国家劳动和社会保障部为适应社会发展和科学进步的需求, 推出了全国计算机信息高新技术考试, 其中办公软件应用模块 (Windows平台) 操作员级考试是面向使用计算机进行文字和其他事务信息处理人员的技能测评。
笔者担任多届办公软件应用 (Window平台) 操作员考试的考前辅导工作, 总结了考试比较容易出现错误的知识点, 期待与广大有志于参加办公软件应用操作员考试的爱好者共勉。现将其归纳分析如下。
1 文件重命名操作有以下两类常见错误
(1) 重复扩展名。例如:第二单元中操作1“新建文件”, 在系统设置为隐藏已知文件类型的扩展名情况下, 常在学生的答卷中见到文件A2.DOC, 实质上这个文件的全名是A2.DOC.doc, 显然不对。同理, 在系统设置为隐藏已知文件类型的扩展名情况下考生文件夹中出现:A 8-A.D O C、A 6.X L S又或者A 6.D O C都是不对。重命名文件的一般原则:文件格式有扩展名的不能改, 无扩展名的不要加!
(2) 主文件名错误。例如:第八单元操作4“邮件合并”中保存的主文件名要求分别为:A8-B与A8-C, 经常有考生不留意中间的间隔符“-”而保存为主文件名A 8 B与A8C, 同样考生文件夹中出现主文件名为A8A、A6-6都是错误。
2 边框与底纹操作
这个知识点分散在考试题第四、五、六单元中, 涉及到字处理软件Word和电子表格软件Excel。主要操作为在【边框和底纹】对话框中, 用【边框】选项卡中设置边框, 用【底纹】选项卡进行设置底纹, 笔者仅列举如下。
(1) 第五单元操作4“设置边框和底纹”, 如《试题汇编》第五单元5题P93操作4:为正文最后5段设置底纹, 图案式样为浅色网络, 颜色为浅青绿。正确操作如下。
步骤1:选定正文最后5段, 单击【格式】菜单下的【边框和底纹】命令。
步骤2:在弹出的【边框和底纹】对话框中, 单击【底纹】选项卡。
步骤3:在【底纹】选项卡左下方【图案样式】下拉列表中选择【浅色网络】, 并在其下方的颜色下拉列表中选择【浅青绿】 (若不留意从“底纹”选项卡左上方“填充”窗格中选择浅青绿颜色则为错) , 单击【确定】按钮。
(2) 第五单元操作7“设置页眉和页脚”, 对页眉设置相应的格式包括把页眉下方默认为双实线设置为:单线、虚线、点划线、双波浪线等等, 格式的设置方法是:在页眉左侧单击选中页眉所在段落, 单击【格式】菜单下的【边框和底纹】命令;在弹出的【边框和底纹】对话框中, 【边框】选项卡下选择所需线型, 最后在右侧预览窗口中点击下边线, 单击【确定】即可。
(3) 第六单元操作3“设置表格边框线”, 与前三个word中“边框和底纹”操作不同, 此操作为Excel软件中操作。选定范围, 单击【格式】菜单下的【单元格】选项或者右键【设置单元格格式】, 在【边框】选项卡按前边第2点所讲思路操作即可。
3 电子表格的高级数据处理
3.1 合并计算
通过合并计算的方法可以用来快速汇总一个或多个源区中的数据, 其正确操作如下。
步骤1:打开sheet4工作表, 把光标定位于输出区域左上角的第一个空白单元格。
步骤2:单击【数据】菜单下的【合并计算】命令, 在【合并计算】对话框中选定【引用位置】输入框, 选择一个要进行合并计算的数据区域 (不含标题行) , 如果合并计算的区域不止一个则点击【所有引用位置】右侧的【添加】按钮, 再选定【引用位置】输入框选择下一个数据区域并【添加】直到所有区域选上为止。
步骤3:在【函数】下方选择所需汇总方式, 单击【确定】即可。
3.2 分类汇总
此题的操作关键点是先排序, 因为题目要求里无提示排序, 正确的操作方法如下。
步骤1:按照题目所要求的“分类字段”排序, 同时升序还是降序得看样表显示。
步骤2:单击【数据】菜单下的【分类汇总】命令。
步骤3:在【分类汇总】选项卡中, 分别根据题目要求选择【分类字段】、【汇总方式】和【选定汇总项】, 单击【确定】即可。
3.3 数据透视表
数据透视表是交互式报表, 题目要求为:使用“数据源”工作表中的数据, 布局以“班级”分页, 以“日期”为行字段, 以“姓名”为列字段, 以“迟到”为计数项, 从Sheet6工作表的A1单元格起建立数据透视表。
参考操作方法如下。
步骤1:选定“数据源”工作中的所有数据。
步骤2:单击【数据】菜单下的【数据透视表和数据透视图】命令, 弹出【数据透视表和数据透视图向导】对话框。
步骤3:指定待分析数据的数据源类型为【Microsoft Office Excel数据列表或数据库】, 所需创建的报表类型为【数据透视表】, 单击【下一步】。
步骤4:确定选定区域为“数据源”工作表中的所有数据, 单击【下一步】。
步骤5:单击【布局】按钮, 弹出【数据透视表和数据透视图向导——布局】对话框, 将右边的字段按要求拉往左边的图上。将“迟到”拖到“数据项”处后, 发现是“求和项”, 在“求和项:迟到”按钮上双击, 将汇总方式改为“计数”, 【确定】返回。
步骤6:在【数据透视表显示】下方, 选择【现有工作表】并单击下文输入框, 用鼠标选择Sheet6工作表的A1单元格, 或者在输入框内输入“Sheet6!$A$1”, 单击【完成】按钮。
4 选择性粘贴
将Excel工作表以Excel的形式复制到Word文档中。这道题有的考生会将工作表以普通表格形式复制到Word文档中。正确操作方法如下。
步骤1:打开Excel工作表, 选择并复制题目所要求的内容。
步骤2:打开Word文档.单击保存复制内容的位置。
步骤3:单击【编辑】菜单, 再单击菜单下方的向下箭头。打开折叠的菜单。
步骤4:单击【选择性粘贴】命令, 在弹出的【选择性粘贴】对话框中选择【Microsoft Excel工作表对象】并单击【确定】按钮。
这时被选择的Excel工作表就以Excel工作表形式复制到W o r d文档中了, 同时在Word文档中也可以使用Excel工作表的命令来对表格中的数据进行计算。
以上是笔者在辅导办公软件应用操作员考试方面的一些经验, 当然真正要掌握好办公软件应用操作员相关技能还需要各个环节的融会贯通, 在平时多多实践!
摘要：笔者在长期辅导办公软件应用操作员考试期间, 总结出比较容易出错的操作。本文简要归纳分析了所列常见错误并给出操作的正确步骤。
关键词：办公软件应用,操作员,考试,常见错误
参考文献
[1] 国家职业技能鉴定专家委员会、计算机专家委员会.办公软件应用 (Windows平台) 试题汇编 (操作员级) [Z].2008.
[2] 邹月.计算机应用基础案例教程及实训指导[Z].
[3] 周灏.浅析办公软件应用技能 (中级) 考试的难点[Z].