一、财务活动规律
财务管理是组织企业财务活动, 处理财务关系的一项经济管理工作, 具体来说, 财务管理主要包括资产、负债、收入管理和成本费用管理四个方面, 而咨询行业一般为不会拥有较多固定资产, 主要来自人力资源的智力成果, 行业特点决定了公司具有轻资产、轻负债, 重人力、重智力特征, 即给予人力资源费用, 辅助生产设施, 生产出智力成果, 提交成果文件, 产生收入;然后对收入进行分配, 生产更多成果、更多收入、更多再次分配的过程。那么工程咨询企业的财务管理实质在于收入与成本管理, 使各项资源配置合理、人力潜能有效激发, 使公司之价值最大化。
二、收支管理现状
综合性的工程咨询企业一般涵盖的业务主要有工程咨询、工程造价咨询、招标代理、工程监理等多种业务, 由于各项业务工作流程、收费标准、收费方式、人力资源、劳务成本计算方法等均有所不同, 管理比较烦琐, 从而在日常财务管理中容易出现各种不利于公司发展的问题, 具体表现为以下几点。
(一) 价格管理能力较弱
目前, 湖南省范围内工程造价咨询企业298家、工程监理250家, 招标代理企业196家, 合计744家, 且高度民营化, 市场竞争激烈, 同时, 业主方为了尽量压缩咨询服务成本, 把价格定得低, 工程咨询企业议价处于弱势地位, 特别是刚刚成立不久的公司, 为了赢得市场机会, 每个服务产品的定价基本策略不是非常明晰, 价格高低有时由市场营销人员或业务对接者说了算, 尚未形成统一的定价策略、价格审批程序等, 一定程度了影响收入实现最大化。
(二) 做了事拿不到钱
湖南的咨询服务收费属地特征较为明显:一是工程咨询服务, 为客户所做的项目可行性研究报告、项目评估报告, 即便成果文件已经完成或提交给客户了, 如果客户在银行的授信未获批准, 则以此为由, 拒绝支付咨询服务费, 经统计, 2018年6月-10月某咨询公司完成可研或项目评估报告58个, 实现收费项目只有22个, 项目收费实现率仅37.93%;二是造价咨询中的编制预算类或结算服务, 由于服务时间长, 部分项目业主易位, 出现变故, 存在新业主不理旧账现象等。
(三) 收入确定与税务之间的矛盾
部分造价咨询项目已经预收了业主的咨询服务费, 服务周期可能需要三年时间, 按照公司规定, 根据每年实际承做完成情况, 确认收入入账金额, 但作为业主方, 需要公司开具预付款对等发票, 目的为了快速消化成本, 而公司一旦开具发票, 意味着税务部门将会确认为收入入账, 不但需要缴纳增值税, 而且会根据收入的确认, 计提其他税种, 出现了公司收入确定与税务确认之间的矛盾。
(四) 劳务费用与收入不匹配
由于业务工作量原因, 需要聘请外协专家, 才能完成业主委托咨询服务项目, 在湖南造价咨询业务领域尤为明显:一是部分造价咨询项目已经完工, 收费不能及时到位, 但需要支付外协劳务费;二是个别造价咨询项目出现烂账现象, 而项目聘请的外协专家, 需要支付外协劳务费, 造成不但无账可收, 还需支付外协费现象;三是已经收了咨询款, 但需要外协专家跨年完成承做任务等, 出现劳务费用支出与收入存在不匹配现象。
(五) 小额咨询收入难于管理
由于现代支付手段的出现, 如企业二维码收款等新型结算方式, 给客户带来方便, 但给工程咨询企业收入确认入账带来新课题。一是招标代理业务时, 购买标书费用一般为400元, 有的投标单位现金直接支付、有的通过微信支付给经办人、有的以个人名义转入单位账户等;二是部分民营支付咨询服务费需要发票, 而有的企业则不需要发票等, 这些都给公司确认收入事带来诸多不便。
(六) 现金支付评审费较普遍
在招标代理业务过程中, 需要聘请外部评审专家, 而聘请外部评审专家需要支付劳动报酬, 一般以现金方式支付, 给公司成本控制带来难题。
三、相关工作建议
(一) 建立收入管理制度
从完善项目台账、合同管理、建立客户档案、应收款催收、呆账管理等方面全程对收入进行跟踪管理, 确保每个项目收费及时到账, 提高收费管理水平: (1) 需专人负责项目台账、合同管理、客户档案管理, 确保无论大小, 所有项目都在册可查, 对在做的、已完工项目随时记录收款情况。 (2) 应收账款催收责任到人, 明确每笔应收款的催收责任人, 规定具体催收时间, 同时, 部门负责人是该类应收账款部门牵头负责人, 负责督办, 动态监控项目收款情况。 (3) 对已经成为坏账的应收款也要专人负责, 做到账销案存, 保持诉讼时效, 从法律或其他途径尽量为公司挽回损失。 (4) 财务应及时与业务部门核对业务台账、包括已收款、未收款、应收款信息, 做到数据共享, 达到加强收入管理目的。
(二) 制定产品价格管理办法
根据科学性、统一性、审慎性、规范性以及属地、有利于市场竞争原则, 出台产品价格管理办法, 制定每类咨询业务产品价格表, 并按照价格审批流程, 明确价格授权审批权限, 如以标准收费的基础, 优惠7折以上由经办人员谈判与议价;优惠7折以下、5折以上由业务部门负责人审批;优惠5折以下、3折以上由企业负责人审批等。
