，中华人民共和国司法部令，中华人民共和国人力资源和社会保障部令，中华人民共和国环境保护部令等。
严肃性即命令表现出了至高无上的权威，所以对命令的使用一般都很审慎，不可轻易发布。否则，发多了则会贬值，推动了“令行禁止”的威力。
专用性即对命令文种的使用，主要是国家的权力机关、行政机关和军事机关。 命令主要可分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。
1.公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短，一
15 般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象指所公布的法律、法规文件的名称;颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的;颁布决定，就是公布或批准的决定，一般由“现予颁布(公布、发布)”、“现予公布施行”等;执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。•新疆自治区人民政府令‣经常公布一些事项。
2.行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分，即命令缘由(引言)、命令事项(主文)和执行要求(结语)。
命令缘由部分着重阐述明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。
命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，少作议论。使受令方面一目了然，易于执行。
执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。
3.任免令。用于任免国家工作人员职务的命令。任免令一般是以国家主席或国务院名誉发布的，都是任免副部长级以上的干部。地方上的人事任免通常不用“命令”，而由“任免决定”“任免通知”代替。
4.嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分：优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。
优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。 嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发嘉奖令的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖令既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，而不要夸张渲染。
(二)决定。
决定适用于对某些重要事项或者重大行动做出决策、安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：
1.表彰决定。这类知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。如，•关于奖励2006自治区科技进步奖特等奖获得者和获奖科技成果的决定‣(新政发„2007‟54号)
2.处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如•全国人大常委会关于我国加入世贸组织的决定‣(2000年8月25日)、•中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定‣(2003年10月14日)。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
16
(三)公告。
公告适用于向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项，如宣布国家领导人的选举结果、出访，颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。有时也因涉外工作，宣布影响面很大的专门事项。如按•商标法‣规定发布的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。
(四)通告。
通告适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常风诸报端。如交通部门发布的车辆年检的通告，公安部门发布的交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。
拟制通告要注意三点：
1、要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。
2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策，熟悉有关事项的具体情况。
3、要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。4.正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。
公告和通告的不同：
1.从所宣布告知事项的性质来看，公告重于通告，它是用来宣布党和国家重要事项和法定事项的，而通告主要用于发布应当遵守和周知的事项。
2.从所公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广，通知则是针对社会性的某一方面，用于局部范围。
3.从所发布的机关看，公告的发布机关级别高，一般只有党和国家的高级机关才使用，通告上至中央机关，下至基层部门均可使用。
(五)意见
意见适用用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以用于上行文、平行文和下行文。
作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。
作为下行文，可用于领导机关就某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。
(六)议案
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项。
六、公文标题
标题是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。公文标题一般由发文机关、事由与文种三个部分组成。一般是一个偏正词组构成。如**部关于表彰2009先进单位和先进个人的通报。
但按照惯例还可以有以下四种特殊形式：
1.由发文机关和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题，一般称为“双项式”标题。如：中华人民共和国主席令，新疆维吾尔自治区人民政府令，向全国进军的命令等。
2.由发文机关、被批转文件的标题、文种名称三部分构成。一般都是转发式的公文用的标题。如，兵团办公厅转发自治区人民政府关于春节放假的通知。国务院办公厅转发农业部关于促进农业持续健康发展若干意见的通知
3.新闻式的公文标题，主要是简报、调查报告、领导讲话时使用。这类标题表现得很随意，文字比较活泼，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题。
4.附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位臵加一圆括弧，注明某年某月某日，经某某会议讨论通过或批准的字样。
18 一般都是一些“决定、决议、条例、规定”等文种。我们用得很少。
公文标题的排列形式：
公文标题仅有内容美是不够的，还要讲求形式美。所谓形式美是指将构成公文标题的各内容要素即发文机关、事由、文种进行妥当、合理地排列布局，使其清晰整洁、醒目匀称，给人以美感。
公文标题用2号小标宋居中排列，可分一行或多行居中排列，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。大概有单行式、双行式、多行式。
单行式：能一行排尽量一行排
双行式：上下等长、上短下长、上长下短 多行式：正梯型、倒梯型、上下短中间长等9种
如最近下了一个开会的传真电报：关于召开农四师“民主法治连(社区、单位)”创建工作经验交流会暨“法治团场(单位)”创建活动动员大会的通知
七、公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号 现代汉语中的标点符号有标号和点号两大类。点号有逗号、句号、顿号、叹号等。标号包括引号、括号、书名号、省略号、存折号、着重号、连接号、间隔号、专名号等九种，用以标明词语的性质和作用。公文标题中时常用到引号、括号、书名号三种标号。
1.引号。
公文标题中引号的使用较为固定、单一，一般是在对某一事物
19 需要着重指出时使用。如中共中央办公厅、国务院办公厅转发•中央宣传部、中央政法委、全国“扫黄打非”工作小组办公室关于2008年“扫黄打非”行动方案‣的通知(中办发„2008‟3号)中“扫黄打非”是一个缩略语，必须用引号标明，以示强调。如•关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告‣，其中“渤海2号”属于特定称谓，必须用引号标明。
2.括号。
在公文标题中用到括号，用以对标题内容进行补充、解释或说明。这种标题中的括号，多是针对文件内容的成熟程度予以说明，是公文标题的组成部分，是不可缺少的。如，关于印发•农四师工业企业节能减排考核办法(试行)‣的通知(师发„2009‟1号)，其中“试行”是对文件成熟程度的限定，说明此办法尚在实践中进一步修订、补充。它与标题同为一个整体，不能割裂开来。
还有如“修改草案”“暂行”等说明性词语，加括号后，也要臵于书名号之内。
公文标题中的这种说明性词语，其位臵可以出现在标题末尾，也可出现在标题中间。但在标题末尾时才加括号，在标题内就不加括号。如，•国家行政机关公文处理暂行办法‣，“暂行”不能加括号。
3.书名号。
•办法‣中明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。” 如，关于印发•农四师工业企业节能
20 减排考核办法(试行)‣的通知(师发„2009‟1号)，中共中央关于印发•中国共产党党校工作条例‣的通知(中发„2008‟13号)
八、公文写作中应注意的问题
(一)关于数字和数字符号。
数字的书写。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、成语(三心二意，五颜六色)、惯用语、缩写语(二三十个，四五十件)、具有修辞色彩语句(8种特殊情况)中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期
五、第三季度、二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、不管三七二十
一、零点方案、十六届四中全会等。
2.中国历史纪年、=干支纪年、夏历月曰、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六曰(1964年10月1曰)、曰本庆应三年(1867年)等。
3.含有月曰简称表示事件、节曰或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和曰的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一?二八”事迹(1月28曰)、“一二?九运动”(12月9曰)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。
4.相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万 套、三四百里、四十五六岁等。
5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、
21 柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。
6.行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。
公文结构层次序数。国务院规定：公文结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。同时要提醒大家，公文尽量压缩层次。现实工作中，有的同志问，四个层次用完了，怎么办?我认为有的层次是可以合并的，比如用分段的形式，层次太多，一篇文章到处是分层序数，就像迷宫，反而让阅读者越看越不清楚。
有时，我们在材料中经常用汉字表达的, 如“第一”、“第二”这样的层次，后面一律用逗号,如:“首先,……其次,……第一,……第二,……” 。如一篇公文中不一致，有时加标点，有时不加，就不对了。
22
第三篇：一般公文写作字体及公文格式
我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：
1、公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
2、保密等级字体：一般用3号或4号黑体
3、紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体)
4、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)
5、发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
