随着国家计划经济向市场经济的彻底转变, 工程施工单位越来越重视工程索赔工作, 项目的建设过程中受到地形、地质、水文、气象等自然条件的影响, 并且施工条件、施工工艺复杂, 可能会遇到各种特殊情况, 给控制项目的造价带来不确定性风险, 从而也导致索赔事件难以避免。
为了顺利地进行索赔工作, 施工企业提出索赔必须有充分的证据, 同时必须谨慎地选择证实损失的最佳方法, 并根据合同规定, 及时提出索赔要求。因此, 施工企业在施工过程的项目管理中应认识到如下几点。
1 工程索赔原则
(1) 必须以合同为依据。
企业应认真研究合同, 对合同条件、协议条款等有详细了解, 遭遇索赔事件时, 以合同为依据来提出索赔要求, 了解合同约定的赔偿范围、条件和方法, 严格进行合同管理, 为索赔提供充分的依据、论据和数据。
根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书, 意向书中应包含索赔桩号 (结构物名称) 、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失。这样, 使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
(2) 索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认, 必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。
(3) 索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据, 收集的证据要确凿, 理由要充分;所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。必须注意资料的积累。做到处理索赔时以事实和数据为依据。
2 索赔的具体操作步骤
2.1 当索赔事件发生后, 及时在合同规定的时限内向监理工程师提出索赔意向书, 意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位
2.2 索赔项目种类
(1) 延期发出图纸引起的索赔:当接到中标通知书后28天之内, 施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料, 并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料, 作为施工单位应依照合同提出索赔申请。
(2) 恶劣的气候条件导致的索赔:分为工程损失索赔及工期索赔;业主一般对在建项目进行投保, 故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用。
(3) 工程变更导致的索赔:分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等。
(4) 以承包商之能力不可预见引起的索赔:由于在工程投标时图纸不全, 有些项目承包商无法作正确计算, 如地质情况, 软基处理等, 该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。
(5) 由外部环境而引起的索赔:属业主原因, 由于外部环境影响 (如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等) 而引起的索赔。
(6) 监理工程师指令导致的索赔。
(7) 其他原因导致的施工单位的索赔。
2.3 同期记录
索赔意向书提交后, 应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止, 认真做好同期记录, 每天均应有记录, 并有现场监理工程人员的签字。同期记录的内容有:事件发生时及过程中现场实际状况;导致现场人员、设备的闲置清单;对工期的延误;导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。
2.4 详细情况报告
在索赔事件的进行过程中 (每隔一星期或更长时间, 或视具体情况由监理工程师来定) , 承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告, 说明索赔事件目前的损失款额、影响程度及费用索赔的依据。
2.5 最终索赔报告
当索赔事件所造成的影响结束后, 施工企业应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告, 并同时抄送、抄报相关单位。
3 索赔的管理
(1) 由于索赔引起费用或工期增加, 故往往为上级主管单位复查对象, 为真实、准确反映索赔情况, 施工单位应建立、健全工程索赔台帐或档案。
(2) 索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间, 索赔意向提交时间, 索赔结束时间, 索赔申请工期和金额, 监理工程师审核结果, 业主审批结果等内容。
(3) 对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐, 作为工程竣工资料的组成部分。
4 索赔存在的误区
可以说索赔是对施工单位有百利而无一害的, 故很多施工单位在索赔工作上大做文章, 然而, 在索赔过程中往往存在不少误区, 归纳起来, 大致可分以下几点。
(1) 当索赔事件发生时, 有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作, 而不敢提出。
(2) 项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位, 对可提可不提的索赔往往不提出。
(3) 主管人员对技术规范文件及业主、监理、施工单位往来文件理解不深刻, 对实际存在的索赔项目无充分理由。
(4) 只注重索赔意向的提出, 不重视索赔过程中的证据收集和及时作最终索赔报告。
5 索赔技巧是索赔取得成功的重要因素
索赔技巧是多方面的, 常用的技巧如下。
(1) 善于利用事故因素, 变被动为主动, 积极创造索赔条件, 比如碰到影响正常施工的客观情况, 不少承包商常常消极等待对方解决困难, 或者发牢骚、提抗议, 于事无补。积极的办法是利用不利因素改变不利环境, 可以要求对方下达停工令, 以此作为经济索赔及工期索赔工作的法律依据。
(2) 及时提交索赔详细清单和依据。
坚持做好施工日志, 随时交工程师认可和签字, 每日发生的事件均记录在案。所列事件均有理有据, 避免一次算总账给对方造成刺激, 也不会给人借机敲诈的印象。
(3) 善于利用有利时机索赔。
充分利用知己知彼原则, 先让对方意识到严重后果, 再提出对方无法拒绝的索赔要求, 做到有理有据有节。
(4) 善于以己之长克己之短, 抓住对方弱点, 发挥自己优势, 提出要诉诸仲裁, 先从气势上压倒对方, 有利于问题的协商解决;善于处理合同当事人的关系, 柔中有刚。
(5) 在原则问题上态度坚决, 毫不退让, 但也要注意方法, 既不一味迁就, 也不无休止的索要, 办事留有余地。
施工索赔是一项复杂的、系统性很强的工作, 承包商在工程项目实施中发现项目索赔应做到思想上不轻视, 实际行动上沉着冷静, 充分组织有力的项目团队和过硬的技术班组, 积极发现和解决遇到的问题, 踏踏实实地做好索赔管理基础工作, 严格按程序办事。施工索赔是合同管理的重要环节, 也是项目管理的重要内容, 是施工企业赢取利润的重要手段, 只有把索赔工作处理好, 才能切实维护企业的合法权益, 取得效益最大化。
摘要：本文简单介绍了工程施工过程中工程索赔及管理程序。如何处理施工索赔和索赔的具体操作步骤, 是企业保障自我利益的重要手段, 是有效控制造价, 增加企业效益的有效途径。
关键词：施工索赔,管理程序,索赔意向书,工程索赔台账