(三) 提高咨询项目收费能力
市场营销人员或业务对接人员, 在与客户判断过程中, 需要运用谈判技巧, 以我为主, 在合同中应明确付款进度、付款方式、期限, 与业务成果的提交有所呼应, 如可研类、项目评估类项目签约时, 可分为三个阶段支付咨询服务费, 在签约后三天支付30%预付款、提交报告文件后支付30%、贷款获批后支付60%;又如造价咨询项目, 应根据不同产品约定合同签订后几个工作内支付20%-50%款项, 成果文件提交后支付70%-40%款项, 余款待有关评审通过后或服务成果使用完毕后支付等。提高服务承做的同时, 尽可能地为公司创造一定的收入, 减少做了事收不到钱的现象。
(四) 权责发生制下按实确认收入。
一是承做周期相对较短项目, 如工程咨询、招标代理等产品项目, 一般情况下在一个会计年度内可完成, 只有年底个别项目出现跨年情况, 对于此类产品收入, 可按照实际完成工作量处理, 确定当年收入情况, 如果成果文件为次年提供, 那么次年匹配部分收入;二是部分跨年已收费项目, 如造价咨询、工程监理等项目, 有的项目承做时间超过一年, 应严格按照权责发生制进行账务处理, 特别是已经预收了部分款项, 应按照当年已承做的业务量确定收入, 分次发业主单位开具相应发票, 如业主单位需要一次性开票处理, 则按递延收入来处理。三是部分跨年未收费项目, 如有的造价项目跨年度但合同约定付款方式为全部完成后才支付款, 则按谨慎性原则, 待完工开具发票后, 才可以确认收入。
(五) 妥善处理小额收入入账
一是严禁所有员工个人微信、个人存款账户不得接受业主单位或个人交存咨询服务收入;二是为方便客户, 建立企业二维码收款等结算方式, 扫码直接进入单位账户;三是员工可能接触到小额现金收入的, 要求对方 (个人) 填列代某某公司交存咨询服务费, 以便有据可查;四是所有业务均应建立台账, 特别是招标代理业务, 购买标书者不但要登记台账, 而且要及时开具发票或收据, 同时做好小额收入 (未开增值税) 申报工作, 避免遗漏, 造价税务风险, 杜绝以收抵支现象。
(六) 按收款进度清算外协劳务费
本着成本费用与收入相匹配原则, 管理好外协劳务费支出:一是出台外协专家承做业务考核办法, 规定付款比例和计算方法等;二是建立外协专家承做业务台账, 包项目的基本情况、承做内容、工作量完成情况、业主单位付款情况等;三是根据业主单位付费情况、外协专家实际承做工作、考核办法和计算方法, 确定应付外协劳务费用, 实现外协专家劳务费支出与收入相匹配。如果业务成果已提交, 而出现烂账或坏账情况, 应与外协专家协商, 在考核办法中或技术合作协议中明确此类情况, 按一定比例支付少量劳务报酬。
(七) 代开专家评审劳务费
在招标代理业务中, 几乎每个项目都会聘请评审专家, 在支付劳务费过程中, 一是应制作《某招标项目评审专家劳务费》支出明细表, 列明费用支出金额;二是要求评审专家收取劳务时, 应在《某某招标项目评审专家劳务费》签名确认, 并提供身份证复印件;三是业务部门应根据已领取金额和评审专家身份证复印件代开劳务费发票, 然后将先期垫付的劳务予以报销。特别需要提醒的是:招标代理业务, 先期在购买标书可获得部分收入, 而评审专家又需支付部分劳务费, 必须实行收支两条线, 严禁“坐支”或“以收抵支”, 避免税务检查罚款。
(八) 加强员工专业培训
通过外部培训和内部交流学习相结合的方式, 使公司每位员工熟悉公司各项制度, 特别是财务管理制度, 明确各自的责、权、利范围, 尤其是财务人员应对新形势下税务政策的及时学习, 提高财务人员自身素养, 增强法制观念, 合理设置会计科目、设计财务核算流程, 通过准确核算、税务筹划、财务分析、资金管理等方面发挥财务管理工作的重要作用, 为公司合理配置财务资源、充分发挥“指挥棒”作用, 为领导当好参谋, 把控好财务风险。
四、结语
工程咨询企业财务收支管理还涉及许多方面, 需要广大财务工作献计献策, 充分体现财务工作者的“精明、高明与开明”, 用好用活财务资源, 为工程咨询企业经营持续、健康、稳健发展做出贡献。
摘要：随着我国经济社会由高速发展向高质量发展的转变, 基本建设内涵和外延的也在不断变化, 对基建领域提出了全过程咨询服务新需求, 综合性工程咨询企业收入出现了多样化, 如工程咨询业务收入、工程造价咨询业务、工程招标代理业务收入、工程监理业务收入等, 与此同时, 也会伴随着各项费用支出的发生。如何加强内部财务管理, 营造良好的内部环境, 支持业务发展、提高经济效益显得尤为重要, 根据多年从事财会工作经验以及近几个月的实践, 笔者总结了几点看法, 供参考。
关键词：内部财务管理,收支管理