6、签发人的字体：字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体)
7、标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
8、主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
9、正文的字体：常用3号或4号仿宋体
10、附件的字体：常用3号或4号仿宋体
11、作者的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
12、日期的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
13、注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体
14、主题词的字体：常用3号或4号黑体
15、抄送机关的字体：与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字
16、印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字
17、公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm
18、公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
19、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
20、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
21、公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
22、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封
三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
第四篇：政府公文格式及公文字体字号标准及写作标准
政府公文格式 及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体
紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体)
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体)
标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体
附件的字体：常用3号或4号仿宋体
作者的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
日期的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体
主题词的字体：常用3号或4号黑体 [公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文 主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗)
二级标题为三号黑体
三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
1、密级用三号黑体字
2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字
3、文号用四号仿宋体字加黑
4、签发人用三号楷体字
5、标题用二号宋体字加黑
6、大小标题号“
一、
二、三„„”用三号黑体;“
(一)
(二)
(三)„„”用三号仿宋体字
7、正文用三号仿宋体字(每页19行，每行25个字)
8、批转(转发、印发)„„通知，通知正文用三号楷体字，被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字
9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字
10、印发传达范围用三号仿宋体字
11、“主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字
12、抄送机关名称用四号仿宋体字
13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字;印发份数用五号仿宋体字
公文各要素和标识简单介绍。
一、眉首部分
主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(函件)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上
边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。
6.签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。
二、主体部分
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1.公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民
政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
2.主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3.公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5.成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人
的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(“零”写为“O”)。成文时间标识时，右边要空4字。 6.发文机关印章。按照《××省实施<国家行政机关公文处理办法>细则(试行)》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。
7.附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分
主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1.主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。
一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、其他
1.格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。
(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
2.用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g/m2 ～80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值为 7.5～9.5。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4.排版规格与印制装订要求。
(1)排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
(2)印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%.M80%。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
(3)装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
5.页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。
公文写作基础知识
第一节 公文概述
什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用„„等等。
写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 函; 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议;②决定;③指示;④意见;⑤通知;⑥通报;⑦公报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 条例; 12 规定; 13 函; 14 会议纪要。
以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。
公文的处理程序一般包括：①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。
二、公文的格式与要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序
性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)发文机关(版头)
发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种： 1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。
2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委员会(函)”。
3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
(二)公文份号 〖HT〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。
(三)秘密等级 〖HT〗公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘
密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、10年认定。
(四)紧急程度
紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。
(五)发文字号 〖HT〗发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件，发文字号为“国发〔1998〕12号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。
(六)签发人签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发;二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
(七)标题
公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。
公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关;“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。
拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。
3、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。 4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行
以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：
国务院关于依靠科技振兴农业 加强农业科技成果推广工作的决定
(八)主送机关
主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。
确定主送机关应注意：
1、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
2、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送;除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
3、批复下级请示，只能主送原请示机关(单位)，对相关机关(单位)，用抄送。
4、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。
(九)正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。(写法见后)
(十)附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
(十二)成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
(十三)附注 〖HT〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围
是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
(十四)主题词 〖HT〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
(十五)抄送机关
民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。
(十六)印发机关和时间
印发机关，为发文机关的办公部门;印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
三、公文正文的写作方法
草拟公文正文必须符合以下要求：
(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成“94年”。
(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。
(五)结构层次序数，依次为“一”、“
(一)”、“1”、“(1)”。 (六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。 (八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。
(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。 公文正文的写法主要有两条： 第
一、通过叙述、说理表明目的。 公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的(或结论)三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的(或结论)是指要求对方做的事，
或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：
(一)向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。
(二)写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。
(三)向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。
(四)向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。
(五)写复文(对下级请示的公文的批复)，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。
第二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使
用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。
条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论(新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。
第二节 通知与函的写作
一、通知的写作
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。
(一)通知的类别
根据功用，通知可分以下类别：
1、发文通知
①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》;《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。
③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
2、知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》;《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》;《国务院办公厅关于暂停实行夏时制的通知》。
3、事项通知
①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。
②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。
③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。
(二)通知的写法
1、标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。
2、主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
3、正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。
由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。
4、落款
正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
二、函的写作
函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。
(一)函的类别
本教材专指公函的分类。
1、联系函
①商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《××学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》;《××县人民法院关于×××遗产纠纷案托查的函》。
②询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》;
《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。
3、告知函
主动将有关信息(如问题、意见、情况)告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。
2、请批函
向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。
(二)函的写法
1、标题
函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
2、主送机关
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
3、正文
开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的;复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。
主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项;复函则
要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结;复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。
落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。
第三节 报告与请示的写作
一、报告的写作
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
(一)报告的类别
1、呈报报告
这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。
①综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点。例：《关于××市九五规划执行情况的报告》。
②专题报告 是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点。例：《关于元旦春节市场安排情况的报告》。
2、呈转报告
这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例：林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。
3、回复报告
这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局《关于拥军优属情况的报告》是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。
(二)报告的写法
1、标题
报告标题通常由事由和文种组成。
2、主送机关
报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。
3、正文
正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头;报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等;报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。
二、请示的写作
请示适用于向上级请求指示、批准。 (一)请示的类别
1、请求指示
如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解;对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理;平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：《关于确定××市高校行政级别的请示》。
2、请求审批
对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的;对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例：《关于××建设项目需用资金的请示》。
(二)请示的写法
1、标题
请示标题通常由事由和文种两部分组成。
2、主送机关
应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关
和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。
3、正文
请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫;请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性;请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”等惯用语。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 (三)报告与请示比较
相同点：①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。
相异点：①性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复;请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。②上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。③篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长;对请示则严格要求一事一请，
篇幅相对较短小。④行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文;而请示必须事前行文。
第五篇：政府公文格式及公文字体字号标准
标题：小标宋体， 二号字正文：仿宋，三号字
行间距：一般设置“固定值”28磅
一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K
保密等级字体：一般用3或4黑体 紧急程度字体：与保密等级相同 文头的字体：大号黑体字或标准体、宋体字套色(一般为红) 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体) 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体
附件的字体：常用3号或4号仿宋体
注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体
主题词的字体：常用3号或4号黑体
以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
1、密级用三号黑体字
2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字
3、文号用四号仿宋体字加黑
4、签发人用三号楷体字
5、标题用二号宋体字加黑
6、大小标题号“
一、
二、三……”用三号黑体;“
(一)
(二)
(三)……”用三号仿宋体字
7、正文用三号仿宋体字(每页19行，每行25个字)
8、批转(转发、印发)……通知，通知正文用三号楷体字，被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字
9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字
10、印发传达范围用三号仿宋体字
11、“主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字
12、抄送机关名称用四号仿宋体字
13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字;印发份数用五号仿宋体字